Come utilizzare il software RFQ automatizzato per estrarre dati per preventivi accurati

I venti contrari di crisi e opportunità dell'aviazione

L'industria aeronautica sta attraversando cieli turbolenti. Mentre le catene di approvvigionamento globali di altri settori stanno iniziando a riprendersi dagli shock pandemici, i leader degli acquisti nel settore aerospaziale e aeronautico si trovano ancora ad affrontare sfide incessanti. Dalle carenze croniche di materiali critici ai picchi imprevedibili della domanda, trainati dalle esigenze della difesa e dalla ripresa commerciale, il percorso da seguire rimane incerto.

McKinsey riporta che la salute finanziaria dei fornitori aerospaziali è rimasta significativamente indietro rispetto ad altri settori. Tra il 2020 e il 2023, mentre i settori automobilistico ed elettronico sono rimasti stabili o addirittura in leggero miglioramento, il settore aerospaziale ha registrato un calo incrementale del 9% nella salute della catena di approvvigionamento (McKinsey & Company: superare le sfide negli acquisti aerospaziali). Se a tutto questo si aggiungono le realtà della carenza di manodopera, delle perturbazioni geopolitiche e delle pressioni climatiche che spingono verso il passaggio al carburante sostenibile per l'aviazione (SAF), il risultato è chiaro: gli appalti per l'aviazione stanno affrontando una tempesta perfetta (Dipartimento dell'Energia degli Stati Uniti).

Tuttavia, con la giusta combinazione di miglioramenti dei processi, strumenti digitali e investimenti nella forza lavoro, i leader possono trasformare questa turbolenza in un vento favorevole. Questo articolo esplora come un approccio agli acquisti basato sui dati e potenziato dall'intelligenza artificiale possa aiutare le compagnie aeree a eliminare i colli di bottiglia, superare la concorrenza e costruire catene di approvvigionamento pronte per il futuro.

Comprendere il collo di bottiglia degli appalti aeronautici

In sostanza, gli appalti nel settore aeronautico funzionano come un puzzle tentacolare e ad alto rischio. Le aziende aerospaziali e i fornitori di servizi di manutenzione, riparazione e revisione (MRO) gestiscono migliaia di RFQ (richieste di preventivo) ogni giorno, ciascuna con diversi livelli di urgenza e complessità. Purtroppo, le crepe in questo sistema si stanno allargando.

La volatilità della catena di approvvigionamento deriva da diversi fattori concomitanti. Innanzitutto, la ripresa disomogenea dei tassi di produzione di aerei a fusoliera stretta e larga continua a falsare le previsioni. Inoltre, gli imprevedibili aumenti della spesa per la difesa stanno esacerbando la carenza di componenti specializzati come le microfusioni.

Tali carenze rappresentano rischi operativi quotidiani. Nei settori della manutenzione, riparazione e revisione (MRO), il riferimento alla "carenza" nei report degli investitori ha persino superato le preoccupazioni relative all'aumento dei costi. Ciò evidenzia un cambiamento epocale: i responsabili degli acquisti stanno dando priorità alla gestione del rischio e alla garanzia della fornitura rispetto alla sola riduzione dei costi.

A peggiorare la situazione c'è il consolidamento all'interno dei fornitori di secondo e terzo livello, che limita la diversità nella base di fornitura e amplifica l'impatto delle interruzioni. Quando un minor numero di fornitori controlla una quota maggiore del mercato, qualsiasi intoppo nella produzione si ripercuote sull'intera filiera.

I team di approvvigionamento di oggi devono fare molto di più che procurarsi i componenti: devono combattere incendi, spegnere incendi a livello globale. Costruire resilienza significa andare oltre la lotta reattiva e adottare sistemi più intelligenti e automatizzati che prevedono e prevengono i ritardi prima che si verifichino.

Automazione delle richieste di preventivo basata sull'intelligenza artificiale: riduzione dei tempi di risposta e degli errori

I processi di richiesta di preventivo (RFQ) rappresentano un noto collo di bottiglia negli acquisti. L'ordinamento, la revisione e la risposta manuale alle RFQ richiedono molto tempo e sono soggetti a errori, soprattutto quando le caselle di posta vengono inondate quotidianamente da volumi elevati di richieste.

