Come utilizzare il software RFQ automatizzato per estrarre dati per preventivi accurati

I venti contrari di crisi e opportunità dell'aviazione

McKinsey riporta che la salute finanziaria dei fornitori aerospaziali è rimasta significativamente indietro rispetto ad altre industrie. Tra il 2020 e il 2023, mentre i settori automobilistico ed elettronico sono rimasti stabili o addirittura migliorati leggermente, il settore aerospaziale ha registrato un calo incrementale del 9% nella salute della catena di approvvigionamento (McKinsey & Company: Superare le Sfide nell'Approvvigionamento Aerospaziale). Aggiungendo a ciò le realtà delle carenze di manodopera, delle interruzioni geopolitiche e delle pressioni climatiche che spingono verso il passaggio al Combustibile per Aviazione Sostenibile (SAF), è evidente: l'approvvigionamento nell'aviazione sta affrontando una tempesta perfetta (U.S. Department of Energy).

Tuttavia, con la giusta combinazione di miglioramenti dei processi, strumenti digitali e investimenti nella forza lavoro, i leader possono trasformare questa turbolenza in vento favorevole. Questo articolo esplora come un approccio all'approvvigionamento basato sui dati e potenziato dall'IA possa aiutare le aziende aeronautiche a eliminare i colli di bottiglia, superare i concorrenti e costruire catene di approvvigionamento pronte per il futuro.

Comprendere il collo di bottiglia negli approvvigionamenti dell'aviazione

Al suo interno, l'approvvigionamento aeronautico funziona come un vasto e complesso rompicapo ad alta posta. Le aziende aerospaziali e i fornitori di MRO gestiscono migliaia di RFQ (Richieste di Quotazione) ogni giorno, ognuna con diversi livelli di urgenza e complessità. Sfortunatamente, le crepe in questo sistema si stanno allargando.

La volatilità della catena di approvvigionamento deriva da diversi fattori che si sommano. Per esempio, il recupero disomogeneo dei ritmi di produzione di aerei a fusoliera stretta e larga continua a distorcere le previsioni. In aggiunta, le imprevedibili ondate di spesa per la difesa stanno aggravando la carenza di parti specializzate come le fusioni di precisione (McKinsey & Company: Superare le Sfide nell'Approvvigionamento Aerospaziale).

Tali carenze sono rischi operativi quotidiani. Nei settori di manutenzione, riparazione e revisione (MRO), le menzioni di “carenza” nei rapporti degli investitori hanno persino superato le preoccupazioni per l'aumento dei costi (McKinsey & Company: Superare le Sfide nell'Approvvigionamento Aerospaziale). Questo evidenzia un cambiamento radicale: i leader dell'approvvigionamento stanno dando priorità alla gestione del rischio e all'assicurazione della fornitura piuttosto che al solo taglio dei costi.

L'aggravarsi di questo problema è dovuto alla consolidazione tra i fornitori di secondo e terzo livello, il che limita la diversità nella base di approvvigionamento e amplifica l'impatto delle interruzioni. Quando meno fornitori controllano una porzione maggiore del mercato, qualsiasi intoppo nella produzione si ripercuote sull'intera catena.

I team di approvvigionamento di oggi devono fare più che procurare componenti; stanno combattendo incendi, estinguendo bruciature su scala globale. Costruire resilienza significa andare oltre la lotta reattiva agli incendi e adottare sistemi più intelligenti e automatizzati che prevedono e prevengono ritardi prima che si verifichino.

Automazione RFQ guidata da IA: Riduzione dei tempi di risposta e degli errori

I processi di Richiesta di Quotazione (RFQ) sono un noto collo di bottiglia nell'approvvigionamento. La classificazione manuale, la revisione e la risposta alle RFQ sono attività che richiedono tempo e sono soggette a errori, specialmente quando un alto volume di queste invade quotidianamente le caselle di posta.

Secondo ePlaneAI, gli strumenti di automazione RFQ alimentati da intelligenza artificiale possono leggere le email in arrivo, classificarle per urgenza (routine, moderata, AOG) e generare preventivi accurati e approvati in meno di 10 minuti. Rispetto ai processi manuali che potrebbero richiedere ore o addirittura giorni, questo rappresenta un enorme guadagno in termini di efficienza.

