Como usar software de RFQ automatizado para extrair dados para cotações precisas

Os ventos cruzados de crise e oportunidade na aviação

A McKinsey relata que a saúde financeira dos fornecedores aeroespaciais ficou significativamente atrás de outras indústrias. Entre 2020 e 2023, enquanto os setores automotivo e eletrônico se mantiveram estáveis ou até mesmo melhoraram ligeiramente, o setor aeroespacial viu um declínio incremental de 9% na saúde da cadeia de suprimentos (McKinsey & Company: Superando Desafios na Aquisição Aeroespacial). Acrescente a isso as realidades da escassez de mão de obra, perturbações geopolíticas e pressões climáticas que impulsionam a mudança para o Combustível de Aviação Sustentável (SAF), e fica claro: a aquisição na aviação está enfrentando uma tempestade perfeita (U.S. Department of Energy).

No entanto, com a combinação certa de melhorias de processos, ferramentas digitais e investimentos na força de trabalho, os líderes podem transformar essa turbulência em ventos favoráveis. Este artigo explora como uma abordagem de aquisição aprimorada por dados e IA pode ajudar as empresas de aviação a eliminar gargalos, superar concorrentes e construir cadeias de suprimentos prontas para o futuro.

Entendendo o gargalo na aquisição de produtos aeronáuticos

No seu cerne, a aquisição na aviação funciona como um quebra-cabeça extenso e de altas apostas. As empresas aeroespaciais e os provedores de MRO lidam com milhares de RFQs (Pedidos de Cotação) diariamente, cada um com diferentes níveis de urgência e complexidade. Infelizmente, as fissuras neste sistema estão se alargando.

A volatilidade da cadeia de suprimentos decorre de vários fatores que se acumulam. Por um lado, a recuperação desigual das taxas de produção de aeronaves de corredor único e de fuselagem larga continua a distorcer as previsões. Além disso, os aumentos imprevisíveis nos gastos com defesa estão agravando a escassez de peças especializadas como fundições de precisão (McKinsey & Company: Superando Desafios na Aquisição Aeroespacial).

Essas escassezes são riscos operacionais diários. Nos setores de manutenção, reparo e revisão (MRO), menções a “escassez” em relatórios de investidores até superaram preocupações com o aumento de custos (McKinsey & Company: Superando Desafios na Aquisição Aeroespacial). Isso destaca uma mudança sísmica: líderes de aquisição estão priorizando a gestão de riscos e a garantia de fornecimento em detrimento da redução de custos isoladamente.

Agravando essa questão está a consolidação entre fornecedores de segundo e terceiro nível, o que limita a diversidade na base de fornecimento e amplifica o impacto das interrupções. Quando menos fornecedores controlam uma maior parte do mercado, qualquer soluço na produção repercute por toda a cadeia.

As equipes de aquisição de hoje devem fazer mais do que apenas buscar peças; elas estão combatendo incêndios, apagando queimadas em escala global. Construir resiliência significa ir além do combate reativo a incêndios e adotar sistemas inteligentes e automatizados que preveem e previnem atrasos antes que eles ocorram.

Automação de RFQ impulsionada por IA: Reduzindo tempos de resposta e erros

Os processos de Solicitação de Cotação (RFQ) são um notório gargalo na aquisição. A triagem, revisão e resposta manuais às RFQs consomem muito tempo e são propensas a erros, especialmente quando um alto volume chega diariamente às caixas de entrada.

De acordo com a ePlaneAI, ferramentas de automação de RFQ alimentadas por IA podem ler e-mails recebidos, categorizá-los por urgência (rotina, moderada, AOG) e gerar cotações precisas e aprovadas em menos de 10 minutos. Comparado aos processos manuais que podem levar horas ou até dias, isso representa um enorme ganho de eficiência.

A automação de RFQ também reduz o erro humano. Números de peças digitados incorretamente ou detalhes de inventário perdidos podem levar a atrasos e custos inflacionados. Ferramentas de IA cruzam referências de RFQs com bancos de dados de inventário e preços em tempo real, eliminando virtualmente tais erros

Mais importante ainda, a automação também possibilita uma priorização mais inteligente. Pedidos críticos e de alto valor, como os cenários de Aeronave em Solo (AOG), são imediatamente sinalizados para atenção urgente. Em vez de ficarem perdidos sob pedidos rotineiros, as RFQs urgentes avançam na fila para uma resposta rápida.

Na ePlaneAI, vimos empresas que utilizam a nossa solução EmailAI perceberem tempos de resposta mais rápidos para RFQs e margens melhoradas, fechando negócios enquanto os concorrentes ainda estão organizando suas caixas de entrada.