Secondo ePlaneAI, gli strumenti di automazione RFQ basati sull'intelligenza artificiale possono leggere le e-mail in arrivo, categorizzarle in base all'urgenza (routine, moderata, AOG) egenerare preventivi accurati e approvati in meno di 10 minutiRispetto ai processi manuali che potrebbero richiedere ore o addirittura giorni, si tratta di un enorme vantaggio in termini di efficienza.

L'automazione delle richieste di preventivo riduce anche l'errore umanoErrori di digitazione nei codici articolo o dettagli di inventario mancanti possono causare ritardi e costi gonfiati. Gli strumenti di intelligenza artificiale incrociano le richieste di preventivo con i database di inventario e prezzi in tempo reale, eliminando virtualmente tali errori.

Ancora più importante, l'automazione consente anche una definizione più intelligente delle priorità. Ordini critici e di alto valore, come gli scenari di aeromobili a terra (AOG), vengono immediatamente segnalati per un'attenzione immediata. Anziché essere sommersi da richieste di routine, le richieste di preventivo urgenti saltano la coda per una risposta rapida.

In ePlaneAI, abbiamo visto aziende che utilizzano il nostroE-mailLa soluzione consente di ottenere tempi di evasione delle richieste di preventivo più rapidi e margini migliori, chiudendo accordi mentre i concorrenti stanno ancora smistando le loro caselle di posta.

Affrontare il consolidamento e il rischio della supply chain

Un fattore importante alla base dell'instabilità degli acquisti è il consolidamento della catena di fornitura. Nell'ultimo decennio, i fornitori del settore aerospaziale si sono fusi, riducendo il bacino di fonti disponibili per i componenti critici. Questa ridotta diversificazione amplifica i rischi in caso di interruzioni.

McKinsey segnala che il consolidamento ha portato a gravi carenze, in particolare nel settore dei metalli speciali, dove un numero sempre minore di fornitori soddisfa la crescente domanda.

In effetti, i riferimenti alla “carenza” nelle telefonate degli investitori delle aziende aerospaziali sono aumentati vertiginosamente nel corso del 2022 e non sono ancora tornati ai livelli pre-pandemici, a sottolineare che si tratta di un problema strutturale, non temporaneo.

La soluzione è un approccio deliberato e basato sulla gestione del rischio alla diversificazione dei fornitori. Le aziende leader stanno mappando le proprie reti di fornitura per identificare singoli punti di guasto e investire in piani di emergenza. Alcune stanno aggregando più pacchetti di lavoro in singole offerte, ottenendo risparmi fino al 20% in categorie come i componenti elettrici. Inoltre, molte stanno aumentando la ridondanza nei segmenti di componenti critici, proteggendosi da shock futuri per garantire la continuità integrata.

L'automazione accelera la gestione delle richieste di preventivo e la competitività

Nel settore aerospaziale, i ritardi nelle richieste di quotazione (RFQ) rappresentano un grave problema e la gestione manuale delle RFQ non fa che peggiorare la situazione.

A ePlaneAII nostri clienti hanno scoperto che l'automazione delle richieste di preventivo basata sull'intelligenza artificiale può ridurre i tempi di risposta da ore o giorni a minuti. L'impatto è enorme: con le compagnie aeree che elaborano migliaia di richieste di preventivo al giorno, risposte più rapide si traducono in tassi di vincita più elevati e milioni di potenziali risparmi. Infatti, i ritardi duranteEventi AOGpuò comportare per le aziende il pagamento di un sovrapprezzo del 50% per i pezzi consegnati in urgenza.

Inoltre, i sistemi automatizzati segnalano le incongruenze e confrontano i dati dei fornitori in tempo reale, eliminando praticamente errori costosi.

Le aziende aerospaziali possono, ove opportuno, escludere gli esseri umani dal ciclo e superare i concorrenti ancora intrappolati in lenti cicli di richieste di quotazione manuali.

