Comment utiliser un logiciel de demande de devis automatisé pour extraire des données pour une tarification précise

Les vents contraires de crise et d'opportunité de l'aviation

McKinsey rapporte que la santé financière des fournisseurs aérospatiaux a considérablement traîné derrière les autres industries. Entre 2020 et 2023, alors que les secteurs de l'automobile et de l'électronique sont restés stables ou se sont même légèrement améliorés, le secteur aérospatial a connu une baisse incrémentielle de 9% de la santé de la chaîne d'approvisionnement (McKinsey & Company : Surmonter les défis dans les achats aérospatiaux). Ajoutez à cela les réalités des pénuries de main-d'œuvre, des perturbations géopolitiques et des pressions climatiques poussant vers le changement vers le Carburant d'Aviation Durable (SAF), et c'est évident : les achats dans l'aviation font face à une tempête parfaite (U.S. Department of Energy).

Pourtant, avec la bonne combinaison d'améliorations des processus, d'outils numériques et d'investissements dans la main-d'œuvre, les dirigeants peuvent transformer cette turbulence en vents porteurs. Cet article explore comment une approche de l'approvisionnement basée sur les données et améliorée par l'IA peut aider les entreprises aéronautiques à éliminer les goulots d'étranglement, à devancer les concurrents et à construire des chaînes d'approvisionnement prêtes pour l'avenir.

Comprendre le goulot d'étranglement dans l'approvisionnement aéronautique

Au cœur du système, l'approvisionnement en aviation fonctionne comme un puzzle vaste et à haut risque. Les entreprises aérospatiales et les fournisseurs de MRO (Maintenance, Repair, and Overhaul) gèrent quotidiennement des milliers de RFQ (Requêtes de Devis), chacune avec des niveaux d'urgence et de complexité variables. Malheureusement, les failles de ce système s'élargissent.

La volatilité de la chaîne d'approvisionnement découle de plusieurs facteurs qui se cumulent. D'une part, la reprise inégale des taux de production des avions à fuselage étroit et large continue de fausser les prévisions. En outre, les fluctuations imprévisibles des dépenses de défense aggravent les pénuries de pièces spécialisées telles que les moulages de précision (McKinsey & Company : Surmonter les défis dans l'approvisionnement aérospatial).

Ces pénuries sont des risques opérationnels quotidiens. Dans les secteurs de la maintenance, de la réparation et de la révision (MRO), les mentions de « pénurie » dans les rapports des investisseurs ont même dépassé les préoccupations concernant la hausse des coûts (McKinsey & Company : Surmonter les défis dans l'approvisionnement aérospatial). Cela souligne un changement majeur : les responsables des achats privilégient désormais la gestion des risques et l'assurance de l'approvisionnement plutôt que la réduction des coûts seule.

L'aggravation de ce problème est due à la consolidation chez les fournisseurs de deuxième et troisième niveau, ce qui limite la diversité dans la base d'approvisionnement et amplifie l'impact des perturbations. Lorsque moins de fournisseurs contrôlent une plus grande part du marché, le moindre hoquet dans la production se répercute sur toute la chaîne.

Les équipes d'approvisionnement d'aujourd'hui doivent faire plus que de sourcer des pièces ; elles combattent des incendies, éteignant des brasiers à l'échelle mondiale. Construire une résilience signifie aller au-delà de la lutte réactive contre les incendies et adopter des systèmes automatisés plus intelligents qui prédisent et préviennent les retards avant qu'ils ne surviennent.

Automatisation des demandes de devis pilotée par IA : Réduction des délais de réponse et des erreurs

Les processus de demande de devis (RFQ) sont un goulot d'étranglement notoire dans l'approvisionnement. Le tri, l'examen et la réponse manuels aux RFQ sont chronophages et sujets à erreurs, en particulier lorsque de grands volumes inondent les boîtes de réception quotidiennement.

Selon ePlaneAI, les outils d'automatisation de demandes de devis propulsés par l'IA peuvent lire les e-mails entrants, les classer par urgence (routine, modérée, AOG) et générer des devis précis et approuvés en moins de 10 minutes. Comparé aux processus manuels qui peuvent prendre des heures voire des jours, c'est un énorme gain d'efficacité.

