Pourquoi être le premier à faire une offre est important : L'effet de primauté et son importance dans les achats aéronautiques

Dans le jeu délicat des appels d'offres et des achats, déposer son offre en premier ou le plus tôt possible est crucial. C'est une course contre la montre pour surpasser les autres fournisseurs : être le premier à soumissionner tout en s'assurant de l'exactitude des chiffres obtenus. Avec les accidents d'avion immobilisés (AOG) et autres retards, chaque minute, et chaque décimale, compte.

L'IA et les logiciels d'approvisionnement transforment le processus d'appel d'offres en fournissant des devis plus rapides et plus précis. Si vous n'en tirez pas parti,L'IA pour rationaliser les réponses aux demandes de devis, vous laissez des centaines de milliers de dollars sur la table pour des concurrents qui vous devancent déjà.

À mesure que de plus en plus d'acteurs adoptent l'IA, des contrats qui auraient dû vous revenir – souvent ceux de vos clients les plus fidèles – seront attribués à des concurrents plus rapides. Dans des situations de forte pression comme les urgences MRO, un retard d'une heure peut être synonyme de perte totale. Cela sera douloureux lorsque vous réaliserez que vos meilleurs clients commencent à quitter le navire.

Il est temps d'agir. Il est encore possible de prendre un avantage concurrentiel avant que l'IA ne devienne la norme dans ce secteur crucial de votre activité. Attendre que tout le monde l'utilise revient à rattraper son retard, ce qui est loin d'être la meilleure façon de prendre de l'avance.

Mais pourquoi est-il si crucial d'être le premier ? Au-delà du timing et de la commodité, il existe un avantage psychologique appelé « effet de primauté ».

Quel est l’effet de primauté ?

Le effet de primautéIl s'agit d'un concept ancré dans la psychologie cognitive. Les humains accordent une grande importance à l'information : la première information reçue est souvent celle qui a le plus de poids, façonnant leurs perceptions et leurs décisions, même lorsque les options (ou offres) ultérieures pourraient être objectivement supérieures.

Par exemple, si vous entendez une liste de traits négatifs chez une personne, vous vous forgerez probablement une impression durable à partir de cette « première information ». Et même si vous rencontrez cette personne et qu'elle est parfaitement raisonnable, cette impression négative risque de persister. Vous pourriez même lui faire une confiance si aveugle que vous rejetterez les rapports ultérieurs qui la contredisent.

Bien que l'effet de primauté soit purement intellectuel, il a un impact concret et concret. Associé à des outils d'automatisation comme Email AI, cet effet permet aux entreprises de remporter davantage d'appels d'offres. Capable de traiter et de répondre instantanément aux appels d'offres, Email AI permet aux fournisseurs d'être systématiquement les premiers, du moins lors de la première vague.

Le biais d'ancrage et le pouvoir d'être le premier

Biais d'ancragerenforce la primauté des offres dans les marchés publics en consolidant la première offre comme référence pour l'évaluation de toutes les autres. Chaque offre suivante est comparée à la première, qui fait l'objet d'une attention et d'un examen plus approfondis à chaque tour. Au fil du temps, cette évaluation répétée renforce inconsciemment la confiance dans l'offre initiale, même si d'autres options sont comparables ou légèrement meilleures.

Dans le domaine des achats aéronautiques, où les variations de prix sont souvent minimes pour les produits de base et où la disponibilité est un facteur clé (notamment lors des événements AOG), la première offre acceptable devient souvent le choix par défaut. La lassitude décisionnelle et la nécessité d'agir rapidement ne font qu'amplifier cet effet. Plus les offres ne dépassent pas la première, plus la perception de sa supériorité se renforce, conférant au premier intervenant un avantage significatif.

Comment cela impacte l'avantage du premier arrivé en matière d'approvisionnement

Si votre entreprise présente la première offre de devis, elle ne se contente pas de servir de référence : elle détermine également l'évaluation de toutes les offres suivantes. Si vous proposez 100 $ par pièce, les offres supérieures seront jugées trop chères, et une offre de 50 $ peut être perçue comme peu fiable ou comme le signe d'un produit et d'un service client de qualité inférieure.