Previsioni potenziate dall'intelligenza artificiale per la resilienza della supply chain

ForecastingNel settore aerospaziale, la previsione del fabbisogno di materiali è sempre stata, almeno in parte, un gioco di indovinelli. La domanda volatile di componenti, le pressioni geopolitiche e il consolidamento dei fornitori rendono quasi impossibile prevedere il fabbisogno di materiali utilizzando i metodi tradizionali.

Ma l'intelligenza artificiale sta riscrivendo le regole. McKinsey osserva che l'accuratezza delle previsioni della domanda può migliorare di oltre il 25% sfruttando modelli di dati integrati e apprendimento automatico. I modelli di intelligenza artificiale elaborano i dati storici di vendita, le metriche di performance dei fornitori e i livelli di inventario per generare previsioni precise.

I vantaggi vanno ben oltre fogli di calcolo più chiari. Le aziende che prevedono picchi di domanda e vincoli di fornitura possono approvvigionarsi proattivamente di componenti critici, evitare rotture di stock e ridurre al minimo i costosi ordini urgenti. Possono anche segnalare tempestivamente i rischi lungo la catena di approvvigionamento, adeguando le strategie di approvvigionamento prima che si verifichino interruzioni.

Colmare il divario di competenze negli appalti aerospaziali

Il bacino di talenti del settore aerospaziale è sottoposto a pressioni da più fronti: l'invecchiamento della forza lavoro, la concorrenza di settori adiacenti come quello dei semiconduttori e dell'automotive e una crescente dipendenza dagli strumenti digitali.

McKinsey ha scoperto che negli ultimi 18 anni le aziende aerospaziali sono rimaste indietro di quasi il 15% rispetto alle concorrenti del settore automobilistico in termini di maturità funzionale degli acquisti. A complicare ulteriormente la situazione, Deloitte riporta che circa la metà dei direttori aeroportuali e quattro direttori generali d'albergo su 10 citano la riqualificazione dei lavoratori per le nuove tecnologie come una delle tre principali preoccupazioni della forza lavoro (I venti contrari di crisi e opportunità dell'aviazioneI venti contrari di crisi e opportunità dell'aviazione

La sfida non è solo trovare lavoratori, ma anche fornire loro il giusto mix di strumenti digitali e conoscenze del settore. L'automazione è un'ottima soluzione, ma richiede comunque operatori qualificati per gestire le eccezioni e supervisionare un'orchestrazione complessa. Le aziende più intelligenti stanno investendo in iniziative mirate di aggiornamento delle competenze, combinando l'apprendimento in aula con il mentoring sul posto di lavoro. Deloitte sottolinea che le aziende hanno 4,1 volte più probabilità di successo nelle trasformazioni quando hanno leader che fungono da modelli di ruolo (quadri intermedi) e offrono apprendistati pratici.

Colmando il divario di competenze, le aziende aerospaziali e i loro dipendenti possono prosperare e adattarsi ai rapidi progressi tecnologici.

Il process mining scopre le inefficienze nascoste

Il process mining potrebbe sembrare un termine accademico, ma nel settore aerospaziale significa semplicemente flussi di lavoro più efficienti.

Come afferma Deloitte, il process mining è come una "radiografia per i processi aziendali": visualizza il flusso delle attività nei sistemi per evidenziare colli di bottiglia, ridondanze e rischi di conformità.

Utilizzando algoritmi avanzati, il process mining collega i dati degli eventi provenienti da ERP, strumenti di approvvigionamento e sistemi di inventario per mappare i flussi di processo reali. Questa trasparenza consente ai leader di individuare le inefficienze con precisione, anziché basarsi su supposizioni.

Ad esempio, la ricerca di Deloitte evidenzia come il process mining contribuisca ad affrontare la volatilità post-pandemica e le crescenti aspettative dei clienti consentendo una migliore efficienza operativa e resilienza.

Non si tratta solo di diagnostica; è azione. Gli strumenti di process mining possono fornire insight direttamente ai sistemi di automazione, attivando flussi di lavoro che accelerano le approvazioni, segnalano i rischi e velocizzano gli ordini critici. In combinazione con l'intelligenza artificiale, questo crea un ciclo di feedback in cui i processi migliorano costantemente nel tempo. Con le supply chain aerospaziali sempre più esigue, questo livello di visibilità non è più facoltativo. È essenziale per una crescita sostenibile e scalabile.

