Warum es wichtig ist, das erste Gebot abzugeben: Der Primacy-Effekt und seine Bedeutung in der Luftfahrtbeschaffung

KI-Technologie und Beschaffungssoftware verändern den Ausschreibungsprozess, indem sie schnellere und genauere Angebote liefern. Wenn Sie KI nicht nutzen, um die Bearbeitung von Angebotsanfragen zu vereinfachen, lassen Sie hunderttausende Dollar liegen, die Konkurrenten, die Ihnen bereits einen Schritt voraus sind, aufnehmen.

Je mehr Spieler KI adoptieren, gehen Deals, die eigentlich Ihnen gehören sollten – oft von Ihren treuesten Kunden – an Konkurrenten, die schneller liefern. In Hochdrucksituationen, wie bei MRO-Notfällen, kann selbst eine Stunde Verspätung bedeuten, dass man komplett den Kürzeren zieht. Das wird schmerzen, wenn Sie feststellen, dass Ihre besten Kunden anfangen, das Weite zu suchen.

Die Zeit zu handeln ist jetzt. Es besteht immer noch die Möglichkeit, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen, bevor KI in diesem kritischen Bereich Ihres Unternehmens zur Norm wird. Zu warten, bis alle anderen sie nutzen, bedeutet nur, dass Sie aufholen – kaum der Weg, um einen Vorsprung zu gewinnen.

Aber warum ist es so entscheidend, der Erste zu sein? Neben dem Faktor Zeit und Bequemlichkeit gibt es einen psychologischen Vorteil, der als Primäreffekt bekannt ist.

Was ist der Primacy-Effekt?

Der Primacy-Effekt ist ein Konzept, das in der kognitiven Psychologie verwurzelt ist. Menschen schätzen die Erstinformation: Die zuerst erhaltene Information trägt oft das meiste Gewicht und prägt Wahrnehmungen und Entscheidungen, selbst wenn nachfolgende Optionen (oder Angebote) objektiv überlegen sein könnten.

Zum Beispiel, wenn Sie eine Liste von negativen Eigenschaften über eine Person hören, neigen Sie dazu, einen bleibenden Eindruck aufgrund dieser „ersten Informationen“ zu bilden, die Sie zuerst hören. Und selbst wenn Sie die Person treffen und sie völlig vernünftig ist, ist es wahrscheinlich, dass Ihr negativer Eindruck weiterhin bestehen bleibt. Es könnte sogar sein, dass Sie ihm so blind vertrauen, dass Sie nachfolgende Berichte, die dem widersprechen, ablehnen.

Obwohl der Primacy-Effekt "nur in den Köpfen existiert", hat er eine sehr konkrete Auswirkung in der realen Welt. Zusammen mit Automatisierungswerkzeugen wie Email AI hilft der Primacy-Effekt Unternehmen, mehr Angebote zu gewinnen. Indem sie in der Lage sind, auf RFQs sofort zu reagieren, helfen Email AI-Systeme Lieferanten dabei, konsequent als Erste aufzutreten, zumindest in der ersten Welle.

Verankerungseffekt und die Macht des Ersten zu sein

Der Ankereffekt verstärkt den Primacy-Effekt in der Beschaffung, indem er das erste Gebot als Maßstab festlegt, an dem alle weiteren Angebote gemessen werden. Jedes nachfolgende Gebot wird nur flüchtig mit dem ersten verglichen, das mit jeder Runde mehr Aufmerksamkeit und Prüfung erhält. Im Laufe der Zeit baut diese wiederholte Bewertung unterbewusst ein zusätzliches Vertrauen in das Erstgebot auf, selbst wenn andere Optionen vergleichbar oder marginal besser sind.

Im Bereich der Beschaffung in der Luftfahrt, wo Preisunterschiede bei Standardprodukten oft minimal sind und die Verfügbarkeit ein entscheidender Faktor ist (besonders während AOG-Situationen), wird das erste akzeptable Angebot oft zur Standardwahl. Entscheidungsmüdigkeit und der Bedarf an schnellem Handeln verstärken diesen Effekt nur. Je mehr Angebote nicht in der Lage sind, das erste zu übertreffen, desto stärker wird die Wahrnehmung seiner Überlegenheit – was dem Erstanbieter einen signifikanten Vorteil verschafft.

