Comment utiliser un logiciel de demande de devis automatisé pour extraire des données pour une tarification précise

Les vents contraires de crise et d'opportunité de l'aviation

L'industrie aéronautique traverse une période de turbulences. Alors que les chaînes d'approvisionnement mondiales d'autres secteurs commencent à se remettre des chocs de la pandémie, les responsables des achats aéronautiques et aérospatiaux restent confrontés à des défis incessants. Des pénuries chroniques de matériaux essentiels aux pics de demande imprévisibles liés aux besoins de la défense et à la reprise commerciale, l'avenir reste incertain.

McKinsey rapporte que la santé financière des fournisseurs de l'aéronautique est nettement inférieure à celle des autres secteurs. Entre 2020 et 2023, alors que les secteurs de l'automobile et de l'électronique sont restés stables, voire ont légèrement progressé, le secteur aéronautique a enregistré une baisse progressive de 9 % de la santé de sa chaîne d'approvisionnement.McKinsey & Company : Relever les défis des achats aérospatiaux). Ajoutez à cela les réalités des pénuries de main-d'œuvre, des perturbations géopolitiques et des pressions climatiques qui poussent à la transition vers le carburant d'aviation durable (SAF), et il est clair : les achats dans le secteur de l'aviation sont confrontés à une tempête parfaite (Département de l'énergie des États-Unis).

Pourtant, grâce à une combinaison judicieuse d'améliorations des processus, d'outils numériques et d'investissements en personnel, les dirigeants peuvent transformer ces turbulences en atouts. Cet article explore comment une approche des achats basée sur les données et optimisée par l'IA peut aider les compagnies aériennes à éliminer les goulots d'étranglement, à devancer leurs concurrents et à bâtir des chaînes d'approvisionnement tournées vers l'avenir.

Comprendre le goulot d'étranglement des achats dans le secteur aéronautique

Fondamentalement, les achats aéronautiques sont un casse-tête tentaculaire aux enjeux importants. Les entreprises aéronautiques et les prestataires de services de maintenance, de réparation et d'exploitation (MRO) traitent quotidiennement des milliers de demandes de devis, chacune présentant des niveaux d'urgence et de complexité variables. Malheureusement, les failles de ce système se creusent.

La volatilité de la chaîne d'approvisionnement résulte de plusieurs facteurs conjugués. D'une part, la reprise inégale des cadences de production des avions à fuselage étroit et à fuselage large continue de fausser les prévisions. De plus, l'augmentation imprévisible des dépenses de défense aggrave les pénuries de pièces spécialisées, comme les pièces moulées à la cire perdue.

Ces pénuries constituent des risques opérationnels quotidiens. Dans les secteurs de la maintenance, de la réparation et de la révision (MRO), les mentions de « pénurie » dans les rapports des investisseurs ont même pris le pas sur les inquiétudes concernant la hausse des coûts. Cela met en évidence un changement radical : les responsables des achats privilégient désormais la gestion des risques et la garantie d'approvisionnement plutôt que la seule réduction des coûts.

Ce problème est exacerbé par la consolidation des fournisseurs de deuxième et troisième rangs, qui limite la diversité de la base d'approvisionnement et amplifie l'impact des perturbations. Lorsque moins de fournisseurs contrôlent une plus grande part du marché, tout problème de production se répercute sur l'ensemble de la chaîne.

Les équipes d'approvisionnement d'aujourd'hui doivent faire plus que simplement s'approvisionner en pièces détachées ; elles luttent contre les incendies et éteignent les incendies à l'échelle mondiale. Renforcer la résilience implique d'aller au-delà de la lutte réactive et d'adopter des systèmes automatisés plus intelligents qui anticipent et préviennent les retards avant qu'ils ne surviennent.

Automatisation des demandes de devis pilotée par l'IA : réduction des temps de réponse et des erreurs

Les processus de demande de devis (RFQ) constituent un goulot d'étranglement notoire dans les achats. Trier, examiner et répondre manuellement aux demandes de devis est chronophage et source d'erreurs, surtout lorsque les boîtes de réception sont inondées quotidiennement.

