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Vereinfachen Sie die Beschaffung in der Luftfahrt durch Automatisierung von Bestellungen – Fehler reduzieren, Zeitaufwand verringern und Kosten senken
März 05, 2025
Beschleunigen Sie die Beschaffung im Luftverkehr durch die Automatisierung von Bestellungen – reduzieren Sie Fehler, optimieren Sie Genehmigungen und senken Sie die Kosten mit ePlaneAI.
Die Arbeit in der Luftfahrtbranche ist mit einem hohen Einkaufsaufkommen verbunden. Da ständig neue Teile, Ersatzteile und Reserveteile benötigt werden, ist eine ständige Flut von Bestellungen zu bewältigen.
Dies entsprichtGesamtausgaben in Höhe von 24,65 Milliarden US-Dollarvon MROs allein für Flugzeugteile. Zählt man die Arbeitszeit der Techniker, Transport, Lagergebühren, Versicherung und andere damit verbundene Kosten hinzu, wird der Papierkram zu einer Lawine.
In dieser umsatzstarken und stark regulierten Branche ist Präzision in allen Abläufen entscheidend – auch im Einkaufsprozess. Fehler im Bestellprozess können zu Betriebsverzögerungen, AOG-Ereignissen (Aircraft on Ground) und erheblichen Umsatzeinbußen sowie Kundenvertrauensverlusten führen.
Durch die Verwendung eines automatisierten Bestellsystems können vielehäufige Gründefür PO-Fehler, wie etwa manuelle Dateneingabefehler, mangelnde Automatisierung, schlechte Kommunikation mit Lieferanten und ein inkonsistenter Genehmigungsprozess für Bestellungen.
In diesem Artikel werden Möglichkeiten untersucht, wie Luftfahrtunternehmen den Einkaufsprozess mithilfe von KI rationalisieren und verbessern können, um die Produktivität zu steigern, Einkaufszyklen zu verkürzen und die allgemeine Geschäftseffizienz zu verbessern.
Was ist eine Bestellung?
Lassen Sie uns zunächst klären, was eine Bestellung (PO) ist. Eine Bestellung (PO) ist ein formelles Dokument, das ein Käufer einem Verkäufer übergibt. Sie enthält wichtige Informationen für den Verkäufer, z. B. welche Produkte oder Dienstleistungen der Käufer benötigt, wie viele, welche Preise vereinbart wurden und wohin die Lieferung und die Rechnung erfolgen soll.
Die Bestellung dient als rechtsverbindliche Vereinbarung für beide Parteien und ist formeller Bestandteil des Beschaffungsprozesses. Sie legt die Verantwortlichkeiten beider Parteien klar fest. Bestellungen sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.
In der Luftfahrtindustrie sind Bestellungen aufgrund strenger Sicherheitsstandards und gesetzlicher Vorschriften besonders wichtig. Eine genaue Dokumentation aller Teile und Dienstleistungen ist unerlässlich, um die Flugtauglichkeit der Flugzeuge sicherzustellen und einen klaren Prüfpfad zur Einhaltung der Geschäftsvorschriften zu gewährleisten.
Festaufträge vs. Optionen
Bei genauerer Betrachtung gibt es im Bereich der Beschaffung zwei unterschiedliche Arten von Kaufverpflichtungen:Festaufträge und Optionen.
- A Festbestellungist eine verbindliche Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer. Sie verpflichtet den Käufer zum Kauf bestimmter Waren oder Dienstleistungen zu vereinbarten Bedingungen und den Verkäufer zur Erfüllung der vereinbarten Bedingungen. Sobald die Vereinbarung getroffen ist, verpflichtet sie beide Parteien zur Transaktion. Sie stellt sicher, dass der Verkäufer die Waren oder Dienstleistungen liefert und der Käufer den Kauf abschließt.
- Ein Optionräumt dem Käufer das Recht, aber nicht die Verpflichtung ein, Waren oder Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen innerhalb eines festgelegten Zeitraums zu erwerben. Dies ermöglicht dem Käufer, sich die Konditionen zu sichern, ohne sich sofort zum Kauf zu verpflichten, und bietet ihm die Flexibilität, später je nach Bedarf oder Marktlage zu entscheiden. Dies kann den Nachbestellprozess erheblich beschleunigen.
Automatisierung von Bestellungen
Die Automatisierung von Bestellungen (PO) vereinfacht die Erstellung, Genehmigung und Verwaltung von Bestellungen sowohl für Festbestellungen als auch für Optionen.
