Cómo utilizar software automatizado de solicitud de cotización (RFQ) para extraer datos para cotizaciones precisas

Los vientos cruzados de crisis y oportunidad en la aviación

McKinsey informa que la salud financiera de los proveedores aeroespaciales ha quedado significativamente rezagada en comparación con otras industrias. Entre 2020 y 2023, mientras que los sectores automotriz y electrónico se mantuvieron estables o incluso mejoraron ligeramente, el sector aeroespacial experimentó un declive incremental del 9% en la salud de la cadena de suministro (McKinsey & Company: Superando desafíos en la adquisición aeroespacial). Sumado a esto, las realidades de la escasez de mano de obra, las disrupciones geopolíticas y las presiones climáticas que impulsan el cambio hacia el Combustible de Aviación Sostenible (SAF), es evidente: la adquisición en la aviación se enfrenta a una tormenta perfecta (U.S. Department of Energy).

Sin embargo, con la combinación adecuada de mejoras de procesos, herramientas digitales e inversiones en la fuerza laboral, los líderes pueden convertir esta turbulencia en vientos de cola. Este artículo explora cómo un enfoque de adquisiciones basado en datos y mejorado con IA puede ayudar a las compañías aeronáuticas a eliminar cuellos de botella, superar a los competidores y construir cadenas de suministro preparadas para el futuro.

Comprendiendo el cuello de botella en la adquisición de la aviación

En su esencia, la adquisición en la aviación funciona como un rompecabezas extenso y de altas apuestas. Las compañías aeroespaciales y los proveedores de MRO manejan miles de RFQs (Solicitudes de Cotización) diariamente, cada una con diferentes niveles de urgencia y complejidad. Desafortunadamente, las grietas en este sistema se están ampliando.

La volatilidad de la cadena de suministro proviene de varios factores que se suman. Por un lado, la recuperación desigual de las tasas de producción de aviones de fuselaje estrecho y ancho continúa sesgando las previsiones. Además, los impredecibles aumentos en el gasto de defensa están agravando la escasez de piezas especializadas como las fundiciones de inversión (McKinsey & Company: Superando los Desafíos en la Adquisición Aeroespacial).

Estas escaseces son riesgos operativos diarios. En los sectores de mantenimiento, reparación y revisión (MRO), las menciones de “escasez” en informes de inversores incluso superaron las preocupaciones sobre el aumento de costos (McKinsey & Company: Superando desafíos en la adquisición aeroespacial). Esto destaca un cambio sísmico: los líderes de adquisiciones están priorizando la gestión de riesgos y la garantía de suministro por encima de la reducción de costos solamente.

La exacerbación de este problema es la consolidación dentro de los proveedores de segundo y tercer nivel, lo que limita la diversidad en la base de suministro y amplifica el impacto de las interrupciones. Cuando menos proveedores controlan más del mercado, cualquier contratiempo en la producción repercute en toda la cadena.

Los equipos de adquisiciones de hoy deben hacer más que buscar piezas; están combatiendo incendios, apagando grandes fuegos a nivel mundial. Construir resiliencia significa ir más allá de la lucha reactiva contra incendios y adoptar sistemas más inteligentes y automatizados que predigan y prevengan retrasos antes de que ocurran.

Automatización de RFQ impulsada por IA: Reduciendo tiempos de respuesta y errores

Los procesos de Solicitud de Cotización (RFQ) son un cuello de botella notorio en la adquisición. El ordenamiento manual, la revisión y la respuesta a las RFQs consumen mucho tiempo y son propensos a errores, especialmente cuando un alto volumen inunda las bandejas de entrada a diario.

Según ePlaneAI, las herramientas de automatización de RFQ impulsadas por IA pueden leer correos electrónicos entrantes, clasificarlos por urgencia (rutina, moderada, AOG) y generar cotizaciones precisas y aprobadas en menos de 10 minutos. En comparación con los procesos manuales que podrían llevar horas o incluso días, esto representa una enorme ganancia en eficiencia.