Ce "avantage du premier arrivéCela se produit parce que les décideurs sont soumis à des contraintes de temps et à une surcharge cognitive. Ces contraintes forcent nos voies mentales à prendre des raccourcis ; ceux qui parviennent à « déplacer » la première offre bénéficient d'un avantage significatif. Ces premières entrées posent les bases d'une « bonne offre », ce qui rend plus difficile pour les offres ultérieures de modifier le biais de primauté du décideur.

Effet de primauté dans l'aviation

Dans l’aviation, où les décisions d’approvisionnement impliquent généralement des composants critiques, des délais serrés et des événements redoutés AOG (Aircraft on Ground), l’effet de primauté est amplifié.

Les premiers acteurs bénéficient d'une visibilité et d'une crédibilité précoces, établissant ainsi les règles de base pour toutes les offres des fournisseurs, des avantages quiaugmenter considérablement leurs chances de succès.Être le premier à enchérir peut être plus important que l’enchère elle-même.

ePlaneAI exploite l'IA pour réduire le processus de lecture, de classification, de recherche et de réponse aux demandes de devis de plusieurs heures à quelques minutes, garantissant que la majorité des demandes de devis sont citées instantanément, pour être la première ou l'une d'entre elles.

Autres avantages de l’effet de primauté dans le processus d’appel d’offres

Au-delà du respect des délais serrés etfixer « l'ancre »ou norme de tarification psychologique, l’effet de primauté apporte des avantages concrets aux fournisseurs, si l’opportunité est saisie rapidement.

Être le premier crée unforte impression initialeLes décideurs sont moins enclins à agir en cas de retard. Avec le temps, l'effet de primauté peut s'atténuer, notamment dans les scénarios d'approvisionnement complexes ou à volume élevé, où les offres s'accumulent et se disputent l'attention. Réagir rapidement aux offres initiales permet de préserver cet avantage, garantissant que le point d'ancrage reste prioritaire lors de la prise de décision.

Renforcement cohérent de la marque

Chaque réponse rapide et précise renforce votre image de leader réactif et fiable, faisant de vous le choix évident lorsque les enjeux sont importants. Cette performance constante bâtit une réputation qui amplifie l'effet de primauté, rendant vos offres mémorables et percutantes, même dans un environnement concurrentiel.

Pour obtenir ces avantages, il est essentiel de fournir des chiffres précis, de maintenir un approvisionnement constant et d'éliminer les goulots d'étranglement opérationnels. Pour que l'effet de primauté joue en votre faveur, votre offre doit être « acceptable » ou « satisfaisante ». Si un décideur la comparait à une autre offre tout aussi acceptable, il devrait se sentir suffisamment confiant pour la retenir sans hésitation, comme si le choix entre les deux se résumait à un tirage au sort.

De plus, cela peut ne pas fonctionner aussi bien dans les cas où les entreprises sont limitées à travailler avec des fournisseurs et des entrepreneurs sélectionnés qui s’alignent sur leurs initiatives ESG, ou sur des accords d’achat en volume et d’autres contrats à long terme.

Les défis à relever pour obtenir l'avantage du premier arrivé

Malgré ces avantages évidents, obtenir l'avantage du précurseur dans les achats aéronautiques n'est pas une mince affaire, surtout en ce qui concerne le processus d'appel d'offres. Les flux de travail traditionnels sont truffés d'inefficacités, notamment de longs cycles de révision, de saisie manuelle des données et de copier-coller répétitifs pour traiter un seul appel d'offres.

Les fournisseurs consacrent souvent des heures à préparer un devis, pour finalement découvrir qu'ils n'ont pas la pièce requise en stock, qu'ils ne possèdent pas les certifications nécessaires ou que la valeur de l'appel d'offres est si faible qu'elle justifie à peine l'effort. Ces goulots d'étranglement non seulement font perdre du temps, mais retardent également les réponses, permettant ainsi à la concurrence de prendre l'avantage pendant que votre équipe est encore confrontée à des processus obsolètes.