L'automazione delle RFQ riduce anche gli errori umani. Numeri di parte digitati erroneamente o dettagli di inventario mancanti possono portare a ritardi e costi gonfiati. Gli strumenti AI incrociano le RFQ con database di inventario e prezzi in tempo reale, eliminando virtualmente tali errori

Più importante ancora, l'automazione permette anche una più intelligente prioritarizzazione. Ordini critici e di alto valore come gli scenari di Aereo a Terra (AOG) vengono immediatamente segnalati per un'attenzione immediata. Invece di essere sommersi da richieste di routine, le richieste di preventivo urgenti hanno la precedenza per una risposta rapida.

Da ePlaneAI, abbiamo notato che le aziende che utilizzano la nostra soluzione EmailAI realizzano tempi di risposta più rapidi per le richieste di quotazione e margini migliorati, chiudendo affari mentre i concorrenti stanno ancora organizzando le loro caselle di posta.

Affrontare la consolidazione della catena di approvvigionamento e il rischio

Un fattore principale dietro l'instabilità degli approvvigionamenti è la consolidazione della catena di fornitura. Nel corso dell'ultimo decennio, i fornitori aerospaziali si sono fusi, riducendo il numero di fonti disponibili per componenti critici. Questa ridotta diversità amplifica i rischi in caso di interruzioni.

McKinsey riporta che la consolidazione ha portato a gravi carenze, in particolare nei metalli speciali dove ora meno fornitori soddisfano una domanda crescente (McKinsey & Company: Superare le Sfide nell'Approvvigionamento Aerospaziale).

In realtà, le menzioni di “carenza” nelle telefonate con gli investitori delle compagnie aerospaziali sono aumentate nel corso del 2022 e non sono ancora tornate ai livelli pre-pandemia, sottolineando che si tratta di un problema strutturale, non temporaneo (McKinsey & Company: Superare le Sfide nel Settore Aerospaziale).

Un approccio deliberato e gestito del rischio per la diversificazione dei fornitori è la soluzione. Le aziende leader stanno mappando le loro reti di approvvigionamento per identificare punti singoli di fallimento e investendo in piani di contingenza. Alcuni stanno aggregando più pacchetti di lavoro in offerte uniche, ottenendo risparmi fino al 20% in categorie come l'elettronica (McKinsey & Company: Superare le Sfide nell'Approvvigionamento Aerospaziale). Inoltre, molti stanno aumentando la ridondanza nei segmenti di parti critiche, tamponando contro shock futuri per una continuità integrata (McKinsey & Company: Superare le Sfide nell'Approvvigionamento Aerospaziale).

L'automazione accelera il tempo di risposta alle RFQ e la competitività

Nel settore aerospaziale, i ritardi nelle RFQ sono una grande responsabilità, e la gestione manuale delle RFQ peggiora solo la situazione.

Da ePlaneAI, i nostri clienti hanno scoperto che l'automazione delle RFQ guidata dall'IA può ridurre i tempi di risposta da ore o giorni a minuti. L'impatto è enorme: con le compagnie aeree che elaborano migliaia di RFQ quotidianamente, risposte più rapide si traducono in tassi di successo più elevati e milioni di euro in potenziali risparmi. Infatti, i ritardi durante gli eventi AOG possono comportare per le aziende un sovrapprezzo del 50% per le parti di ricambio urgenti.

Inoltre, i sistemi automatizzati segnalano incongruenze e incrociano i dati dei fornitori in tempo reale, eliminando virtualmente errori costosi.

Le aziende aerospaziali possono rimuovere l'intervento umano dai processi dove appropriato e superare i concorrenti ancora intrappolati in cicli di richiesta di offerta manuali e lenti.

AI-enhanced forecasting for supply chain resilience

Le previsioni nel settore aerospaziale sono sempre state, almeno in parte, un gioco di indovinelli. La domanda volatile di componenti, le pressioni geopolitiche e la consolidazione dei fornitori rendono quasi impossibile prevedere le necessità di materiali utilizzando i metodi tradizionali (McKinsey & Company: Superare le sfide nell'approvvigionamento aerospaziale).

