Cómo utilizar software automatizado de solicitud de cotización (RFQ) para extraer datos para cotizaciones precisas

Los vientos cruzados de crisis y oportunidad en la aviación

La industria de la aviación atraviesa un período turbulento. Mientras las cadenas de suministro globales de otros sectores comienzan a recuperarse de las crisis pandémicas, los líderes en adquisiciones aeroespaciales y de aviación aún enfrentan desafíos constantes. Desde la escasez crónica de materiales críticos hasta los impredecibles picos de demanda impulsados por las necesidades de defensa y la recuperación comercial, el futuro sigue siendo incierto.

McKinsey informa que la salud financiera de los proveedores aeroespaciales ha quedado significativamente rezagada con respecto a otras industrias. Entre 2020 y 2023, mientras que los sectores automotriz y electrónico se mantuvieron estables o incluso mejoraron ligeramente, el sector aeroespacial experimentó una disminución gradual del 9% en la salud de la cadena de suministro.McKinsey & Company: Superando los desafíos en las adquisiciones aeroespaciales). Si a esto le sumamos las realidades de la escasez de mano de obra, las disrupciones geopolíticas y las presiones climáticas que impulsan el cambio hacia el combustible de aviación sostenible (SAF), queda claro: las adquisiciones de aviación se enfrentan a una tormenta perfecta (Departamento de Energía de los Estados Unidos).

Sin embargo, con la combinación adecuada de mejoras de procesos, herramientas digitales e inversión en personal, los líderes pueden convertir esta turbulencia en un factor favorable. Este artículo explora cómo un enfoque de compras basado en datos y potenciado por IA puede ayudar a las empresas de aviación a superar obstáculos, superar a la competencia y construir cadenas de suministro preparadas para el futuro.

Comprender el cuello de botella en las adquisiciones de aviación

En esencia, las adquisiciones de aviación funcionan como un rompecabezas complejo y complejo. Las empresas aeroespaciales y los proveedores de MRO gestionan miles de RFQ (solicitudes de cotización) a diario, cada una con distintos niveles de urgencia y complejidad. Desafortunadamente, las deficiencias de este sistema se están agravando.

La volatilidad de la cadena de suministro se debe a varios factores que se agravan. Por un lado, la recuperación desigual de las tasas de producción de aviones de fuselaje estrecho y ancho continúa distorsionando las previsiones. Además, los aumentos impredecibles del gasto en defensa están agravando la escasez de piezas especializadas, como las piezas de fundición de precisión.

Esta escasez constituye un riesgo operativo diario. En los sectores de mantenimiento, reparación y revisión (MRO), las menciones de "escasez" en los informes de los inversores incluso superaron la preocupación por el aumento de los costos. Esto pone de manifiesto un cambio radical: los responsables de compras priorizan la gestión de riesgos y la garantía de suministro por encima de la simple reducción de costos.

Este problema se agrava por la consolidación de proveedores de segundo y tercer nivel, lo que limita la diversidad de la base de suministro y amplifica el impacto de las disrupciones. Cuando menos proveedores controlan una mayor participación en el mercado, cualquier contratiempo en la producción repercute en toda la cadena.

Los equipos de compras actuales deben hacer más que simplemente obtener piezas; están combatiendo incendios, apagando incendios a nivel mundial. Desarrollar la resiliencia implica ir más allá de la extinción reactiva y adoptar sistemas más inteligentes y automatizados que predigan y eviten retrasos antes de que ocurran.

Automatización de RFQ impulsada por IA: reducción de tiempos de respuesta y errores

Los procesos de solicitud de cotización (RFQ) son un cuello de botella notorio en las adquisiciones. La clasificación, revisión y respuesta manual de las RFQ requiere mucho tiempo y es propensa a errores, especialmente cuando los buzones de entrada se inundan a diario con grandes volúmenes.

Según ePlaneAI, las herramientas de automatización de RFQ impulsadas por IA pueden leer correos electrónicos entrantes, categorizarlos por urgencia (rutinaria, moderada, AOG) yGenere cotizaciones precisas y aprobadas en menos de 10 minutosEn comparación con los procesos manuales que pueden llevar horas o incluso días, esto supone una enorme ganancia de eficiencia.

La automatización de RFQ también reduce el error humanoLos números de pieza mal escritos o la omisión de detalles del inventario pueden provocar retrasos y costos inflados. Las herramientas de IA cruzan las solicitudes de presupuesto con bases de datos de inventario y precios en tiempo real, eliminando prácticamente estos errores.

Más importante aún, la automatización también permite una priorización más inteligente. Los pedidos críticos y de alto valor, como los escenarios de aeronaves en tierra (AOG), se marcan al instante para su atención inmediata. En lugar de quedar sepultados entre solicitudes rutinarias, las solicitudes de presupuesto urgentes se adelantan para una respuesta rápida.

