Effizientes E-Mail-Management für umfangreiche Bestellungen in der Luftfahrtbranche

Die effiziente Bearbeitung dieser Anfragen ist entscheidend. Verzögerungen können zu Geschäftsverlusten, gestörten Wartungsplänen und stillgelegten Flugzeugen führen.

Traditionell war die Bearbeitung von RFQs manuell, wobei Beschaffungsteams jede Anfrage einzeln sortieren, überprüfen und beantworten mussten.

RFQ-Software, angetrieben von KI, verwandelt diesen einst mühsamen Prozess und ermöglicht es Beschaffungsteams, die Erfassung, Sortierung und Erstellung von Antworten mit beispielloser Geschwindigkeit und Genauigkeit zu automatisieren.

Mit der Fähigkeit der KI, E-Mail-Eingänge zu automatisieren, Anfragen genau zu sortieren und zu kategorisieren und innerhalb von Sekunden Antworten zu generieren, kann Ihr Unternehmen die Bearbeitungszeiten für Angebotsanfragen beschleunigen und Geschäfte absichern, während die Konkurrenz langsame, manuelle Prozesse verwendet, die voller menschlicher Fehler sind. Während Ihr Angebot geprüft wird, haben sie ungeöffnete Anfragen in ihrem Posteingang.

Dieser Artikel erklärt, wie man diese Ebene der Effizienz erreicht, die die Konkurrenz weit hinter sich lässt, indem erläutert wird, wie KI-gesteuerte Automatisierung funktioniert und auf spezifische Weisen eingeht, wie Sie Ihre eigenen RFQ-Abläufe transformieren können.

Das Ausmaß des E-Mail-Managements in der Beschaffung der Luftfahrt

Telefonanrufe und Faxe werden heutzutage im Bereich der Beschaffung in der Luftfahrt immer seltener. E-Mail bleibt der primäre, wenn nicht sogar bevorzugte, Kommunikationskanal für Beschaffungsaktivitäten.

Jeden Tag bearbeiten Luftfahrtunternehmen Hunderte bis Tausende von Angebotsanfragen, die alle in Komplexität und Dringlichkeit variieren.

Arten von RFQs in der Luftfahrt:

Verzögerungen bei der Bearbeitung von Angebotsanfragen führen zu Umsatzverlusten, Unterbrechungen in der Lieferkette und erhöhten Betriebskosten, ganz zu schweigen von weiteren nachgelagerten Auswirkungen, die andere Flüge, Arbeitspläne und sogar die breitere Luftfahrtindustrie beeinflussen können.

Zusätzlich können Verzögerungen Unternehmen einen 50%igen Aufpreis für Eilteile bei AOG-Ereignissen kosten.

Die Belastung durch manuelle RFQ-Bearbeitung

Viele Beschaffungsteams in der Luftfahrtindustrie verlassen sich auf manuelle Eingaben, um Angebotsanfragen zu sortieren, zu überprüfen und darauf zu antworten. Es gibt E-Mail-Regeln, die sie einrichten können, um Nachrichten von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Schlüsselwörtern zu sortieren und zu priorisieren, jedoch sind diese Maßnahmen weit davon entfernt, 100 % genau zu sein.

In Abwesenheit von KI bietet eine manuelle Antwort mehr Genauigkeit. Aber der Prozess des Durchsuchens von E-Mails ist zeitaufwendig und kann zu Folgendem führen:

Langsamere Reaktionszeiten, die mehr menschliches Eingreifen erfordern. Über die manuelle Bewertung der Angebotsanfrage hinaus muss der Empfänger nun die Verfügbarkeit des Inventars, die Preisgestaltung, die Lieferantenkoordination und andere wichtige Details abstimmen, was Stunden zur Bearbeitung benötigen kann.

Erhöhte menschliche Fehlerquote für beide Parteien. Die Person, die eine Angebotsanfrage sendet, kann versehentlich eine zusätzliche Ziffer hinzufügen oder weglassen, zum Beispiel Teil A statt Teil AA angeben, oder wichtige Details vergessen. 