Wie es die Beschaffung beeinflusst Erster-Anbieter-Vorteil

Wenn Ihr Unternehmen das erste Angebot für eine Anfrage einreicht, setzt es damit nicht nur einen Referenzpunkt – es verankert auch, wie alle nachfolgenden Angebote bewertet werden. Wenn Sie mit 100 Dollar pro Teil bieten, werden höhere Angebote als zu teuer angesehen und ein Angebot von 50 Dollar könnte als nicht vertrauenswürdig oder als Hinweis auf ein minderwertiges Produkt und schlechten Kundenservice betrachtet werden.

Dieser "First-Mover-Vorteil" entsteht, weil Entscheidungsträger unter Zeitdruck und kognitiver Überlastung stehen. Diese zwingen unsere mentalen Pfade dazu, Abkürzungen zu nehmen; diejenigen, die das erste Angebot "abgeben" können, haben einen erheblichen Vorteil. Diese ersten Eingaben setzen den Anker für ein "gutes Gebot", was es späteren Geboten schwerer macht, den Primacy-Bias des Entscheidungsträgers zu verändern.

Primacy-Effekt in der Luftfahrt

In der Luftfahrt, wo Beschaffungsentscheidungen häufig kritische Komponenten, enge Fristen und gefürchtete AOG (Aircraft on Ground) Ereignisse betreffen, wird der Primäreffekt verstärkt.

Erstanbieter gewinnen frühzeitig Sichtbarkeit und Glaubwürdigkeit, indem sie die Grundregeln für alle Lieferantenangebote festlegen, Vorteile, die ihre Erfolgschancen deutlich erhöhen. Der Erste zu sein, der ein Angebot abgibt, kann wichtiger sein als das Gebot selbst.

ePlaneAI nutzt KI, um den Prozess des Lesens, Klassifizierens, Recherchierens und Beantwortens von RFQs von mehreren Stunden auf wenige Minuten zu verkürzen, sodass die Mehrheit der RFQs sofort angeboten wird, um der Erste oder einer der ersten zu sein.

Weitere Vorteile des Primacy-Effekts im Wettbewerbsvergabe-Prozess

Jenseits der Einhaltung enger Fristen und des Setzens des "Ankers" oder des psychologischen Preisstandards bringt der Primacy-Effekt handfeste Vorteile für Lieferanten – vorausgesetzt, die Gelegenheit wird umgehend genutzt.

Während das Erste-Sein einen starken ersten Eindruck hinterlässt, sind Entscheidungsträger weniger geneigt zu handeln, wenn es zu einer Verzögerung kommt. Mit der Zeit kann der Primäreffekt nachlassen, besonders in Szenarien mit hohem Volumen oder komplexen Beschaffungen, wo Angebote sich ansammeln und um Aufmerksamkeit konkurrieren. Schnelles Handeln bei ersten Geboten hilft, den Vorteil zu bewahren und sicherzustellen, dass der "Anker" im Gedächtnis bleibt, wenn Entscheidungen getroffen werden.

Konsistente Markenstärkung

Jede schnelle, präzise Antwort stärkt Ihre Marke als reaktionsfähigen, vertrauenswürdigen Anführer – und macht Sie zur klaren Wahl, wenn viel auf dem Spiel steht. Diese konstante Leistung baut einen Ruf auf, der den Primäreffekt verstärkt, sodass Ihre Angebote auch in wettbewerbsintensiven Umgebungen in Erinnerung bleiben und Wirkung zeigen.

Die Fähigkeit, diese Vorteile zu sichern, hängt davon ab, genaue Zahlen zu liefern, eine konstante Versorgung aufrechtzuerhalten und betriebliche Engpässe zu beseitigen. Damit der Primacy-Effekt zu Ihren Gunsten wirkt, muss Ihr Angebot die Schwelle zum "akzeptabel" oder "zufriedenstellend" erreichen. Wenn ein Entscheidungsträger es mit einem anderen gleichermaßen akzeptablen Angebot vergleichen würde, sollte er genug Vertrauen haben, sich ohne Zögern auf Ihr Angebot zu verlassen – fast so, als ob die Wahl zwischen den beiden auf einen Münzwurf hinausliefe.