Selon ePlaneAI, les outils d'automatisation des demandes de devis basés sur l'IA peuvent lire les e-mails entrants, les classer par urgence (routine, modérée, AOG) etgénérer des devis précis et approuvés en moins de 10 minutesComparé aux processus manuels qui peuvent prendre des heures, voire des jours, il s’agit d’un gain d’efficacité considérable.

L'automatisation des demandes de devis réduit également les erreurs humainesLes erreurs de saisie de références ou l'omission de données d'inventaire peuvent entraîner des retards et des coûts excessifs. Les outils d'IA comparent les demandes de devis avec les bases de données d'inventaire et de tarification en temps réel, éliminant ainsi pratiquement ces erreurs.

Plus important encore, l'automatisation permet une priorisation plus intelligente. Les commandes critiques et à forte valeur ajoutée, comme les situations d'immobilisation d'aéronefs (AOG), sont instantanément signalées pour une intervention immédiate. Plutôt que d'être submergées par les demandes de routine, les demandes de devis urgentes passent en priorité et bénéficient d'une réponse rapide.

Chez ePlaneAI, nous avons vu des entreprises utiliser notreE-mailLa solution permet d'obtenir des délais de traitement des demandes de devis plus rapides et des marges améliorées, en concluant des affaires pendant que les concurrents trient encore leurs boîtes de réception.

S'attaquer à la consolidation de la chaîne d'approvisionnement et aux risques

La consolidation des chaînes d'approvisionnement est un facteur majeur d'instabilité des approvisionnements. Au cours de la dernière décennie, les fournisseurs du secteur aéronautique ont fusionné, réduisant ainsi le bassin de sources disponibles pour les composants critiques. Cette diversité réduite amplifie les risques en cas de perturbation.

McKinsey rapporte que la consolidation a conduit à de graves pénuries, notamment dans les métaux spéciaux, où moins de fournisseurs répondent désormais à une demande croissante.

En fait, les mentions de « pénurie » dans les appels aux investisseurs des entreprises aérospatiales ont augmenté en 2022 et n’ont pas encore retrouvé les niveaux d’avant la pandémie, soulignant qu’il s’agit d’un problème structurel et non temporaire.

La solution réside dans une approche délibérée et maîtrisée des risques en matière de diversification des fournisseurs. Les entreprises leaders cartographient leurs réseaux d'approvisionnement afin d'identifier les points de défaillance et investissent dans des plans d'urgence. Certaines regroupent plusieurs lots de travaux en un seul appel d'offres, réalisant ainsi jusqu'à 20 % d'économies dans des catégories comme les équipements électriques. De plus, nombre d'entre elles augmentent la redondance dans les segments de pièces critiques, se prémunissant ainsi contre les chocs futurs pour une continuité intégrée.

L'automatisation accélère le traitement des demandes de devis et la compétitivité

Dans l’aérospatiale, les retards dans les demandes de devis constituent un problème majeur, et le traitement manuel des demandes de devis ne fait qu’aggraver la situation.

À ePlaneAINos clients ont constaté que l'automatisation des demandes de devis par l'IA peut réduire les délais de réponse de plusieurs heures ou jours à quelques minutes. L'impact est considérable : les compagnies aériennes traitant des milliers de demandes de devis chaque jour, des réponses plus rapides se traduisent par des taux de réussite plus élevés et des économies potentielles de plusieurs millions de dollars. En effet, les retards pendantAOG eventspeut amener les entreprises à payer une prime de 50 % pour les pièces urgentes.

De plus, les systèmes automatisés signalent les incohérences et croisent les données des fournisseurs en temps réel, éliminant ainsi pratiquement les erreurs coûteuses.

Les entreprises aérospatiales peuvent retirer les humains de la boucle lorsque cela est approprié et devancer leurs concurrents encore prisonniers de cycles de demandes de devis lents et manuels.

