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Rationalisez l'approvisionnement en aviation avec l'automatisation des bons de commande – Réduisez les erreurs, réduisez les délais et diminuez les coûts
Travailler dans l'industrie aéronautique implique beaucoup d'achats. Avec un besoin continu de nouvelles pièces, de pièces de remplacement et de pièces de rechange "au cas où", il y a un flot incessant de bons de commande (BC) à gérer.
Cela représente un total de 24,65 milliards de dollars de dépenses par les MRO uniquement pour les pièces d'aviation. Ajoutez à cela le travail des techniciens, le transport, les frais de stockage, l'assurance et autres coûts associés, et la tempête de paperasse se transforme en une avalanche.
Dans cette industrie à haut budget et fortement réglementée, la précision est essentielle dans toutes les opérations, y compris le processus d'achat. Toute erreur dans le processus de commande d'achat (PO) peut entraîner des retards opérationnels, des événements AOG (avion au sol) et de lourdes pertes de revenus et de confiance des clients.
L'utilisation d'un système automatisé de bons de commande peut réduire de nombreuses raisons courantes d'erreurs dans les PO, telles que les erreurs de saisie manuelle des données, le manque d'automatisation, la mauvaise communication avec les fournisseurs et un processus d'approbation de commande d'achat incohérent.
Cet article examinera les moyens par lesquels les entreprises aéronautiques peuvent rationaliser et améliorer le processus d'achat avec l'IA pour accroître la productivité, réduire les cycles d'achat et améliorer l'efficacité globale de l'entreprise.
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Tout d'abord, convenons de ce qu'est un bon de commande ou BC. Un bon de commande (BC) est un document officiel émis par l'acheteur à l'intention du vendeur. Il fournit les détails nécessaires pour le vendeur, tels que les produits ou services dont l'acheteur a besoin, la quantité nécessaire, les prix convenus, ainsi que l'adresse de livraison et de facturation.
Le bon de commande sert d'accord juridiquement contraignant pour les deux parties en tant qu'élément formel du processus d'approvisionnement, et il établit clairement les responsabilités de chacune des parties. Les bons de commande sont essentiels pour prévenir les malentendus et permettre le bon déroulement des opérations commerciales.
Dans l'industrie aéronautique, les bons de commande sont particulièrement critiques en raison des normes de sécurité strictes et des exigences réglementaires du secteur. Une documentation précise de toutes les pièces et services est indispensable pour garantir la navigabilité des aéronefs et maintenir une piste d'audit claire qui prouve la conformité commerciale.
Commandes fermes vs. options
En approfondissant, il existe deux types distincts d'engagements d'achat en matière d'approvisionnement : les commandes fermes et les options.
- Une commande ferme est un accord contraignant entre un acheteur et un vendeur, obligeant l'acheteur à acheter des biens ou services spécifiés selon des termes convenus et obligeant le vendeur à l'honorer. Une fois passée, elle engage les deux parties dans la transaction, assurant que le vendeur fournisse les biens ou services et que l'acheteur achève l'achat.
- Une option accorde à l'acheteur le droit, mais non l'obligation, d'acheter des biens ou des services à des conditions prédéterminées dans un délai spécifié. Cela permet à l'acheteur de sécuriser les conditions sans s'engager immédiatement à l'achat, offrant ainsi la flexibilité de décider plus tard en fonction des besoins ou des conditions du marché. Cela peut grandement accélérer le processus de réapprovisionnement.
Automatisation des bons de commande
L'automatisation des bons de commande (BC) simplifie la création, l'approbation et la gestion des bons de commande pour les commandes fermes et les options.
- Les commandes fermes peuvent être générées à l'aide de systèmes automatisés en fonction des niveaux de stock, des prévisions de demande variables ou des calendriers d'approvisionnement prédéfinis. Cela garantit un réapprovisionnement en temps opportun et des niveaux de stock optimaux.