L'automatisation des demandes de devis réduit également les erreurs humaines. Les numéros de pièce saisis incorrectement ou les détails d'inventaire manquants peuvent entraîner des retards et des coûts gonflés. Les outils d'IA croisent les demandes de devis avec des bases de données d'inventaire et de tarification en temps réel, éliminant pratiquement de telles erreurs

Plus important encore, l'automatisation permet également une meilleure priorisation. Les commandes critiques et de grande valeur telles que les scénarios Avion au Sol (AOG) sont immédiatement signalées pour une attention immédiate. Au lieu d'être submergées par des demandes routinières, les demandes de devis urgentes devancent la file d'attente pour une réponse rapide.

Chez ePlaneAI, nous avons constaté que les entreprises utilisant notre solution EmailAI réalisent des délais de réponse aux demandes de devis plus rapides et des marges améliorées, concluant des affaires tandis que les concurrents trient encore leurs boîtes de réception.

S'attaquer à la consolidation de la chaîne d'approvisionnement et au risque

Un facteur majeur de l'instabilité des approvisionnements est la consolidation de la chaîne d'approvisionnement. Au cours de la dernière décennie, les fournisseurs aérospatiaux ont fusionné, réduisant le nombre de sources disponibles pour les composants critiques. Cette réduction de la diversité amplifie les risques en cas de perturbations.

McKinsey rapporte que la consolidation a entraîné de graves pénuries, notamment dans les métaux spécialisés où moins de fournisseurs répondent désormais à une demande croissante (McKinsey & Company : Surmonter les défis de l'approvisionnement dans l'aérospatiale).

En fait, les mentions de « pénurie » dans les appels des investisseurs des entreprises aérospatiales ont augmenté en flèche en 2022 et ne sont pas encore revenues aux niveaux d'avant la pandémie, soulignant qu'il s'agit d'un problème structurel, et non temporaire (McKinsey & Company : Surmonter les défis dans l'aérospatiale).

Une approche délibérée et gérée du risque pour la diversification des fournisseurs est la solution. Les entreprises leaders cartographient leurs réseaux d'approvisionnement pour identifier les points uniques de défaillance et investissent dans des plans de contingence. Certaines regroupent plusieurs lots de travail en offres uniques, réalisant des économies allant jusqu'à 20 % dans des catégories comme l'électrique (McKinsey & Company : Surmonter les défis dans l'approvisionnement aérospatial). De plus, beaucoup augmentent la redondance dans les segments de pièces critiques, se prémunissant contre les chocs futurs pour une continuité intégrée (McKinsey & Company : Surmonter les défis dans l'approvisionnement aérospatial).

L'automatisation accélère le traitement des demandes de devis et la compétitivité

Dans le secteur aérospatial, les retards de demande de devis (RFQ) représentent un risque majeur, et la gestion manuelle des RFQ ne fait qu'aggraver la situation.

Chez ePlaneAI, nos clients ont découvert que l'automatisation des demandes de devis par l'IA peut réduire le temps de réponse de plusieurs heures ou jours à quelques minutes. L'ampleur de l'impact est considérable : avec des compagnies aériennes traitant des milliers de demandes de devis quotidiennement, des réponses plus rapides se traduisent par des taux de réussite plus élevés et des économies potentielles de millions. En fait, les retards lors des événements AOG peuvent entraîner pour les entreprises un surcoût de 50% pour les pièces urgentes.

De plus, les systèmes automatisés signalent les incohérences et croisent les données des fournisseurs en temps réel, éliminant ainsi pratiquement les erreurs coûteuses.

Les entreprises aérospatiales peuvent retirer les humains de la boucle lorsque cela est approprié et dépasser les concurrents toujours pris dans des cycles de demande de devis manuels et lents.

Prévision améliorée par l'IA pour la résilience de la chaîne d'approvisionnement

La prévision dans l'aérospatiale a toujours été, du moins en partie, un jeu de devinettes. La demande volatile pour les pièces, les pressions géopolitiques et la consolidation des fournisseurs rendent presque impossible la prédiction des besoins en matériaux en utilisant les méthodes traditionnelles (McKinsey & Company : Surmonter les défis dans l'approvisionnement aérospatial).