La automatización de las solicitudes de cotización también reduce los errores humanos. Los números de parte mal escritos o los detalles de inventario omitidos pueden llevar a retrasos y costos inflados. Las herramientas de IA cotejan las solicitudes de cotización con bases de datos de inventario y precios en tiempo real, eliminando prácticamente dichos errores

Más importante aún, la automatización también permite una mejor priorización. Los pedidos críticos y de alto valor como los escenarios de Aeronave en Tierra (AOG) se señalan instantáneamente para una atención inmediata. En lugar de quedar sepultadas bajo solicitudes rutinarias, las solicitudes de cotización urgentes (RFQs) avanzan al principio de la cola para una respuesta rápida.

En ePlaneAI, hemos visto que las empresas que utilizan nuestra solución EmailAI logran tiempos de respuesta más rápidos para las solicitudes de cotización y márgenes mejorados, cerrando tratos mientras que la competencia aún está organizando sus bandejas de entrada.

Abordando la consolidación de la cadena de suministro y el riesgo

Un factor importante detrás de la inestabilidad en la adquisición es la consolidación de la cadena de suministro. Durante la última década, los proveedores aeroespaciales se han fusionado, reduciendo el número de fuentes disponibles para componentes críticos. Esta reducida diversidad aumenta los riesgos cuando ocurren interrupciones.

McKinsey informa que la consolidación ha llevado a severas escaseces, especialmente en metales especializados donde ahora menos proveedores atienden una demanda creciente (McKinsey & Company: Superando desafíos en la adquisición aeroespacial).

De hecho, las menciones de “escasez” en las llamadas de inversores de compañías aeroespaciales se dispararon durante el 2022 y aún no han vuelto a los niveles previos a la pandemia, subrayando que este es un problema estructural, no temporal (McKinsey & Company: Superando desafíos en la industria aeroespacial).

Un enfoque deliberado y gestionado del riesgo para la diversificación de proveedores es la solución. Las empresas líderes están mapeando sus redes de suministro para identificar puntos únicos de fallo e invirtiendo en planes de contingencia. Algunas están agregando múltiples paquetes de trabajo en licitaciones únicas, logrando ahorros de hasta un 20% en categorías como la de eléctricos (McKinsey & Company: Superando los Desafíos en la Adquisición Aeroespacial). Además, muchas están aumentando la redundancia en segmentos críticos de partes, amortiguando contra futuros choques para una continuidad integrada (McKinsey & Company: Superando los Desafíos en la Adquisición Aeroespacial).

La automatización acelera la respuesta a las solicitudes de cotización y la competitividad

En la industria aeroespacial, los retrasos en las solicitudes de cotización (RFQ) son una gran responsabilidad, y el manejo manual de estas solo empeora la situación.

En ePlaneAI, nuestros clientes han descubierto que la automatización de RFQ impulsada por IA puede reducir los tiempos de respuesta de horas o días a minutos. El alcance del impacto es enorme: con las aerolíneas procesando miles de RFQs diariamente, respuestas más rápidas se traducen en mayores tasas de éxito y millones en ahorros potenciales. De hecho, los retrasos durante eventos AOG pueden resultar en que las compañías paguen un 50% de recargo por partes de urgencia.

Además, los sistemas automatizados señalan inconsistencias y cruzan referencias de datos de proveedores en tiempo real, eliminando prácticamente errores costosos.

Las empresas aeroespaciales pueden eliminar la intervención humana donde sea apropiado y superar a los competidores que aún están atrapados en ciclos lentos y manuales de solicitud de cotización (RFQ).

Pronóstico mejorado por IA para la resiliencia de la cadena de suministro

La previsión en la industria aeroespacial siempre ha sido, al menos en parte, un juego de adivinanzas. La demanda volátil de piezas, las presiones geopolíticas y la consolidación de proveedores hacen que sea casi imposible predecir las necesidades de materiales utilizando métodos tradicionales (McKinsey & Company: Superando los desafíos en la adquisición aeroespacial).

