Como usar software de RFQ automatizado para extrair dados para cotações precisas

Os ventos cruzados de crise e oportunidade na aviação

O setor da aviação atravessa um momento turbulento. Enquanto as cadeias de suprimentos globais em outros setores começam a se recuperar dos choques da pandemia, os líderes em compras aeroespaciais e de aviação ainda enfrentam desafios implacáveis. Da escassez crônica de materiais essenciais a picos imprevisíveis de demanda impulsionados pelas necessidades de defesa e pela recuperação comercial, o caminho a seguir permanece incerto.

A McKinsey relata que a saúde financeira dos fornecedores aeroespaciais ficou significativamente atrás de outros setores. Entre 2020 e 2023, enquanto os setores automotivo e eletrônico permaneceram estáveis ou até mesmo melhoraram ligeiramente, o setor aeroespacial viu um declínio incremental de 9% na saúde da cadeia de suprimentos (McKinsey & Company: Superando desafios em aquisições aeroespaciais). Some-se a isso as realidades da escassez de mão de obra, das perturbações geopolíticas e das pressões climáticas que impulsionam a mudança em direção ao Combustível de Aviação Sustentável (SAF), e fica claro: a aquisição de aviação está enfrentando uma tempestade perfeita (Departamento de Energia dos EUA).

No entanto, com a combinação certa de melhorias de processos, ferramentas digitais e investimentos na força de trabalho, os líderes podem transformar essa turbulência em ventos favoráveis. Este artigo explora como uma abordagem de compras baseada em dados e aprimorada por IA pode ajudar as empresas de aviação a superar gargalos, superar concorrentes e construir cadeias de suprimentos preparadas para o futuro.

Compreendendo o gargalo das aquisições de aviação

Em sua essência, as compras na aviação operam como um quebra-cabeça amplo e de alto risco. Empresas aeroespaciais e provedores de MRO lidam com milhares de RFQs (Solicitações de Cotações) diariamente, cada uma com diferentes níveis de urgência e complexidade. Infelizmente, as falhas nesse sistema estão se ampliando.

A volatilidade da cadeia de suprimentos decorre de vários fatores agravantes. Por exemplo, a recuperação desigual das taxas de produção de aeronaves de fuselagem estreita e larga continua a distorcer as previsões. Além disso, os aumentos imprevisíveis nos gastos com defesa estão agravando a escassez de peças especializadas, como peças fundidas de investimento.

Essa escassez representa riscos operacionais diários. Nos setores de manutenção, reparo e revisão (MRO), as menções à "escassez" em relatórios de investidores superaram até mesmo as preocupações com o aumento dos custos. Isso evidencia uma mudança radical: os líderes de compras estão priorizando a gestão de riscos e a garantia de fornecimento em detrimento apenas da redução de custos.

Para agravar esse problema, há a consolidação entre fornecedores de nível dois e três, o que limita a diversidade na base de fornecimento e amplifica o impacto das interrupções. Quando menos fornecedores controlam uma fatia maior do mercado, qualquer interrupção na produção repercute em toda a cadeia.

As equipes de compras atuais precisam fazer mais do que apenas obter peças; elas estão combatendo incêndios, apagando incêndios globais. Construir resiliência significa ir além do combate reativo a incêndios e adotar sistemas mais inteligentes e automatizados que prevejam e previnam atrasos antes que eles ocorram.

Automação de RFQ orientada por IA: reduzindo tempos de resposta e erros

Os processos de Solicitação de Cotação (RFQ) são um gargalo notório em compras. A triagem, revisão e resposta manual às RFQs consomem tempo e são propensas a erros, especialmente quando grandes volumes de solicitações inundam as caixas de entrada diariamente.

De acordo com o ePlaneAI, as ferramentas de automação de RFQ com tecnologia de IA podem ler e-mails recebidos, categorizá-los por urgência (rotineira, moderada, AOG) egerar orçamentos precisos e aprovados em menos de 10 minutos. Comparado aos processos manuais que podem levar horas ou até dias, isso é uma grande vitória em termos de eficiência.

A automação de RFQ também reduz o erro humanoNúmeros de peças digitados incorretamente ou detalhes de inventário ausentes podem levar a atrasos e custos inflacionados. Ferramentas de IA cruzam RFQs com bancos de dados de inventário e preços em tempo real, praticamente eliminando esses erros.

Mais importante ainda, a automação também permite uma priorização mais inteligente. Pedidos críticos e de alto valor, como cenários de Aeronaves em Solo (AOG), são imediatamente sinalizados para atenção imediata. Em vez de ficarem soterrados por solicitações de rotina, as RFQs urgentes furam a fila para uma resposta rápida.

