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Vereinfachen Sie die Beschaffung in der Luftfahrt durch Automatisierung von Bestellungen – Fehler reduzieren, Zeitaufwand verringern und Kosten senken
In der Luftfahrtbranche zu arbeiten bedeutet, dass man viel einkaufen muss. Mit dem ständigen Bedarf an neuen Teilen, Ersatzteilen und Reserve-"für alle Fälle"-Teilen gibt es einen unaufhörlichen Strom von Bestellungen (POs), die verwaltet werden müssen.
Das beläuft sich auf 24,65 Milliarden Dollar Gesamtausgaben allein für Flugzeugteile durch MROs. Rechnet man Technikerarbeit, Transport, Lagergebühren, Versicherung und andere verwandte Kosten hinzu, verwandelt sich der Papierkramsturm in eine Lawine.
In dieser hochpreisigen, streng regulierten Branche ist Präzision in allen Abläufen – einschließlich des Einkaufsprozesses – entscheidend. Jegliche Fehler im Bestellvorgang (PO) können zu Betriebsverzögerungen, AOG (Flugzeug am Boden) Ereignissen und großen Verlusten bei Umsatz und Kundenvertrauen führen.
Die Verwendung eines automatisierten Bestellsystems kann viele häufige Gründe für Fehler bei Bestellungen minimieren, wie zum Beispiel Fehler bei der manuellen Dateneingabe, fehlende Automatisierung, schlechte Kommunikation mit Lieferanten und ein inkonsistenter Genehmigungsprozess für Bestellungen.
Dieser Artikel wird untersuchen, wie Luftfahrtunternehmen den Einkaufsprozess mit KI straffen und verbessern können, um die Produktivität zu steigern, die Einkaufszyklen zu verkürzen und die allgemeine Geschäftseffizienz zu erhöhen.
Was ist ein Bestellschein?
Zunächst sollten wir uns darüber einig sein, was ein Kaufauftrag oder eine Bestellung ist. Ein Kaufauftrag (Bestellung) ist ein formelles Dokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer gegeben wird. Es enthält die für den Verkäufer notwendigen Details, wie zum Beispiel welche Produkte oder Dienstleistungen der Käufer benötigt, wie viele davon benötigt werden, die vereinbarten Preise, sowie wohin sie gesendet und wofür sie in Rechnung gestellt werden sollen.
Der Kaufauftrag dient als rechtlich bindende Vereinbarung für beide Parteien als formeller Teil des Beschaffungsprozesses und legt die Verantwortlichkeiten beider Parteien klar dar. Bestellungen sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und reibungslose Geschäftsabläufe zu ermöglichen.
In der Luftfahrtindustrie sind Bestellungen besonders kritisch aufgrund der strengen Sicherheitsstandards und regulatorischen Anforderungen der Branche. Eine genaue Dokumentation aller Teile und Dienstleistungen ist unerlässlich, um die Lufttüchtigkeit der Flugzeuge zu gewährleisten und eine klare Prüfspur zu erhalten, die die Geschäftskonformität nachweist.
Feste Bestellungen vs. Optionen
Wenn man tiefer eintaucht, gibt es zwei unterschiedliche Arten von Kaufverpflichtungen im Beschaffungswesen: Festbestellungen und Optionen.
- Ein verbindlicher Auftrag ist eine bindende Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, die den Käufer verpflichtet, bestimmte Waren oder Dienstleistungen zu den vereinbarten Bedingungen zu kaufen und den Verkäufer verpflichtet, diese zu erfüllen. Einmal erteilt, verpflichtet es beide Parteien zur Transaktion, wobei der Verkäufer die Waren oder Dienstleistungen bereitstellen und der Käufer den Kauf abschließen muss.
- Eine Option räumt dem Käufer das Recht, aber nicht die Verpflichtung ein, Waren oder Dienstleistungen zu vorher festgelegten Konditionen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erwerben. Dies ermöglicht es dem Käufer, Konditionen zu sichern, ohne sich sofort auf den Kauf festlegen zu müssen, und bietet Flexibilität, um später basierend auf Bedürfnissen oder Marktsituationen zu entscheiden. Dies kann den Prozess der Nachbestellung erheblich beschleunigen.
Automatisierung von Bestellungen
Die Automatisierung von Bestellungen (PO) vereinfacht die Erstellung, Genehmigung und Verwaltung von Bestellungen sowohl für feste Aufträge als auch für Optionen.
- Feste Bestellungen können mit automatisierten Systemen auf Basis von Lagerbeständen, sich ändernden Bedarfsprognosen oder vordefinierten Beschaffungsplänen erstellt werden. Dies gewährleistet eine rechtzeitige Wiederauffüllung und optimale Lagerbestände.
