Gestione efficiente delle email per ordini di aviazione ad alto volume

Elaborare queste richieste in modo efficiente è fondamentale. I ritardi possono portare a perdita di affari, interruzioni dei programmi di manutenzione e aerei a terra.

Tradizionalmente, l'elaborazione delle RFQ è stata manuale, richiedendo ai team di approvvigionamento di ordinare, convalidare e rispondere alle email una per una.

Il software RFQ alimentato da intelligenza artificiale sta trasformando questo processo un tempo noioso, consentendo ai team di approvvigionamento di automatizzare l'acquisizione, l'ordinamento e la generazione di risposte con velocità e precisione senza precedenti.

Con la capacità dell'IA di automatizzare la ricezione delle email, classificare e categorizzare con precisione le richieste e generare risposte in pochi secondi, la tua azienda può accelerare i tempi di risposta alle richieste di quotazione e assicurarsi affari mentre i concorrenti utilizzano processi lenti e manuali pieni di errori umani. Mentre la tua offerta viene esaminata, loro hanno richieste di quotazione non aperte nella loro casella di posta.

Questo articolo spiega come raggiungere questo livello di efficienza che lascia i concorrenti a bocca aperta, analizzando il funzionamento dell'automazione guidata dall'IA e modi specifici in cui è possibile trasformare i propri flussi di lavoro per le richieste di quotazione.

La portata della gestione delle email nell'acquisizione nell'aviazione

Le telefonate e i fax stanno diventando sempre più rari oggigiorno nel settore degli approvvigionamenti aeronautici. L'email rimane il canale di comunicazione principale, se non preferito, per le attività di approvvigionamento.

Ogni giorno, le compagnie aeree elaborano centinaia fino a migliaia di richieste di quotazione, tutte diverse per complessità e urgenza.

Tipi di RFQ nell'aviazione:

I ritardi nell'elaborazione delle Richieste di Quotazione portano a perdite di ricavi, interruzioni della catena di approvvigionamento e aumento dei costi operativi, per non parlare degli altri effetti a catena che possono influenzare altri voli, programmi di lavoro e persino l'intero settore dell'aviazione.

Inoltre, i ritardi possono costare alle aziende un sovrapprezzo del 50% per le parti di ricambio urgenti negli eventi AOG.

L'onere della gestione manuale delle RFQ

Molti team di approvvigionamento nel settore dell'aviazione si affidano all'intervento umano per ordinare, verificare e rispondere manualmente alle richieste di quotazione. Esistono regole di posta elettronica che possono essere impostate per ordinare e dare priorità ai messaggi provenienti da determinati mittenti o contenenti certe parole chiave, tuttavia, queste misure sono lungi dall'essere accurate al 100%.

In assenza di intelligenza artificiale, una risposta manuale offre maggiore accuratezza. Tuttavia, il processo di analisi delle email è dispendioso in termini di tempo e può portare a:

Tempi di risposta più lenti che richiedono maggiore intervento umano. Oltre alla valutazione manuale della richiesta di quotazione, il destinatario deve ora coordinare la disponibilità dell'inventario, i prezzi, la coordinazione dei fornitori e altri dettagli cruciali, che possono richiedere ore per essere elaborati.

Aumento degli errori umani per entrambe le parti. La persona che invia una richiesta di quotazione può accidentalmente aggiungere o dimenticare una cifra in più, dire Parte A quando intende dire Parte AA, o tralasciare dettagli critici.

Anche se redatta perfettamente, il destinatario può fraintendere una parte della richiesta. L'AI può segnalare discrepanze nelle richieste di preventivo per mittenti specifici e leggere ed estrarre tutti i dati delle email con una precisione praticamente del 100%.

Costi del lavoro più elevati. I team di approvvigionamento impiegano ore preziose a gestire compiti email ripetitivi invece di concentrarsi su strategia e altre decisioni di alto livello.

Tempi di risposta più lenti, aumento degli errori e costi del lavoro più elevati portano a maggiori ritardi dei voli, più caos operativo e una potenziale perdita di entrate di milioni di dollari, sia per la compagnia aerea che per il fornitore di parti. Le soluzioni basate sull'intelligenza artificiale, tuttavia, stanno colmando queste lacune.

Gestione delle email assistita da intelligenza artificiale

Le soluzioni di intelligenza artificiale come EmailAI di ePlaneAI ottimizzano le richieste di quotazione eliminando i colli di bottiglia umani e altre limitazioni.

Entro pochi secondi dalla ricezione di un'email di Richiesta di Quotazione, questa viene letta accuratamente e categorizzata adeguatamente in base all'urgenza. Ordini all'ingrosso, parti di alto valore o scenari AOG saranno immediatamente contrassegnati come di alta urgenza.

Quindi, in base alla disponibilità dei pezzi, alla località e ad altre questioni logistiche, EmailAI genererà un preventivo preciso, accurato e approvato entro 10 minuti, spesso ore (se non giorni) prima rispetto agli altri concorrenti.