Na ePlaneAI, vimos empresas usando nossoE-mailA solução proporciona tempos de resposta de RFQ mais rápidos e margens melhores, fechando negócios enquanto os concorrentes ainda estão organizando suas caixas de entrada.

Lidando com a consolidação e o risco da cadeia de suprimentos

Um fator importante por trás da instabilidade nas compras é a consolidação da cadeia de suprimentos. Na última década, os fornecedores aeroespaciais se fundiram, reduzindo o conjunto de fontes disponíveis para componentes críticos. Essa diversidade reduzida aumenta os riscos quando ocorrem interrupções.

A McKinsey relata que a consolidação levou a uma grave escassez, principalmente em metais especiais, onde menos fornecedores agora atendem à crescente demanda.

Na verdade, as menções de “escassez” em ligações de investidores de empresas aeroespaciais aumentaram em 2022 e ainda não retornaram aos níveis pré-pandêmicos, ressaltando que este é um problema estrutural, não temporário.

Uma abordagem deliberada e com gestão de riscos para a diversificação de fornecedores é a solução. Empresas líderes estão mapeando suas redes de suprimentos para identificar pontos únicos de falha e investindo em planos de contingência. Algumas estão agregando vários pacotes de trabalho em propostas únicas, obtendo economias de até 20% em categorias como elétricas. Além disso, muitas estão aumentando a redundância em segmentos de peças críticas, protegendo-se contra choques futuros e garantindo continuidade integrada.

A automação acelera a rotatividade de RFQ e a competitividade

Na indústria aeroespacial, atrasos em RFQs são um grande problema, e o manuseio manual de RFQs só piora a situação.

No ePlaneAINossos clientes descobriram que a automação de RFQs impulsionada por IA pode reduzir o tempo de resposta de horas ou dias para minutos. O impacto é enorme: com as companhias aéreas processando milhares de RFQs diariamente, respostas mais rápidas se traduzem em maiores taxas de sucesso e milhões em economias potenciais. De fato, atrasos duranteEventos AOGpode fazer com que as empresas paguem um prêmio de 50% por peças urgentes.

Além disso, sistemas automatizados sinalizam inconsistências e fazem referências cruzadas de dados de fornecedores em tempo real, eliminando virtualmente erros dispendiosos.

As empresas aeroespaciais podem tirar os humanos do circuito quando for apropriado e superar os concorrentes ainda presos em ciclos lentos e manuais de RFQ.

Previsão aprimorada por IA para resiliência da cadeia de suprimentos

ForecastingA indústria aeroespacial sempre foi, pelo menos em parte, um jogo de adivinhação. A demanda volátil por peças, as pressões geopolíticas e a consolidação de fornecedores tornam quase impossível prever as necessidades de materiais usando métodos tradicionais.

Mas a IA está reescrevendo as regras. A McKinsey observa que a precisão da previsão de demanda pode melhorar em mais de 25% ao utilizar modelos de dados integrados e aprendizado de máquina. Os modelos de IA digerem dados históricos de vendas, métricas de desempenho de fornecedores e níveis de estoque para gerar previsões precisas.

Os benefícios vão muito além de planilhas mais limpas. Empresas que antecipam picos de demanda e restrições de fornecimento podem adquirir componentes críticos de forma proativa, evitar rupturas de estoque e minimizar pedidos urgentes dispendiosos. Elas também podem sinalizar riscos em toda a cadeia de suprimentos com antecedência, ajustando as estratégias de aquisição antes que as interrupções ocorram.

Eliminando a lacuna de competências na aquisição aeroespacial

O pipeline de talentos aeroespaciais está sob pressão de vários ângulos: envelhecimento da força de trabalho, concorrência de indústrias adjacentes, como semicondutores e automotiva, e uma crescente dependência de ferramentas digitais.

A McKinsey constatou que as empresas aeroespaciais ficaram quase 15% atrás de seus pares do setor automotivo em maturidade funcional de compras nos últimos 18 anos. Para agravar a situação, a Deloitte relata que cerca de metade dos gestores de aeroportos e quatro em cada 10 gerentes gerais de hotéis citam a requalificação de trabalhadores para novas tecnologias como uma de suas três principais preocupações com a força de trabalho.Os ventos cruzados de crise e oportunidade na aviaçãoOs ventos cruzados de crise e oportunidade na aviação

O desafio não é apenas encontrar trabalhadores; é equipá-los com a combinação certa de ferramentas digitais e conhecimento do setor. A automação é ótima, mas ainda requer operadores qualificados para gerenciar exceções e supervisionar orquestrações complexas. Empresas inteligentes estão investindo em iniciativas de qualificação direcionadas, combinando aprendizado em sala de aula com mentoria no trabalho. A Deloitte enfatiza que as empresas têm 4,1 vezes mais chances de sucesso em transformações quando têm líderes que atuam como modelos (gerentes de nível médio) e oferecem estágios práticos.