Selbst wenn ein Antrag perfekt formuliert ist, kann der Empfänger einen Teil der Anfrage falsch verstehen. KI kann Unstimmigkeiten in RFQ-Anfragen für bestimmte Absender kennzeichnen und alle E-Mail-Daten mit nahezu 100%iger Genauigkeit lesen und extrahieren.

Höhere Arbeitskosten. Beschaffungsteams verbringen wertvolle Stunden mit der Bearbeitung wiederkehrender E-Mail-Aufgaben, anstatt sich auf Strategie und andere Entscheidungen auf hoher Ebene zu konzentrieren.

Langsamere Reaktionszeiten, mehr Fehler und höhere Arbeitskosten führen zu mehr Flugverspätungen, mehr betrieblichem Chaos und einem möglichen Einnahmeverlust in Millionenhöhe – sowohl für das Luftfahrtunternehmen als auch für den Teilelieferanten. KI-gestützte Lösungen schließen jedoch diese Lücken.

KI-gestütztes E-Mail-Management

KI-Lösungen wie ePlaneAI’s EmailAI optimieren die Angebotsanfragen, indem sie menschliche Engpässe und andere Einschränkungen beseitigen.

Innerhalb von Sekunden nachdem eine RFQ-E-Mail Ihren Posteingang erreicht hat, wird sie genau gelesen und entsprechend der Dringlichkeit richtig kategorisiert. Großbestellungen, hochwertige Teile oder AOG-Szenarien werden sofort als besonders dringend markiert.

Dann wird EmailAI, basierend auf der Verfügbarkeit von Teilen, dem Standort und anderen logistischen Faktoren, innerhalb von 10 Minuten ein präzises, genaues und genehmigtes Angebot erstellen – oft Stunden (wenn nicht Tage) bevor es andere Wettbewerber tun.

KI-gesteuerte Automatisierung bedeutet, dass mehr Geschäfte schneller und mit größerer Genauigkeit abgeschlossen werden – für verbesserte Margen.

Intelligente Kategorisierung und automatisierte Priorisierung

Einer der größten Vorteile von KI ist das intelligente Sortieren.

Anstatt dass Beschaffungsteams oder fehlerhafte E-Mail-Regeln Nachrichten filtern, kategorisiert KI automatisch RFQs und priorisiert sie basierend auf ihrer Dringlichkeit.

Unternehmen können sich dafür entscheiden, mehr Kategorien zu erstellen oder unterschiedliche Kategoriebezeichnungen basierend auf ihren spezifischen Bedürfnissen zu verwenden, jedoch funktioniert diese Aufteilung in drei Hauptkategorien im Allgemeinen am besten.

Mit KI-gesteuerter RFQ-Software können Luftfahrtunternehmen diese Kategorien dynamisch verfeinern, um sicherzustellen, dass dringende Anfragen priorisiert und ohne Verzögerungen bearbeitet werden. Ob es 3 Kategorien oder 10 sind, ein effektives und automatisiertes Triage-System verhindert Rückstände und stellt sicher, dass Ihre hochprioritären RFQs nicht im Posteingang untergehen.

Verbesserung der Antwortgenauigkeit

Die manuelle Bearbeitung von RFQs ist anfällig für Fehler bei der Preisgestaltung, der Bestandsprüfung und der Dokumentation. KI eliminiert diese Risiken, indem sie RFQs mit Echtzeit-Bestands- und Preisdatenbanken abgleicht, die Einhaltung der Dokumentationsanforderungen für die FAA, EASA und andere Regulierungsbehörden gewährleistet und standardisierte, fehlerfreie Angebote in Minuten erstellt, basierend auf Bestandsmengen und historischen Verkaufsdaten.

