Perché essere i primi a fare un'offerta è importante: l'effetto di primazia e la sua rilevanza negli appalti aeronautici

Nel delicato gioco delle gare d'appalto e degli appalti, presentare la propria offerta per primi o in anticipo è fondamentale. È una gara per superare gli altri fornitori, per essere i primi a presentare l'offerta e per garantire che le cifre elaborate siano accurate. Tra eventi AOG (aeromobili a terra) e altri ritardi, ogni minuto, e ogni cifra decimale, conta.

La tecnologia AI e i software di procurement stanno trasformando il processo di gara, fornendo preventivi più rapidi e accurati. Se non stai sfruttandoL'intelligenza artificiale semplifica le risposte alle richieste di preventivo, stai lasciando centinaia di migliaia di dollari sul tavolo per i concorrenti che ti stanno già battendo sul tempo.

Con l'adozione dell'intelligenza artificiale da parte di sempre più operatori, accordi che avrebbero dovuto essere vostri – spesso con i vostri clienti più fedeli – finiranno nelle mani di concorrenti con tempi di consegna più rapidi. In situazioni di forte pressione come le emergenze MRO, anche un ritardo di un'ora può significare una perdita totale. Sarà dura accorgersi che i vostri migliori clienti stanno iniziando a cambiare idea.

È il momento di agire. C'è ancora la possibilità di acquisire un vantaggio competitivo prima che l'intelligenza artificiale diventi la norma in quest'area critica della vostra azienda. Aspettare che tutti gli altri la utilizzino significa solo recuperare terreno, e non è certo il modo migliore per andare avanti.

Ma perché essere i primi è così cruciale? Oltre al tempismo e alla comodità, c'è un vantaggio psicologico chiamato effetto primacy.

Che cosa è l'effetto primato?

IL effetto primatoÈ un concetto radicato nella psicologia cognitiva. Gli esseri umani attribuiscono grande importanza al primato dell'informazione: la prima informazione che ricevono spesso ha il peso maggiore, plasmando percezioni e decisioni, anche quando le opzioni (o offerte) successive potrebbero essere oggettivamente superiori.

Ad esempio, se senti un elenco di tratti negativi di una persona, è probabile che ti faccia un'impressione duratura basata su questa "prima informazione" che senti. E anche se incontri la persona e si dimostra perfettamente ragionevole, è probabile che la tua impressione negativa persista. Potresti persino fidarti così ciecamente da rifiutare i resoconti successivi che la contraddicono.

Sebbene l'effetto primacy sia "tutto nella testa", ha un impatto concreto e concreto. In combinazione con strumenti di automazione come Email AI, l'effetto primacy aiuta le aziende ad aggiudicarsi più offerte. In grado di elaborare e rispondere alle richieste di preventivo all'istante, Email AI aiuta i fornitori a essere sempre i primi, almeno nella prima ondata.

Il pregiudizio di ancoraggio e il potere di essere i primi

Bias di ancoraggioRafforza l'effetto di primato negli appalti, consolidando la prima offerta come standard di riferimento per tutte le altre. Ogni offerta successiva viene confrontata superficialmente con la prima, che riceve maggiore attenzione e scrutinio a ogni ciclo di valutazione. Nel tempo, questa valutazione ripetuta accresce in modo subliminale la fiducia nell'offerta iniziale, anche se altre opzioni sono comparabili o leggermente migliori.

Negli appalti aeronautici, dove le variazioni di prezzo sono spesso minime per i prodotti di base e la disponibilità è un fattore chiave (soprattutto durante gli eventi AOG), la prima offerta accettabile diventa spesso la scelta predefinita. La fatica decisionale e la necessità di agire rapidamente non fanno che amplificare questo effetto. Più offerte non superano la prima, più forte diventa la percezione della propria superiorità, conferendo al primo arrivato un vantaggio significativo.

Come influisce sul vantaggio del primo arrivato negli acquisti

Presentare la prima offerta RFQ non costituisce solo un punto di riferimento, ma anche un punto di riferimento per la valutazione di tutte le offerte successive. Se offri 100 dollari per componente, offerte più alte saranno considerate troppo costose, mentre un'offerta di 50 dollari potrebbe essere considerata inaffidabile o indicativa di un prodotto e di un servizio clienti di qualità inferiore.