Mais l'IA est en train de réécrire les règles. McKinsey note que la précision des prévisions de la demande peut s'améliorer de plus de 25% lorsqu'on utilise des modèles de données intégrés et l'apprentissage automatique. Les modèles d'IA analysent les données historiques de ventes, les indicateurs de performance des fournisseurs et les niveaux de stocks pour générer des prédictions précises.

Les avantages vont bien au-delà de simples tableurs plus propres. Les entreprises qui anticipent les pics de demande et les contraintes d'approvisionnement peuvent se procurer de manière proactive les composants critiques, éviter les ruptures de stock et minimiser les commandes urgentes coûteuses. Elles peuvent également identifier les risques dans la chaîne d'approvisionnement en amont, en ajustant les stratégies d'achat avant que les perturbations ne surviennent.

Combler le déficit de compétences dans les achats aérospatiaux

Le vivier de talents en aérospatiale est sous pression de plusieurs côtés : vieillissement des effectifs, concurrence d'industries adjacentes telles que les semi-conducteurs et l'automobile, et une dépendance croissante aux outils numériques (McKinsey & Company : Surmonter les défis dans les achats aérospatiaux).

McKinsey a découvert que les entreprises aérospatiales étaient à la traîne par rapport à leurs homologues de l'automobile de près de 15 % en matière de maturité fonctionnelle des achats au cours des 18 dernières années. Aggravant le problème, Deloitte rapporte qu'environ la moitié des gestionnaires d'aéroports et quatre directeurs généraux d'hôtels sur dix citent la reconversion des travailleurs pour les nouvelles technologies comme l'une de leurs trois principales préoccupations en matière de main-d'œuvre (Deloitte : Vers une ligne de front sans friction dans le voyage : Intégration de la technologie et de la main-d'œuvre).

Le défi ne réside pas seulement dans la recherche de travailleurs ; il s'agit de les équiper avec la bonne combinaison d'outils numériques et de connaissances industrielles. L'automatisation est excellente, mais elle nécessite toujours des opérateurs qualifiés pour gérer les exceptions et superviser des orchestrations complexes. Les entreprises intelligentes investissent dans des initiatives de perfectionnement ciblées, combinant l'apprentissage en salle de classe avec le mentorat sur le lieu de travail. Deloitte souligne que les entreprises ont 4,1 fois plus de chances de réussir dans les transformations lorsqu'elles disposent de leaders qui agissent comme des modèles (cadres intermédiaires), et fournissent des apprentissages pratiques (Deloitte : Vers une ligne de front sans friction dans le voyage : Intégrer la technologie et la main-d'œuvre).

En comblant le déficit de compétences, les entreprises aérospatiales et leurs employés peuvent prospérer et s'adapter face aux avancées technologiques fulgurantes.

L'exploration de processus révèle des inefficacités cachées

Le process mining peut sembler académique, mais dans l'aérospatiale, cela signifie simplement des flux de travail plus efficaces.

Comme le dit Deloitte, l'exploration de processus est comme une "radiographie pour les processus d'affaires"—elle visualise le flux d'activités à travers les systèmes pour exposer les goulots d'étranglement, les redondances et les risques de non-conformité (Deloitte : Optimisation des processus basée sur les données dans l'industrie aéronautique).

En utilisant des algorithmes avancés, le process mining relie les données d'événements provenant des ERP, des outils d'approvisionnement et des systèmes d'inventaire pour cartographier les flux de processus réels. Cette transparence permet aux dirigeants de cibler les inefficacités avec précision plutôt que par des suppositions.

Par exemple, les recherches de Deloitte mettent en évidence comment l'exploitation des processus aide à faire face à la volatilité post-pandémique et à l'augmentation des attentes des clients en permettant une meilleure efficacité opérationnelle et résilience (Deloitte : Optimisation des processus basée sur les données dans l'industrie de l'aviation).