Ma l'IA sta riscrivendo le regole. McKinsey osserva che l'accuratezza delle previsioni di domanda può migliorare di oltre il 25% quando si utilizzano modelli di dati integrati e apprendimento automatico. I modelli di IA elaborano dati storici di vendita, metriche di performance dei fornitori e livelli di inventario per generare previsioni precise.

I vantaggi vanno ben oltre fogli di calcolo più puliti. Le aziende che prevedono picchi di domanda e vincoli di fornitura possono procurarsi in anticipo i componenti critici, evitare esaurimenti di scorte e minimizzare gli ordini urgenti costosi. Possono anche segnalare in anticipo i rischi in tutta la catena di approvvigionamento, adeguando le strategie di approvvigionamento prima che le interruzioni abbiano effetto.

Colmare il divario di competenze nell'approvvigionamento aerospaziale

Il flusso di talenti nel settore aerospaziale è sotto pressione da più fronti: forze lavoro che invecchiano, concorrenza da industrie adiacenti come i semiconduttori e l'automotive, e una crescente dipendenza da strumenti digitali (McKinsey & Company: Superare le Sfide nell'Approvvigionamento Aerospaziale).

McKinsey ha scoperto che le aziende aerospaziali sono rimaste indietro rispetto ai loro omologhi automobilistici di quasi il 15% nella maturità funzionale degli approvvigionamenti negli ultimi 18 anni. Aggravando il problema, Deloitte riporta che circa la metà dei gestori aeroportuali e quattro su 10 dei direttori generali degli hotel citano la riqualificazione dei lavoratori per le nuove tecnologie come una delle loro prime tre preoccupazioni per la forza lavoro (Deloitte: Verso una Frontline Senza Attriti nel Viaggio: Integrare Tecnologia e Forza Lavoro).

La sfida non è solo trovare lavoratori; è dotarli del giusto mix di strumenti digitali e conoscenze settoriali. L'automazione è ottima, ma richiede ancora operatori qualificati per gestire le eccezioni e sovrintendere a orchestrazioni complesse. Le aziende intelligenti stanno investendo in iniziative mirate di upskilling, combinando l'apprendimento in aula con la tutorship sul lavoro. Deloitte sottolinea che le aziende hanno una probabilità 4.1 volte maggiore di riuscire nelle trasformazioni quando hanno leader che agiscono da modelli (i middle manager), e forniscono apprendistati pratici (Deloitte: Verso una Frontline senza attriti nel settore dei viaggi: Integrare Tecnologia e Forza Lavoro).

Chiudendo il divario di competenze, le aziende aerospaziali e i loro dipendenti possono prosperare e adattarsi in mezzo a rapidi progressi tecnologici.

Il process mining rivela inefficienze nascoste

Il process mining potrebbe sembrare accademico, ma nell'aerospaziale significa semplicemente flussi di lavoro più efficienti.

Come afferma Deloitte, il process mining è come una "radiografia per i processi aziendali"—visualizza il flusso di attività attraverso i sistemi per esporre colli di bottiglia, ridondanze e rischi di conformità (Deloitte: Ottimizzazione dei processi basata sui dati nel settore dell'aviazione).

Utilizzando algoritmi avanzati, il process mining collega i dati degli eventi provenienti da ERP, strumenti di approvvigionamento e sistemi di inventario per mappare i flussi di processo del mondo reale. Questa trasparenza permette ai leader di individuare le inefficienze con precisione piuttosto che con congetture.

Ad esempio, la ricerca di Deloitte evidenzia come il process mining aiuti ad affrontare la volatilità post-pandemica e le crescenti aspettative dei clienti abilitando una maggiore efficienza operativa e resilienza (Deloitte: Ottimizzazione dei processi basata sui dati nell'industria dell'aviazione).