Voici les principaux défis :

Réponses retardées aux demandes de devis (RFQ)

Les flux de travail manuels des demandes de devis sont entachés d'inefficacité, notamment pour les demandes courantes et de faible valeur. Les équipes achats perdent souvent des heures à analyser les exigences, à compiler les données et à préparer les réponses, pour finalement se rendre compte que de nombreux appels d'offres contiennent des informations manquantes ou ambiguës, telles que :

Même quandvalidation de la conformité réglementaireest nécessaire (ajouter du temps pour vérifier les normes de sécurité et les certifications) ; ces étapes supplémentaires surchargent souvent inutilement les équipes lorsqu'elles sont appliquées aux demandes de devis de routine.

Pour la majorité des demandes de devis (jusqu'à 60 %), les informations sont simples et reproductibles. L'IA peut traiter ces demandes en quelques minutes, éliminant ainsi toute intervention manuelle. Les équipes commerciales peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus critiques, comme la résolution d'anomalies ou la recherche de contrats AOG (Aircraft on Ground) à forte valeur ajoutée et urgents.

Sources :ADO Aérospatiale,Cflow

Données fragmentées

La dissociation des données entre les systèmes d'approvisionnement, de gestion des stocks et de finance continue d'entraver la circulation des informations en temps réel, malgré l'existence de systèmes ERP conçus pour unifier les processus. Dans le secteur des achats aéronautiques, ces silos apparaissent souvent dans les domaines suivants :

Bien que les systèmes ERP aient été conçus pour unifier ces processus, ils sont souvent défaillants en raison d'une mauvaise intégration, d'un manque d'adoption par les utilisateurs ou d'une dépendance à des workflows obsolètes. Cette fragmentation oblige les équipes achats à consacrer un temps précieux à la consolidation manuelle des données, ce qui ralentit la préparation des offres et crée des angles morts pouvant entraîner des opportunités manquées.

Goulots d'étranglement opérationnels

Les processus d'appel d'offres impliquent presque toujours de nombreuses étapes d'approbation, ce qui retarde encore davantage les soumissions. C'est particulièrement vrai dans l'aviation, où les enjeux élevés des achats exigent des contrôles internes rigoureux en matière de sécurité et de conformité.

En l'absence d'outils de collaboration, les frictions compliquent encore davantage un processus d'approbation complexe. Sans flux de travail rationalisés, ces goulots d'étranglement réduisent les délais de réponse cruciaux des fournisseurs.

Les défis cumulés liés à l'inefficacité des flux de travail, à la fragmentation des données et aux processus manuels peuvent rendre impossible l'obtention de l'avantage du premier entrant. Cependant, ces problèmes soulignent la nécessité de solutions transformatrices qui simplifient et accélèrent les réponses aux appels d'offres. Des solutions comme EmailAI peuvent combler ce fossé, en offrant aux fournisseurs un moyen de résoudre efficacement ces problèmes tout en obtenant un retour sur investissement mesurable, souvent de 10 à 100 fois supérieur, quelques semaines seulement après leur mise en œuvre.

Dépendance aux entrées manuelles

Saisie manuelle des donnéesreste une pratique courante dans les achats d'avions traditionnels, augmentant la probabilité d'erreurs de saisie de données (RFgen). Bien que certains outils automatisés existent, ils présentent souvent une courbe d'apprentissage complexe, manquent d'intégration avec les flux de travail existants ou nécessitent des interventions fréquentes de l'utilisateur, ce qui les rend sous-utilisés par les équipes achats. Nombre d'entre eux continuent de s'appuyer surspreadsheets, des calculs manuels, ou John, le « gars de l'entrepôt », avec son « système » personnel pour tout garder en ordre.

Ces processus inefficaces et sujets aux erreurs retardent la finalisation des appels d'offres et conduisent à des offres qui ne répondent pas aux attentes des acheteurs. En revanche, des solutions d'automatisation comme Email AI d'ePlaneAI nécessitent une interaction minimale de l'utilisateur pour fournir automatiquement des réponses précises et rapides en quelques minutes pour plus de la moitié de vos appels d'offres, et effectuent une grande partie du travail préparatoire pour les autres, qui nécessitent une attention particulière, comme l'examen technique ou l'approbation des prix.