Automazione dei processi RFQ per tempi di risposta più rapidi

Nel settore aerospaziale, ogni richiesta di quotazione (RFQ) rappresenta una transazione mission-critical. Parti mancanti, anche di piccola entità, possono rallentare le flotte e minare la fiducia.

Tradizionalmente, la gestione delle richieste di preventivo (RFQ) è stata manuale e soggetta a errori. Ma soluzioni basate sull'intelligenza artificiale come EmailAI di ePlaneAI stanno raggiungendo livelli di velocità e precisione che solo pochi anni fa erano considerati impossibili. (Sistemi basati sull'intelligenza artificiale in grado di estrarre dati in modo pulito, classificarli accuratamente e quindi fornire preventivi automatizzati su larga scala, a partire dal 2020-2022). Esistono già strumenti di automazione precedenti, ma non con la stessa redditività commerciale.

Per mettere le cose in prospettiva, in ePlaneAI abbiamo scoperto che le richieste di quotazione di routine (che costituiscono il 50-60% delle richieste) possono ora ricevere risposte istantanee generate dall'intelligenza artificiale, mentre le richieste AOG (aeromobili a terra) complesse vengono automaticamente contrassegnate per una gestione immediata.

Questo non solo velocizza il processo di quotazione, ma elimina anche l'errore umano. L'intelligenza artificiale incrocia le richieste di preventivo con i database di inventario e prezzi in tempo reale, garantendo preventivi accurati e in linea con i requisiti normativi.

Integrazione dei dati: trasformare i silos in informazioni

La maggior parte delle aziende aerospaziali si affida a sistemi ERP robusti come SAP, AMOS o Quantum, ma spesso questi sistemi sono isolati, rendendo difficile il processo decisionale in tempo reale.

È qui che entrano in gioco livelli di integrazione come ePlaneAI. ePlaneAI collega richieste di preventivo via email, dati di inventario e flussi di lavoro di approvvigionamento per trasformare flussi di dati isolati in informazioni fruibili. Grazie a questa integrazione, le aziende possono verificare istantaneamente la disponibilità dei componenti, automatizzare la generazione degli ordini di acquisto (PO) e ridurre il lavoro amministrativo manuale.

Le aziende aerospaziali che collegano i punti dati aumentano la spesa, aumentano la precisione delle previsioni, riducono le rotture di stock e migliorano la resilienza operativa.

Costruire una catena di fornitura più resiliente e diversificata

L'industria aerospaziale è stata duramente colpita dal consolidamento dei fornitori. Meno fornitori significano meno opzioni, soprattutto per materiali critici come i componenti elettronici speciali.

McKinsey sottolinea che il consolidamento tra i fornitori di secondo e terzo livello ha inavvertitamente aumentato la vulnerabilità alle carenze.

In questo caso, la diversificazione strategica è la soluzione. I responsabili degli acquisti stanno mappando scenari di fornitura diversificati per evitare singoli punti di errore e investendo in fornitori alternativi, anche se ciò comporta costi iniziali più elevati. Alcune aziende stanno stanziando centinaia di milioni di dollari a livello globale per aumentare la ridondanza e garantire la resilienza della supply chain.

Anche il process mining gioca un ruolo importante in questo contesto. Deloitte osserva che le compagnie aeree possono utilizzare il process mining basato sui dati per individuare inefficienze e scoprire strategie di approvvigionamento alternative nelle attività di approvvigionamento e manutenzione, riparazione e revisione (MRO).

Colmare il divario di talenti nelle catene di fornitura dell'aviazione

Anche le persone, come i componenti degli aeromobili, scarseggiano. Il settore dell'aviazione sta affrontando una cronica carenza di talenti, soprattutto per ruoli nella supply chain come la gestione delle prestazioni dei fornitori e la pianificazione della produzione.

McKinsey ha scoperto che esiste un divario da 4 a 6 punti tra i ruoli vacanti e i talenti disponibili nella supply chain nel settore dell'aviazione.