Non si tratta solo di diagnostica; è azione. Gli strumenti di process mining possono fornire intuizioni direttamente ai sistemi di automazione, innescando flussi di lavoro che accelerano le approvazioni, segnalano rischi e danno priorità agli ordini critici. Combinato con l'AI, ciò crea un ciclo di feedback in cui i processi migliorano costantemente nel tempo. Con le catene di approvvigionamento aerospaziali tese al limite, questo livello di visibilità non è più opzionale. È essenziale per una crescita sostenibile e scalabile.

Automatizzazione dei processi di Richiesta di Quotazione per un più rapido completamento

Nel settore aerospaziale, ogni RFQ rappresenta una transazione di importanza vitale. La mancanza di parti, per quanto piccole, può ritardare le flotte ed erodere la fiducia.

Tradizionalmente, la gestione delle RFQ è stata manuale e soggetta a errori. Ma soluzioni potenziate dall'IA come l'EmailAI di ePlaneAI stanno portando livelli di velocità e precisione ritenuti impossibili solo pochi anni fa. (Sistemi potenziati dall'IA che possono estrarre dati in modo pulito, classificarli con precisione e poi fornire quotazioni automatizzate — su larga scala — dal 2020-2022.) Gli strumenti di automazione precedenti esistevano, ma non con la stessa fattibilità commerciale.

Per metterlo in prospettiva, in ePlaneAI, abbiamo scoperto che le RFQ di routine (che costituiscono il 50-60% delle richieste) ora possono ricevere risposte istantanee generate dall'IA, mentre le richieste complesse di AOG (Aircraft on Ground) vengono automaticamente segnalate per un trattamento immediato.

Non solo questo accelera il processo di quotazione, ma elimina gli errori umani. L'IA incrocia le RFQ con i database di inventario e prezzi in tempo reale, garantendo che le quotazioni siano accurate e conformi ai requisiti normativi

Integrazione dei dati: trasformare i silos in intuizioni

La maggior parte delle aziende aerospaziali si affida a ERP robusti come SAP, AMOS o Quantum, ma questi sistemi sono spesso isolati, rendendo difficile la presa di decisioni in tempo reale.

Ecco dove intervengono strati di integrazione come ePlaneAI. ePlaneAI collega le richieste di quotazione via email, i dati di inventario e i flussi di lavoro di approvvigionamento per trasformare flussi di dati isolati in intuizioni azionabili. Con questa integrazione, le aziende possono controllare immediatamente la disponibilità dei pezzi, automatizzare la generazione di ordini d'acquisto (PO) e ridurre il lavoro amministrativo manuale.

Le aziende aerospaziali che collegano i punti dati ottengono un aumento della spesa, migliorano l'accuratezza delle previsioni, riducono le carenze di stock e aumentano la resilienza operativa.

Costruire una catena di approvvigionamento più resiliente e diversificata

L'industria aerospaziale è stata fortemente colpita dalla consolidazione dei fornitori. Meno fornitori significano meno opzioni, specialmente per materiali critici come i componenti elettronici specializzati.

McKinsey evidenzia che la consolidazione tra i fornitori di secondo e terzo livello ha involontariamente aumentato la vulnerabilità alle carenze (McKinsey & Company: Superare le Sfide nell'Approvvigionamento Aerospaziale).

Qui, la diversificazione strategica è la soluzione. I leader degli approvvigionamenti stanno mappando paesaggi di fornitura diversificati per evitare singoli punti di fallimento e investendo in fornitori alternativi, anche se ciò comporta costi iniziali più elevati. Alcune aziende stanno allocando centinaia di milioni a livello globale per aumentare la ridondanza e garantire la resilienza della catena di approvvigionamento.

Anche il process mining gioca un ruolo in questo ambito. Deloitte osserva che le compagnie aeree possono utilizzare il process mining basato sui dati per individuare inefficienze e scoprire strategie alternative di approvvigionamento nelle operazioni di procurement e manutenzione, riparazione e revisione (MRO) ().

Colmare il divario di talenti nelle catene di approvvigionamento dell'aviazione

Anche le persone, come i pezzi di ricambio per aerei, scarseggiano. L'aviazione sta affrontando una cronica carenza di talenti, specialmente per ruoli nella catena di approvvigionamento come la gestione delle prestazioni dei fornitori e la pianificazione della produzione.

