Effizientes E-Mail-Management für umfangreiche Bestellungen in der Luftfahrtbranche

Die Lieferkette der Luftfahrt ist auf schnelle und präzise Kommunikation angewiesen. Täglich bearbeiten Fluggesellschaften, Wartungs-, Reparatur- und Überholungsdienstleister (MRO) sowie Zulieferer Tausende von Angebotsanfragen (RFQs) per E-Mail.

Die effiziente Bearbeitung dieser Anfragen ist entscheidend. Verzögerungen können zu Geschäftsverlusten, Störungen der Wartungspläne und Flugverboten führen.

Traditionell erfolgte die Bearbeitung von RFQs manuell, was bedeutete, dass die Beschaffungsteams die E-Mails einzeln sortieren, validieren und beantworten mussten.

RFQ-Software auf Basis künstlicher Intelligenz verändert diesen einst mühsamen Prozess und ermöglicht Beschaffungsteams die Automatisierung der Aufnahme, Sortierung und Antwortgenerierung mit beispielloser Geschwindigkeit und Genauigkeit.

Dank der Fähigkeit der KI, den E-Mail-Eingang zu automatisieren, Anfragen präzise zu sortieren und zu kategorisieren und innerhalb von Sekunden Antworten zu generieren, kann Ihr Unternehmen die Bearbeitungszeiten für RFQs verkürzen und Aufträge sichern, während die Konkurrenz langsame, manuelle Prozesse mit vielen menschlichen Fehlern verwendet.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie diese Effizienz erreichen, die Ihre Konkurrenz in den Schatten stellt. Er geht darauf ein, wieKI-gesteuerte Automatisierungfunktioniert und konkrete Möglichkeiten, wie Sie Ihre eigenen RFQ-Workflows umgestalten können.

Der Umfang des E-Mail-Managements im Luftverkehrseinkauf

Telefonanrufe und Faxe werden im Bereich der Luftfahrtbeschaffung heutzutage immer seltener. E-Mail bleibt der primäre, wenn nicht sogar bevorzugte Kommunikationskanal für Beschaffungsaktivitäten.

Jeden Tag verarbeiten Luftfahrtunternehmen Hunderte bis Tausende von RFQs, die sich alle hinsichtlich Komplexität und Dringlichkeit unterscheiden.

Arten von RFQs in der Luftfahrt:

Verzögerungen bei der RFQ-Bearbeitung führen zu Umsatzeinbußen, Lieferkettenunterbrechungen und erhöhten Betriebskosten, ganz zu schweigen von den weiteren nachgelagerten Folgen, die sich auf andere Flüge, Arbeitspläne und sogar die Luftfahrtindustrie insgesamt auswirken können.

Darüber hinaus können Verzögerungen für Unternehmen bei AOG-Ereignissen einen Aufschlag von 50 % für Eilteile kosten.

Die Belastung durch die manuelle RFQ-Verarbeitung

Viele Beschaffungsteams im Luftverkehr verlassen sich auf menschliche Eingaben zum Sortieren, Überprüfen undManuelles Beantworten von RFQsEs gibt E-Mail-Regeln, die sie einrichten können, um Nachrichten von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Schlüsselwörtern zu sortieren und zu priorisieren. Diese Maßnahmen sind jedoch bei weitem nicht 100 % genau.

Ohne KI ist eine manuelle Antwort präziser. Das Durchsuchen von E-Mails ist jedoch zeitaufwändig und kann zu Folgendem führen:

Langsamere Reaktionszeiten, die mehr menschliches Eingreifen erfordern.Neben der manuellen Auswertung der RFQ muss der Empfänger nun auch die Lagerverfügbarkeit, die Preisgestaltung, die Lieferantenkoordination und andere wichtige Details koordinieren, deren Bearbeitung Stunden dauern kann.

Erhöhtes menschliches Versagen auf beiden Seiten.Die Person, die eine RFQ sendet, kann versehentlich eine zusätzliche Ziffer hinzufügen oder weglassen, beispielsweise Teil A sagen, wenn sie Teil AA sagen will, oder wichtige Details vergessen.

Selbst bei perfekt formulierter Anfrage kann der Empfänger Teile der Anfrage falsch lesen. KI kann Unstimmigkeiten in RFQ-Anfragen für bestimmte Absender kennzeichnen und alle E-Mail-Daten mit nahezu 100-prozentiger Genauigkeit lesen und extrahieren.

Höhere Arbeitskosten.Beschaffungsteams verbringen wertvolle Stunden mit der Bearbeitung wiederkehrender E-Mail-Aufgaben, anstatt sich auf die Strategie und andere Entscheidungen auf hoher Ebene zu konzentrieren.

Langsamere Reaktionszeiten, mehr Fehler und höhere Arbeitskosten führen zu mehr Flugverspätungen, mehr Betriebschaos und potenziellen Umsatzeinbußen in Millionenhöhe – sowohl für das Luftfahrtunternehmen als auch für den Zulieferer. KI-gestützte Lösungen schließen diese Lücken.

KI-gestütztes E-Mail-Management

KI-Lösungen wie die von ePlaneAIE-MailRationalisieren Sie die RFQ, indem Sie menschliche Engpässe und andere Einschränkungen beseitigen.

Innerhalb weniger Sekunden, nachdem eine RFQ-E-Mail Ihren Posteingang erreicht hat, wird sie korrekt gelesen und entsprechend der Dringlichkeit kategorisiert. Großbestellungen, hochwertige Teile oder AOG-Szenarien werden sofort als besonders dringlich gekennzeichnet.

Anschließend erstellt EmailAI basierend auf der Teileverfügbarkeit, dem Standort und anderen logistischen Aspekten innerhalb von 10 Minuten ein präzises, genaues und genehmigtes Angebot – oft Stunden (wenn nicht Tage) vor anderen Wettbewerbern.

