Gestion efficace des e-mails pour les commandes aéronautiques en grand volume

Traiter ces demandes efficacement est crucial. Les retards peuvent entraîner une perte d'affaires, perturber les plannings de maintenance et immobiliser les avions.

Traditionnellement, le traitement des demandes de devis était manuel, nécessitant des équipes d'achat de trier, valider et répondre aux courriels un par un.

Le logiciel de demande de devis alimenté par l'IA transforme ce processus autrefois fastidieux, permettant aux équipes d'approvisionnement d'automatiser la réception, le tri et la génération de réponses avec une rapidité et une précision sans précédent.

Grâce à la capacité de l'IA d'automatiser la réception des e-mails, de trier et de catégoriser avec précision les demandes, et de générer des réponses en quelques secondes, votre entreprise peut accélérer les délais de traitement des demandes de devis et sécuriser des contrats tandis que les concurrents utilisent des processus lents et manuels, entachés d'erreurs humaines. Pendant que votre offre est examinée, ils ont des demandes de devis non ouvertes dans leur boîte de réception.

Cet article explique comment atteindre ce niveau d'efficacité supérieur à celui de vos concurrents, en détaillant le fonctionnement de l'automatisation pilotée par l'IA et des moyens spécifiques pour transformer vos propres processus de demande de devis.

L'ampleur de la gestion des courriels dans l'approvisionnement aéronautique

Les appels téléphoniques et les fax deviennent rares de nos jours dans le domaine de l'approvisionnement aéronautique. L'e-mail reste le principal, sinon le moyen de communication préféré pour les activités d'approvisionnement.

Chaque jour, les compagnies aériennes traitent des centaines à des milliers de demandes de devis, toutes variant en complexité et en urgence.

Types de RFQ dans l'aviation :

Les retards dans le traitement des demandes de devis entraînent une perte de revenus, des perturbations de la chaîne d'approvisionnement et une augmentation des coûts opérationnels, sans parler des autres répercussions en aval qui peuvent affecter d'autres vols, les plannings de travail et même l'industrie aéronautique dans son ensemble.

De plus, les retards peuvent coûter aux entreprises une prime de 50 % pour les pièces urgentes lors d'événements AOG.

Le fardeau du traitement manuel des demandes de devis

De nombreuses équipes d'approvisionnement en aviation dépendent des saisies humaines pour trier, vérifier et répondre manuellement aux demandes de devis. Il existe des règles de messagerie qu'ils peuvent mettre en place pour trier et prioriser les messages de certains expéditeurs ou contenant certains mots-clés, cependant, ces mesures sont loin d'être précises à 100 %.

En l'absence d'IA, une réponse manuelle offre plus de précision. Mais le processus de tri des e-mails est chronophage et peut conduire à :

Des temps de réponse plus lents nécessitant plus d'intervention humaine. Au-delà de l'évaluation manuelle de la demande de devis, le destinataire doit maintenant coordonner la disponibilité des stocks, les prix, la coordination des fournisseurs et d'autres détails cruciaux, ce qui peut prendre des heures à traiter.

Augmentation des erreurs humaines pour les deux parties. La personne envoyant une demande de devis peut accidentellement ajouter ou omettre un chiffre supplémentaire, dire Partie A quand elle veut dire Partie AA, ou oublier des détails critiques.

Même si elle est parfaitement rédigée, le destinataire peut mal interpréter une partie de la demande. L'IA peut signaler des divergences dans les demandes de devis pour des expéditeurs particuliers et lire et extraire toutes les données des e-mails avec une précision pratiquement de 100 %.

Des coûts de main-d'œuvre plus élevés. Les équipes d'achat passent de précieuses heures à gérer des tâches répétitives par courriel au lieu de se concentrer sur la stratégie et d'autres prises de décision de haut niveau.

Un temps de réponse plus lent, une augmentation des erreurs et des coûts de main-d'œuvre plus élevés entraînent davantage de retards de vol, plus de chaos opérationnel et une perte de revenus potentielle de plusieurs millions, tant pour la compagnie aérienne que pour le fournisseur de pièces. Cependant, les solutions alimentées par l'IA comblent ces lacunes.

Gestion des e-mails assistée par IA

Les solutions d'IA telles que EmailAI de ePlaneAI rationalisent les demandes de devis en éliminant les goulots d'étranglement humains et autres contraintes.

En quelques secondes après la réception d'un e-mail de demande de devis dans votre boîte de réception, il est lu avec précision et correctement classé en fonction de l'urgence. Les commandes en gros, les pièces de grande valeur ou les scénarios AOG seront immédiatement signalés comme étant de haute urgence.

Ensuite, en fonction de la disponibilité des pièces, de l'emplacement et d'autres aspects logistiques, EmailAI générera un devis précis, exact et approuvé en moins de 10 minutes, souvent des heures (sinon des jours) avant d'autres concurrents.