L'automazione ad alta velocità dell'IA significa concludere più affari in meno tempo e con maggiore precisione, per margini di profitto migliorati.

Categorizzazione intelligente e priorità automatizzata

Uno dei maggiori vantaggi dell'IA è l'ordinamento intelligente.

Invece che i team di approvvigionamento o regole email errate a filtrare i messaggi, l'IA categorizza automaticamente le richieste di quotazione e le ordina in base all'urgenza.

Le aziende possono scegliere di creare più categorie o etichette di categoria diverse in base alle loro esigenze specifiche, tuttavia, questa suddivisione in tre categorie principali è generalmente la migliore.

Con il software RFQ guidato dall'IA, le aziende aeronautiche possono affinare queste categorie dinamicamente, assicurando che le richieste urgenti siano prioritarie e processate senza ritardi. Che si tratti di 3 categorie o 10, avere un sistema di smistamento efficace e automatizzato previene gli arretrati e assicura che le tue RFQ di alta priorità non vengano sepolte nella posta in arrivo.

Migliorare la precisione della risposta

La gestione manuale delle RFQ è soggetta a errori nei prezzi, nei controlli di inventario e nella documentazione. L'IA elimina questi rischi incrociando le RFQ con database di inventario e prezzi in tempo reale, mantenendo la conformità con i requisiti di documentazione aeronautica per la FAA, EASA e altri enti regolatori, e generando preventivi standardizzati e privi di errori in pochi minuti in base ai livelli di inventario e ai dati storici di vendita.

Questo è vantaggioso sia per te che per il tuo cliente: loro ottengono il pezzo di cui hanno bisogno a un'offerta competitiva, e tu concludi più affari. Ma oltre a ciò, i processi guidati dall'intelligenza artificiale possono migliorare l'accuratezza delle previsioni di domanda di oltre il 25%, riducendo le carenze di stock o gli eccessi.

Integrazione in tempo reale con i sistemi di approvvigionamento

Le compagnie aeree si affidano solitamente a sistemi ERP come SAP, AMOS e Quantum per la gestione dell'inventario e degli approvvigionamenti. Un ERP può raccogliere dati per molteplici unità aziendali in un unico silos, ma questi dati sono meno significativi se non si ha la capacità di analizzarli, collegare i punti e prendere decisioni rapide con maggiore fiducia e precisione.

ePlaneAI lavora con i sistemi ERP e di approvvigionamento esistenti per rendere i dati ERP azionabili. Agisce come un livello ERP che può integrarsi direttamente con la tua piattaforma esistente per un flusso di dati senza interruzioni tra email di richiesta di quotazione e sistemi di inventario, controlli di disponibilità immediata delle parti senza intervento umano e generazione automatizzata di ordini di acquisto (PO), riducendo il carico di lavoro amministrativo.

Il futuro dell'IA nell'elaborazione delle email nel settore dell'aviazione

L'automazione delle email basata sull'intelligenza artificiale, sebbene potente, è solo all'inizio del suo pieno potenziale. I miglioramenti futuri ne espanderanno notevolmente le capacità. Nel prossimo decennio, ci si aspetta di vedere:

Adottare un software RFQ come parte di una strategia di approvvigionamento guidata dall'IA rappresenta un punto di svolta e il momento Rubicone per gli acquisti nel settore dell'aviazione, al bivio tra flussi di lavoro obsoleti ed efficienza inarrestabile.

Molte compagnie aeree stanno già utilizzando catene di approvvigionamento potenziate dall'intelligenza artificiale, realizzando risparmi annuali di costi di milioni e guadagnando in produttività, operatività e reputazione. Coloro che adottano l'IA ora sono meglio posizionati per beneficiare delle crescenti capacità dell'IA e di una resilienza aziendale più permanente.

Perché la gestione delle email tramite intelligenza artificiale rappresenta un vantaggio competitivo

L'industria aeronautica non può permettersi una gestione lenta e inefficiente delle email. Ogni RFQ ritardata rappresenta un'opportunità persa, con possibili costi di milioni in affari non conclusi, manutenzioni ritardate e crisi AOG.

EmailAI di ePlaneAI trasforma l'elaborazione tradizionale delle RFQ automatizzando le risposte, migliorando la precisione e integrandosi senza problemi con i sistemi di approvvigionamento esistenti. Le aziende che adottano EmailAI stanno osservando tempi di risposta alle RFQ più rapidi, maggiore efficienza e un'efficienza operativa potenziata, per non parlare dei lavoratori più felici liberati da compiti amministrativi noiosi e monotoni.

Agisci oggi. Vuoi accelerare l'elaborazione delle email nel settore dell'aviazione e assicurarti più affari in meno tempo? Esplora EmailAI di ePlaneAI e altre soluzioni potenziate dall'intelligenza artificiale per portare l'efficienza dei tuoi approvvigionamenti nel 21° secolo e oltre.