- Optionen: Obwohl Optionen im allgemeinen Beschaffungsprozess weniger verbreitet sind, sind sie in der Luftfahrtindustrie ziemlich häufig. Automatisierte Systeme können Optionsvereinbarungen verfolgen, Ablaufdaten überwachen und Beschaffungsteams warnen, wenn Entscheidungen erforderlich sind, um rechtzeitig Optionen in feste Bestellungen umzuwandeln.
Umwandlung von Optionen in feste Bestellungen
Mit einem automatisierten System können Optionen leicht in feste Bestellungen umgewandelt werden wenn der Käufer sich entscheidet, die Option innerhalb des festgelegten Zeitrahmens auszuüben.
Die Umwandlung beinhaltet die Formalisierung des Kaufengagements des Käufers. In diesem Fall wird ein Kaufauftrag ausgestellt, der automatisch auf die ursprüngliche Vereinbarung verweist und die Bedingungen für etwaige Optionen hervorhebt.
Automatisierte Systeme können den Kaufprozess verwalten, indem sie:
- Verfolgung: Überwachung von Optionsvereinbarungen und deren jeweiligen Zeitplänen.
- Warnungen: Benachrichtigung der Einkaufsteams über bevorstehende Fristen zur Ausübung von Optionen.
- Bearbeitung: Übergang von einer Option zu einem festen Auftrag durch Erstellung der notwendigen Dokumentation und Genehmigungen.
Vier Schritte zur Implementierung der Automatisierung von Bestellungen
Die erfolgreiche Implementierung der Automatisierung von Bestellungen in der Luftfahrtindustrie besteht nicht nur darin, manuelle Prozesse durch digitale zu ersetzen. Es erfordert einen klaren Plan, die richtigen Werkzeuge und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme. Hier erfahren Sie, wie es geht:
1. Wählen Sie die richtige Software zur Automatisierung von Bestellungen
Der erste Schritt besteht darin, eine Plattform auszuwählen, die auf die Bedürfnisse der Luftfahrtindustrie zugeschnitten ist. Suchen Sie nach Lösungen, die Funktionen wie Echtzeit-Tracking, KI-gestützte Bedarfsprognosen und optimierte Genehmigungsworkflows bieten.
Beispielsweise ist Inventory AI von ePlane speziell für die Beschaffung in der Luftfahrt konzipiert und lässt sich in alle wichtigen Luftfahrt-ERP-Systeme integrieren. Es verfügt über alle Funktionen, die MROs und Fluggesellschaften benötigen, um Bestände zu verfolgen, Lieferantenbeziehungen zu verwalten und die Erstellung und Genehmigung von Bestellungen zu automatisieren.
2. Integrieren Sie Ihr Bestellsystem mit ERP und anderen Systemen
Automatisierung existiert nicht im luftleeren Raum – sie muss nahtlos mit Ihrem bestehenden Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) wie SAP, Oracle NetSuite oder IFS Aerospace & Defense zusammenarbeiten. Die Integration stellt sicher, dass Bestellungen automatisch Daten wie Lagerbestände, Lieferantenverträge und Wartungspläne abrufen, was Datensilos minimiert und doppelte Einträge eliminiert.
Zum Beispiel kann die Integration von RFID-Tracking in Ihr ERP-System Teilebestände direkt mit Bestellungen verknüpfen. Wenn ein Teil zum Gebrauch oder zur Lieferung gescannt wird, kann das System automatisch eine Nachbestellung auslösen und so Verzögerungen durch geringen Lagerbestand reduzieren.
3. Einrichtung von RFID, IoT oder anderen Bestandsverfolgungssystemen
RFID-Tags und IoT-Sensoren bieten Echtzeit-Datenüberblick, der die Automatisierung in Beschaffungsprozessen vorantreibt. Im Kontext der Luftfahrtinstandhaltung verfolgen RFID-Tags physische Teile durch die gesamte Lieferkette und gewährleisten so eine präzise Standortverfolgung für Pakete, egal ob im Lager oder im Transit. In der Zwischenzeit überwachen IoT-Sensoren Lagerbedingungen wie Temperatur oder Feuchtigkeit, um die Einhaltung von Sicherheits- und Qualitätsstandards zu gewährleisten.
Diese Daten beschränken sich nicht nur auf das Tracking. Integrierte KI-Systeme analysieren Eingaben von IoT-Sensoren an Flugzeugbaugruppen, um vorherzusagen, wann ein Teil ausfallen könnte, was eine proaktive Wartung oder den Austausch auslöst.