Enfrentando a consolidação da cadeia de suprimentos e o risco

Um fator importante por trás da instabilidade de aquisições é a consolidação da cadeia de suprimentos. Ao longo da última década, fornecedores aeroespaciais se fundiram, reduzindo o número de fontes disponíveis para componentes críticos. Essa diversidade reduzida amplifica os riscos quando ocorrem interrupções.

A McKinsey relata que a consolidação levou a graves escassezes, especialmente em metais especiais, onde agora menos fornecedores atendem a uma demanda crescente (McKinsey & Company: Superando Desafios na Aquisição Aeroespacial).

Na verdade, as menções a “escassez” em teleconferências de investidores de empresas aeroespaciais dispararam durante 2022 e ainda não voltaram aos níveis pré-pandemia, sublinhando que este é um problema estrutural, não temporário (McKinsey & Company: Superando Desafios na Indústria Aeroespacial).

Uma abordagem deliberada e gerenciada de risco para a diversificação de fornecedores é a solução. Empresas líderes estão mapeando suas redes de fornecimento para identificar pontos únicos de falha e investindo em planos de contingência. Algumas estão agregando vários pacotes de trabalho em licitações únicas, alcançando economias de até 20% em categorias como elétricos (McKinsey & Company: Superando Desafios na Aquisição Aeroespacial). Além disso, muitas estão aumentando a redundância em segmentos críticos de peças, protegendo contra choques futuros para uma continuidade integrada (McKinsey & Company: Superando Desafios na Aquisição Aeroespacial).

A automação acelera o tempo de resposta do RFQ e a competitividade

Na área aeroespacial, atrasos em RFQ são uma grande responsabilidade, e o manuseio manual de RFQ apenas piora a situação.

Na ePlaneAI, nossos clientes descobriram que a automação de RFQ impulsionada por IA pode reduzir o tempo de resposta de horas ou dias para minutos. O impacto é imenso: Com companhias aéreas processando milhares de RFQs diariamente, respostas mais rápidas se traduzem em maiores taxas de sucesso e milhões em economias potenciais. De fato, atrasos durante eventos AOG podem resultar em empresas pagando um prêmio de 50% por peças de urgência.

Além disso, sistemas automatizados sinalizam inconsistências e cruzam referências de dados de fornecedores em tempo real, eliminando virtualmente erros custosos.

Empresas aeroespaciais podem retirar os humanos do processo onde for apropriado e superar concorrentes ainda presos em ciclos lentos e manuais de solicitação de cotação.

Previsão aprimorada por IA para resiliência da cadeia de suprimentos

Previsões na indústria aeroespacial sempre foram, pelo menos em parte, um jogo de adivinhação. A demanda volátil por peças, pressões geopolíticas e consolidação de fornecedores tornam quase impossível prever as necessidades de materiais usando métodos tradicionais (McKinsey & Company: Superando Desafios na Aquisição Aeroespacial).

Mas a IA está reescrevendo as regras. A McKinsey observa que a precisão da previsão de demanda pode melhorar em mais de 25% ao se utilizar modelos de dados integrados e aprendizado de máquina. Modelos de IA processam dados históricos de vendas, métricas de desempenho de fornecedores e níveis de inventário para gerar previsões precisas.

Os benefícios vão muito além de planilhas mais organizadas. Empresas que antecipam picos de demanda e restrições de fornecimento podem proativamente adquirir componentes críticos, evitar faltas de estoque e minimizar pedidos de urgência dispendiosos. Elas também podem identificar riscos em toda a cadeia de suprimentos precocemente, ajustando estratégias de aquisição antes que as disrupções ocorram.

Fechando a lacuna de habilidades em aquisições aeroespaciais

O pipeline de talentos aeroespaciais está sob pressão de múltiplos ângulos: força de trabalho envelhecendo, concorrência de indústrias adjacentes como semicondutores e automotiva, e uma crescente dependência de ferramentas digitais (McKinsey & Company: Superando Desafios na Aquisição Aeroespacial).

A McKinsey descobriu que as empresas aeroespaciais ficaram atrás de suas congêneres automotivas em quase 15% em maturidade funcional de aquisição ao longo dos últimos 18 anos. Agravando a questão, a Deloitte relata que cerca de metade dos gerentes de aeroportos e quatro em cada dez gerentes gerais de hotéis citam o requalificação dos trabalhadores para novas tecnologias como uma das suas três principais preocupações com a força de trabalho (Deloitte: Em Direção à Linha de Frente Sem Atritos da Viagem: Integrando Tecnologia e Força de Trabalho).