En ePlaneAI, hemos visto empresas que utilizan nuestroCorreo electrónicoLa solución permite lograr tiempos de respuesta de RFQ más rápidos y márgenes mejorados, cerrando acuerdos mientras los competidores todavía están ordenando sus bandejas de entrada.

Abordar la consolidación y el riesgo de la cadena de suministro

Un factor importante que explica la inestabilidad en las compras es la consolidación de la cadena de suministro. Durante la última década, los proveedores aeroespaciales se han fusionado, lo que ha reducido la disponibilidad de proveedores de componentes críticos. Esta menor diversidad magnifica los riesgos cuando se producen interrupciones.

McKinsey informa que la consolidación ha provocado una grave escasez, especialmente en metales especiales, donde ahora menos proveedores satisfacen la creciente demanda.

De hecho, las menciones de “escasez” en las llamadas a inversores de empresas aeroespaciales aumentaron durante 2022 y aún no han vuelto a los niveles previos a la pandemia, lo que subraya que se trata de un problema estructural, no temporal.

La solución es un enfoque deliberado y con gestión de riesgos para la diversificación de proveedores. Las empresas líderes están mapeando sus redes de suministro para identificar puntos específicos de fallo e invirtiendo en planes de contingencia. Algunas están agrupando múltiples paquetes de trabajo en ofertas únicas, logrando ahorros de hasta un 20 % en categorías como la eléctrica. Además, muchas están aumentando la redundancia en segmentos de piezas críticas, protegiendo contra futuras perturbaciones y garantizando una continuidad integrada.

La automatización acelera la respuesta de las solicitudes de cotización y la competitividad

En el sector aeroespacial, las demoras en las solicitudes de cotización constituyen un problema importante y el manejo manual de las mismas solo empeora la situación.

En ePlaneAINuestros clientes han descubierto que la automatización de RFQ basada en IA puede reducir drásticamente los tiempos de respuesta de horas o días a minutos. El impacto es enorme: con las aerolíneas procesando miles de RFQ a diario, unas respuestas más rápidas se traducen en mayores tasas de éxito y millones en ahorros potenciales. De hecho, los retrasos durante...Eventos de AOGPuede dar lugar a que las empresas paguen una prima del 50% por piezas entregadas con urgencia.

Además, los sistemas automatizados detectan inconsistencias y cruzan datos de proveedores en tiempo real, eliminando virtualmente errores costosos.

Las empresas aeroespaciales pueden retirar a los humanos del circuito cuando sea apropiado y superar a los competidores que aún están atrapados en ciclos de RFQ lentos y manuales.

Pronóstico mejorado con IA para la resiliencia de la cadena de suministro

ForecastingEn el sector aeroespacial, la industria siempre ha sido, al menos en parte, un juego de adivinanzas. La volatilidad de la demanda de piezas, las presiones geopolíticas y la consolidación de proveedores hacen casi imposible predecir las necesidades de materiales con métodos tradicionales.

Pero la IA está reescribiendo las reglas. McKinsey señala que la precisión de la previsión de la demanda puede mejorar en más de un 25 % al aprovechar los modelos de datos integrados y el aprendizaje automático. Los modelos de IA procesan datos históricos de ventas, métricas de rendimiento de proveedores y niveles de inventario para generar predicciones precisas.

Los beneficios van mucho más allá de unas hojas de cálculo más limpias. Las empresas que anticipan picos de demanda y limitaciones de suministro pueden abastecerse proactivamente de componentes críticos, evitar desabastecimientos y minimizar los costosos pedidos urgentes. También pueden detectar riesgos en la cadena de suministro con antelación, ajustando sus estrategias de aprovisionamiento antes de que se produzcan interrupciones.

Cerrar la brecha de habilidades en las adquisiciones aeroespaciales

La reserva de talentos del sector aeroespacial está bajo presión desde múltiples ángulos: fuerza laboral envejecida, competencia de industrias adyacentes como semiconductores y automotriz, y una creciente dependencia de herramientas digitales.