Außerdem funktioniert es möglicherweise nicht so gut, in Fällen, in denen Unternehmen darauf beschränkt sind, mit ausgewählten Lieferanten und Auftragnehmern zusammenzuarbeiten, die ihren ESG-Initiativen entsprechen, oder Mengenkaufvereinbarungen und andere langfristige Verträge haben.

Herausforderungen beim Erreichen eines First-Mover-Vorteils

Trotz der offensichtlichen Vorteile ist es keine leichte Aufgabe, den First-Mover-Vorteil im Beschaffungswesen der Luftfahrt zu erlangen – insbesondere wenn es um den RFQ-Prozess geht. Traditionelle Arbeitsabläufe sind voller Ineffizienzen, einschließlich langwieriger Überprüfungszyklen, manueller Dateneingabe und wiederholtem Kopieren und Einfügen, nur um eine einzige RFQ zu bearbeiten.

Lieferanten investieren oft Stunden in die Vorbereitung eines Angebots, nur um dann festzustellen, dass sie das benötigte Teil nicht auf Lager haben, die erforderlichen Zertifizierungen fehlen oder der Wert der Angebotsanfrage so gering ist, dass er den Aufwand kaum rechtfertigt. Diese Engpässe verschwenden nicht nur Zeit, sondern verzögern auch die Antworten, was es den Wettbewerbern ermöglicht, den Vorteil des Erstanbieters zu ergreifen, während Ihr Team immer noch mit veralteten Prozessen kämpft.

Hier sind die Schlüsselherausforderungen:

Verzögerte Antworten auf Anfragen zur Angebotsabgabe (RFQ)

Manuelle RFQ-Abläufe sind von Ineffizienzen geplagt, insbesondere bei routinemäßigen Anfragen mit geringem Wert. Einkaufsteams verschwenden oft Stunden damit, Anforderungen zu analysieren, Daten zusammenzustellen und Antworten vorzubereiten – nur um dann festzustellen, dass viele RFQs fehlende oder mehrdeutige Details enthalten, wie zum Beispiel:

Auch wenn die Validierung der regulatorischen Konformität notwendig ist—was Zeit für die Überprüfung von Sicherheitsstandards und Zertifizierungen hinzufügt—überfordern diese zusätzlichen Schritte Teams oft unnötigerweise, wenn sie auf routinemäßige Angebotsanfragen angewendet werden.

Für die Mehrheit der RFQs – bis zu 60 % – sind die Informationen klar und wiederholbar. KI kann diese Anfragen innerhalb von Minuten bearbeiten, was die Notwendigkeit manueller Eingriffe vollständig eliminiert. Dies ermöglicht es Verkaufsteams, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, wie das Lösen von Anomalien oder das Nachgehen von hochwertigen, zeitkritischen AOG (Aircraft on Ground)-Geschäften.

Quellen: ADO Aerospace, Cflow

Fragmentierte Daten

Getrennte Daten in Beschaffungs-, Lager- und Finanzsystemen behindern weiterhin den Fluss von Echtzeit-Einblicken, trotz der Existenz von ERP-Systemen, die darauf ausgelegt sind, Prozesse zu vereinheitlichen. In der Beschaffung in der Luftfahrt treten diese Silos oft auf in:

Obwohl ERP-Systeme darauf ausgelegt waren, diese Prozesse zu vereinheitlichen, bleiben sie oft aufgrund schlechter Integration, mangelnder Benutzerakzeptanz oder Abhängigkeit von veralteten Arbeitsabläufen hinter den Erwartungen zurück. Diese Fragmentierung zwingt Beschaffungsteams dazu, wertvolle Zeit mit der manuellen Konsolidierung von Daten zu verbringen, was die Vorbereitung von Angeboten verlangsamt und blinde Flecken schafft, die zu verpassten Gelegenheiten führen können.