O desafio não é apenas encontrar trabalhadores; é equipá-los com a combinação certa de ferramentas digitais e conhecimento do setor. A automação é ótima, mas ainda requer operadores qualificados para gerenciar exceções e supervisionar orquestrações complexas. Empresas inteligentes estão investindo em iniciativas de aprimoramento direcionadas, combinando aprendizado em sala de aula com mentoria no local de trabalho. A Deloitte enfatiza que as empresas têm 4,1 vezes mais chances de sucesso em transformações quando possuem líderes que atuam como modelos (gerentes intermediários) e fornecem aprendizagem prática (Deloitte: Rumo à Linha de Frente Sem Atritos na Viagem: Integrando Tecnologia e Força de Trabalho).

Ao fechar a lacuna de habilidades, as empresas aeroespaciais e seus funcionários podem prosperar e se adaptar em meio a avanços tecnológicos vertiginosos.

A mineração de processos revela ineficiências ocultas

A mineração de processos pode soar acadêmica, mas na indústria aeroespacial, significa apenas fluxos de trabalho mais eficientes.

Como a Deloitte coloca, a mineração de processos é como um "raio-x para processos de negócios"—ela visualiza o fluxo de atividades através dos sistemas para expor gargalos, redundâncias e riscos de conformidade (Deloitte: Otimização de Processos Impulsionada por Dados na Indústria da Aviação).

Utilizando algoritmos avançados, a mineração de processos conecta dados de eventos de ERPs, ferramentas de aquisição e sistemas de inventário para mapear fluxos de processos do mundo real. Essa transparência permite que líderes identifiquem ineficiências com precisão em vez de por tentativa e erro.

Por exemplo, a pesquisa da Deloitte destaca como a mineração de processos ajuda a lidar com a volatilidade pós-pandemia e o aumento das expectativas dos clientes, permitindo uma melhor eficiência operacional e resiliência (Deloitte: Otimização de Processos Impulsionada por Dados na Indústria da Aviação).

Não se trata apenas de diagnósticos; é ação. As ferramentas de mineração de processos podem fornecer insights diretamente para sistemas de automação, acionando fluxos de trabalho que aceleram aprovações, sinalizam riscos e agilizam pedidos críticos. Combinado com a IA, isso cria um ciclo de feedback onde os processos melhoram constantemente com o tempo. Com as cadeias de suprimentos aeroespaciais esticadas ao limite, esse nível de visibilidade já não é opcional. É essencial para um crescimento sustentável e escalável.

Automatizando processos de RFQ para um retorno mais rápido

Na área aeroespacial, cada RFQ representa uma transação de importância crítica. A falta de peças, não importa quão pequenas, pode atrasar frotas e corroer a confiança.

Tradicionalmente, a gestão de RFQ era manual e sujeita a erros. Mas soluções com inteligência artificial como o EmailAI da ePlaneAI estão trazendo níveis de velocidade e precisão considerados impossíveis até poucos anos atrás. ( Sistemas com IA que podem extrair dados de forma limpa, classificá-los com precisão e, em seguida, fornecer cotações automatizadas — em larga escala — desde 2020-2022.) Ferramentas de automação anteriores existiam, mas não com a mesma viabilidade comercial.

Para colocar em perspectiva, na ePlaneAI, descobrimos que RFQs rotineiras (que representam 50–60% dos pedidos) agora podem receber respostas instantâneas geradas por IA, enquanto solicitações complexas de AOG (Aeronave em Solo) são automaticamente sinalizadas para tratamento imediato. 

Não só isso acelera o processo de cotação, mas também elimina erros humanos. A IA cruza referências de RFQs com bancos de dados de inventário e preços em tempo real, garantindo que as cotações sejam precisas e estejam alinhadas com os requisitos regulatórios

Integração de dados: transformando silos em insights

A maioria das empresas aeroespaciais depende de ERPs robustos como SAP, AMOS ou Quantum—mas esses sistemas frequentemente são isolados, o que dificulta a tomada de decisões em tempo real.

É aí que entram camadas de integração como a ePlaneAI. A ePlaneAI conecta RFQs de e-mail, dados de inventário e fluxos de trabalho de aquisição para transformar fluxos de dados isolados em insights acionáveis. Com essa integração, as empresas podem verificar instantaneamente a disponibilidade de peças, automatizar a geração de ordens de compra (PO) e reduzir o trabalho administrativo manual.

Empresas aeroespaciais que conectam os pontos de dados conseguem aumentar os gastos, melhorar a precisão das previsões, reduzir a falta de estoque e melhorar a resiliência operacional.

Construindo uma cadeia de suprimentos mais resiliente e diversificada

A indústria aeroespacial foi fortemente afetada pela consolidação dos fornecedores. Menos fornecedores significam menos opções — especialmente para materiais críticos como componentes eletrônicos especializados.