Ce n'est pas seulement un diagnostic ; c'est une action. Les outils d'exploration de processus peuvent alimenter directement les systèmes d'automatisation avec des insights, déclenchant des workflows qui accélèrent les approbations, signalent les risques et traitent en priorité les commandes critiques. Combiné à l'IA, cela crée une boucle de rétroaction où les processus s'améliorent constamment avec le temps. Avec des chaînes d'approvisionnement aérospatiales tendues, ce niveau de visibilité n'est plus optionnel. Il est essentiel pour une croissance durable et évolutive.

Automatisation des processus de demande de devis pour un traitement plus rapide

Dans l'aérospatiale, chaque demande de devis représente une transaction cruciale pour la mission. L'absence de pièces, aussi mineures soient-elles, peut retarder les flottes et éroder la confiance.

Traditionnellement, la gestion des demandes de devis (RFQ) était manuelle et sujette à erreurs. Mais des solutions alimentées par l'IA telles que l'EmailAI d'ePlaneAI apportent des niveaux de vitesse et de précision considérés comme impossibles il y a seulement quelques années. ( Des systèmes alimentés par l'IA capables d'extraire proprement les données, de les classer avec précision, puis de fournir des devis automatisés — à grande échelle — depuis 2020-2022.) Des outils d'automatisation existaient auparavant, mais pas avec la même viabilité commerciale.

Pour mettre les choses en perspective, chez ePlaneAI, nous avons constaté que les RFQ routinières (qui représentent 50 à 60 % des demandes) peuvent désormais recevoir des réponses instantanées générées par IA, tandis que les demandes AOG (Aircraft on Ground) sont automatiquement signalées pour un traitement immédiat. 

Non seulement cela accélère le processus de devis, mais cela élimine également les erreurs humaines. L'IA recoupe les demandes de devis avec les bases de données d'inventaire et de tarification en temps réel, garantissant ainsi que les devis sont précis et conformes aux exigences réglementaires

Intégration des données : transformer les silos en insights

La plupart des entreprises aérospatiales s'appuient sur des ERP robustes tels que SAP, AMOS ou Quantum, mais ces systèmes sont souvent cloisonnés, ce qui rend la prise de décision en temps réel difficile.

C’est là que des couches d’intégration telles que ePlaneAI interviennent. ePlaneAI relie les demandes de devis par e-mail, les données d'inventaire et les flux de travail d'approvisionnement pour transformer des flux de données isolés en informations exploitables. Avec cette intégration, les entreprises peuvent instantanément vérifier la disponibilité des pièces, automatiser la génération de bons de commande (PO) et réduire le travail administratif manuel.

Les entreprises aérospatiales qui relient les points de données augmentent les dépenses, améliorent la précision des prévisions, réduisent les ruptures de stock et améliorent la résilience opérationnelle.

Construire une chaîne d'approvisionnement plus résiliente et diversifiée

L'industrie aérospatiale a été durement touchée par la consolidation des fournisseurs. Moins de fournisseurs signifie moins d'options—surtout pour les matériaux critiques comme les composants électroniques spécialisés.

McKinsey souligne que la consolidation parmi les fournisseurs de second et troisième niveau a involontairement accru la vulnérabilité aux pénuries (McKinsey & Company : Surmonter les défis dans l'approvisionnement aérospatial).

Ici, la diversification stratégique est la solution. Les responsables des achats cartographient des paysages d'approvisionnement diversifiés pour éviter les points de défaillance uniques et investissent dans des fournisseurs alternatifs, même si cela signifie des coûts initiaux plus élevés. Certaines entreprises allouent des centaines de millions à l'échelle mondiale pour accroître la redondance et assurer la résilience de la chaîne d'approvisionnement.

Le process mining joue également un rôle ici. Deloitte note que les compagnies aériennes peuvent utiliser le process mining basé sur les données pour identifier les inefficacités et découvrir des stratégies d'approvisionnement alternatives dans les opérations d'achat et de maintenance, réparation et révision (MRO) ().

Combler le déficit de talents dans les chaînes d'approvisionnement aéronautiques

Les gens, tout comme les pièces d'avion, sont également en pénurie. L'aviation fait face à une pénurie chronique de talents, en particulier pour les rôles de la chaîne d'approvisionnement tels que la gestion de la performance des fournisseurs et la planification de la production.