Questo "vantaggio del primo arrivato"accade perché chi prende le decisioni è soggetto a vincoli di tempo e a un sovraccarico cognitivo. Questi costringono i nostri percorsi mentali a prendere scorciatoie; chi riesce a "muovere" la prima offerta ha un vantaggio significativo. Quei primi input creano l'ancora per una "buona offerta", rendendo più difficile per le offerte successive modificare il bias di primato del decisore.

Effetto primato nell'aviazione

Nel settore dell'aviazione, dove le decisioni in materia di approvvigionamento spesso riguardano componenti critici, scadenze ravvicinate e temuti eventi AOG (aeromobili a terra), l'effetto di primato è amplificato.

I primi a muoversi ottengono visibilità e credibilità in anticipo, stabilendo le regole di base per tutte le offerte dei fornitori, vantaggi cheaumentare significativamente la loro probabilità di successo.Essere i primi a fare un'offerta può essere più importante dell'offerta stessa.

ePlaneAI sfrutta l'intelligenza artificiale per ridurre il processo di lettura, classificazione, ricerca e risposta alle richieste di quotazione da diverse ore a pochi minuti, garantendo che la maggior parte delle richieste di quotazione venga quotata all'istante, per essere la prima o una delle prime.

Altri benefici dell’effetto primato nel processo di gara competitiva

Oltre a rispettare scadenze strette eimpostare l'"ancora"o standard di prezzo psicologico, l'effetto primato comporta vantaggi concreti per i fornitori, se si sfrutta l'opportunità tempestivamente.

Mentre essere il primo crea unforte impressione iniziale, i decisori sono meno propensi ad agire in caso di ritardo. Nel tempo, l'effetto di primacy potrebbe diminuire, soprattutto in scenari di approvvigionamento complessi o ad alto volume, in cui le offerte si accumulano e competono per attirare l'attenzione. Agire rapidamente sulle offerte iniziali aiuta a preservare il vantaggio, garantendo che l'"ancora" rimanga al primo posto nella mente quando si prendono decisioni.

Rafforzamento coerente del marchio

Ogni risposta rapida e precisa rafforza il tuo brand come leader reattivo e affidabile, rendendoti la scelta ideale quando la posta in gioco è alta. Questa costanza nelle prestazioni crea una reputazione che amplifica l'effetto di supremazia, mantenendo le tue offerte memorabili e di impatto anche in contesti competitivi.

La capacità di ottenere questi vantaggi dipende dalla fornitura di dati accurati, dal mantenimento di una fornitura costante e dall'eliminazione dei colli di bottiglia operativi. Affinché l'effetto primato sia a vostro favore, la vostra offerta deve raggiungere la soglia di "accettabile" o "soddisfacente". Se un decisore dovesse confrontarla con un'altra offerta altrettanto accettabile, dovrebbe sentirsi sufficientemente sicuro da affidarsi alla vostra offerta senza esitazione, quasi come se la scelta tra le due si riducesse al lancio di una moneta.

Inoltre, potrebbe non funzionare altrettanto bene nei casi in cui le aziende si limitano a lavorare con fornitori e appaltatori selezionati che sono in linea con le loro iniziative ESG o con accordi di acquisto in grandi quantità e altri contratti a lungo termine.

Sfide nel raggiungimento del vantaggio del primo arrivato

Nonostante gli evidenti vantaggi, raggiungere il vantaggio del pioniere negli appalti aeronautici non è un'impresa da poco, soprattutto quando si tratta del processo di richiesta di preventivo (RFQ). I flussi di lavoro tradizionali sono pieni di inefficienze, tra cui lunghi cicli di revisione, inserimento manuale dei dati e ripetitivi copia e incolla solo per elaborare una singola RFQ.

Spesso i fornitori investono ore nella preparazione di un preventivo, per poi scoprire di non avere il componente richiesto in magazzino, di non possedere le certificazioni necessarie o che il valore della richiesta di preventivo è così basso da giustificare a malapena lo sforzo. Questi colli di bottiglia non solo fanno perdere tempo, ma ritardano anche le risposte, consentendo ai concorrenti di approfittare del vantaggio del primo arrivato mentre il vostro team è ancora alle prese con processi obsoleti.