Ao eliminar a lacuna de habilidades, as empresas aeroespaciais e seus funcionários podem prosperar e se adaptar em meio a avanços tecnológicos vertiginosos.

A mineração de processos revela ineficiências ocultas

Mineração de processos pode parecer acadêmica, mas na indústria aeroespacial, isso significa apenas fluxos de trabalho mais eficientes.

Como diz a Deloitte, a mineração de processos é como um "raio X dos processos de negócios" — ela visualiza o fluxo de atividades nos sistemas para expor gargalos, redundâncias e riscos de conformidade.

Utilizando algoritmos avançados, a mineração de processos conecta dados de eventos de ERPs, ferramentas de compras e sistemas de estoque para mapear fluxos de processos do mundo real. Essa transparência permite que os líderes identifiquem ineficiências com precisão, em vez de palpites.

Por exemplo, a pesquisa da Deloitte destaca como a mineração de processos ajuda a lidar com a volatilidade pós-pandemia e as crescentes expectativas dos clientes, permitindo melhor eficiência operacional e resiliência.

Não se trata apenas de diagnóstico; trata-se de ação. Ferramentas de mineração de processos podem alimentar insights diretamente em sistemas de automação, acionando fluxos de trabalho que aceleram aprovações, sinalizam riscos e agilizam pedidos críticos. Combinado com a IA, isso cria um ciclo de feedback em que os processos melhoram constantemente ao longo do tempo. Com as cadeias de suprimentos aeroespaciais sobrecarregadas, esse nível de visibilidade não é mais opcional. É essencial para um crescimento sustentável e escalável.

Automatizando processos de RFQ para um retorno mais rápido

Na indústria aeroespacial, cada RFQ representa uma transação de missão crítica. Peças faltantes, por menores que sejam, podem atrasar frotas e minar a confiança.

Tradicionalmente, a gestão de RFQs tem sido manual e propensa a erros. Mas soluções com tecnologia de IA, como o EmailAI da ePlaneAI, estão trazendo níveis de velocidade e precisão considerados impossíveis há apenas alguns anos. (Sistemas com tecnologia de IA que podem extrair dados de forma limpa, classificá-los com precisão e, em seguida, fornecer cotações automatizadas — em escala — desde 2020-2022.) Ferramentas de automação anteriores já existiam, mas não com a mesma viabilidade comercial.

Para colocar isso em perspectiva, na ePlaneAI, descobrimos que RFQs de rotina (que representam 50–60% das solicitações) agora podem receber respostas instantâneas geradas por IA, enquanto solicitações complexas de AOG (aeronaves em solo) são sinalizadas automaticamente para tratamento imediato.

Isso não só acelera o processo de cotação, como também elimina erros humanos. A IA faz a referência cruzada de RFQs com bancos de dados de inventário e preços em tempo real, garantindo que as cotações sejam precisas e estejam em conformidade com os requisitos regulatórios.

Integração de dados: transformando silos em insights

A maioria das empresas aeroespaciais depende de ERPs pesados como SAP, AMOS ou Quantum, mas esses sistemas geralmente são isolados, dificultando a tomada de decisões em tempo real.

É aí que entram camadas de integração como o ePlaneAI. O ePlaneAI conecta RFQs por e-mail, dados de inventário e fluxos de trabalho de compras para transformar fluxos de dados isolados em insights acionáveis. Com essa integração, as empresas podem verificar instantaneamente a disponibilidade de peças, automatizar a geração de ordens de compra (PO) e reduzir o trabalho administrativo manual.

As empresas aeroespaciais que conectam os pontos de dados aumentam os gastos, aumentam a precisão das previsões, reduzem a falta de estoque e melhoram a resiliência operacional.

Construindo uma cadeia de suprimentos mais resiliente e diversificada

A indústria aeroespacial foi duramente atingida pela consolidação de fornecedores. Menos fornecedores significam menos opções — especialmente para materiais críticos, como componentes eletrônicos especiais.

A McKinsey destaca que a consolidação entre fornecedores de nível dois e três aumentou inadvertidamente a vulnerabilidade à escassez.