Durch KI-Geschwindigkeitsautomatisierung werden mehr Geschäfte schneller und mit größerer Genauigkeit abgeschlossen, was zu höheren Margen führt.

Intelligente Kategorisierung und automatisierte Priorisierung

Einer der größten Vorteile der KI ist die intelligente Sortierung.

Anstatt dass Beschaffungsteams oder fehlerhafte E-Mail-Regeln Nachrichten filtern, kategorisiert KI RFQs automatisch und priorisiert sie nach Dringlichkeit.

Unternehmen können je nach Bedarf mehrere Kategorien oder verschiedene Kategoriebezeichnungen erstellen. Im Allgemeinen funktioniert die Aufteilung in drei Kernkategorien jedoch am besten.

Mit KI-gesteuerter RFQ-Software können Luftfahrtunternehmen diese Kategorien dynamisch verfeinern und so sicherstellen, dass dringende Anfragen priorisiert und ohne Verzögerungen bearbeitet werden. Ob 3 oder 10 Kategorien – ein effektives und automatisiertes Triage-System verhindert Rückstände und stellt sicher, dass Ihre RFQs mit hoher Priorität nicht im Posteingang untergehen.

Verbesserung der Reaktionsgenauigkeit

Bei der manuellen Bearbeitung von Anfragen kommt es häufig zu Fehlern bei der Preisgestaltung, Bestandsprüfung und Dokumentation. KI eliminiert diese Risiken, indem sie Anfragen mit Echtzeit-Bestands- und Preisdatenbanken abgleicht, die Einhaltung der Luftfahrtdokumentationsanforderungen der FAA, EASA und anderer Aufsichtsbehörden gewährleistet und standardisierte, fehlerfreie Angebote innerhalb weniger Minuten auf Basis von Lagerbeständen und historischen Verkaufsdaten erstellt.

Davon profitieren Sie und Ihre Kunden: Sie erhalten das benötigte Teil zu einem wettbewerbsfähigen Preis, und Sie schließen mehr Aufträge ab. Darüber hinaus können KI-gesteuerte Prozesse die Genauigkeit der Bedarfsprognose um über 25 % verbessern und so Fehlbestände oder Überbestände reduzieren.

Echtzeitintegration mit Beschaffungssystemen

Luftfahrtunternehmen setzen für ihre Lagerhaltung und Beschaffung üblicherweise auf ERP-Systeme wie SAP, AMOS und Quantum. Ein ERP-System kann Daten mehrerer Geschäftseinheiten in einem Silo zusammenführen. Diese Daten sind jedoch wenig aussagekräftig, wenn sie nicht analysiert, verknüpft und schnelle Entscheidungen mit größerer Sicherheit und Genauigkeit getroffen werden können.

ePlaneAI arbeitet mit bestehenden ERP- und Beschaffungssystemen zusammen, um Ihre ERP-Daten nutzbar zu machen. Es fungiert als ERP-Schicht, die sich direkt in Ihre bestehende Plattform integrieren lässt und einen nahtlosen Datenfluss zwischen E-Mail-Anfragen und Lagersystemen, sofortige Teileverfügbarkeitsprüfungen ohne menschliches Eingreifen und die automatisierte Erstellung von Bestellungen ermöglicht. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand.

Die Zukunft der KI in der E-Mail-Verarbeitung in der Luftfahrt

Die KI-gesteuerte E-Mail-Automatisierung ist zwar leistungsstark, steht aber erst am Anfang ihres vollen Potenzials. Zukünftige Verbesserungen werden ihre Möglichkeiten deutlich erweitern. Im kommenden Jahrzehnt erwarten Sie:

Die Einführung einer RFQ-Software als Teil einer KI-gesteuerten Beschaffungsstrategie ist ein Wendepunkt und der Rubikon-Moment für die Beschaffung in der Luftfahrt, an der Schnittstelle zwischen veralteten Arbeitsabläufen und unaufhaltsamer Effizienz.

Viele Luftfahrtunternehmen nutzen bereits KI-gestützte Lieferketten und erzielen dadurch jährliche Kosteneinsparungen in Millionenhöhe sowie Produktivitäts-, Betriebs- und Reputationsgewinne. Wer jetzt auf KI setzt, ist bestens aufgestellt, um von den wachsenden Möglichkeiten der KI zu profitieren – und so seine Geschäftsstabilität dauerhaft zu steigern.

Warum KI-E-Mail-Management ein Wettbewerbsvorteil ist

Die Luftfahrtindustrie kann sich eine langsame und ineffiziente E-Mail-Bearbeitung nicht leisten. Jede verzögerte Anfrage ist eine verpasste Chance, die durch entgangene Aufträge, verzögerte Wartungsarbeiten und AOG-Krisen Millionen kosten kann.

EmailAI von ePlaneAI transformiert die traditionelle RFQ-Verarbeitung durch automatisierte Antworten, verbesserte Genauigkeit und die nahtlose Integration in Ihre bestehenden Beschaffungssysteme. Unternehmen, die EmailAI einsetzen, profitieren von schnelleren RFQ-Antwortzeiten, höherer Effizienz und gesteigerter Betriebseffizienz – ganz zu schweigen von zufriedeneren Mitarbeitern, die von lästigen, banalen Verwaltungsaufgaben befreit sind.

Handeln Sie noch heute.Möchten Sie die E-Mail-Verarbeitung in der Luftfahrt beschleunigen und schneller mehr Deals abschließen? Entdecken Sie ePlaneAIsE-Mailund andere KI-gestützte Lösungen und bringen Sie Ihre Beschaffungseffizienz ins 21. Jahrhundert und darüber hinaus.