Pero la IA está reescribiendo las reglas. McKinsey señala que la precisión en la previsión de la demanda puede mejorar en más del 25% al aprovechar modelos de datos integrados y aprendizaje automático. Los modelos de IA procesan datos históricos de ventas, métricas de rendimiento de proveedores y niveles de inventario para generar predicciones precisas.

Los beneficios van mucho más allá de hojas de cálculo más limpias. Las empresas que anticipan picos de demanda y restricciones de suministro pueden abastecerse proactivamente de componentes críticos, evitar la falta de stock y minimizar los costosos pedidos urgentes. También pueden identificar riesgos a lo largo de la cadena de suministro con antelación, ajustando las estrategias de adquisición antes de que las interrupciones ocurran.

Cerrando la brecha de habilidades en la adquisición aeroespacial

La cadena de talentos aeroespaciales está bajo presión desde múltiples ángulos: la fuerza laboral envejecida, la competencia de industrias adyacentes como la de semiconductores y automotriz, y una creciente dependencia de herramientas digitales (McKinsey & Company: Superando desafíos en la adquisición aeroespacial).

McKinsey descubrió que las empresas aeroespaciales se quedaron atrás de sus pares automotrices en casi un 15% en madurez funcional de adquisiciones durante los últimos 18 años. Agravando el problema, Deloitte informa que aproximadamente la mitad de los gerentes de aeropuertos y cuatro de cada 10 gerentes generales de hoteles citan la recapacitación de trabajadores para nuevas tecnologías como una de sus tres principales preocupaciones laborales (Deloitte: Hacia una Primera Línea de Viaje sin Fricciones: Integrando Tecnología y Fuerza Laboral).

El desafío no es solo encontrar trabajadores; es dotarlos con la combinación adecuada de herramientas digitales y conocimiento de la industria. La automatización es excelente, pero aún requiere operadores cualificados para gestionar excepciones y supervisar la orquestación compleja. Las empresas inteligentes están invirtiendo en iniciativas de mejora de habilidades dirigidas, combinando el aprendizaje en el aula con la mentoría en el trabajo. Deloitte enfatiza que las empresas tienen 4.1 veces más probabilidades de tener éxito en las transformaciones cuando cuentan con líderes que actúan como modelos a seguir (gerentes intermedios), y proporcionan aprendizajes prácticos (Deloitte: Hacia una Primera Línea de Viajes sin Fricciones: Integrando Tecnología y Fuerza Laboral).

Al cerrar la brecha de habilidades, las empresas aeroespaciales y sus empleados pueden prosperar y adaptarse en medio de avances tecnológicos vertiginosos.

La minería de procesos revela ineficiencias ocultas

La minería de procesos puede sonar académica, pero en la industria aeroespacial, simplemente significa flujos de trabajo más eficientes.

Como lo expresa Deloitte, la minería de procesos es como una "radiografía para los procesos empresariales"—visualiza el flujo de actividades a través de sistemas para exponer cuellos de botella, redundancias y riesgos de cumplimiento (Deloitte: Optimización de Procesos Impulsada por Datos en la Industria de la Aviación).

Mediante algoritmos avanzados, la minería de procesos conecta datos de eventos de sistemas ERP, herramientas de adquisiciones e inventarios para mapear flujos de procesos del mundo real. Esta transparencia permite a los líderes apuntar a las ineficiencias con precisión en lugar de hacer conjeturas.

Por ejemplo, la investigación de Deloitte resalta cómo la minería de procesos ayuda a abordar la volatilidad pospandémica y el aumento de las expectativas de los clientes al permitir una mayor eficiencia operativa y resiliencia (Deloitte: Optimización de Procesos Impulsada por Datos en la Industria de la Aviación).