- Festbestellungenkönnen mithilfe automatisierter Systeme basierend auf Lagerbeständen, sich ändernden Nachfrageprognosen oder vordefinierten Beschaffungsplänen generiert werden. Dies gewährleistet eine rechtzeitige Wiederbeschaffung und optimale Lagerbestände.
- Optionen:Während Optionen in allgemeinen Beschaffungsprozessen seltener vorkommen, sind sie in der Luftfahrtindustrie weit verbreitet. Automatisierte Systeme können Optionsvereinbarungen verfolgen, Ablaufdaten überwachen und Beschaffungsteams benachrichtigen, wenn Entscheidungen erforderlich sind. Dies erleichtert die zeitnahe Umwandlung von Optionen in feste Aufträge.
Umwandlung von Optionen in Festaufträge
Mit einem automatisierten System können Optionen problemlos in feste Aufträge umgewandelt werdenWann der Käufer entscheidet sich, die Option innerhalb des vordefinierten Zeitrahmens auszuüben.
Die Konvertierung beinhaltet die Formalisierung der Kaufverpflichtung des Käufers. In diesem Fall wird eine Bestellung ausgestellt, die automatisch auf die ursprüngliche Vereinbarung verweist und die Bedingungen für etwaige Optionen hervorhebt.
Automatisierte Systeme können den Kaufprozess verwalten, indem sie:
- Verfolgung:Überwachung von Optionsvereinbarungen und deren jeweiligen Zeitplänen.
- Warnungen:Benachrichtigung der Beschaffungsteams über bevorstehende Fristen zur Ausübung von Optionen.
- Verarbeitung:Übergang von einer Option zu einer festen Bestellung durch Erstellung der erforderlichen Dokumentation und Genehmigungen.
Vier Schritte zur Implementierung der Bestellautomatisierung
Die erfolgreiche Implementierung der Bestellautomatisierung in der Luftfahrtindustrie beschränkt sich nicht nur auf den Austausch manueller Prozesse durch digitale. Sie erfordert einen klaren Plan, die richtigen Tools und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme. So gelingt dies:
1. Wählen Sie die richtige Software zur Bestellautomatisierung
Der erste Schritt besteht darin, eine Plattform auszuwählen, die auf die Anforderungen der Luftfahrtindustrie zugeschnitten ist. Achten Sie auf Lösungen mit Funktionen wie Echtzeit-Tracking, KI-gestützter Bedarfsprognose und optimierten Genehmigungsabläufen.
Beispielsweise wurde Inventory AI von ePlane speziell für die Beschaffung in der Luftfahrtindustrie entwickelt und lässt sich in alle gängigen ERP-Systeme der Luftfahrt integrieren. Es bietet alle Funktionen, die MROs und Fluggesellschaften benötigen, um Lagerbestände zu verfolgen, Lieferantenbeziehungen zu verwalten und die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen zu automatisieren.
2. Integrieren Sie Ihr PO-System mit ERP und anderen Systemen
Automatisierung existiert nicht im luftleeren Raum – sie muss nahtlos mit Ihrem vorhandenen Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) zusammenarbeiten, wie zum BeispielSAFT,Orakeloder IFS Aerospace & Defense. Durch die Integration wird sichergestellt, dass aus Bestellungen automatisch Daten wie Lagerbestände, Lieferantenverträge und Wartungspläne abgerufen werden. Dadurch werden Datensilos minimiert und doppelte Einträge vermieden.
Beispielsweise die Integration von RFID-Tracking in IhreERP-Systemkann den Teilebestand direkt mit Bestellungen verknüpfen. Wenn ein Teil zur Verwendung oder Lieferung gescannt wird, kann das System automatisch eine Nachbestellung auslösen und so Verzögerungen durch niedrige Lagerbestände reduzieren.
3. Richten Sie RFID, IoT oder andere Bestandsverfolgung ein
RFID-Tags und IoT-Sensoren sorgen für Echtzeit-Datentransparenz und fördern so die Automatisierung von Beschaffungsprozessen. Im MRO-Kontext der Luftfahrt verfolgt RFID physische Teile entlang der gesamten Lieferkette und gewährleistet so die präzise Standortverfolgung von Paketen – ob im Lager oder unterwegs. Gleichzeitig überwachen IoT-Sensoren Lagerbedingungen wie Temperatur oder Luftfeuchtigkeit, um die Einhaltung von Sicherheits- und Qualitätsstandards zu gewährleisten.
Diese Daten beschränken sich nicht nur auf die Nachverfolgung. Integrierte KI-Systeme analysieren die Eingaben von IoT-Sensoren an Flugzeugbaugruppen, um vorherzusagen, wann ein Teil ausfallen könnte, und lösen so proaktive Wartung oder einen Austausch aus.
