Utilizando la IA para simplificar los flujos de trabajo de adquisiciones en la aviación

En la industria de la aviación, la adquisición es una función compleja y crítica. Depende de la obtención oportuna de partes, servicios y equipos necesarios para operaciones seguras y productivas.

Las aerolíneas, los MRO y los proveedores de piezas están aprovechando cada vez más la inteligencia artificial (IA) para optimizar el proceso de adquisición. La IA tiene capacidades transformadoras, aportando un nivel elevado de eficiencia y perspectivas comerciales a la cadena de suministro de la aviación.

Este artículo explora cómo la IA simplifica los procesos de adquisición en la aviación, los indicadores clave de rendimiento (KPIs) involucrados y las consideraciones para integrar soluciones de IA.

¿Qué es la adquisición?

La adquisición implica el proceso estratégico de búsqueda y compra de bienes y servicios de proveedores externos para satisfacer las necesidades operativas de una organización.

En la aviación, esto incluye partes de aeronaves, servicios de MRO (Mantenimiento Reparación Revisión), combustible y servicios de asistencia en tierra. Las prácticas efectivas de adquisición aseguran la eficiencia de costos, la garantía de calidad y el cumplimiento de las normas regulatorias de la FAA, todo lo cual es crucial en el sector de la aviación.

Mientras que la adquisición define el proceso estratégico de obtener bienes y servicios esenciales, el ciclo completo de adquisición desglosa este proceso en etapas distintas, detallando cómo se gestionan estas adquisiciones desde el inicio hasta el final.

Ciclo de adquisiciones

En la aviación, el ciclo de adquisición implica una serie de pasos críticos para asegurar la adquisición eficiente y oportuna de recursos esenciales:

AOG y situaciones excepcionales

En escenarios urgentes como situaciones de Aeronave en Tierra (AOG), este proceso se acelera. Las herramientas impulsadas por IA permiten respuestas más rápidas a las solicitudes de cotización, selección de proveedores y realización de pedidos para minimizar el tiempo de inactividad y las interrupciones operativas. Los casos excepcionales pueden seguir el mismo ciclo pero a un ritmo acelerado, aprovechando la analítica predictiva y la automatización para priorizar las necesidades de alta importancia.

Un flujo de proceso de adquisición optimizado minimiza los retrasos, controla los costos y asegura la disponibilidad continua de recursos críticos.

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KPIs en adquisiciones

Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) son métricas críticas que miden la efectividad y el éxito general de los flujos de trabajo de adquisiciones. En la aviación, los riesgos son altos y los márgenes de error son reducidos. Como resultado, el seguimiento de estos KPIs es esencial para mantener la excelencia operacional. La integración de la inteligencia artificial (IA) ha elevado la forma en que las organizaciones monitorean y optimizan estos KPIs, aportando herramientas avanzadas para analizar tendencias, predecir resultados y automatizar procesos.

Ahorro de costos

El ahorro de costos es uno de los indicadores más directos de eficiencia. Las organizaciones pueden medir qué tan bien se alinean sus estrategias con los objetivos financieros cuando hacen seguimiento a las reducciones de gastos logradas a través de negociaciones, mejor cronometraje, pedidos al por mayor o fuentes alternativas de suministro.

La IA mejora el ahorro de costos mediante el uso de análisis predictivos para identificar oportunidades de ahorro, como la optimización de contratos con proveedores o la detección de patrones de gasto ineficientes.

Retorno de inversión en compras

El ROI de adquisiciones evalúa el retorno financiero de la inversión comparando las ganancias de las actividades de adquisición con los costos incurridos.

Las herramientas de IA optimizan aún más este cálculo con la automatización. Cuando agregan y analizan datos a través de sistemas, su equipo de adquisiciones puede evaluar el ROI más rápidamente y con mayor precisión.

