Gestione efficiente delle email per ordini di aviazione ad alto volume

La catena di fornitura del settore aeronautico dipende da una comunicazione rapida e precisa. Ogni giorno, compagnie aeree, fornitori di servizi di manutenzione, riparazione e revisione (MRO) e fornitori elaborano migliaia di richieste di preventivo (RFQ) inviate via email.

Elaborare queste richieste in modo efficiente è fondamentale. I ritardi possono comportare perdite di business, interruzioni dei programmi di manutenzione e il fermo degli aeromobili.

Tradizionalmente, l'elaborazione delle richieste di quotazione (RFQ) è stata manuale e ha richiesto ai team di approvvigionamento di ordinare, convalidare e rispondere alle e-mail una alla volta.

Il software RFQ basato sull'intelligenza artificiale sta trasformando questo processo un tempo noioso, consentendo ai team di approvvigionamento di automatizzare l'acquisizione, l'ordinamento e la generazione delle risposte con una velocità e una precisione senza precedenti.

Grazie alla capacità dell'intelligenza artificiale di automatizzare l'acquisizione di e-mail, ordinare e categorizzare accuratamente le richieste e generare risposte in pochi secondi, la tua azienda può accelerare i tempi di evasione delle richieste di quotazione (RFQ) e assicurarsi accordi, mentre i concorrenti utilizzano processi manuali lenti e pieni di errori umani.

Questo articolo spiega come lasciare questo livello di efficienza tale da lasciare il concorrente nella polvere, esaminando comeAutomazione basata sull'intelligenza artificialefunziona e i modi specifici con cui puoi trasformare i tuoi flussi di lavoro RFQ.

La portata della gestione della posta elettronica negli appalti aeronautici

Telefonate e fax stanno diventando sempre più rari nel settore degli appalti aeronautici. L'email rimane il canale di comunicazione principale, se non preferito, per le attività di approvvigionamento.

Ogni giorno le compagnie aeree elaborano centinaia o migliaia di richieste di quotazione (RFQ), tutte con livelli di complessità e urgenza variabili.

Tipi di RFQ nel settore dell'aviazione:

I ritardi nell'elaborazione delle richieste di quotazione comportano perdite di fatturato, interruzioni della catena di approvvigionamento e aumento dei costi operativi, per non parlare di altre ricadute a valle che possono avere ripercussioni su altri voli, sugli orari di lavoro e persino sul settore dell'aviazione in generale.

Inoltre, i ritardi possono costare alle aziende un sovrapprezzo del 50% per i pezzi urgenti negli eventi AOG.

L'onere dell'elaborazione manuale delle RFQ

Molti team di approvvigionamento aeronautico si affidano all'input umano per ordinare, verificare erispondere manualmente alle richieste di quotazioneEsistono delle regole di posta elettronica che possono essere implementate per ordinare e dare priorità ai messaggi provenienti da determinati mittenti o contenenti determinate parole chiave; tuttavia, queste misure sono ben lungi dall'essere precise al 100%.

In assenza di intelligenza artificiale, una risposta manuale offre maggiore accuratezza. Tuttavia, il processo di analisi delle email richiede molto tempo e può portare a:

Tempi di risposta più lenti che richiedono un maggiore intervento umano.Oltre a valutare manualmente la richiesta di quotazione, il destinatario deve ora coordinare la disponibilità dell'inventario, i prezzi, il coordinamento dei fornitori e altri dettagli cruciali, la cui elaborazione può richiedere ore.

Aumento dell'errore umano da entrambe le parti.La persona che invia una richiesta di preventivo può aggiungere od omettere accidentalmente una cifra extra, dire la Parte A quando intende dire la Parte AA o dimenticare dettagli essenziali.

Anche se la richiesta è redatta alla perfezione, il destinatario potrebbe interpretare male una parte. L'intelligenza artificiale può segnalare discrepanze nelle richieste di preventivo per determinati mittenti e leggere ed estrarre tutti i dati dell'email con una precisione praticamente del 100%.

Costi di manodopera più elevati.I team addetti agli acquisti trascorrono ore preziose gestendo attività ripetitive tramite e-mail anziché concentrarsi sulla strategia e su altre decisioni di alto livello.

Tempi di risposta più lenti, aumento degli errori e costi di manodopera più elevati portano a maggiori ritardi nei voli, maggiore caos operativo e potenziali perdite di fatturato milionarie, sia per la compagnia aerea che per il fornitore di componenti. Le soluzioni basate sull'intelligenza artificiale, tuttavia, stanno colmando queste lacune.

Gestione della posta elettronica basata sull'intelligenza artificiale

Soluzioni di intelligenza artificiale come quella di ePlaneAIE-mailsemplificare le richieste di quotazione (RFQ) eliminando i colli di bottiglia umani e altri vincoli.

Entro pochi secondi dall'arrivo di un'email con richiesta di preventivo nella tua casella di posta, questa viene letta accuratamente e opportunamente categorizzata in base all'urgenza. Ordini all'ingrosso, componenti di valore elevato o scenari AOG verranno immediatamente contrassegnati come altamente urgenti.

Quindi, in base alla disponibilità dei pezzi, alla posizione e ad altri aspetti logistici, EmailAI genererà un preventivo preciso, accurato e approvato entro 10 minuti, spesso ore (se non giorni) prima degli altri concorrenti.