McKinsey descubrió que las empresas aeroespaciales se quedaron atrás de sus pares automotrices en casi un 15% en madurez funcional de compras durante los últimos 18 años. Para agravar el problema, Deloitte informa que aproximadamente la mitad de los gerentes de aeropuertos y cuatro de cada 10 gerentes generales de hoteles citan la capacitación de sus trabajadores para las nuevas tecnologías como una de sus tres principales preocupaciones laborales.Los vientos cruzados de crisis y oportunidad en la aviaciónLos vientos cruzados de crisis y oportunidad en la aviación

El reto no es solo encontrar trabajadores, sino equiparlos con la combinación adecuada de herramientas digitales y conocimiento del sector. La automatización es excelente, pero aún requiere operadores cualificados para gestionar excepciones y supervisar la orquestación compleja. Las empresas inteligentes están invirtiendo en iniciativas de formación especializada, combinando la formación presencial con la mentoría en el trabajo. Deloitte destaca que las empresas tienen 4,1 veces más probabilidades de tener éxito en las transformaciones cuando cuentan con líderes que actúan como modelos a seguir (mandos intermedios) y ofrecen prácticas de aprendizaje.

Al cerrar la brecha de habilidades, las empresas aeroespaciales y sus empleados pueden prosperar y adaptarse en medio de avances tecnológicos vertiginosos.

La minería de procesos descubre ineficiencias ocultas

La minería de procesos puede sonar académica, pero en el sector aeroespacial simplemente significa flujos de trabajo más eficientes.

Como lo expresa Deloitte, la minería de procesos es como una "radiografía para procesos de negocios": visualiza el flujo de actividades en los sistemas para exponer cuellos de botella, redundancias y riesgos de cumplimiento.

Mediante algoritmos avanzados, la minería de procesos conecta datos de eventos de sistemas ERP, herramientas de compras y sistemas de inventario para mapear flujos de procesos reales. Esta transparencia permite a los líderes identificar ineficiencias con precisión, en lugar de conjeturas.

Por ejemplo, la investigación de Deloitte destaca cómo la minería de procesos ayuda a abordar la volatilidad pospandémica y las crecientes expectativas de los clientes al permitir una mejor eficiencia operativa y resiliencia.

No se trata solo de diagnóstico; es acción. Las herramientas de minería de procesos pueden aportar información directamente a los sistemas de automatización, lo que activa flujos de trabajo que aceleran las aprobaciones, detectan riesgos y agilizan la gestión de pedidos críticos. Combinado con la IA, esto crea un ciclo de retroalimentación donde los procesos mejoran constantemente con el tiempo. Con las cadenas de suministro aeroespaciales al límite, este nivel de visibilidad ya no es opcional. Es esencial para un crecimiento sostenible y escalable.

Automatizar los procesos de RFQ para una respuesta más rápida

En el sector aeroespacial, cada solicitud de presupuesto (RFQ) representa una transacción crucial. La falta de piezas, por mínimas que sean, puede retrasar las flotas y minar la confianza.

Tradicionalmente, la gestión de RFQ ha sido manual y propensa a errores. Pero soluciones basadas en IA, como EmailAI de ePlaneAI, están ofreciendo niveles de velocidad y precisión que se creían imposibles hace solo unos años. (Sistemas basados en IA que pueden extraer datos de forma limpia, clasificarlos con precisión y luego proporcionar presupuestos automatizados a escala, desde 2020-2022). Existían herramientas de automatización anteriores, pero no con la misma viabilidad comercial.

Para ponerlo en perspectiva, en ePlaneAI, hemos descubierto que las solicitudes de cotización de rutina (que representan el 50-60 % de las solicitudes) ahora pueden recibir respuestas instantáneas generadas por IA, mientras que las solicitudes AOG (aeronaves en tierra) complejas se marcan automáticamente para su procesamiento inmediato.

Esto no solo agiliza el proceso de cotización, sino que también elimina el error humano. La IA cruza las solicitudes de cotización con bases de datos de inventario y precios en tiempo real, lo que garantiza que las cotizaciones sean precisas y cumplan con los requisitos regulatorios.

Integración de datos: convertir los silos en información

La mayoría de las empresas aeroespaciales dependen de ERP de alto rendimiento como SAP, AMOS o Quantum, pero estos sistemas a menudo están aislados, lo que dificulta la toma de decisiones en tiempo real.

Aquí es donde entran en juego las capas de integración como ePlaneAI. ePlaneAI conecta las solicitudes de presupuesto por correo electrónico, los datos de inventario y los flujos de trabajo de compras para convertir flujos de datos aislados en información práctica. Con esta integración, las empresas pueden consultar al instante la disponibilidad de piezas, automatizar la generación de órdenes de compra (OC) y reducir el trabajo administrativo manual.

Las empresas aeroespaciales que conectan los puntos de datos ganan gasto, mejoran la precisión de los pronósticos, reducen los desabastecimientos y mejoran la resiliencia operativa.

Construir una cadena de suministro más resiliente y diversificada

La industria aeroespacial se ha visto gravemente afectada por la consolidación de proveedores. Menos proveedores implican menos opciones, especialmente para materiales críticos como componentes electrónicos especializados.

McKinsey destaca que la consolidación entre proveedores de niveles dos y tres ha aumentado inadvertidamente la vulnerabilidad a la escasez.