McKinsey ha scoperto che esiste un divario di 4-6 punti tra i ruoli aperti e il talento disponibile nella catena di approvvigionamento nell'aviazione ().

Deloitte fa eco a questo, affermando che il 62% degli aeroporti opera con meno della metà del proprio personale pre-pandemia, e meno del 10% si aspetta di tornare ai livelli di personale del 2019 in tempi brevi ().

Per affrontare ciò, le aziende di aviazione e ospitalità stanno adottando l'assunzione basata sulle competenze e iniziative di aggiornamento professionale. Secondo Deloitte, il 94% degli aeroporti e il 62% degli hotel stanno aumentando l'uso della realtà virtuale nella formazione, mentre nove su dieci forniscono formazione tramite dispositivi mobili ().

Riqualificare i lavoratori e dotarli di tecnologia automatizzata per le Richieste di Quotazione (RFQ) per flussi di lavoro più rapidi e accurati è fondamentale per garantire il futuro dell'industria aeronautica e della sua forza lavoro in diminuzione.

Migliorare il processo decisionale con dati e automazione

L'aviazione è immersa in fatti e cifre, ma senza gli strumenti giusti, è solo rumore. L'automazione e le analisi avanzate possono portare chiarezza a dati altrimenti “oscuri”.

McKinsey riporta che i team di approvvigionamento aerospaziale si affidano sempre più a strumenti digitali come i cubi di spesa e i sistemi RFP automatizzati per semplificare le trattative con i fornitori e ottenere visibilità sulle spese (). Tuttavia, la tecnologia da sola non è sufficiente. L'adozione dipende dall'esperienza utente e dall'integrazione. McKinsey avverte che il 60% dei direttori degli acquisti non ha visto un ritorno sull'investimento (completo) dei loro investimenti digitali, spesso a causa di una scarsa adozione da parte degli utenti e di paesaggi formativi frammentati.

Per ottenere risultati significativi, gli strumenti di intelligenza artificiale devono essere intuitivi, ben integrati e supportati da una solida formazione degli utenti. Questo trasforma i dati in intuizioni e accelera il processo decisionale.

Per i team di approvvigionamento, utilizzare soluzioni AI come l'automazione delle RFQ significa vincere più contratti, migliorare le relazioni con i clienti e avere giornate lavorative migliori, con tempo dedicato a compiti significativi (strategia o lavoro pratico di MRO), non a cercare tra file e moduli.

I team di approvvigionamento di oggi possono ancora ottenere un vantaggio competitivo da pionieri.

Nel punto ottimale per l'adozione di RFQ automatizzati

Al momento, le aziende si trovano nel punto ottimale per adottare soluzioni di intelligenza artificiale come ePlaneAI per automatizzare l'estrazione dei dati, le richieste di quotazione e altri processi aziendali.

Anche se l'automazione AI è disponibile da alcuni anni, non è troppo tardi per ottenere un vantaggio da un'adozione precoce. Per molte industrie, come l'aviazione e la produzione industriale, ora è il momento migliore.

Dalla turbolenza alla traiettoria, ora è il momento di agire

Le carenze di forniture, le lacune di talento e la complessità operativa continuano a mettere alla prova l'aviazione. Ma come dimostrano queste fonti, le aziende che si orientano verso la digitalizzazione, l'automazione e la presa di decisioni basata sui dati stanno emergendo più forti, veloci e competitive.

Il process mining, l'intelligenza artificiale avanzata e l'elaborazione automatizzata delle RFQ stanno rapidamente diventando il nuovo standard per il successo. I leader del settore stanno già riscontrando milioni di risparmi annuali e cicli di approvvigionamento più rapidi e intelligenti

La lezione? Non aspettare la prossima interruzione per scoprire le lacune nella tua catena di approvvigionamento. Agisci ora per ottenere un vantaggio da pioniere mentre costruisci la resilienza e l'agilità di cui la tua operazione ha bisogno.

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