Durch die Prognose des erwarteten und unerwarteten Bedarfs können diese Systeme automatisch Nachbestellungen einleiten, bevor der Lagerbestand aufgebraucht ist. Dadurch werden AOGs reduziert und die Betriebseffizienz verbessert.
4. Schulen Sie Beschaffungsteams in neuen Arbeitsabläufen
Durch die Einführung der PO-Automatisierung werden manuelle Schritte aus dem Prozess entfernt. Beschaffungsteams müssen den neuen Prozess verstehen und sicherstellen, dass sie die Ausfallsicherung kennen, falls etwas schiefgeht. Sie müssen die Funktionsweise der Software verstehen, einschließlich Funktionen wie Genehmigungsworkflows, anpassbaren Dashboards und Tools zur Fehlerberichterstattung.
Die Schulungen sollten sich auf Folgendes konzentrieren:
- Wie die Automatisierung den täglichen Betrieb verbessert und Teams von mühsamen, manuellen Bestellvorgängen befreit.
- Ausnahmen verwalten – wie Fehler protokolliert werden und wo menschliche Überwachung erforderlich ist.
- Anpassen von Geschäftsregeln (Genehmigungsparametern) oder Schwellenwerten für dynamische Workflows.
Vorteile der Bestellautomatisierung
Es gibt zahlreiche Belege dafür, dass Beschaffungsteams, die Bestellungen automatisieren, regelmäßig weniger Fehler melden und ihre Einkaufseffizienz deutlich steigern. Hier einige Beispiele:
- 18 % weniger Zahlungsausstände (DPO).Dies entspricht etwa 5,5 Tagen pro Jahr (Aberdeen Strategie & Forschung).
- Senkung der MRO-Kosten.Laut Boston Consulting Group können die MRO-Kosten bis zu4,5 % des Gesamtumsatzes, und daher kann jede Reduzierung erhebliche Auswirkungen haben.
- 49 % Kosteneinsparungen bei der Rechnungsverarbeitung. Mit einer automatisierten Einrichtung zur Rechnungsverarbeitung werden Bestellungen schneller und konsistenter bearbeitet.
- Kosteneinsparungen für Skonto. Die meisten Anbieter bieten diesen Rabatt an,weniger als 21 % der Unternehmenkönnen aufgrund von Prozessineffizienzen davon profitieren.
- 4,11-mal so viele Rechnungen können verarbeitet werden.Durch die Automatisierung von Bestellungen können Unternehmenüber viermal so viele Rechnungen, wodurch der Beschaffungszyklus beschleunigt und sichergestellt wird, dass Flugzeuge nicht wegen fehlender Teile am Boden bleiben.
Fallstudien
Gulfstream Aerospace
Die Gulfstream Aerospace Corporation implementierte ein Projekt zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, um Ineffizienzen und steigende Kosten im Zusammenhang mit ihrem manuellen Rechnungsverarbeitungssystem zu reduzieren. Diese Initiative führte zu Produktivitätssteigerungen von über 20 % und steigerte die betriebliche Effizienz deutlich.ECM-Verbindung).
AMP MRO-Teile
AMP revolutionierte seine Lieferkette durch die Automatisierung von Bestellungen. AMP ersetzte die manuelle Bestellverwaltung durch ein optimiertes System, das menschliche Eingriffe minimierte, Fehler deutlich reduzierte und Beschaffungszyklen beschleunigte. Die Teile kamen pünktlich an, was einen reibungslosen Ablauf und reduzierte Kosten gewährleistete. AMP spartedurchschnittlich 20 Minutenauf jeder Bestellung.
Pro 100.000 Bestellungen ergibt sich eine Zeitersparnis von 2 Millionen Minuten oder rund 33.333 Stunden.
Die Automatisierung von Bestellungen spart Zeit, Geld und Ärger
In der Luftfahrt sind Geschwindigkeit und Präzision kein Luxus – sie sind Schlagworte der Branche. Verzögerungen, Flugverbote und kleine Fehler bei der Dateneingabe können Millionen kosten. Die Automatisierung von Bestellungen bringt Geschwindigkeit und Klarheit in einen langsamen, chaotischen Prozess. Sie vereinfacht Genehmigungen, verfolgt den Lagerbedarf, überwacht die Lieferantenleistung und eliminiert Rätselraten.
Sie haben die Zahlen gelesen. Sie kennen die Fakten. Jetzt ist es Zeit zu handeln.ePlaneAI liefert die Automatisierungstools, die Sie zur Umgestaltung der Beschaffung benötigen.Buchen Sie noch heute eine Demo.
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