Betriebliche Engpässe

RFQ-Prozesse beinhalten fast immer zahlreiche Genehmigungsebenen, was die Einreichungen weiter verzögert. Dies gilt insbesondere in der Luftfahrt, wo die hohen Anforderungen an die Beschaffung eine strenge interne Überprüfung für Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften erfordern.

Wenn Kollaborationswerkzeuge fehlen, erschwert zusätzliche Reibung einen ohnehin unübersichtlichen Genehmigungsprozess. Ohne optimierte Arbeitsabläufe kosten diese Engpässe den Lieferanten wichtige Reaktionszeit.

Die sich häufenden Herausforderungen ineffizienter Arbeitsabläufe, fragmentierter Daten und manueller Prozesse können das Erreichen des First-Mover-Vorteils unmöglich erscheinen lassen. Jedoch heben diese Probleme die Notwendigkeit für transformative Lösungen hervor, die das Vereinfachen und Beschleunigen von RFQ-Antworten ermöglichen. Lösungen wie EmailAI können die Lücke schließen und Lieferanten eine Möglichkeit bieten, diese Probleme effektiv anzugehen, während sie messbare ROI sehen—oft so hoch wie 10x oder 100x—innerhalb von Wochen nach der Implementierung.

Abhängigkeit von manuellen Eingaben

Die manuelle Dateneingabe bleibt eine gängige Praxis in der traditionellen Beschaffung in der Luftfahrt, was die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern erhöht (RFgen). Obwohl es einige automatisierte Werkzeuge gibt, sind diese oft mit steilen Lernkurven verbunden, integrieren sich nicht in bestehende Arbeitsabläufe oder erfordern häufige Benutzereingriffe – was dazu führt, dass sie von Beschaffungsteams untergenutzt werden. Viele verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationen, manuelle Berechnungen oder auf John, den „Lagermitarbeiter“, mit seinem persönlichen "System", um alles gerade zu halten.

Diese fehleranfälligen und ineffizienten Prozesse verzögern die Fertigstellung von Angebotsanfragen und führen zu Geboten, die nicht den Erwartungen der Käufer entsprechen. Im Gegensatz dazu benötigen Automatisierungslösungen wie ePlaneAI’s Email AI nur minimale Benutzerinteraktion, um automatisch genaue und zeitnahe Antworten innerhalb von Minuten für mehr als die Hälfte Ihrer Angebotsanfragen zu liefern, und erledigen einen fairen Teil der Vorarbeit bei den restlichen, die mehr Aufmerksamkeit benötigen, wie eine technische Überprüfung oder Preisgenehmigung…

Unfähigkeit zu skalieren

Für Luftfahrtzulieferer, die gleichzeitig mehrere RFQs bearbeiten, ist Skalierbarkeit oft ein wiederkehrendes Problem. Manuelle Prozesse und Ressourcenknappheit – wie qualifiziertes Personal und technologische Hilfsmittel – schränken die Fähigkeit eines Lieferanten weiter ein, RFQs in großem Maßstab zu verwalten (Arphie). Dies ist besonders problematisch während saisonaler Nachfragespitzen oder Notbeschaffungssituationen.

Warum mit EmailAI beginnen?

Eines von ePlaneAIs vielen KI-gesteuerten Luftfahrtwerkzeugen bietet EmailAI den perfekten Einstieg in die automatisierte Angebotserstellung durch KI. Indem es sich auf E-Mail-Angebotsanfragen konzentriert – ein kritischer, aber oft ineffizienter Prozess, der etwa die Hälfte des Jahresumsatzes der meisten Lieferanten ausmacht – können Lieferanten ihre Abläufe mit minimalem Aufwand und Risiko umgestalten und bereits nach etwa 4 Wochen eine Rendite sehen.

Funktionen wie intelligente Datenerfassung, Echtzeit-ERP-Integration, und intelligente Automatisierung optimieren Arbeitsabläufe und liefern sofort messbare Rendite.