- Options : Bien que les options soient moins courantes dans les processus d'approvisionnement généraux, elles sont assez communes dans l'industrie aéronautique. Les systèmes automatisés peuvent suivre les accords d'options, surveiller les dates d'expiration et alerter les équipes d'approvisionnement lorsque des décisions sont nécessaires, facilitant ainsi la conversion en temps voulu des options en commandes fermes.
Conversion des options en commandes fermes
Avec un système automatisé, les options peuvent facilement être converties en commandes fermes lorsque l'acheteur décide d'exercer l'option dans le délai prédéfini.
La conversion implique de formaliser l'engagement de l'acheteur à acheter. Dans ce cas, un bon de commande est émis, il fait automatiquement référence à l'accord original et met en évidence les conditions pour toutes les options.
Les systèmes automatisés peuvent gérer le processus d'achat en :
- Suivi : Surveillance des accords d'option et de leurs échéanciers respectifs.
- Alertes : Informer les équipes d'achat des échéances à venir pour l'exercice des options.
- Traitement : Passage d'une option à une commande ferme en générant la documentation et les approbations nécessaires.
Quatre étapes pour mettre en œuvre l'automatisation des bons de commande
L'implémentation réussie de l'automatisation des bons de commande dans l'industrie aéronautique ne se résume pas simplement à remplacer les processus manuels par des processus numériques. Cela nécessite un plan clair, les outils adéquats et une intégration transparente avec les systèmes existants. Voici comment y parvenir :
1. Choisissez le bon logiciel d'automatisation des bons de commande
La première étape consiste à choisir une plateforme conçue pour répondre aux besoins de l'industrie aéronautique. Recherchez des solutions qui proposent des fonctionnalités telles que le suivi en temps réel, la prévision de la demande assistée par IA et les processus d'approbation rationalisés.
Par exemple, Inventory AI de ePlane est spécialement conçu pour l'approvisionnement en aviation et s'intègre avec tous les principaux systèmes ERP de l'aviation. Il possède toutes les fonctionnalités dont les MROs et les compagnies aériennes ont besoin pour suivre l'inventaire, gérer les relations avec les fournisseurs, et automatiser la création et l'approbation des bons de commande.
2. Intégrez votre système de bons de commande avec l'ERP et d'autres systèmes
L'automatisation n'existe pas dans le vide—elle doit fonctionner de manière transparente avec votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP) existant, tel que SAP, Oracle NetSuite ou IFS Aerospace & Defense. L'intégration garantit que les bons de commande tirent automatiquement des données telles que les niveaux de stock, les contrats fournisseurs et les plannings de maintenance, minimisant les silos de données et éliminant les saisies en double.
Par exemple, l'intégration du suivi RFID dans votre système ERP peut relier directement l'inventaire des pièces aux bons de commande. Lorsqu'une pièce est scannée pour utilisation ou livraison, le système peut déclencher une réapprovisionnement automatique, réduisant ainsi les retards causés par un stock faible.
3. Mettez en place le RFID, l'IoT ou d'autres systèmes de suivi des stocks
Les étiquettes RFID et les capteurs IoT fournissent une visibilité des données en temps réel qui stimule l'automatisation des processus d'approvisionnement. Dans un contexte de MRO aéronautique, le RFID suit les pièces physiques tout au long de la chaîne d'approvisionnement, assurant une visibilité précise de l'emplacement pour les colis, qu'ils soient dans un entrepôt ou en transit. Pendant ce temps, les capteurs IoT surveillent les conditions de stockage comme la température ou l'humidité pour maintenir la conformité avec les normes de sécurité et de qualité.
Ces données ne se limitent pas au suivi. Des systèmes IA intégrés analysent les entrées des capteurs IoT sur les assemblages d'avions pour prédire quand une pièce pourrait tomber en panne, déclenchant ainsi une maintenance proactive ou des remplacements.