A McKinsey destaca que a consolidação entre fornecedores de segundo e terceiro nível aumentou inadvertidamente a vulnerabilidade a escassez (McKinsey & Company: Superando Desafios na Aquisição Aeroespacial).

Aqui, a diversificação estratégica é a solução. Líderes de aquisição estão mapeando paisagens de fornecimento diversificadas para evitar pontos únicos de falha e investindo em fornecedores alternativos, mesmo que isso signifique custos iniciais mais altos. Algumas empresas estão alocando centenas de milhões globalmente para aumentar a redundância e garantir a resiliência da cadeia de suprimentos.

A mineração de processos também desempenha um papel aqui. A Deloitte observa que as empresas de aviação podem usar a mineração de processos orientada por dados para identificar ineficiências e descobrir estratégias alternativas de fornecimento em aquisições e operações de manutenção, reparo e revisão geral (MRO) ().

Fechando a lacuna de talentos nas cadeias de suprimentos da aviação

Pessoas, assim como peças de aeronaves, também estão em falta. A aviação enfrenta uma escassez crônica de talentos, especialmente para funções da cadeia de suprimentos como gestão de desempenho de fornecedores e planejamento de produção.

A McKinsey descobriu que há uma lacuna de 4 a 6 pontos entre as vagas abertas e o talento disponível na cadeia de suprimentos em aviação ().

A Deloitte ecoa isso, afirmando que 62% dos aeroportos estão operando com menos da metade de seus funcionários pré-pandemia, e menos de 10% esperam retornar aos níveis de pessoal de 2019 em breve ().

Para abordar isso, empresas de aviação e hospitalidade estão adotando contratações baseadas em habilidades e iniciativas de aprimoramento profissional. Segundo a Deloitte, 94% dos aeroportos e 62% dos hotéis estão aumentando o uso de realidade virtual em treinamentos, enquanto nove em cada dez oferecem treinamento por meio de dispositivos móveis ().

A reciclagem de trabalhadores e o fornecimento de tecnologia automatizada de RFQ para fluxos de trabalho mais rápidos e precisos é crucial para proteger o futuro da indústria da aviação e sua força de trabalho reduzida.

Aprimorando a tomada de decisão com dados e automação

A aviação está imersa em fatos e números, mas sem as ferramentas adequadas, é apenas ruído. Automação e análises avançadas trazem clareza para dados que de outra forma seriam “obscuros”.

A McKinsey relata que as equipes de aquisição aeroespacial estão cada vez mais dependentes de ferramentas digitais como cubos de despesas e sistemas automatizados de RFP para otimizar as negociações com fornecedores e obter visibilidade sobre os gastos (). No entanto, a tecnologia por si só não é suficiente. A adoção depende da experiência do usuário e da integração. A McKinsey adverte que 60% dos diretores de aquisição não observaram um retorno (completo) sobre seus investimentos digitais, muitas vezes devido à baixa adoção pelos usuários e paisagens de treinamento fragmentadas.

Para alcançar os resultados mais significativos, as ferramentas de IA devem ser intuitivas, bem integradas e apoiadas por um sólido treinamento dos usuários. Isso transforma dados em percepções e acelera a tomada de decisões.

Para equipes de aquisição, usar soluções de IA como automação de RFQ significa mais negócios ganhos, melhores relações com clientes e dias de trabalho mais produtivos, com tempo gasto em tarefas significativas (estratégia ou trabalho prático de MRO), não revirando arquivos e formulários.

As equipes de aquisição de hoje ainda podem obter uma vantagem competitiva sendo adotantes iniciais.

No ponto ideal para adoção automatizada de RFQ

Neste momento, as empresas estão no ponto ideal para adotar soluções de IA como ePlaneAI para automatizar a extração de dados, RFQs e outros processos empresariais.

Embora a automação por IA esteja disponível há alguns anos, você ainda não está atrasado para obter uma vantagem de adoção precoce. Para muitas indústrias, como a aviação e a manufatura industrial, agora é o momento ideal.

Da turbulência à trajetória, agora é a hora de agir

A escassez de suprimentos, a falta de talentos e a complexidade operacional continuam a desafiar a aviação. Mas, como mostram estas fontes, as empresas que investem na digitalização, automação e tomada de decisões baseada em dados estão se tornando mais fortes, rápidas e competitivas.

A mineração de processos, IA avançada e o processamento automatizado de RFQ estão rapidamente se tornando o novo padrão para o sucesso. Líderes nesse segmento já estão vendo milhões em economias anuais e ciclos de aquisição mais rápidos e inteligentes

A lição? Não espere pela próxima disrupção para expor lacunas na sua cadeia de suprimentos. Aja agora para obter uma vantagem de pioneiro enquanto constrói a resiliência e agilidade que sua operação necessita.

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