Prévisions améliorées par l'IA pour la résilience de la chaîne d'approvisionnement

ForecastingDans l'aérospatiale, la prévision des besoins a toujours été, au moins en partie, une question de devinettes. La volatilité de la demande de pièces, les pressions géopolitiques et la consolidation des fournisseurs rendent quasiment impossible la prévision des besoins en matériaux à l'aide des méthodes traditionnelles.

Mais l'IA révolutionne les règles. McKinsey souligne que la précision des prévisions de la demande peut être améliorée de plus de 25 % grâce à l'utilisation de modèles de données intégrés et de l'apprentissage automatique. Les modèles d'IA analysent les données de ventes historiques, les indicateurs de performance des fournisseurs et les niveaux de stocks pour générer des prévisions précises.

Les avantages vont bien au-delà de feuilles de calcul plus claires. Les entreprises qui anticipent les pics de demande et les contraintes d'approvisionnement peuvent s'approvisionner proactivement en composants critiques, éviter les ruptures de stock et minimiser les commandes urgentes coûteuses. Elles peuvent également identifier les risques tout au long de la chaîne d'approvisionnement et ajuster leurs stratégies d'approvisionnement avant que les perturbations ne surviennent.

Combler le déficit de compétences dans les achats aérospatiaux

Le vivier de talents du secteur aérospatial est soumis à de multiples pressions : vieillissement de la main-d’œuvre, concurrence des industries adjacentes comme les semi-conducteurs et l’automobile, et dépendance croissante aux outils numériques.

McKinsey a constaté que les entreprises aéronautiques accusaient un retard de près de 15 % par rapport à leurs homologues du secteur automobile en matière de maturité fonctionnelle des achats au cours des 18 dernières années. De plus, Deloitte rapporte qu'environ la moitié des directeurs d'aéroport et quatre directeurs généraux d'hôtel sur dix citent la requalification des travailleurs aux nouvelles technologies comme l'une de leurs trois principales préoccupations en matière de main-d'œuvre.Les vents contraires de crise et d'opportunité de l'aviationLes vents contraires de crise et d'opportunité de l'aviation

Le défi ne consiste pas seulement à trouver des collaborateurs, mais aussi à leur fournir la combinaison idéale d'outils numériques et de connaissances sectorielles. L'automatisation est un atout majeur, mais elle requiert toujours des opérateurs qualifiés pour gérer les exceptions et superviser une orchestration complexe. Les entreprises avisées investissent dans des initiatives ciblées de perfectionnement, alliant apprentissage en classe et mentorat en milieu de travail. Deloitte souligne que les entreprises ont 4,1 fois plus de chances de réussir leur transformation lorsqu'elles ont des dirigeants qui servent de modèles (cadres intermédiaires) et proposent des apprentissages pratiques.

En comblant le déficit de compétences, les entreprises aérospatiales et leurs employés peuvent prospérer et s’adapter face aux avancées technologiques fulgurantes.

L'exploration de processus révèle des inefficacités cachées

L’exploration de processus peut sembler académique, mais dans l’aérospatiale, cela signifie simplement des flux de travail plus efficaces.

Comme le dit Deloitte, l'exploration de processus est comme une « radiographie des processus métier » : elle visualise le flux d'activités à travers les systèmes pour exposer les goulots d'étranglement, les redondances et les risques de conformité.

Grâce à des algorithmes avancés, l'exploration de processus connecte les données d'événements provenant des ERP, des outils d'approvisionnement et des systèmes d'inventaire pour cartographier les flux de processus réels. Cette transparence permet aux dirigeants de cibler les inefficacités avec précision plutôt que de se fier aux incertitudes.

Par exemple, les recherches de Deloitte mettent en évidence la manière dont l’exploration de processus contribue à répondre à la volatilité post-pandémique et aux attentes croissantes des clients en permettant une meilleure efficacité opérationnelle et une meilleure résilience.