En este caso, la diversificación estratégica es la solución. Los líderes de compras están mapeando diversos panoramas de suministro para evitar puntos únicos de fallo e invirtiendo en proveedores alternativos, incluso si esto implica mayores costos iniciales. Algunas empresas están destinando cientos de millones a nivel mundial para aumentar la redundancia y garantizar la resiliencia de la cadena de suministro.

La minería de procesos también desempeña un papel importante en este sentido. Deloitte señala que las compañías de aviación pueden utilizar la minería de procesos basada en datos para detectar ineficiencias y descubrir estrategias de abastecimiento alternativas en las operaciones de compras y mantenimiento, reparación y revisión (MRO).

Cerrar la brecha de talento en las cadenas de suministro de la aviación

El personal, al igual que las piezas de aeronaves, también escasea. La aviación se enfrenta a una escasez crónica de talento, especialmente para puestos en la cadena de suministro como la gestión del rendimiento de los proveedores y la planificación de la producción.

McKinsey descubrió que existe una brecha de 4 a 6 puntos entre los puestos vacantes y el talento disponible en la cadena de suministro en la aviación.

Deloitte se hace eco de esto, afirmando que el 62% de los aeropuertos están operando con menos de la mitad de su fuerza laboral anterior a la pandemia, y menos del 10% espera volver a los niveles de personal de 2019 en el corto plazo.

Para abordar este problema, las empresas de aviación y hostelería están adoptando iniciativas de contratación y desarrollo de competencias basadas en habilidades. Según Deloitte, el 94 % de los aeropuertos y el 62 % de los hoteles están incrementando el uso de la realidad virtual en la formación, mientras que nueve de cada diez imparten formación a través de dispositivos móviles.

Capacitar a los trabajadores y equiparlos con tecnología RFQ automatizada para flujos de trabajo más rápidos y precisos es fundamental para preparar a la industria de la aviación y su fuerza laboral en disminución para el futuro.

Mejorar la toma de decisiones con datos y automatización

La aviación está llena de datos y cifras, pero sin las herramientas adecuadas, es solo ruido. La automatización y la analítica avanzada aportan claridad a datos que de otro modo serían "oscuros".

McKinsey informa que los equipos de compras aeroespaciales recurren cada vez más a herramientas digitales como los cubos de gastos y los sistemas automatizados de RFP para agilizar las negociaciones con los proveedores y obtener visibilidad del gasto. Sin embargo, la tecnología por sí sola no es suficiente. La adopción depende de la experiencia del usuario y la integración. McKinsey advierte que el 60 % de los directores de compras no han obtenido un retorno de la inversión (total) de sus inversiones digitales, a menudo debido a la escasa adopción por parte de los usuarios y a la fragmentación de los entornos de formación.

Para lograr los resultados más significativos, las herramientas de IA deben ser intuitivas, estar bien integradas y contar con una sólida formación de usuarios. Esto convierte los datos en información valiosa y agiliza la toma de decisiones.

Para los equipos de compras, el uso de soluciones de IA como la automatización de RFQ significa más acuerdos ganados, mejores relaciones con los clientes y mejores días de trabajo, con tiempo dedicado a tareas significativas (estrategia o trabajo práctico de MRO), no a revisar archivos y formularios.

Los equipos de compras de la actualidad aún pueden obtener una ventaja competitiva como pioneros.

En el punto óptimo para la adopción automatizada de RFQ

En este momento, las empresas están en el punto ideal para adoptar soluciones de IA como ePlaneAI para automatizar la extracción de datos, solicitudes de presupuesto y otros procesos comerciales.

Mientras automatización de IALleva disponible varios años, así que aún puedes aprovechar la ventaja de la adopción temprana. Para muchas industrias, como la aeronáutica y la fabricación industrial, este es el momento ideal.

De la turbulencia a la trayectoria, ahora es el momento de actuar

La escasez de suministro, la falta de talento y la complejidad operativa siguen poniendo a prueba la aviación. Pero, como muestran estas fuentes, las empresas que apuestan por la digitalización, la automatización y la toma de decisiones basada en datos emergen más fuertes, más rápidas y más competitivas.

La minería de procesos, la IA avanzada y el procesamiento automatizado de solicitudes de presupuesto (RFQ) se están convirtiendo rápidamente en la nueva base del éxito. Los líderes del sector ya están viendo ahorros millonarios anuales y ciclos de adquisición más rápidos e inteligentes.

¿La lección? No espere a la próxima disrupción para revelar las brechas en su cadena de suministro. Tome medidas ahora para obtener una ventaja de adopción temprana mientras desarrolla la resiliencia y la agilidad que su operación necesita.

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