Deloitte fa eco a questa affermazione, affermando che il 62% degli aeroporti opera con meno della metà della forza lavoro pre-pandemia e meno del 10% prevede di tornare ai livelli di personale del 2019 in tempi brevi.

Per affrontare questo problema, le aziende del settore aeronautico e alberghiero stanno adottando iniziative di assunzione e aggiornamento basate sulle competenze. Secondo Deloitte, il 94% degli aeroporti e il 62% degli hotel stanno aumentando l'utilizzo della realtà virtuale nella formazione, mentre nove su dieci erogano la formazione tramite dispositivi mobili.

Riqualificare i lavoratori e dotarli di tecnologie RFQ automatizzate per flussi di lavoro più rapidi e precisi è fondamentale per garantire il futuro del settore dell'aviazione e della sua forza lavoro in calo.

Migliorare il processo decisionale con dati e automazione

L'aviazione è un mare di dati e cifre, ma senza gli strumenti giusti, è solo rumore. L'automazione e l'analisi avanzata rendono chiari anche dati altrimenti "oscuri".

McKinsey segnala che i team di approvvigionamento aerospaziale si affidano sempre più a strumenti digitali come i cubi di spesa e i sistemi RFP automatizzati per semplificare le negoziazioni con i fornitori e ottenere visibilità sulla spesa. Tuttavia, la tecnologia da sola non è sufficiente. L'adozione dipende dall'esperienza utente e dall'integrazione. McKinsey avverte che il 60% dei responsabili degli acquisti non ha ottenuto un ROI (completo) sui propri investimenti digitali, spesso a causa della scarsa adozione da parte degli utenti e di contesti formativi frammentati.

Per ottenere risultati più significativi, gli strumenti di intelligenza artificiale devono essere intuitivi, ben integrati e supportati da una solida formazione degli utenti. Questo trasforma i dati in informazioni e accelera il processo decisionale.

Per i team degli acquisti, l'utilizzo di soluzioni di intelligenza artificiale come l'automazione delle richieste di preventivo si traduce in un maggior numero di affari conclusi, migliori relazioni con i clienti e giornate lavorative migliori, con tempo dedicato ad attività significative (strategia o attività MRO pratiche), anziché a rovistare tra file e moduli.

Gli attuali team addetti agli acquisti possono ancora ottenere un vantaggio competitivo grazie alla loro capacità di adozione precoce.

Nel punto ideale per l'adozione automatizzata delle RFQ

Al momento, le aziende si trovano nel momento ideale per adottare soluzioni di intelligenza artificiale come ePlaneAI per automatizzare l'estrazione dei dati, le richieste di quotazione (RFQ) e altri processi aziendali.

Mentre Automazione AIè disponibile da diversi anni, non è troppo tardi per ottenere un vantaggio nell'adozione precoce. Per molti settori, come l'aviazione e la produzione industriale, questo è il momento migliore.

Dalla turbolenza alla traiettoria, adesso è il momento di agire

Carenze di offerta, carenza di talenti e complessità operativa continuano a mettere a dura prova l'aviazione. Ma come dimostrano queste fonti, le aziende che puntano sulla digitalizzazione, sull'automazione e su un processo decisionale basato sui dati stanno emergendo più forti, più veloci e più competitive.

Process mining, intelligenza artificiale avanzata e l'elaborazione automatizzata delle richieste di preventivo stanno rapidamente diventando la nuova base per il successo. I leader del settore stanno già riscontrando risparmi annuali milionari e cicli di approvvigionamento più rapidi e intelligenti.

La lezione? Non aspettare la prossima disruption per evidenziare le lacune nella tua supply chain. Agisci ora per ottenere un vantaggio da early adopter, mentre sviluppi la resilienza e l'agilità di cui la tua attività ha bisogno.

Pronti ad accelerare i vostri acquisti con l'automazione delle e-mail basata sull'intelligenza artificiale?Scopri comeEmailAI di ePlaneAIpuò trasformare i tuoi flussi di lavoro aeronautici per i processi di richiesta di preventivo e altro ancora. Prenota una demo oggi stesso.