Incapacité à évoluer

Pour les fournisseurs du secteur aéronautique qui gèrent simultanément plusieurs appels d'offres, l'évolutivité constitue souvent un problème récurrent. Les processus manuels et le manque de ressources (personnel qualifié et outils technologiques, par exemple) limitent encore davantage la capacité d'un fournisseur à gérer des appels d'offres à grande échelle.Arphie). Cela est particulièrement problématique lors des pics de demande saisonniers ou des situations d’approvisionnement d’urgence.

Pourquoi commencer avec EmailAI ?

L'un des nombreux outils d'aviation alimentés par l'IA d'ePlaneAI,E-mailOffre une porte d'entrée idéale vers l'automatisation des devis basée sur l'IA. En se concentrant sur les demandes de devis par e-mail – un processus essentiel mais souvent inefficace qui représente environ la moitié du chiffre d'affaires annuel de la plupart des fournisseurs –, ces derniers peuvent transformer leurs opérations avec un minimum de configuration et de risques, et constater un retour sur investissement en seulement quatre semaines.

Des fonctionnalités telles queextraction intelligente de données,intégration ERP en temps réel, et automatisation intelligenterationalisez les flux de travail et offrez un retour sur investissement immédiat et mesurable.

Ce que fait EmailAI :

Traitement automatisé des demandes de devis

ePlaneAI transforme les processus d'appel d'offres, traditionnellement manuels et chronophages, en un flux de travail automatisé. Grâce à des capacités avancées de traitement automatique du langage naturel (TALN), ePlaneAI extrait, valide et traite les appels d'offres avec une rapidité et une précision inégalées.

Les fournisseurs peuvent générer des devis en quelques minutes, surpassant ainsi considérablement leurs concurrents tout en bénéficiant des avantages opérationnels et financiers de l'IA.

Intégration des stocks en temps réel

ePlaneAIintégration transparente avec les systèmes ERPGarantit l'accès à des données d'inventaire actualisées. Les fournisseurs n'ont plus besoin de naviguer sur des plateformes cloisonnées ni de s'appuyer sur des registres de stock obsolètes. Grâce à l'IA par e-mail, les prix sont dynamiques et les contrôles de disponibilité sont automatisés, permettant aux équipes de soumettre des offres précises et compétitives à chaque fois.

Arbres de décision dynamiques

Les conditions de prix et de livraison sont des facteurs souvent décisifs dans les achats aéronautiques, et l'approche varie souvent selon le type d'acheteur. Les clients existants peuvent exiger des offres personnalisées s'appuyant sur leur historique d'achat, tandis que les nouveaux acheteurs ont souvent besoin d'avantages supplémentaires, tels que des remises de lancement ou des promesses de livraison plus rapide, pour encourager leur premier achat.

Les arbres de décision basés sur l'IA d'ePlaneAI analysent les tendances du marché, l'historique des fournisseurs et les données opérationnelles afin d'optimiser les offres pour les deux types d'acheteurs. Pour les nouveaux clients, il identifie rapidement les opportunités de proposer des incitations attractives, tandis que pour les acheteurs existants, il personnalise les offres en fonction de leur historique et de leurs préférences. Ces stratégies dynamiques et automatisées sont impossibles à mettre en œuvre rapidement avec des processus manuels, ce qui confère à votre équipe un avantage concurrentiel significatif.

Alertes proactives et analyses prédictives

Les capacités prédictives d'ePlaneAI identifient les demandes de devis prioritaires et les scénarios d'AOG comme des opportunités commerciales cruciales. Ces cas urgents ne sont pas de simples problèmes : ce sont des opportunités précieuses pour offrir un service inégalé. Si votre équipe peut fournir une solution deux heures plus rapidement que ses concurrents, le coût devient insignifiant comparé au manque à gagner évité grâce à la remise en vol plus rapide d'un avion. Avec ePlaneAI, vous gagnez en rapidité et en précision pour transformer ces besoins urgents en victoires décisives.