Plazo de entrega del proveedor

El plazo de entrega del proveedor mide el tiempo promedio que tardan los proveedores en entregar bienes o servicios después de que se realiza un pedido de compra. Hacer seguimiento de estos plazos a lo largo del tiempo puede ayudarte a identificar a tus proveedores más fiables y consistentes, para diferentes partes. El rendimiento puede variar de una parte a otra, o en diferentes épocas del año. Saber esto te ayuda a gestionar y elegir mejor a los proveedores.

En la aviación, donde los retrasos pueden paralizar las operaciones, el tiempo de entrega predecible de los proveedores es tan importante como su velocidad. Herramientas impulsadas por IA como los modelos de aprendizaje automático (ML) pueden predecir retrasos de los proveedores basándose en datos históricos y factores externos como las interrupciones de la cadena de suministro. Con la IA, puedes permitir que los equipos de adquisiciones mitiguen los retrasos antes de que ocurran.

Tiempo de ciclo de orden de compra

Este KPI rastrea el tiempo que toma procesar una solicitud de compra, emitir una orden de compra, obtener las aprobaciones necesarias y enviar la orden de compra a los proveedores.

La IA simplifica este proceso automatizando tareas repetitivas como el ingreso de datos y la distribución de documentos. Las herramientas inteligentes de automatización de flujos de trabajo pueden señalar cuellos de botella, sugerir mejoras en el flujo de trabajo de adquisiciones y reducir los tiempos de ciclo. De esta manera, la actividad de adquisición puede mantenerse al ritmo de las necesidades operativas.

Tasa de defectos del proveedor

La tasa de defectos del proveedor mide el porcentaje de pedidos recibidos con defectos o no conformidades. Esta perspectiva es vital en una industria de alto riesgo como la aviación.

La inteligencia artificial puede monitorear las tendencias de rendimiento de los proveedores y utilizar el procesamiento de lenguaje natural (PLN) para analizar las comunicaciones relacionadas con defectos, como informes de inspección, correos electrónicos y registros de mantenimiento para identificar problemas recurrentes y mejorar los procesos de evaluación de proveedores.

Gasto bajo gestión

Esta métrica indica la proporción del gasto total de adquisiciones gestionado a través de procesos formales de adquisición en comparación con otras actividades de adquisición indirectas.

Los porcentajes más altos reflejan una mejor supervisión y control. Las herramientas de IA pueden categorizar y analizar automáticamente los gastos, identificando patrones que sugieren compras disidentes o no aprobadas. Estos conocimientos permiten a los equipos hacer cumplir la conformidad y minimizar el gasto no autorizado.

Relación de compra de emergencia

La proporción de compras de emergencia calcula el número de compras no planificadas o urgentes en comparación con el total de compras. Una proporción alta a menudo señala una planificación inadecuada, una comunicación interdepartamental deficiente y otras ineficiencias en la gestión de inventarios.

Las herramientas de pronóstico de demanda habilitadas por IA pueden minimizar las compras de emergencia al predecir las necesidades futuras basándose en factores como los horarios de vuelo, los ciclos de mantenimiento y los patrones históricos de consumo y demanda.

Disponibilidad del proveedor

La disponibilidad del proveedor evalúa la fiabilidad de un proveedor para cumplir con los pedidos según lo solicitado. El análisis potenciado por IA puede rastrear el rendimiento del proveedor a lo largo del tiempo e identificar posibles riesgos. La IA también permite modelos de puntuación de proveedores dinámicos que ajustan las clasificaciones basadas en métricas de rendimiento en evolución, de modo que los equipos de adquisiciones siempre cuenten con las perspectivas más recientes y actualizadas.

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Integración de ERP

Un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) combina sistemas para diferentes departamentos de negocios—finanzas y contabilidad, gestión de la cadena de suministro e inventario, recursos humanos, y fabricación y producción—en una única plataforma.

En la aviación, la integración del ERP facilita el intercambio de datos en tiempo real a través del departamento de compras y otras unidades de negocio, para una coordinación más rápida y toma de decisiones ágil.