Aqui, a diversificação estratégica é a solução. Líderes de compras estão mapeando diversos cenários de fornecimento para evitar pontos únicos de falha e investindo em fornecedores alternativos, mesmo que isso signifique custos iniciais mais altos. Algumas empresas estão alocando centenas de milhões globalmente para aumentar a redundância e garantir a resiliência da cadeia de suprimentos.

A mineração de processos também desempenha um papel aqui. A Deloitte observa que as empresas de aviação podem usar a mineração de processos orientada por dados para identificar ineficiências e descobrir estratégias alternativas de terceirização em operações de aquisição e manutenção, reparo e revisão (MRO).

Eliminando a lacuna de talentos nas cadeias de suprimentos da aviação

Assim como peças para aeronaves, pessoas também são escassas. A aviação enfrenta uma escassez crônica de talentos, especialmente para funções na cadeia de suprimentos, como gestão de desempenho de fornecedores e planejamento de produção.

A McKinsey descobriu que há uma lacuna de 4 a 6 pontos entre as vagas em aberto e os talentos disponíveis na cadeia de suprimentos na aviação.

A Deloitte confirma isso, afirmando que 62% dos aeroportos estão operando com menos da metade de sua força de trabalho pré-pandemia, e menos de 10% esperam retornar aos níveis de pessoal de 2019 em breve.

Para lidar com essa situação, empresas de aviação e hotelaria estão adotando iniciativas de contratação e requalificação baseadas em habilidades. Segundo a Deloitte, 94% dos aeroportos e 62% dos hotéis estão aumentando o uso de realidade virtual em treinamentos, enquanto nove em cada dez oferecem treinamento por meio de dispositivos móveis.

Requalificar trabalhadores e equipá-los com tecnologia de RFQ automatizada para fluxos de trabalho mais rápidos e precisos é essencial para preparar o setor da aviação e sua força de trabalho cada vez menor para o futuro.

Melhorando a tomada de decisões com dados e automação

A aviação está repleta de fatos e números, mas sem as ferramentas certas, é apenas ruído. Automação e análises avançadas trazem clareza a dados que, de outra forma, seriam "obscuros".

A McKinsey relata que as equipes de compras aeroespaciais estão cada vez mais recorrendo a ferramentas digitais, como cubos de gastos e sistemas automatizados de RFP, para agilizar as negociações com fornecedores e obter visibilidade dos gastos. No entanto, a tecnologia por si só não basta. A adoção depende da experiência do usuário e da integração. A McKinsey alerta que 60% dos diretores de compras não obtiveram ROI (total) em seus investimentos digitais, muitas vezes devido à baixa adoção por parte dos usuários e à fragmentação dos cenários de treinamento.

Para alcançar os resultados mais significativos, as ferramentas de IA devem ser intuitivas, bem integradas e apoiadas por um sólido treinamento do usuário. Isso transforma dados em insights e acelera a tomada de decisões.

Para equipes de compras, usar soluções de IA como automação de RFQ significa mais negócios fechados, melhores relacionamentos com clientes e melhores dias de trabalho, com tempo gasto em tarefas significativas (estratégia ou trabalho prático de MRO), sem precisar vasculhar arquivos e formulários.

As equipes de compras de hoje ainda podem obter uma vantagem competitiva como pioneiras.

No ponto ideal para adoção automatizada de RFQ

No momento, as empresas estão no ponto ideal para adotar soluções de IA como o ePlaneAI para automatizar a extração de dados, RFQs e outros processos de negócios.

Enquanto automação de IAjá está disponível há alguns anos, ainda dá tempo de aproveitar a vantagem da adoção antecipada. Para muitos setores, como aviação e manufatura industrial, este é o momento ideal.

Da turbulência à trajetória, agora é a hora de agir

A escassez de oferta, a lacuna de talentos e a complexidade operacional continuam a testar a aviação. Mas, como mostram essas fontes, as empresas que apostam na digitalização, na automação e na tomada de decisões baseada em dados estão emergindo mais fortes, mais rápidas e mais competitivas.

Mineração de processos, IA avançada e processamento automatizado de RFQ estão rapidamente se tornando a nova base para o sucesso. Líderes no setor já estão observando milhões em economias anuais e ciclos de aquisição mais rápidos e inteligentes.

A lição? Não espere a próxima interrupção para expor lacunas na sua cadeia de suprimentos. Aja agora para obter uma vantagem como pioneiro enquanto constrói a resiliência e a agilidade que sua operação precisa.

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