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Ottimizza l'approvvigionamento nell'aviazione con l'automazione degli ordini d'acquisto: riduci gli errori, abbrevia i tempi e taglia i costi
marzo 05, 2025
Accelera gli acquisti nel settore aeronautico con l'automazione degli ordini di acquisto: riduci gli errori, semplifica le approvazioni e taglia i costi con ePlaneAI.
Lavorare nel settore aeronautico comporta un notevole impegno negli acquisti. Con la continua richiesta di nuovi pezzi di ricambio, pezzi di ricambio e pezzi di ricambio "per ogni evenienza", c'è un flusso incessante di ordini di acquisto (PO) da gestire.
Ciò equivale a24,65 miliardi di dollari di spesa totaledagli MRO solo sui componenti aeronautici. Aggiungete la manodopera dei tecnici, il trasporto, le spese di deposito, l'assicurazione e altri costi correlati, e la tempesta di scartoffie si trasforma in una valanga.
In questo settore altamente regolamentato e dai costi elevati, la precisione è fondamentale in tutte le operazioni, incluso il processo di acquisto. Qualsiasi errore nel processo di gestione degli ordini di acquisto (PO) può causare ritardi operativi, eventi AOG (aeromobili a terra) e gravi perdite di fatturato e di fiducia dei clienti.
L'utilizzo di un sistema automatizzato di ordini di acquisto può ridurre al minimo moltimotivi comuniper errori negli ordini di acquisto, come errori di immissione manuale dei dati, mancanza di automazione, scarsa comunicazione con i fornitori e un processo di approvazione degli ordini di acquisto incoerente.
In questo articolo analizzeremo i modi in cui le aziende del settore aeronautico possono semplificare e migliorare il processo di acquisto con l'intelligenza artificiale per aumentare la produttività, ridurre i cicli di acquisto e migliorare l'efficienza aziendale complessiva.
Che cosa è un ordine di acquisto?
Innanzitutto, chiariamo cos'è un ordine di acquisto (PO). Un ordine di acquisto (PO) è un documento formale consegnato da un acquirente a un venditore. Fornisce i dettagli necessari al venditore, come ad esempio i prodotti o servizi di cui l'acquirente ha bisogno, la quantità richiesta, i prezzi concordati e dove inviarli e fatturarli.
L'ordine d'acquisto costituisce un accordo giuridicamente vincolante per entrambe le parti, in quanto parte formale del processo di approvvigionamento, e definisce chiaramente le responsabilità di entrambe. Gli ordini d'acquisto sono fondamentali per prevenire malintesi e garantire il regolare svolgimento delle attività commerciali.
Nel settore aeronautico, gli ordini di acquisto sono particolarmente critici a causa dei rigidi standard di sicurezza e dei requisiti normativi del settore. Una documentazione accurata di tutti i componenti e servizi è fondamentale per garantire l'aeronavigabilità degli aeromobili e mantenere un percorso di controllo chiaro che attesti la conformità aziendale.
Ordini fermi vs. opzioni
Approfondendo ulteriormente, esistono due tipi distinti di impegni di acquisto quando si tratta di approvvigionamento:ordini fermi e opzioni.
- UN ordine fermoÈ un accordo vincolante tra un acquirente e un venditore, che obbliga l'acquirente ad acquistare beni o servizi specifici alle condizioni concordate e il venditore a rispettarli. Una volta stipulato, il contratto impegna entrambe le parti alla transazione, garantendo che il venditore fornisca i beni o servizi e che l'acquirente completi l'acquisto.
- UN opzioneConcede all'acquirente il diritto, ma non l'obbligo, di acquistare beni o servizi a condizioni predeterminate entro un periodo di tempo specificato. Ciò consente all'acquirente di assicurarsi le condizioni senza impegnarsi immediatamente all'acquisto, offrendo la flessibilità necessaria per decidere in seguito in base alle esigenze o alle condizioni di mercato. Ciò può accelerare notevolmente il processo di riordino.
Automazione degli ordini di acquisto
L'automazione degli ordini di acquisto (PO) semplifica la creazione, l'approvazione e la gestione degli ordini di acquisto, sia per gli ordini fermi che per le opzioni.
- Ordini fermiPossono essere generati utilizzando sistemi automatizzati basati sui livelli di inventario, sulle mutevoli previsioni della domanda o su programmi di approvvigionamento predefiniti. Ciò garantisce un rifornimento tempestivo e livelli di stock ottimali.
- Opzioni:Sebbene le opzioni siano meno comuni nei processi di approvvigionamento generali, sono piuttosto diffuse nel settore aeronautico. I sistemi automatizzati possono tracciare i contratti di opzione, monitorare le date di scadenza e avvisare i team di approvvigionamento quando è necessario prendere decisioni, facilitando la conversione tempestiva delle opzioni in ordini fermi.
Conversione delle opzioni in ordini fermi
Con un sistema automatizzato, le opzioni possono essere facilmente convertite in ordini fermiQuando l'acquirente decide di esercitare l'opzione entro il termine predefinito.
La conversione comporta la formalizzazione dell'impegno d'acquisto dell'acquirente. In questo caso, viene emesso un ordine d'acquisto, che fa automaticamente riferimento al contratto originale ed evidenzia i termini di eventuali opzioni.
I sistemi automatizzati possono gestire il processo di acquisto:
- Monitoraggio:Monitoraggio degli accordi sulle opzioni e delle relative tempistiche.