Ecco le principali sfide:

Risposte ritardate alle richieste di preventivo (RFQ)

I flussi di lavoro manuali per le richieste di preventivo (RFQ) sono afflitti da inefficienze, soprattutto per le richieste di routine e di basso valore. I team di approvvigionamento spesso sprecano ore ad analizzare i requisiti, compilare dati e preparare le risposte, per poi rendersi conto che molte RFQ contengono dettagli mancanti o ambigui, come:

Anche quandoconvalida della conformità normativaè necessario aggiungere tempo per verificare gli standard di sicurezza e le certificazioni: questi passaggi aggiuntivi spesso sovraccaricano inutilmente i team quando applicati alle richieste di quotazione di routine.

Per la maggior parte delle richieste di preventivo (RFQ), fino al 60%, le informazioni sono chiare e ripetibili. L'intelligenza artificiale può elaborare queste richieste in pochi minuti, eliminando completamente la necessità di interventi manuali. Questo consente ai team di vendita di concentrarsi su attività più critiche, come la risoluzione di anomalie o la ricerca di accordi AOG (Aircraft on Ground) di alto valore e con tempi di risposta rapidi.

Fonti: ADO Aerospace,Cflow

Dati frammentati

La mancanza di dati tra i sistemi di approvvigionamento, inventario e finanza continua a ostacolare il flusso di informazioni in tempo reale, nonostante la presenza di sistemi ERP progettati per unificare i processi. Nel settore degli approvvigionamenti aeronautici, questi compartimenti isolati si verificano spesso in:

Sebbene i sistemi ERP siano stati progettati per unificare questi processi, spesso risultano carenti a causa della scarsa integrazione, della scarsa adozione da parte degli utenti o della dipendenza da flussi di lavoro obsoleti. Questa frammentazione costringe i team di approvvigionamento a dedicare tempo prezioso al consolidamento manuale dei dati, rallentando la preparazione delle offerte e creando punti ciechi che possono portare a opportunità mancate.

Colli di bottiglia operativi

I flussi di lavoro delle richieste di preventivo (RFQ) comportano quasi sempre numerosi livelli di approvazione, ritardando ulteriormente l'invio delle richieste. Questo è particolarmente vero nel settore dell'aviazione, dove l'elevata posta in gioco negli appalti richiede rigorosi controlli interni per garantire sicurezza e conformità.

In assenza di strumenti di collaborazione, l'attrito complica ulteriormente un processo di approvazione già caotico. Senza flussi di lavoro ottimizzati, questi colli di bottiglia costano ai fornitori tempi di risposta critici.

Le sfide complesse di flussi di lavoro inefficienti, dati frammentati e processi manuali possono far sembrare impossibile il raggiungimento del vantaggio del primo arrivato. Tuttavia, queste problematiche evidenziano la necessità di soluzioni trasformative che semplifichino e accelerino le risposte alle richieste di preventivo. Soluzioni come EmailAI possono colmare questo divario, offrendo ai fornitori un modo per affrontare questi problemi in modo efficace e ottenere un ROI misurabile, spesso fino a 10 o 100 volte superiore, entro poche settimane dall'implementazione.

Dipendenza dagli input manuali

Inserimento manuale dei datirimane una pratica comune negli appalti dell'aviazione tradizionale, aumentando la probabilità di errori di immissione dei dati (RFgen). Sebbene esistano alcuni strumenti automatizzati, spesso presentano curve di apprendimento ripide, non si integrano con i flussi di lavoro esistenti o richiedono frequenti interventi da parte dell'utente, il che li rende sottoutilizzati dai team di approvvigionamento. Molti si affidano ancora aspreadsheets, calcoli manuali o John, il "magazziniere", con il suo "sistema" personale per tenere tutto in ordine.

Questi processi inefficienti e soggetti a errori ritardano il completamento delle richieste di preventivo (RFQ) e portano a offerte che non soddisfano le aspettative degli acquirenti. Al contrario, soluzioni di automazione come l'intelligenza artificiale per le email di ePlaneAI richiedono un'interazione minima da parte dell'utente per fornire automaticamente risposte accurate e tempestive in pochi minuti per oltre la metà delle richieste di preventivo, e svolgono gran parte del lavoro di base sulle restanti, che richiedono maggiore attenzione, come la revisione tecnica o l'approvazione del prezzo...