No se trata solo de diagnósticos; se trata de acción. Las herramientas de minería de procesos pueden alimentar percepciones directamente en sistemas de automatización, desencadenando flujos de trabajo que aceleran aprobaciones, señalan riesgos y dan prioridad a pedidos críticos. Combinado con la IA, esto crea un bucle de retroalimentación donde los procesos mejoran constantemente con el tiempo. Con las cadenas de suministro aeroespaciales estiradas al máximo, este nivel de visibilidad ya no es opcional. Es esencial para un crecimiento sostenible y escalable.

Automatización de procesos de solicitud de cotización para una respuesta más rápida

En la industria aeroespacial, cada solicitud de cotización representa una transacción de vital importancia. La falta de piezas, sin importar cuán pequeñas sean, puede retrasar flotas y erosionar la confianza.

Tradicionalmente, la gestión de RFQ ha sido manual y propensa a errores. Pero soluciones impulsadas por IA como EmailAI de ePlaneAI están aportando niveles de velocidad y precisión que se pensaban imposibles hace solo unos años. (Sistemas impulsados por IA que pueden extraer datos de manera limpia, clasificarlos con precisión y luego proporcionar cotizaciones automatizadas — a gran escala — desde 2020-2022.) Herramientas de automatización anteriores existían, pero no con la misma viabilidad comercial.

Para ponerlo en perspectiva, en ePlaneAI, hemos descubierto que las RFQs rutinarias (que constituyen el 50–60% de las solicitudes) ahora pueden recibir respuestas instantáneas generadas por IA, mientras que las solicitudes complejas de AOG (Aeronave en Tierra) se marcan automáticamente para su manejo inmediato. 

No solo acelera el proceso de cotización, sino que elimina los errores humanos. La IA cruza las solicitudes de cotización con bases de datos de inventario y precios en tiempo real, asegurando que las cotizaciones sean precisas y estén alineadas con los requisitos regulatorios

Integración de datos: convirtiendo silos en conocimientos

La mayoría de las empresas aeroespaciales dependen de ERPs de alta resistencia como SAP, AMOS o Quantum, pero estos sistemas suelen estar aislados, lo que dificulta la toma de decisiones en tiempo real.

Ahí es donde entran en juego capas de integración como ePlaneAI. ePlaneAI conecta RFQs de correo electrónico, datos de inventario y flujos de trabajo de adquisiciones para convertir flujos de datos aislados en conocimientos accionables. Con esta integración, las empresas pueden verificar instantáneamente la disponibilidad de piezas, automatizar la generación de órdenes de compra (PO) y reducir el trabajo administrativo manual.

Las empresas aeroespaciales que conectan los puntos de datos logran aumentar el gasto, mejorar la precisión de las previsiones, reducir los desabastecimientos y mejorar la resiliencia operativa.

Construyendo una cadena de suministro más resiliente y diversificada

La industria aeroespacial ha sido fuertemente afectada por la consolidación de proveedores. Menos proveedores significan menos opciones, especialmente para materiales críticos como los componentes electrónicos especializados.

McKinsey destaca que la consolidación entre proveedores de segundo y tercer nivel ha aumentado inadvertidamente la vulnerabilidad a las escaseces (McKinsey & Company: Superando desafíos en la adquisición aeroespacial).

Aquí, la diversificación estratégica es la solución. Los líderes de adquisiciones están mapeando paisajes de suministro diversos para evitar puntos únicos de fallo e invirtiendo en proveedores alternativos, incluso si eso significa costos iniciales más altos. Algunas empresas están asignando cientos de millones a nivel mundial para aumentar la redundancia y asegurar la resiliencia de la cadena de suministro.

La minería de procesos también juega un papel aquí. Deloitte señala que las compañías aeronáuticas pueden utilizar la minería de procesos basada en datos para identificar ineficiencias y descubrir estrategias alternativas de abastecimiento en las operaciones de adquisiciones y mantenimiento, reparación y revisión (MRO) ().

Cerrando la brecha de talento en las cadenas de suministro de aviación

La gente, al igual que las piezas de aviones, también escasea. La aviación enfrenta una falta crónica de talento, especialmente para roles de la cadena de suministro como la gestión del rendimiento de proveedores y la planificación de la producción.