En prévoyant les besoins attendus et inattendus, ces systèmes peuvent automatiquement déclencher des réapprovisionnements avant l'épuisement des stocks, réduisant ainsi les AOG et améliorant l'efficacité opérationnelle.
4. Former les équipes d'approvisionnement sur les nouveaux flux de travail
L'introduction de l'automatisation des bons de commande élimine inévitablement les étapes manuelles du processus. Les équipes d'approvisionnement doivent comprendre le nouveau processus et s'assurer qu'elles comprennent la procédure de sécurité en cas de problème. Comment détecter les anomalies, que faire lorsque cela se produit ? etc. Les équipes doivent comprendre le fonctionnement du logiciel, y compris des fonctionnalités telles que les flux d'approbation, les tableaux de bord personnalisables et les outils de signalement des erreurs.
Les séances d'entraînement doivent se concentrer sur :
- Comment l'automatisation améliorera les opérations quotidiennes et libérera les équipes des processus fastidieux et manuels de commande d'achat.
- Gestion des exceptions—comment consigner les erreurs et où une supervision humaine est nécessaire.
- Ajustement des règles commerciales (paramètres d'approbation) ou des seuils pour les flux de travail dynamiques.
Avantages de l'automatisation des bons de commande
Il existe une montagne de preuves que les équipes d'approvisionnement qui automatisent les bons de commande signalent constamment moins d'erreurs et constatent des gains importants en termes d'efficacité d'achat. Voici quelques exemples :
- 18 % de jours de paiements fournisseurs en moins (DPO). Cela équivaut à environ 5,5 jours par an (Aberdeen Strategy & Research).
- Réduction des coûts de MRO. Selon le Boston Consulting Group, les coûts de MRO peuvent atteindre jusqu'à 4,5 % du chiffre d'affaires total, et donc toute réduction peut avoir un impact significatif.
- 49 % d'économies sur les coûts associés au traitement des factures. Avec une configuration automatisée pour traiter les factures, les bons de commande sont traités plus rapidement et de manière plus cohérente.
- Cost savings for early-payment discounts. Most vendors offer this discount, yet fewer than 21% of businesses can take advantage of it due to process inefficiencies.
- 4,11 fois plus de factures peuvent être traitées. L'automatisation des bons de commande permet aux entreprises de traiter plus de quatre fois le nombre de factures, accélérant le cycle d'approvisionnement et garantissant que les avions ne restent pas cloués au sol en attendant une pièce manquante.
Études de cas
Gulfstream Aerospace
La société Gulfstream Aerospace Corporation a mis en œuvre un projet d'automatisation des comptes fournisseurs pour remédier aux inefficacités et à l'augmentation des coûts associés à leur système de traitement manuel des factures. Cette initiative a conduit à des gains de productivité dépassant les 20 %, améliorant considérablement l'efficacité opérationnelle (ECM Connection).
AMP MRO Pièces
AMP a révolutionné sa chaîne d'approvisionnement en automatisant les bons de commande. AMP a remplacé la gestion manuelle des bons de commande par un système rationalisé qui a minimisé l'intervention humaine, réduisant considérablement les erreurs et accélérant les cycles d'approvisionnement. Les pièces sont arrivées rapidement, assurant le bon fonctionnement des opérations et la réduction des coûts. AMP a économisé en moyenne 20 minutes sur chaque bon de commande.
Pour 100 000 commandes d'achat, cela représente une économie de temps de 2 millions de minutes ou environ 33 333 heures.
Automatiser les bons de commande permet de gagner du temps, d'économiser de l'argent et d'éviter des maux de tête
Dans l'aviation, la vitesse et la précision ne sont pas des luxes, ce sont des mots d'ordre pour l'industrie. Les retards clouent les avions au sol, et de petites erreurs de saisie de données peuvent coûter des millions. L'automatisation des bons de commande apporte vitesse et clarté à un processus lent et désordonné. L'automatisation des bons de commande rationalise les approbations, suit les besoins en inventaire, surveille la performance des fournisseurs et élimine les conjectures.
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