Gestion efficace des e-mails pour les commandes aéronautiques en grand volume

La chaîne d'approvisionnement aéronautique repose sur une communication rapide et précise. Chaque jour, les compagnies aériennes, les prestataires de maintenance, de réparation et de révision (MRO) et les fournisseurs traitent des milliers de demandes de devis envoyées par e-mail.

Il est crucial de traiter ces demandes efficacement. Tout retard peut entraîner des pertes d'activité, des perturbations dans les programmes de maintenance et l'immobilisation des avions.

Traditionnellement, le traitement des demandes de devis était manuel, obligeant les équipes d’approvisionnement à trier, valider et répondre aux e-mails un par un.

Le logiciel RFQ alimenté par l'IA transforme ce processus autrefois fastidieux, permettant aux équipes d'approvisionnement d'automatiser la réception, le tri et la génération de réponses avec une rapidité et une précision sans précédent.

Grâce à la capacité de l’IA à automatiser la réception des e-mails, à trier et catégoriser avec précision les demandes et à générer des réponses en quelques secondes, votre entreprise peut accélérer les délais de traitement des demandes de devis et conclure des accords tandis que ses concurrents utilisent des processus manuels lents et truffés d’erreurs humaines.

Cet article explique comment atteindre ce niveau d'efficacité qui vous permet de laisser vos concurrents dans la poussière, en passant en revue commentAutomatisation pilotée par l'IAœuvres et méthodes spécifiques que vous pouvez utiliser pour transformer vos propres flux de travail RFQ.

L'ampleur de la gestion des e-mails dans les achats aéronautiques

Les appels téléphoniques et les fax se font rares dans le secteur des achats aéronautiques. Le courrier électronique reste le canal de communication principal, voire privilégié, pour les activités d'achat.

Chaque jour, les compagnies aériennes traitent des centaines, voire des milliers de demandes de devis, dont la complexité et l’urgence varient toutes.

Types de demandes de devis dans l'aviation :

Les retards dans le traitement des demandes de devis entraînent des pertes de revenus, des perturbations de la chaîne d'approvisionnement et une augmentation des coûts opérationnels, sans parler d'autres répercussions en aval qui peuvent avoir un impact sur d'autres vols, les horaires de travail et même sur l'industrie aéronautique au sens large.

De plus, les retards peuvent coûter aux entreprises une prime de 50 % pour les pièces urgentes lors des événements AOG.

Le fardeau du traitement manuel des demandes de devis

De nombreuses équipes d’approvisionnement en aviation s’appuient sur l’intervention humaine pour trier, vérifier etrépondre manuellement aux demandes de devisIl existe des règles de courrier électronique qu'ils peuvent mettre en place pour trier et hiérarchiser les messages provenant de certains expéditeurs ou contenant certains mots-clés ; cependant, ces mesures sont loin d'être précises à 100 %.

En l'absence d'IA, une réponse manuelle offre plus de précision. Cependant, le processus de tri des e-mails prend du temps et peut entraîner :

Des temps de réponse plus lents qui nécessitent davantage d’intervention humaine.Au-delà de l’évaluation manuelle de la demande de devis, le destinataire doit désormais coordonner la disponibilité des stocks, les prix, la coordination des fournisseurs et d’autres détails cruciaux, dont le traitement peut prendre des heures.

Augmentation des erreurs humaines pour les deux parties.La personne qui envoie une demande de devis peut accidentellement ajouter ou omettre un chiffre supplémentaire, dire la partie A alors qu'elle veut dire la partie AA, ou oublier des détails critiques.

Même si la demande est parfaitement rédigée, le destinataire peut mal l'interpréter. L'IA peut signaler les divergences dans les demandes de devis pour certains expéditeurs et lire et extraire toutes les données des e-mails avec une précision quasi absolue.

Coûts de main d’œuvre plus élevés.Les équipes d’approvisionnement passent des heures précieuses à gérer des tâches de courrier électronique répétitives au lieu de se concentrer sur la stratégie et d’autres prises de décision de haut niveau.

Des temps de réponse plus lents, des erreurs plus fréquentes et des coûts de main-d'œuvre plus élevés entraînent davantage de retards de vol, un chaos opérationnel accru et une perte de revenus potentielle de plusieurs millions, tant pour la compagnie aérienne que pour le fournisseur de pièces détachées. Les solutions basées sur l'IA comblent cependant ces lacunes.

Gestion des e-mails alimentée par l'IA

Solutions d'IA comme celle d'ePlaneAIE-mailrationalisez les demandes de devis en supprimant les goulots d’étranglement humains et autres contraintes.

Dès qu'un e-mail de demande de devis arrive dans votre boîte de réception, il est lu avec précision et classé par ordre d'urgence. Les commandes groupées, les pièces de grande valeur ou les cas de dommages causés par un accident seront immédiatement signalés comme hautement urgents.