McKinsey a découvert qu'il existe un écart de 4 à 6 points entre les postes vacants et les talents disponibles dans la chaîne d'approvisionnement en aviation ().

Deloitte fait écho à cela, déclarant que 62 % des aéroports fonctionnent avec moins de la moitié de leur effectif d'avant la pandémie, et moins de 10 % s'attendent à revenir aux niveaux de personnel de 2019 de sitôt ().

Pour remédier à cela, les entreprises de l'aviation et de l'hôtellerie adoptent des embauches basées sur les compétences et des initiatives de perfectionnement. Selon Deloitte, 94 % des aéroports et 62 % des hôtels augmentent leur utilisation de la réalité virtuelle dans la formation, tandis que neuf sur dix dispensent des formations via des appareils mobiles ().

La reconversion des travailleurs et leur équipement avec une technologie de demande de devis automatisée pour des flux de travail plus rapides et plus précis est cruciale pour sécuriser l'avenir de l'industrie aéronautique et sa main-d'œuvre en diminution.

Améliorer la prise de décision avec les données et l'automatisation

L'aviation regorge de faits et de chiffres, mais sans les outils appropriés, ce n'est que du bruit. L'automatisation et les analyses avancées apportent de la clarté à des données autrement “obscures”.

McKinsey rapporte que les équipes d'approvisionnement aérospatial s'appuient de plus en plus sur des outils numériques tels que les cubes de dépenses et les systèmes automatisés de demande de proposition pour rationaliser les négociations avec les fournisseurs et accroître la visibilité sur les dépenses (). Cependant, la technologie à elle seule ne suffit pas. L'adoption dépend de l'expérience utilisateur et de l'intégration. McKinsey avertit que 60 % des directeurs des achats n'ont pas constaté de retour sur investissement (complet) de leurs investissements numériques, souvent à cause d'une faible adoption par les utilisateurs et de paysages de formation fragmentés.

Pour obtenir des résultats les plus significatifs, les outils d'IA doivent être intuitifs, bien intégrés et soutenus par une solide formation des utilisateurs. Cela transforme les données en informations et accélère la prise de décision.

Pour les équipes d'approvisionnement, l'utilisation de solutions d'IA telles que l'automatisation des demandes de devis signifie plus de marchés remportés, de meilleures relations avec les clients et de meilleures journées de travail, avec du temps consacré à des tâches significatives (stratégie ou travail opérationnel de MRO), et non à fouiller dans des dossiers et des formulaires.

Les équipes d'approvisionnement d'aujourd'hui peuvent encore obtenir un avantage concurrentiel de précurseur.

À l'endroit idéal pour l'adoption automatisée des demandes de devis

Actuellement, les entreprises se trouvent dans une position idéale pour adopter des solutions d'IA telles que ePlaneAI afin d'automatiser l'extraction de données, les demandes de devis et d'autres processus commerciaux.

Bien que l'automatisation par IA soit disponible depuis quelques années, il n'est pas trop tard pour bénéficier d'un avantage d'adoption précoce. Pour de nombreuses industries, comme l'aviation et la fabrication industrielle, c'est le moment idéal actuellement.

De la turbulence à la trajectoire, c'est maintenant le moment d'agir

Les pénuries de fournitures, les lacunes en matière de talents et la complexité opérationnelle continuent de mettre à l'épreuve l'aviation. Mais comme le montrent ces sources, les entreprises qui s'investissent dans la numérisation, l'automatisation et la prise de décision basée sur les données ressortent plus fortes, plus rapides et plus compétitives.

L'extraction de processus, l'IA avancée et le traitement automatisé des demandes de devis deviennent rapidement la nouvelle norme de réussite. Les leaders dans ce domaine réalisent déjà des économies annuelles de plusieurs millions et des cycles d'approvisionnement plus rapides et plus intelligents

La leçon ? N'attendez pas la prochaine perturbation pour révéler les lacunes de votre chaîne d'approvisionnement. Agissez dès maintenant pour bénéficier d'un avantage de précurseur tout en construisant la résilience et l'agilité nécessaires à votre opération.

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