Integrar las operaciones de adquisiciones con su ERP permite la gestión centralizada de datos, la automatización del proceso de adquisiciones en general, mejora del cumplimiento y el perfeccionamiento de los informes. Estas mejoras son esenciales para lograr un flujo de trabajo completamente optimizado con el mínimo desperdicio y la máxima eficiencia.

Consideraciones especiales para la adquisición en la aviación

La adquisición en la aviación presenta desafíos únicos debido a los estrictos estándares de seguridad de la industria, la supervisión regulatoria y la naturaleza crítica de la disponibilidad oportuna de piezas.

Aspectos clave a tener en cuenta incluyen:

Abordar estas consideraciones es crucial para mantener operaciones de aviación seguras y eficientes.

¿Cómo puede la IA simplificar los flujos de trabajo de adquisiciones en la aviación?

La inteligencia artificial (IA) está transformando la adquisición en la aviación mediante la automatización. Elimina tareas repetitivas mientras analiza enormes conjuntos de datos y proporciona perspectivas prácticas.

Aquí se muestra un desglose de cómo la IA simplifica los procesos de adquisición en la aviación:

El análisis predictivo anticipa las necesidades antes de que surjan

La IA utiliza análisis predictivos para pronosticar la demanda de piezas y servicios basándose en elementos como datos históricos y calendarios de mantenimiento. También hay factores externos que la IA añade, como el clima o eventos geopolíticos para reducir la probabilidad de escasez o exceso de inventario.

Por ejemplo, el equipo de adquisiciones de una aerolínea puede utilizar la IA para predecir un aumento en la demanda de piezas específicas durante las temporadas de viaje pico, permitiéndoles asegurar proactivamente inventario a precios favorables. Esta capacidad no solo reduce las compras de emergencia sino que también minimiza el tiempo de inactividad operacional causado por mantenimientos no planificados.

La evaluación de proveedores ayuda a elegir a los socios adecuados con confianza

Las herramientas de IA pueden evaluar y clasificar a los proveedores basándose en métricas clave de rendimiento, como los plazos de entrega, las tasas de defectos, los precios y la capacidad de respuesta.

A diferencia de los métodos tradicionales, que dependen en gran medida de revisiones manuales y juicios subjetivos, la IA evalúa el rendimiento de los proveedores utilizando datos en tiempo real e históricos. La IA ayuda a proporcionar evaluaciones imparciales y precisas.

Los algoritmos de aprendizaje automático pueden analizar tendencias para identificar aquellos que con mayor probabilidad cumplirán con los estándares de aviación, señalando riesgos potenciales como la calidad inconsistente o la inestabilidad financiera. Esta perspectiva permite a los equipos de adquisiciones construir asociaciones más fuertes y confiables, reduciendo en última instancia los riesgos de la cadena de suministro.

La automatización de procesos elimina ineficiencias

Las tareas manuales como la creación de órdenes de compra, el procesamiento de facturas y la gestión de contratos consumen mucho tiempo y son propensas a errores humanos. La automatización impulsada por IA elimina estas ineficiencias al agilizar los procesos y garantizar la precisión.

El análisis de gastos descubre oportunidades para ahorrar

La inteligencia artificial destaca en el análisis de patrones de gasto de adquisiciones complejas para identificar oportunidades de ahorro de costos. Por ejemplo, los algoritmos de IA pueden agrupar compras similares a través de departamentos para revelar áreas donde las compras en volumen podrían reducir los costos. También puede señalar casos de gasto maverick que socavan los controles presupuestarios.

La gestión de riesgos se mantiene por delante de las interrupciones

La adquisición en la aviación está llena de riesgos, desde la inestabilidad geopolítica hasta desastres naturales. Las herramientas de IA monitorean y analizan continuamente estos factores externos para identificar vulnerabilidades y sugerir estrategias de mitigación.