Incapacità di scalare

Per i fornitori del settore aeronautico che gestiscono più richieste di preventivo contemporaneamente, la scalabilità è spesso un problema ricorrente. I processi manuali e la carenza di risorse, come personale qualificato e strumenti tecnologici, limitano ulteriormente la capacità di un fornitore di gestire le richieste di preventivo su larga scala.Arphie). Ciò risulta particolarmente problematico durante i picchi di domanda stagionale o in situazioni di approvvigionamento di emergenza.

Perché iniziare con EmailAI?

Uno dei tanti strumenti di aviazione basati sull'intelligenza artificiale di ePlaneAI,E-mailOffre il punto di ingresso perfetto per l'automazione dei preventivi basata sull'intelligenza artificiale. Concentrandosi sulle richieste di preventivo via email, un processo critico ma spesso inefficiente che rappresenta circa la metà del fatturato annuo della maggior parte dei fornitori, i fornitori possono trasformare le proprie attività con una configurazione e un rischio minimi e ottenere un ROI in sole 4 settimane.

Caratteristiche comeestrazione intelligente dei dati,integrazione ERP in tempo reale, E automazione intelligentesemplificare i flussi di lavoro e ottenere un ROI immediato e misurabile.

Cosa fa EmailAI:

Elaborazione automatizzata delle richieste di quotazione (RFQ)

ePlaneAI trasforma i processi di richiesta di preventivo (RFQ) tradizionalmente manuali e dispendiosi in termini di tempo in un flusso di lavoro automatizzato. Grazie a funzionalità avanzate di elaborazione del linguaggio naturale (NLP), ePlaneAI estrae, convalida ed elabora le RFQ con una velocità e una precisione senza precedenti.

I fornitori possono generare preventivi in pochi minuti, superando di gran lunga i concorrenti e beneficiando al contempo dei vantaggi operativi e finanziari dell'intelligenza artificiale.

Integrazione dell'inventario in tempo reale

ePlaneAIintegrazione perfetta con i sistemi ERPGarantisce l'accesso a dati di inventario aggiornati al minuto. I fornitori non devono più navigare su piattaforme isolate o affidarsi a registri di magazzino obsoleti. L'intelligenza artificiale per le email offre prezzi dinamici e controlli automatici della disponibilità, consentendo ai team di inviare offerte precise e competitive ogni volta.

Alberi decisionali dinamici

Prezzi e termini di consegna sono fattori spesso decisivi negli acquisti nel settore aeronautico, e l'approccio varia spesso a seconda del tipo di acquirente. I clienti esistenti potrebbero richiedere offerte personalizzate basate sullo storico degli acquisti, mentre i nuovi acquirenti necessitano spesso di incentivi aggiuntivi, come sconti introduttivi o promesse di consegna più rapide, per incoraggiare il loro primo acquisto.

Gli alberi decisionali basati sull'intelligenza artificiale di ePlaneAI analizzano le tendenze di mercato, lo storico dei fornitori e i dati operativi per ottimizzare le offerte per entrambe le tipologie di acquirenti. Per i nuovi clienti, identifica rapidamente le opportunità per presentare incentivi interessanti, mentre per gli acquirenti esistenti, personalizza le offerte in base al loro storico e alle loro preferenze. Queste strategie dinamiche e automatizzate sono impossibili da eseguire rapidamente con processi manuali, offrendo al tuo team un vantaggio competitivo significativo.

Avvisi proattivi e analisi predittive

Le capacità predittive di ePlaneAI identificano le richieste di preventivo (RFQ) ad alta priorità e gli scenari AOG (AOG) come opportunità di vendita cruciali. Questi casi urgenti non sono solo problemi, ma opportunità di alto valore per offrire un servizio ineguagliabile. Se il tuo team riesce a fornire una soluzione anche solo due ore prima dei concorrenti, il costo diventa irrisorio rispetto al mancato guadagno risparmiato grazie al rientro anticipato di un velivolo in volo. Con ePlaneAI, ottieni la velocità e la precisione necessarie per trasformare queste esigenze urgenti in vittorie decisive.