McKinsey descubrió que hay una brecha de 4 a 6 puntos entre los puestos vacantes y el talento disponible en la cadena de suministro en la aviación ().

Deloitte se hace eco de esto, afirmando que el 62% de los aeropuertos operan con menos de la mitad de su fuerza laboral previa a la pandemia, y menos del 10% espera volver a los niveles de personal de 2019 en un futuro próximo ().

Para abordar esto, las compañías de aviación y hospitalidad están adoptando la contratación basada en habilidades y las iniciativas de capacitación. Según Deloitte, el 94% de los aeropuertos y el 62% de los hoteles están aumentando su uso de la realidad virtual en la formación, mientras que nueve de cada diez entregan formación a través de dispositivos móviles ().

La recualificación de los trabajadores y dotarlos de tecnología automatizada de solicitud de cotización (RFQ) para flujos de trabajo más rápidos y precisos es crucial para garantizar el futuro de la industria de la aviación y su fuerza laboral menguante.

Mejorando la toma de decisiones con datos y automatización

La aviación está inundada de hechos y cifras, pero sin las herramientas adecuadas, es solo ruido. La automatización y el análisis avanzado aportan claridad a los datos que de otro modo serían “oscuros”.

McKinsey informa que los equipos de adquisiciones aeroespaciales dependen cada vez más de herramientas digitales como cubos de gastos y sistemas automatizados de solicitud de propuestas para agilizar las negociaciones con proveedores y obtener visibilidad sobre los gastos (). Sin embargo, la tecnología por sí sola no es suficiente. La adopción depende de la experiencia del usuario y de la integración. McKinsey advierte que el 60% de los directores de adquisiciones no han visto un retorno de inversión (completo) en sus inversiones digitales, a menudo debido a la baja adopción por parte de los usuarios y a paisajes de formación fragmentados.

Para obtener los resultados más significativos, las herramientas de IA deben ser intuitivas, estar bien integradas y respaldadas por una sólida formación de los usuarios. Esto convierte los datos en conocimientos y acelera la toma de decisiones.

Para los equipos de adquisiciones, utilizar soluciones de IA como la automatización de RFQ significa ganar más negocios, mejorar las relaciones con los clientes y tener mejores jornadas laborales, dedicando tiempo a tareas significativas (estrategia o trabajo práctico de MRO), en lugar de buscar entre archivos y formularios.

Los equipos de adquisiciones de hoy todavía pueden obtener una ventaja competitiva como pioneros.

En el punto ideal para la adopción automatizada de RFQ

En este momento, las empresas se encuentran en el punto óptimo para adoptar soluciones de IA como ePlaneAI para automatizar la extracción de datos, las solicitudes de cotización (RFQs) y otros procesos empresariales.

Aunque la automatización con IA ha estado disponible durante algunos años, aún no es demasiado tarde para obtener una ventaja por adopción temprana. Para muchas industrias, como la aviación y la fabricación industrial, ahora es el momento ideal.

De la turbulencia a la trayectoria, ahora es el momento de actuar

La escasez de suministros, la falta de talento y la complejidad operativa siguen poniendo a prueba a la aviación. Pero como muestran estas fuentes, las empresas que se inclinan hacia la digitalización, la automatización y la toma de decisiones basada en datos están emergiendo más fuertes, rápidas y competitivas.

La minería de procesos, la inteligencia artificial avanzada y el procesamiento automatizado de solicitudes de cotización se están convirtiendo rápidamente en el nuevo estándar para el éxito. Los líderes en este campo ya están observando millones en ahorros anuales y ciclos de adquisición más rápidos e inteligentes

¿La lección? No esperes a la próxima disrupción para descubrir las deficiencias en tu cadena de suministro. Actúa ahora para obtener una ventaja como pionero mientras construyes la resiliencia y agilidad que tu operación necesita.

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