Ensuite, en fonction de la disponibilité des pièces, de l'emplacement et d'autres aspects logistiques, EmailAI générera un devis précis, exact et approuvé dans les 10 minutes, souvent des heures (voire des jours) avant les autres concurrents.

L'automatisation à la vitesse de l'IA signifie que davantage de transactions sont conclues plus rapidement et avec une plus grande précision, pour des marges améliorées.

Catégorisation intelligente et priorisation automatisée

L’un des plus grands avantages de l’IA est le tri intelligent.

Au lieu que les équipes d'approvisionnement ou les règles de messagerie défectueuses filtrent les messages, l'IA catégorise automatiquement les demandes de devis et les hiérarchise en fonction de leur urgence.

Les entreprises peuvent choisir de créer davantage de catégories ou des étiquettes de catégories différentes en fonction de leurs besoins spécifiques. Cependant, cette répartition en trois catégories principales fonctionne généralement mieux.

Grâce à un logiciel de demandes de devis basé sur l'IA, les compagnies aériennes peuvent affiner ces catégories de manière dynamique, garantissant ainsi la priorisation et le traitement rapide des demandes urgentes. Qu'il s'agisse de 3 ou de 10 catégories, un système de triage efficace et automatisé évite les retards et garantit que vos demandes de devis prioritaires ne finissent pas dans la boîte de réception.

Améliorer la précision des réponses

La gestion manuelle des demandes de devis est sujette aux erreurs de tarification, de contrôle des stocks et de documentation. L'IA élimine ces risques en croisant les demandes de devis avec les bases de données de stocks et de prix en temps réel, en garantissant la conformité aux exigences de documentation aéronautique de la FAA, de l'AESA et d'autres organismes de réglementation, et en générant des devis standardisés et sans erreur en quelques minutes, basés sur les niveaux de stock et l'historique des ventes.

Cela vous profite, à vous et à votre client : il obtient la pièce dont il a besoin à un prix compétitif et vous concluez davantage de contrats. De plus, les processus pilotés par l'IA peuvent améliorer la précision des prévisions de la demande de plus de 25 %, réduisant ainsi les ruptures de stock et les excédents.

Intégration en temps réel avec les systèmes d'approvisionnement

Les compagnies aériennes s'appuient généralement sur des systèmes ERP comme SAP, AMOS et Quantum pour la gestion des stocks et des achats. Un ERP peut collecter les données de plusieurs unités commerciales en un seul silo, mais ces données sont peu pertinentes si vous ne pouvez pas les analyser, les relier et prendre des décisions rapides avec plus de confiance et de précision.

ePlaneAI s'intègre aux systèmes ERP et d'approvisionnement existants pour rendre vos données ERP exploitables. Il agit comme une couche ERP s'intégrant directement à votre plateforme existante pour un flux de données fluide entre les demandes de devis par e-mail et les systèmes d'inventaire, des vérifications instantanées de la disponibilité des pièces sans intervention humaine et la génération automatisée de bons de commande, réduisant ainsi la charge administrative.

L'avenir de l'IA dans le traitement des e-mails dans l'aviation

L'automatisation des e-mails par l'IA, bien que puissante, n'en est qu'au début de son plein potentiel. Des améliorations futures élargiront considérablement ses capacités. Au cours de la prochaine décennie, attendez-vous à voir :

L’adoption d’un logiciel RFQ dans le cadre d’une stratégie d’approvisionnement pilotée par l’IA constitue un changement de donne et un moment Rubicon pour l’approvisionnement aéronautique, à la croisée des chemins entre des flux de travail obsolètes et une efficacité imparable.

De nombreuses entreprises aéronautiques utilisent déjà des chaînes d'approvisionnement basées sur l'IA, réalisant des économies annuelles de plusieurs millions de dollars et des gains de productivité, d'exploitation et de réputation. Celles qui adoptent l'IA dès maintenant sont les mieux placées pour bénéficier de ses capacités croissantes et d'une résilience opérationnelle plus durable.

Pourquoi la gestion des e-mails par l'IA est un avantage concurrentiel

L'industrie aéronautique ne peut se permettre une gestion lente et inefficace des e-mails. Chaque appel d'offres retardé est une opportunité manquée, potentiellement coûteuse en contrats perdus, en maintenance retardée et en crises AOG.

EmailAI d'ePlaneAI transforme le traitement traditionnel des appels d'offres en automatisant les réponses, en améliorant la précision et en s'intégrant parfaitement à vos systèmes d'achat existants. Les entreprises qui adoptent EmailAI constatent des délais de réponse aux appels d'offres plus courts, une efficacité accrue et une meilleure efficience opérationnelle, sans oublier des employés plus satisfaits, libérés des tâches administratives fastidieuses et répétitives.

Agissez dès aujourd’hui.Vous souhaitez accélérer le traitement de vos e-mails liés à l'aviation et conclure davantage de contrats plus rapidement ? Découvrez les solutions d'ePlaneAI.E-mailet d'autres solutions basées sur l'IA et propulsez l'efficacité de vos achats vers le 21e siècle et au-delà.