En el caso de que un proveedor en una región políticamente inestable sea marcado como de alto riesgo, la IA puede recomendar proveedores alternativos o almacenar preventivamente componentes críticos para evitar demoras. Este enfoque proactivo de la gestión de riesgos asegura la continuidad en las operaciones y protege contra interrupciones costosas.

El monitoreo del cumplimiento cumple con los estrictos estándares de la aviación

La industria de la aviación opera bajo una estricta supervisión regulatoria, con fallos de cumplimiento que pueden llevar a severas penalizaciones o daño reputacional. La IA simplifica el monitoreo del cumplimiento rastreando los requisitos regulatorios y asegurando que las actividades de adquisición se alineen con ellos.

Las herramientas de procesamiento de lenguaje natural (NLP), por ejemplo, pueden escanear contratos, facturas y registros de mantenimiento para extraer y validar información relacionada con el cumplimiento. La IA reduce la probabilidad de errores al proporcionar automáticamente documentación lista para auditoría mediante controles automatizados.

El análisis de precios dinámicos toma decisiones de costos basadas en datos

La IA puede analizar las tendencias de precios del mercado en tiempo real para proporcionar a los equipos de adquisiciones una ventaja competitiva. En la aviación, donde el costo de materiales como el titanio o el combustible puede fluctuar significativamente, esta capacidad permite que las compras se realicen en los puntos de precio óptimos.

Los chatbots y asistentes virtuales ayudan a la productividad

Los chatbots y asistentes virtuales impulsados por IA proporcionan a los equipos de compras un acceso rápido a la información, agilizando las operaciones diarias. Estas herramientas pueden responder a consultas relacionadas con proveedores, guiar a los usuarios a través de los flujos de trabajo de compras y proporcionar actualizaciones de estado sobre los pedidos en fracciones de segundo.

El PNL en la gestión de contratos extrae valor de los datos no estructurados

El Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) es particularmente valioso para la gestión de contratos. La IA puede escanear contratos para extraer términos clave, plazos y penalizaciones, señalando discrepancias o áreas de preocupación.

En la adquisición de aviación, donde los contratos a menudo involucran cláusulas complejas y requisitos regulatorios, el PLN asegura que nunca se pasen por alto detalles críticos. También acelera la revisión de contratos, permitiendo a los equipos de adquisición cerrar tratos más rápidamente mientras minimizan los riesgos.

Cómo encontrar una solución de IA para los flujos de trabajo de adquisiciones en la aviación

Seleccionar la solución de IA adecuada requiere una comprensión clara de los desafíos y objetivos de adquisición de su organización. Comience evaluando las ineficiencias en sus procesos actuales, como retrasos en la comunicación con proveedores o dificultades en el seguimiento del cumplimiento. Esto ayudará a identificar dónde la IA puede aportar más valor, como automatizar tareas repetitivas o mejorar la previsión de la demanda.

Busque plataformas de IA diseñadas para la aviación que puedan integrarse sin problemas con su ERP o OMS existente para compartir datos en tiempo real y automatizar procesos. La escalabilidad y el soporte del proveedor también son críticos: elija un proveedor con un historial comprobado en su sector.

Finalmente, realice un análisis de costo-beneficio para confirmar que la inversión proporcionará ahorros medibles, aumentos de eficiencia y mitigación de riesgos. Cuando prioriza la experiencia en la industria y la compatibilidad con sus operaciones, puede adoptar con confianza una solución de IA que transforme sus flujos de trabajo de adquisiciones.

Reflexiones finales

Incorporar inteligencia artificial en la adquisición de servicios de aviación mejora tu eficiencia, brindándote la capacidad de reducir costos mientras mantienes el cumplimiento.

Supervise los indicadores clave de rendimiento en sus flujos de trabajo de adquisiciones y aproveche las soluciones impulsadas por IA con el poder de la inteligencia artificial. Cuando se integran con éxito en su organización, puede navegar las operaciones de adquisición con mayor agilidad y precisión.

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