L'automazione basata sull'intelligenza artificiale si traduce in un maggior numero di affari conclusi in tempi più rapidi e con maggiore precisione, migliorando i margini.

Categorizzazione intelligente e prioritizzazione automatizzata

Uno dei maggiori vantaggi dell'intelligenza artificiale è l'ordinamento intelligente.

Invece di affidare i messaggi a team di approvvigionamento o a regole di posta elettronica errate, l'intelligenza artificiale categorizza automaticamente le richieste di quotazione e assegna loro la priorità in base all'urgenza.

Le aziende possono scegliere di creare più categorie o etichette di categoria diverse in base alle loro esigenze specifiche; tuttavia, questa suddivisione in tre categorie principali è solitamente quella che funziona meglio.

Grazie al software RFQ basato sull'intelligenza artificiale, le compagnie aeree possono perfezionare queste categorie in modo dinamico, garantendo che le richieste urgenti vengano prioritizzate ed elaborate senza ritardi. Che si tratti di 3 o 10 categorie, un sistema di triage efficace e automatizzato previene gli arretrati e garantisce che le richieste di preventivo ad alta priorità non finiscano sepolte nella posta in arrivo.

Miglioramento della precisione della risposta

La gestione manuale delle richieste di preventivo (RFQ) è soggetta a errori nella determinazione dei prezzi, nei controlli dell'inventario e nella documentazione. L'intelligenza artificiale elimina questi rischi incrociando le RFQ con i database di inventario e prezzi in tempo reale, mantenendo la conformità ai requisiti di documentazione aeronautica di FAA, EASA e altri enti regolatori e generando preventivi standardizzati e privi di errori in pochi minuti, basati sui livelli di inventario e sui dati storici di vendita.

Questo è vantaggioso per te e per i tuoi clienti: ottengono il pezzo di cui hanno bisogno a un prezzo competitivo e tu concludi più affari. Ma oltre a questo, i processi basati sull'intelligenza artificiale possono migliorare l'accuratezza delle previsioni della domanda di oltre il 25%, riducendo rotture di stock o eccedenze.

Integrazione in tempo reale con i sistemi di approvvigionamento

Le compagnie aeree in genere si affidano a sistemi ERP come SAP, AMOS e Quantum per l'inventario e gli acquisti. Un ERP può raccogliere dati per diverse unità aziendali in un unico silos, ma tali dati sono poco significativi se non si è in grado di analizzarli, collegare i punti e prendere decisioni rapide con maggiore sicurezza e precisione.

ePlaneAI si integra con i sistemi ERP e di approvvigionamento esistenti per rendere i dati ERP fruibili. Agisce come un layer ERP che può integrarsi direttamente con la piattaforma esistente per un flusso di dati fluido tra richieste di preventivo via email e sistemi di inventario, controlli istantanei della disponibilità dei componenti senza intervento umano e generazione automatica di ordini di acquisto (PO), riducendo il carico di lavoro amministrativo.

Il futuro dell'intelligenza artificiale nell'elaborazione delle e-mail in ambito aeronautico

L'automazione delle email basata sull'intelligenza artificiale, sebbene potente, è solo all'inizio del suo pieno potenziale. I futuri miglioramenti ne amplieranno significativamente le potenzialità. Nel prossimo decennio, aspettatevi di vedere:

L'adozione di un software RFQ come parte di una strategia di approvvigionamento basata sull'intelligenza artificiale rappresenta una svolta e un momento di svolta per gli approvvigionamenti nel settore dell'aviazione, al bivio tra flussi di lavoro obsoleti ed efficienza inarrestabile.

Molte compagnie aeree stanno già utilizzando catene di approvvigionamento basate sull'intelligenza artificiale, realizzando risparmi annuali nell'ordine dei milioni di dollari e maggiori guadagni in termini di produttività, operatività e reputazione. Chi adotta l'intelligenza artificiale ora è nella posizione migliore per beneficiare delle sue crescenti capacità e di una resilienza aziendale più duratura.

Perché la gestione delle email tramite intelligenza artificiale è un vantaggio competitivo

L'industria aeronautica non può permettersi una gestione lenta e inefficiente delle e-mail. Ogni richiesta di preventivo ritardata è un'occasione persa, che può costare milioni di dollari in contratti persi, ritardi nella manutenzione e crisi AOG.

EmailAI di ePlaneAI trasforma l'elaborazione tradizionale delle richieste di preventivo automatizzando le risposte, migliorando l'accuratezza e integrandosi perfettamente con i sistemi di approvvigionamento esistenti. Le aziende che adottano EmailAI riscontrano tempi di risposta alle richieste di preventivo più rapidi, maggiore efficienza e una maggiore efficienza operativa, per non parlare dei dipendenti più soddisfatti, liberati da noiose e noiose attività amministrative.

Agisci oggi stesso.Vuoi velocizzare l'elaborazione delle email relative al settore aeronautico e concludere più affari, più velocemente? Esplora ePlaneAIE-maile altre soluzioni basate sull'intelligenza artificiale, per portare l'efficienza dei tuoi acquisti nel 21° secolo e oltre.