Cela vous permet de vous concentrer sur les opportunités les plus pertinentes sans manquer les délais. Des alertes proactives vous aident à soumettre votre offre en premier, tandis que vos concurrents se démènent pour vous rattraper.

Évolutivité pour les demandes de devis à volume élevé

La gestion simultanée de plusieurs demandes de devis est désormais facile à gérer. ePlaneAI automatise les tâches répétitives, permettant à votre équipe de faire évoluer ses opérations sans compromettre la précision ou les temps de réponse.

Effet de primauté pour la victoire ultime

Le effet de primautéprouve qu'être le premier en matière d'approvisionnement aéronautique est plus qu'un simple critère de vanité : c'est un avantage stratégique. Pourtant, pour y parvenir, la rapidité ne suffit pas. Précision, données en temps réel et agilité opérationnelle sont les véritables facteurs de différenciation qui distinguent les leaders des retardataires.

La première étape consiste à déployer la solution EmailAI d'ePlane. Commencez petit, automatisez vos processus d'appel d'offres par e-mail et découvrez comment l'IA peut redéfinir vos opérations en quelques semaines seulement.

Le ciel n'attend personne. Soyez le premier.Laisser ePlaneAIvous aider à montrer la voie.

Glossaire

Biais d'ancrage:La tendance de la première information que vous recevez à influencer la façon dont vous jugez toutes les informations ultérieures.

Biais attentionnel:L’accent mis sur certains détails plutôt que sur d’autres, souvent parce qu’ils semblent plus visibles.

Phase d'attribution:L'étape où un fournisseur est sélectionné et les contrats sont finalisés après l'évaluation des offres.

Phase de clôture:L'étape finale de l'approvisionnement, où les accords sont conclus et les commandes sont passées ou livrées.

Théorie de la charge cognitiveLes décideurs subissent souvent une surcharge cognitive lors des processus d'approvisionnement. La première offre reçue est plus facile à traiter et souvent perçue comme la référence, ce qui réduit la charge mentale nécessaire à l'évaluation des offres suivantes.

Fatigue décisionnelle:Lorsque vous êtes submergé par un trop grand nombre d’options, la fatigue décisionnelle s’installe. Cela réduit la qualité de votre prise de décision, où la première option viable est sélectionnée même s’il existe objectivement de meilleures options.

Processus formel:Une approche structurée de l’approvisionnement avec des étapes définies telles que l’émission de demandes de devis ou de demandes de propositions et l’évaluation des offres.

Phase de préparation:La première étape de l'approvisionnement, lorsque les besoins sont identifiés et que les demandes de devis ou de propositions sont créées.

Effet de primauté:Le principe selon lequel la première information que vous rencontrez a tendance à façonner ou à biaiser de manière permanente votre perception globale.

Effet d'amorçagePhénomène psychologique où l'exposition à un stimulus influence la perception ou l'interprétation des informations ultérieures. Similaire à l'effet de primauté, l'effet d'amorçage incite le cerveau à se concentrer sur certaines qualités ou attributs d'une offre.

Bon de commande (PO):Document envoyé par un acheteur à un fournisseur pour demander des produits ou des services, précisant les quantités et les prix.

Effet de récence:Le phénomène psychologique où les individus ont tendance à se souvenir et à accorder plus de poids aux informations les plus récentes qu'ils ont rencontrées.

RFQ (Demande de devis):Un document demandant aux fournisseurs des prix et des détails de livraison pour des biens ou des services spécifiques.

RFP (Demande de propositions):Un document utilisé pour demander aux fournisseurs de proposer des solutions pour un projet ou un besoin.

Processus d'appel d'offres:Les étapes impliquées dans la création, l’envoi, l’évaluation et l’attribution de contrats par le biais d’appels d’offres.

Processus de demande de devis:Le flux de travail de demande, de réception et d'évaluation des devis pour choisir le meilleur fournisseur.

Biais du statu quo:La préférence pour s’en tenir à la première option acceptable rencontrée, car elle semble plus sûre ou moins risquée que d’explorer des choix ultérieurs.

Date limite de soumission:La date et l’heure limites auxquelles les fournisseurs peuvent soumettre leurs offres ou propositions.