Il ne s'agit pas seulement de diagnostics, mais d'actions concrètes. Les outils d'exploration de processus peuvent alimenter directement les systèmes d'automatisation en informations, déclenchant ainsi des workflows qui accélèrent les approbations, signalent les risques et accélèrent le traitement des commandes critiques. Associés à l'IA, ces outils créent une boucle de rétroaction où les processus s'améliorent constamment au fil du temps. Face à la raréfaction des chaînes d'approvisionnement de l'aéronautique, ce niveau de visibilité n'est plus facultatif. Il est essentiel à une croissance durable et évolutive.

Automatisation des processus de demande de devis pour un délai d'exécution plus rapide

Dans l'aéronautique, chaque demande de devis représente une transaction cruciale. Des pièces manquantes, aussi minimes soient-elles, peuvent retarder les flottes et éroder la confiance.

Traditionnellement, la gestion des demandes de devis était manuelle et sujette aux erreurs. Mais les solutions d'IA comme EmailAI d'ePlaneAI offrent des niveaux de rapidité et de précision que l'on croyait impossibles il y a seulement quelques années. (Des systèmes d'IA capables d'extraire proprement les données, de les classer avec précision, puis de fournir des devis automatisés à grande échelle, depuis 2020-2022.) Des outils d'automatisation existaient déjà, mais leur viabilité commerciale n'était pas aussi bonne.

Pour mettre les choses en perspective, chez ePlaneAI, nous avons constaté que les demandes de devis de routine (qui représentent 50 à 60 % des demandes) peuvent désormais recevoir des réponses instantanées générées par l'IA, tandis que les demandes AOG (avions au sol) complexes sont automatiquement signalées pour un traitement immédiat.

Cela accélère non seulement le processus de devis, mais élimine également les erreurs humaines. L'IA compare les demandes de devis avec les bases de données d'inventaire et de tarification en temps réel, garantissant ainsi l'exactitude et la conformité des devis aux exigences réglementaires.

Intégration des données : transformer les silos en informations

La plupart des entreprises aérospatiales s’appuient sur des ERP puissants comme SAP, AMOS ou Quantum, mais ces systèmes sont souvent cloisonnés, ce qui rend la prise de décision en temps réel difficile.

C'est là qu'interviennent des couches d'intégration comme ePlaneAI. ePlaneAI connecte les demandes de devis par e-mail, les données d'inventaire et les processus d'approvisionnement pour transformer des flux de données isolés en informations exploitables. Grâce à cette intégration, les entreprises peuvent vérifier instantanément la disponibilité des pièces, automatiser la génération des bons de commande et réduire les tâches administratives manuelles.

Les entreprises aérospatiales qui connectent les points de données augmentent leurs dépenses, améliorent la précision des prévisions, réduisent les ruptures de stock et améliorent la résilience opérationnelle.

Construire une chaîne d'approvisionnement plus résiliente et diversifiée

L'industrie aérospatiale a été durement touchée par la consolidation des fournisseurs. Moins de fournisseurs signifie moins d'options, notamment pour les matériaux critiques comme les composants électroniques spécialisés.

McKinsey souligne que la consolidation des fournisseurs de deuxième et troisième rangs a involontairement accru la vulnérabilité aux pénuries.

Ici, la diversification stratégique est la solution. Les responsables des achats cartographient des environnements d'approvisionnement diversifiés pour éviter les points de défaillance uniques et investissent dans des fournisseurs alternatifs, même si cela implique des coûts initiaux plus élevés. Certaines entreprises investissent des centaines de millions de dollars à l'échelle mondiale pour accroître la redondance et garantir la résilience de leur chaîne d'approvisionnement.

L'exploration de processus joue également un rôle ici. Deloitte souligne que les compagnies aériennes peuvent utiliser l'exploration de processus basée sur les données pour identifier les inefficacités et découvrir des stratégies d'approvisionnement alternatives dans les opérations d'approvisionnement et de maintenance, réparation et révision (MRO).

Combler le déficit de talents dans les chaînes d'approvisionnement de l'aviation

Les ressources humaines, tout comme les pièces d'avion, sont également rares. L'aviation est confrontée à une pénurie chronique de talents, notamment pour les postes liés à la chaîne d'approvisionnement, comme la gestion de la performance des fournisseurs et la planification de la production.