L'automatisation à la vitesse de l'IA signifie plus d'affaires conclues plus rapidement et avec une plus grande précision, pour des marges améliorées.

Catégorisation intelligente et priorisation automatisée

L'un des plus grands avantages de l'IA est le tri intelligent.

Au lieu que des équipes d'approvisionnement ou des règles de messagerie défectueuses filtrent les messages, l'IA catégorise automatiquement les demandes de devis et les priorise en fonction de leur urgence.

Les entreprises peuvent choisir de créer plus de catégories ou des étiquettes de catégories différentes selon leurs besoins spécifiques, cependant, cette répartition en trois catégories principales fonctionne généralement mieux.

Grâce à un logiciel de demande de devis piloté par l'IA, les entreprises aéronautiques peuvent affiner ces catégories de manière dynamique, en veillant à ce que les demandes urgentes soient priorisées et traitées sans retard. Que ce soit 3 catégories ou 10, disposer d'un système de triage efficace et automatisé évite les accumulations et assure que vos demandes de devis à haute priorité ne soient pas enterrées dans la boîte de réception.

Amélioration de la précision des réponses

La gestion manuelle des demandes de devis est sujette à des erreurs de tarification, de vérification des stocks et de documentation. L'IA élimine ces risques en recoupant les demandes de devis avec des bases de données d'inventaire et de tarification en temps réel, en maintenant la conformité avec les exigences de documentation aéronautique pour la FAA, l'EASA et d'autres organismes de réglementation, et en générant des devis standardisés et sans erreurs en quelques minutes en fonction des niveaux de stock et des données historiques de ventes.

Cela vous avantage, vous et votre client : ils obtiennent la pièce dont ils ont besoin à un prix compétitif, et vous concluez plus d'affaires. Mais au-delà, les processus pilotés par l'IA peuvent améliorer la précision des prévisions de la demande de plus de 25 %, réduisant ainsi les ruptures de stock ou les excédents.

Intégration en temps réel avec les systèmes d'approvisionnement

Les compagnies aériennes s'appuient généralement sur des systèmes ERP tels que SAP, AMOS et Quantum pour la gestion des stocks et des approvisionnements. Un ERP peut collecter des données pour plusieurs unités commerciales dans un seul silo, mais ces données sont peu significatives si vous n'avez pas la capacité de les analyser, de relier les points et de prendre des décisions rapides avec plus de confiance et de précision.

ePlaneAI travaille avec les systèmes ERP et de gestion des achats existants pour rendre vos données ERP exploitables. Il agit comme une couche ERP qui peut s'intégrer directement à votre plateforme existante pour un flux de données transparent entre les demandes de devis par e-mail et les systèmes d'inventaire, des vérifications instantanées de la disponibilité des pièces sans intervention humaine, et la génération automatisée de bons de commande (PO), réduisant ainsi la charge de travail administrative.

L'avenir de l'IA dans le traitement des e-mails dans l'aviation

L'automatisation des e-mails pilotée par l'IA, bien que puissante, n'en est qu'à ses débuts. Les améliorations futures vont considérablement élargir ses capacités. Dans la prochaine décennie, attendez-vous à voir :

L'adoption d'un logiciel de demande de devis dans le cadre d'une stratégie d'approvisionnement pilotée par l'IA représente un tournant décisif et le moment Rubicon pour les achats dans l'aviation, à la croisée des chemins entre les flux de travail obsolètes et l'efficacité irrépressible.

De nombreuses compagnies aériennes utilisent déjà des chaînes d'approvisionnement alimentées par l'IA, réalisant des économies annuelles de coûts de plusieurs millions et gagnant en productivité, opérationnalité et réputation. Ceux qui adoptent l'IA dès maintenant sont les mieux placés pour bénéficier des capacités croissantes de l'IA et d'une résilience commerciale plus pérenne.

Pourquoi la gestion des e-mails par IA est un avantage concurrentiel

L'industrie aéronautique ne peut se permettre une gestion lente et inefficace des courriels. Chaque demande de devis retardée représente une opportunité manquée, pouvant coûter des millions en affaires perdues, en maintenance retardée et en crises AOG.

L'EmailAI d'ePlaneAI transforme le traitement traditionnel des demandes de devis en automatisant les réponses, en améliorant la précision et en s'intégrant de manière transparente à vos systèmes d'approvisionnement existants. Les entreprises qui adoptent EmailAI constatent des temps de réponse aux demandes de devis plus rapides, une plus grande efficacité et une efficacité opérationnelle accrue, sans parler des travailleurs plus heureux libérés des tâches administratives fastidieuses et banales.

Passez à l'action dès aujourd'hui. Vous souhaitez accélérer le traitement des e-mails dans l'aviation et sécuriser plus d'affaires, plus rapidement ? Découvrez EmailAI d'ePlaneAI et d'autres solutions alimentées par l'IA pour porter votre efficacité d'approvisionnement au niveau du 21e siècle et au-delà.