Was EmailAI macht:

Automatisierte RFQ-Verarbeitung

ePlaneAI verwandelt traditionell manuelle und zeitintensive RFQ-Prozesse in einen automatisierten Arbeitsablauf. Mit fortschrittlichen Fähigkeiten zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) extrahiert, validiert und verarbeitet ePlaneAI RFQs mit beispielloser Geschwindigkeit und Genauigkeit.

Lieferanten können innerhalb von Minuten Angebote erstellen und damit die Konkurrenz deutlich überholen, während sie die betrieblichen und finanziellen Vorteile der KI nutzen.

Echtzeit-Inventarintegration

Die nahtlose Integration von ePlaneAI mit ERP-Systemen gewährleistet den Zugriff auf aktuelle Bestandsdaten. Lieferanten müssen nicht mehr auf isolierte Plattformen zugreifen oder sich auf veraltete Lagerbestände verlassen. Stattdessen ermöglichen die Email AI-Funktionen dynamische Preisgestaltung und automatisierte Verfügbarkeitsprüfungen, sodass Teams jedes Mal präzise und wettbewerbsfähige Angebote abgeben können.

Dynamische Entscheidungsbäume

Preisgestaltung und Lieferbedingungen sind häufige Hindernisse bei der Beschaffung in der Luftfahrtindustrie, und der Ansatz variiert oft je nach Käufertyp. Bestehende Kunden benötigen möglicherweise maßgeschneiderte Angebote, die auf der Kaufhistorie aufbauen, während neue Käufer oft zusätzliche Anreize wie Einführungsrabatte oder schnellere Lieferzusagen benötigen, um ihren ersten Kauf zu fördern.

Die KI-gesteuerten Entscheidungsbäume von ePlaneAI analysieren Markttrends, Lieferantenhistorien und Betriebsdaten, um Angebote für beide Käufertypen zu optimieren. Für Neukunden identifiziert es schnell Möglichkeiten, um überzeugende Anreize zu präsentieren, während es für bestehende Käufer die Angebote basierend auf deren Historie und Vorlieben personalisiert. Diese dynamischen, automatisierten Strategien sind mit manuellen Prozessen unmöglich so schnell umzusetzen, was Ihrem Team einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil verschafft.

Proaktive Warnungen und prädiktive Analytik

Die prädiktiven Fähigkeiten von ePlaneAI identifizieren hochprioritäre RFQs und AOG-Szenarien als kritische Verkaufschancen. Diese dringenden Fälle sind nicht nur Probleme – sie sind wertvolle Gelegenheiten, um einen unübertroffenen Service zu bieten. Wenn Ihr Team eine Lösung sogar zwei Stunden schneller als die Konkurrenz liefern kann, wird der Preis im Vergleich zu dem durch das schnellere Wiederflugfähigmachen eines Flugzeugs eingesparten Umsatzverlust nebensächlich. Mit ePlaneAI gewinnen Sie die Geschwindigkeit und Präzision, um diese dringenden Bedürfnisse in entscheidende Erfolge zu verwandeln.

Dies stellt sicher, dass Sie sich auf die wichtigsten Möglichkeiten konzentrieren können, ohne Fristen zu verpassen. Proaktive Benachrichtigungen helfen Ihnen, Ihr Angebot als Erster einzureichen, während die Konkurrenz sich abmüht, aufzuholen

Skalierbarkeit für Anfragen mit hohem Volumen

Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer RFQS ist jetzt einfach zu handhaben. ePlaneAI automatisiert wiederkehrende Aufgaben und ermöglicht es Ihrem Team, seine Operationen zu skalieren, ohne die Genauigkeit oder die Reaktionszeiten zu beeinträchtigen.

Primacy-Effekt für den ultimativen Sieg

Der Primacy-Effekt beweist, dass es bei der Beschaffung in der Luftfahrt mehr als nur eine Eitelkeitskennzahl ist – es ist ein strategischer Vorteil. Doch der Weg, dies zu erreichen, erfordert mehr als Schnelligkeit. Präzision, Echtzeitdaten und operative Wendigkeit sind die wahren Unterscheidungsmerkmale, die die Führer von den Nachzüglern trennen.