Dies kommt Ihnen und Ihrem Kunden zugute: Sie erhalten das benötigte Teil zu einem wettbewerbsfähigen Angebot, und Sie schließen mehr Geschäfte ab. Aber darüber hinaus können durch KI gesteuerte Prozesse die Genauigkeit der Bedarfsprognose um über 25% verbessern, was Lagerengpässe oder Überbestände reduziert.

Echtzeitintegration mit Beschaffungssystemen

Luftfahrtunternehmen verlassen sich in der Regel auf ERP-Systeme wie SAP, AMOS und Quantum für Lagerhaltung und Beschaffung. Ein ERP kann Daten für mehrere Geschäftseinheiten in einem Silo sammeln, aber diese Daten sind weniger aussagekräftig, wenn man nicht die Fähigkeit hat, sie zu analysieren, die Zusammenhänge zu erkennen und schnelle Entscheidungen mit größerer Zuversicht und Genauigkeit zu treffen.

ePlaneAI arbeitet mit bestehenden ERP- und Beschaffungssystemen zusammen, um Ihre ERP-Daten nutzbar zu machen. Es fungiert als eine ERP-Schicht, die sich direkt in Ihre bestehende Plattform integrieren lässt, um einen nahtlosen Datenfluss zwischen E-Mail-Anfragen und Inventarsystemen, sofortige Verfügbarkeitsprüfungen von Teilen ohne menschliches Eingreifen sowie automatisierte Erstellung von Bestellungen (PO) zu ermöglichen, was den administrativen Arbeitsaufwand reduziert.

Die Zukunft der KI in der Verarbeitung von E-Mails in der Luftfahrt

KI-gesteuerte E-Mail-Automatisierung ist zwar leistungsfähig, befindet sich aber erst am Anfang ihres vollen Potenzials. Zukünftige Verbesserungen werden ihre Fähigkeiten erheblich erweitern. Im kommenden Jahrzehnt können Sie erwarten zu sehen:

Die Einführung von RFQ-Software als Teil einer KI-gesteuerten Beschaffungsstrategie ist ein Wendepunkt und das Rubikon-Moment für die Beschaffung in der Luftfahrt, an der Kreuzung zwischen veralteten Arbeitsabläufen und unaufhaltsamer Effizienz.

Viele Luftfahrtunternehmen nutzen bereits KI-gesteuerte Lieferketten und erzielen jährliche Kosteneinsparungen in Millionenhöhe sowie zusätzliche Produktivitäts-, Betriebs- und Reputationsgewinne. Diejenigen, die KI jetzt annehmen, sind am besten positioniert, um von den wachsenden Fähigkeiten der KI zu profitieren – und einer dauerhafteren Geschäftsresilienz.

Warum KI-E-Mail-Management einen Wettbewerbsvorteil darstellt

Die Luftfahrtbranche kann sich keine langsamen, ineffizienten E-Mail-Bearbeitungen leisten. Jede verzögerte Angebotsanfrage ist eine verpasste Gelegenheit, die potenziell Millionen durch verlorene Geschäfte, verzögerte Wartungen und AOG-Krisen kosten kann.

ePlaneAI’s EmailAI verwandelt die traditionelle RFQ-Bearbeitung, indem es Antworten automatisiert, die Genauigkeit verbessert und sich nahtlos in Ihre bestehenden Beschaffungssysteme integriert. Unternehmen, die EmailAI übernehmen, sehen schnellere Antwortzeiten bei RFQs, eine größere Effizienz und eine gesteigerte betriebliche Effizienz – ganz zu schweigen von zufriedeneren Mitarbeitern, die von langweiligen, alltäglichen Verwaltungsaufgaben befreit sind.

Handeln Sie noch heute. Möchten Sie die E-Mail-Bearbeitung in der Luftfahrt beschleunigen und schneller mehr Geschäfte absichern? Entdecken Sie ePlaneAI’s EmailAI und andere KI-gestützte Lösungen, um Ihre Beschaffungseffizienz ins 21. Jahrhundert und darüber hinaus zu bringen.