In questo modo, puoi concentrarti sulle opportunità più significative senza perdere le scadenze. Gli avvisi proattivi ti aiutano a presentare la tua offerta per primo, mentre i concorrenti si affannano per recuperare.

Scalabilità per richieste di preventivo ad alto volume

Ora è possibile gestire contemporaneamente più richieste di quotazione (RFQ). ePlaneAI automatizza le attività ripetitive, consentendo al tuo team di ampliare le proprie operazioni senza compromettere la precisione o i tempi di risposta.

Effetto primato per la vittoria finale

IL effetto primatodimostra che essere i primi negli appalti aeronautici è più di una mera questione di vanità: è un vantaggio strategico. Tuttavia, il percorso per raggiungere questo obiettivo richiede più della semplice velocità. Precisione, dati in tempo reale e agilità operativa sono i veri fattori di differenziazione che distinguono i leader dai ritardatari.

Il primo passo è implementare la soluzione EmailAI di ePlane. Inizia in piccolo, automatizza i processi di richiesta di preventivo via email e scopri come l'intelligenza artificiale può ridefinire le tue operazioni in poche settimane.

Il cielo non aspetta nessuno. Sii il primo.Permettere ePlaneAIaiutarti a guidare il cammino.

Glossario

Bias di ancoraggio:La tendenza della prima informazione che ricevi a influenzare il modo in cui giudichi tutte le informazioni successive.

Distorsione attentiva: L'attenzione rivolta a certi dettagli rispetto ad altri, spesso perché sembrano più evidenti.

Fase di aggiudicazione: Fase in cui viene selezionato un fornitore e i contratti vengono finalizzati dopo la valutazione delle offerte.

Fase di chiusura: Fase finale dell'approvvigionamento, in cui vengono completati gli accordi e gli ordini vengono inoltrati o consegnati.

Teoria del carico cognitivo: I decisori spesso sperimentano un sovraccarico cognitivo durante gli appalti. La prima offerta ricevuta è più facile da elaborare e spesso percepita come standard, riducendo lo sforzo mentale necessario per valutare le offerte successive.

Fatica decisionale:Quando si è sopraffatti da troppe opzioni, subentra la stanchezza decisionale. Ciò riduce la qualità del processo decisionale, in quanto si sceglie la prima opzione praticabile anche se oggettivamente ce ne sono di migliori.

Processo formale: Un approccio strutturato agli acquisti con fasi definite come l'emissione di richieste di quotazione (RFQ) o di richiesta di proposta (RFP) e la valutazione delle offerte.

Fase di preparazione: Fase iniziale dell'approvvigionamento in cui vengono identificati i requisiti e vengono create le richieste di quotazione (RFQ) o di proposta (RFP).

Effetto primato:Il principio secondo cui la prima informazione che incontri tende a plasmare o influenzare in modo permanente la tua percezione complessiva.

Effetto di priming: Un fenomeno psicologico in cui l'esposizione a uno stimolo influenza il modo in cui le informazioni successive vengono percepite o interpretate. Simile all'effetto primacy, ma l'effetto priming predispone il cervello a concentrarsi su determinate qualità o attributi di un'offerta.

Ordine di acquisto (PO): Documento inviato da un acquirente a un fornitore per richiedere prodotti o servizi, specificando quantità e prezzi.

Effetto recency:Fenomeno psicologico per cui gli individui tendono a ricordare e ad attribuire maggiore importanza alle informazioni più recenti in cui si imbattono.

RFQ (Richiesta di preventivo): Documento in cui si chiedono ai fornitori prezzi e dettagli sulla consegna di beni o servizi specifici.

RFP (Richiesta di proposta): Documento utilizzato per chiedere ai fornitori di proporre soluzioni per un progetto o una necessità.

Processo RFP: Le fasi della creazione, dell'invio, della valutazione e dell'assegnazione di contratti tramite RFP.

Processo di richiesta di quotazione (RFQ): Il flusso di lavoro di richiesta, ricezione e valutazione dei preventivi per scegliere il fornitore migliore.

pregiudizio dello status quo:La preferenza di attenersi alla prima opzione accettabile incontrata, poiché sembra più sicura o meno rischiosa rispetto all'esplorazione delle scelte successive.

Scadenza per la presentazione: Data e ora limite entro cui i fornitori devono presentare le loro offerte o proposte.