Der erste Schritt besteht darin, ePlane's EmailAI-Lösung zu implementieren. Beginnen Sie im kleinen Rahmen, automatisieren Sie Ihre E-Mail-Angebotsanfrageprozesse und sehen Sie, wie KI Ihre Abläufe in nur wenigen Wochen neu definieren kann.

Der Himmel wartet auf niemanden. Sei der Erste. Lass ePlaneAI dir helfen, den Weg zu führen.

Glossar

Verankerungseffekt: Die Tendenz, dass das erste erhaltene Informationsstück beeinflusst, wie alle nachfolgenden Informationen bewertet werden.

Aufmerksamkeitsverzerrung: Die Konzentration auf bestimmte Details gegenüber anderen, oft weil sie auffälliger erscheinen.

Vergabephase: Der Abschnitt, in dem ein Lieferant ausgewählt und Verträge nach der Auswertung der Angebote abgeschlossen werden.

Abschlussphase: Der letzte Schritt im Beschaffungsprozess, bei dem Vereinbarungen abgeschlossen und Bestellungen aufgegeben oder geliefert werden.

Theorie der kognitiven Belastung: Entscheidungsträger erleben oft eine kognitive Überlastung während der Beschaffung. Das erste eingegangene Angebot ist leichter zu verarbeiten und wird oft als Standard wahrgenommen, was den mentalen Aufwand zur Bewertung nachfolgender Angebote reduziert.

Entscheidungsmüdigkeit: Wenn man von zu vielen Optionen überwältigt wird, stellt sich Entscheidungsmüdigkeit ein. Dies verringert die Qualität der Entscheidungsfindung, wobei die erste praktikable Option gewählt wird, selbst wenn es objektiv bessere gibt.

Formaler Prozess: Ein strukturierter Ansatz für die Beschaffung mit definierten Schritten wie die Ausgabe von RFQs oder RFPs und die Bewertung von Angeboten.

Vorbereitungsphase: Die frühe Phase der Beschaffung, in der die Anforderungen identifiziert und RFQs oder RFPs erstellt werden.

Primacy-Effekt: Das Prinzip, dass die zuerst aufgenommenen Informationen dazu neigen, Ihre Gesamtwahrnehmung dauerhaft zu prägen oder zu beeinflussen.

Priming-Effekt: Ein psychologisches Phänomen, bei dem die Exposition gegenüber einem Reiz beeinflusst, wie nachfolgende Informationen wahrgenommen oder interpretiert werden. Ähnlich dem Primacy-Effekt, aber der Priming-Effekt bereitet das Gehirn darauf vor, sich auf bestimmte Qualitäten oder Attribute eines Gebots zu konzentrieren.

Bestellung (PO): Ein vom Käufer an den Lieferanten gesendetes Dokument, um Produkte oder Dienstleistungen anzufordern, mit Angaben zu Mengen und Preisen.

Rezenzeffekt: Das psychologische Phänomen, bei dem Personen dazu neigen, sich an die zuletzt aufgenommene Information besser zu erinnern und ihr mehr Bedeutung beizumessen.

RFQ (Anfrage für ein Angebot): Ein Dokument, das Lieferanten um Preise und Lieferdetails für bestimmte Waren oder Dienstleistungen bittet.

RFP (Anfrage für Vorschlag): Ein Dokument, das verwendet wird, um Lieferanten zu bitten, Lösungen für ein Projekt oder einen Bedarf vorzuschlagen.

Ausschreibungsprozess: Die Schritte, die bei der Erstellung, Versendung, Bewertung und Vergabe von Verträgen durch Ausschreibungen involviert sind.

RFQ-Prozess: Der Ablauf des Anfragens, Empfangens und Bewertens von Angeboten, um den besten Lieferanten auszuwählen.

Status-quo-Bias: Die Präferenz dafür, bei der ersten akzeptablen Option zu bleiben, die man findet, weil es sicherer oder weniger riskant erscheint, als weitere Möglichkeiten zu erkunden.

Einreichungsfrist: Der Stichtag und die Uhrzeit, bis zu denen Lieferanten ihre Angebote oder Vorschläge einreichen müssen.