McKinsey a constaté qu’il existe un écart de 4 à 6 points entre les postes ouverts et les talents disponibles dans la chaîne d’approvisionnement de l’aviation.

Deloitte fait écho à ces propos, affirmant que 62 % des aéroports fonctionnent avec moins de la moitié de leurs effectifs d’avant la pandémie, et moins de 10 % s’attendent à revenir prochainement aux niveaux de personnel de 2019.

Pour y remédier, les entreprises du secteur aéronautique et de l'hôtellerie adoptent des initiatives de recrutement et de perfectionnement axés sur les compétences. Selon Deloitte, 94 % des aéroports et 62 % des hôtels utilisent de plus en plus la réalité virtuelle dans leurs formations, tandis que neuf sur dix dispensent leurs formations via des appareils mobiles.

La requalification des travailleurs et leur dotation en technologie de demande de devis automatisée pour des flux de travail plus rapides et plus précis est essentielle pour assurer l'avenir de l'industrie aéronautique et de sa main-d'œuvre en diminution.

Améliorer la prise de décision grâce aux données et à l'automatisation

L'aviation regorge de faits et de chiffres, mais sans les bons outils, elle n'est que du bruit. L'automatisation et l'analyse avancée apportent de la clarté à des données autrement obscures.

McKinsey rapporte que les équipes achats du secteur aéronautique s'appuient de plus en plus sur des outils numériques tels que les cubes de dépenses et les systèmes automatisés d'appels d'offres pour rationaliser les négociations avec les fournisseurs et gagner en visibilité sur les dépenses. Cependant, la technologie seule ne suffit pas. L'adoption dépend de l'expérience utilisateur et de l'intégration. McKinsey prévient que 60 % des directeurs des achats n'ont pas constaté de retour sur investissement (complet) sur leurs investissements numériques, souvent en raison d'une faible adoption par les utilisateurs et d'un environnement de formation fragmenté.

Pour obtenir des résultats optimaux, les outils d'IA doivent être intuitifs, bien intégrés et bénéficier d'une solide formation des utilisateurs. Cela permet de transformer les données en informations et d'accélérer la prise de décision.

Pour les équipes d'approvisionnement, l'utilisation de solutions d'IA telles que l'automatisation des demandes de devis signifie plus de contrats remportés, de meilleures relations avec les clients et de meilleures journées de travail, avec du temps consacré à des tâches significatives (stratégie ou travail pratique de MRO), sans fouiller dans des fichiers et des formulaires.

Les équipes d’approvisionnement d’aujourd’hui peuvent encore obtenir un avantage concurrentiel en tant qu’adoptants précoces.

Au point idéal pour l'adoption automatisée des demandes de devis

À l’heure actuelle, les entreprises sont prêtes à adopter des solutions d’IA comme ePlaneAI pour automatiser l’extraction de données, les demandes de devis et d’autres processus commerciaux.

Alors que Automatisation de l'IADisponible depuis quelques années, il n'est pas trop tard pour bénéficier d'une adoption anticipée. Pour de nombreux secteurs, comme l'aéronautique et la fabrication industrielle, c'est le moment idéal.

De la turbulence à la trajectoire, c'est maintenant qu'il faut agir

Les pénuries d'approvisionnement, les pénuries de talents et la complexité opérationnelle continuent de mettre l'aviation à rude épreuve. Mais comme le montrent ces sources, les entreprises qui misent sur la numérisation, l'automatisation et la prise de décision basée sur les données en ressortent plus fortes, plus rapides et plus compétitives.

L'exploration de processus, l'IA avancée et le traitement automatisé des demandes de devis deviennent rapidement les nouveaux critères de réussite. Les leaders du secteur réalisent déjà des économies annuelles de plusieurs millions de dollars et des cycles d'approvisionnement plus rapides et plus intelligents.

La leçon à retenir ? N'attendez pas la prochaine disruption pour révéler les failles de votre chaîne d'approvisionnement. Agissez dès maintenant pour bénéficier d'un avantage concurrentiel et développer la résilience et l'agilité dont votre entreprise a besoin.

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