Durch die Vorhersage erwarteter und unerwarteter Bedürfnisse können diese Systeme automatisch Nachbestellungen initiieren, bevor der Bestand ausgeht, was AOGs reduziert und die betriebliche Effizienz verbessert.
4. Schulung der Beschaffungsteams zu neuen Arbeitsabläufen
Die Einführung der PO-Automatisierung eliminiert unweigerlich manuelle Schritte aus dem Prozess. Beschaffungsteams müssen den neuen Prozess verstehen und sicherstellen, dass sie das Notfallverfahren kennen, falls etwas schiefgeht. Wie erkennt man Anomalien, was ist zu tun, wenn dies passiert? usw. Die Teams müssen verstehen, wie die Software funktioniert, einschließlich Funktionen wie Genehmigungsworkflows, anpassbare Dashboards und Fehlerberichterstattungstools.
Trainingseinheiten sollten sich konzentrieren auf:
- Wie Automatisierung den täglichen Betrieb verbessern und Teams von mühsamen, manuellen Bestellvorgängen befreien wird.
- Ausnahmebehandlung – wie Fehler protokolliert werden und wo menschliche Überwachung notwendig ist.
- Anpassung von Geschäftsregeln (Genehmigungsparameter) oder Schwellenwerten für dynamische Arbeitsabläufe.
Vorteile der Automatisierung von Bestellungen
Es gibt einen Berg von Beweisen, dass Beschaffungsteams, die Bestellungen automatisieren, konsequent von weniger Fehlern berichten und große Effizienzsteigerungen im Einkauf verzeichnen. Hier sind einige Beispiele:
- 18% weniger Tage der Verbindlichkeiten (DPO). Das entspricht ungefähr 5,5 Tagen pro Jahr (Aberdeen Strategy & Research).
- Reduzierung der MRO-Kosten. Laut der Boston Consulting Group können die MRO-Kosten bis zu 4,5% des Gesamtumsatzes betragen, und daher kann jede Reduzierung eine erhebliche Auswirkung haben.
- 49% Einsparungen bei den Kosten, die mit der Verarbeitung von Rechnungen verbunden sind. Durch eine automatisierte Einrichtung zur Rechnungsverarbeitung werden Bestellungen schneller und konsistenter bearbeitet.
- Kosteneinsparungen durch Skonti bei Frühzahlung. Die meisten Lieferanten bieten diesen Rabatt an, doch weniger als 21% der Unternehmen können ihn aufgrund von Prozessineffizienzen nutzen.
- 4,11-mal so viele Rechnungen können verarbeitet werden. Die Automatisierung von Bestellungen ermöglicht es Unternehmen, über viermal so viele Rechnungen zu bearbeiten, den Beschaffungszyklus zu beschleunigen und sicherzustellen, dass Flugzeuge nicht aufgrund eines fehlenden Teils am Boden bleiben müssen.
Fallstudien
Gulfstream Aerospace
Die Gulfstream Aerospace Corporation führte ein Automatisierungsprojekt für die Kreditorenbuchhaltung durch, um Ineffizienzen und steigende Kosten im Zusammenhang mit ihrem manuellen Rechnungsbearbeitungssystem zu beheben. Diese Initiative führte zu Produktivitätssteigerungen von über 20%, was die betriebliche Effizienz deutlich verbesserte (ECM Connection).
AMP MRO Teile
AMP revolutionierte seine Lieferkette, indem es Bestellungen automatisierte. AMP ersetzte die manuelle Bestellverwaltung durch ein effizientes System, das menschliche Eingriffe minimierte, wodurch Fehler deutlich reduziert und die Beschaffungszyklen beschleunigt wurden. Teile trafen pünktlich ein, was den reibungslosen Betrieb sicherstellte und die Kosten senkte. AMP sparte durchschnittlich 20 Minuten bei jeder Bestellung.
Pro 100.000 Bestellungen entspricht das einer Zeitersparnis von 2 Millionen Minuten oder ungefähr 33.333 Stunden.
Die Automatisierung von Bestellungen spart Zeit, Geld und vermeidet Kopfschmerzen
In der Luftfahrt sind Geschwindigkeit und Präzision keine Luxusgüter – sie sind Leitwörter der Branche. Verzögerungen halten Flugzeuge am Boden, und kleine Fehler bei der Dateneingabe können Millionen kosten. Die Automatisierung von Bestellungen bringt Geschwindigkeit und Klarheit in einen langsamen, unübersichtlichen Prozess. Die Automatisierung von Bestellungen rationalisiert Genehmigungen, verfolgt den Bedarf an Inventar, überwacht die Leistung von Lieferanten und eliminiert das Rätselraten.
Sie haben die Zahlen gelesen. Sie kennen die Fakten. Jetzt ist es Zeit zu handeln.
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