- Avvisi:Informare i team addetti agli acquisti delle prossime scadenze per esercitare le opzioni.
- Elaborazione:Passaggio da un'opzione a un ordine fermo mediante la generazione della documentazione e delle approvazioni necessarie.
Quattro passaggi per implementare l'automazione degli ordini di acquisto
Implementare con successo l'automazione degli ordini di acquisto nel settore aeronautico non significa solo sostituire i processi manuali con quelli digitali. Richiede un piano chiaro, gli strumenti giusti e una perfetta integrazione con i sistemi esistenti. Ecco come realizzarlo:
1. Scegli il software giusto per l'automazione degli ordini di acquisto
Il primo passo è selezionare una piattaforma progettata per soddisfare le esigenze del settore aeronautico. Cercate soluzioni che offrano funzionalità come il tracciamento in tempo reale, la previsione della domanda basata sull'intelligenza artificiale e flussi di lavoro di approvazione semplificati.
Ad esempio, Inventory AI di ePlane è progettato specificamente per gli acquisti nel settore aeronautico e si integra con tutti i principali sistemi ERP per l'aviazione. Offre tutte le funzionalità necessarie agli MRO e alle compagnie aeree per monitorare l'inventario, gestire i rapporti con i fornitori e automatizzare la creazione e l'approvazione degli ordini di acquisto.
2. Integra il tuo sistema PO con ERP e altri sistemi
L’automazione non esiste nel vuoto: deve funzionare in modo fluido con il sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) esistente, comeLINFA,Oracolo, o IFS Aerospace & Defense. L'integrazione garantisce che gli ordini di acquisto estraggano automaticamente dati come livelli di inventario, contratti con i fornitori e programmi di manutenzione, riducendo al minimo i silos di dati ed eliminando le voci duplicate.
Ad esempio, integrando il tracciamento RFID nel tuosistema ERPPuò collegare l'inventario dei componenti direttamente agli ordini di acquisto. Quando un componente viene scansionato per l'utilizzo o la consegna, il sistema può attivare automaticamente un riordino, riducendo i ritardi causati da scorte insufficienti.
3. Impostare RFID, IoT o altri sistemi di tracciamento dell'inventario
I tag RFID e i sensori IoT forniscono visibilità dei dati in tempo reale, favorendo l'automazione nei processi di approvvigionamento. Nel contesto MRO (Manutenzione, Riparazione e Riparazioni) del settore aeronautico, la tecnologia RFID traccia i componenti fisici lungo tutta la catena di approvvigionamento, garantendo un'esatta visibilità della posizione dei pacchi, sia in magazzino che in transito. Allo stesso tempo, i sensori IoT monitorano le condizioni di stoccaggio, come temperatura o umidità, per garantire la conformità agli standard di sicurezza e qualità.
Questi dati non si limitano al tracciamento. I sistemi di intelligenza artificiale integrati analizzano gli input dei sensori IoT sugli assemblaggi degli aeromobili per prevedere quando un componente potrebbe guastarsi, attivando interventi di manutenzione proattiva o sostituzioni.
Grazie alla previsione delle esigenze previste e impreviste, questi sistemi possono avviare automaticamente i riordini prima che le scorte si esauriscano, riducendo gli AOG e migliorando l'efficienza operativa.
4. Formare i team di approvvigionamento sui nuovi flussi di lavoro
L'introduzione dell'automazione degli ordini di acquisto elimina inevitabilmente i passaggi manuali dal processo. I team di approvvigionamento devono comprendere il nuovo processo e assicurarsi di aver compreso le misure di sicurezza in caso di problemi. I team devono comprendere il funzionamento del software, comprese funzionalità come i flussi di lavoro di approvazione, le dashboard personalizzabili e gli strumenti di segnalazione degli errori.
Le sessioni di formazione dovrebbero concentrarsi su:
- Come l'automazione migliorerà le operazioni quotidiane e libererà i team dai noiosi processi manuali degli ordini di acquisto.
- Gestione delle eccezioni: come registrare gli errori e quando è richiesta la supervisione umana.
- Adattamento delle regole aziendali (parametri di approvazione) o delle soglie per flussi di lavoro dinamici.
Vantaggi dell'automazione degli ordini di acquisto
Esistono innumerevoli prove che dimostrano che i team di approvvigionamento che automatizzano gli ordini di acquisto segnalano costantemente meno errori e ottengono notevoli miglioramenti nell'efficienza degli acquisti. Ecco alcuni esempi:
- Riduzione del 18% dei giorni di ritardo nei pagamenti (DPO).Ciò si traduce in circa 5,5 giorni all'anno (Aberdeen Strategy & Research).
- Riduzione dei costi di MRO.Secondo il Boston Consulting Group, i costi MRO possono essere elevati quanto4,5% del fatturato totale, e quindi qualsiasi riduzione può avere un impatto significativo.
- Risparmio del 49% sui costi associati all'elaborazione delle fattureGrazie a un'impostazione automatizzata per l'elaborazione delle fatture, gli ordini di acquisto vengono elaborati in modo più rapido e coerente.
- Risparmio sui costi per sconti per pagamento anticipatoLa maggior parte dei venditori offre questo sconto, mameno del 21% delle impresepossono trarne vantaggio a causa delle inefficienze dei processi.
- È possibile elaborare 4,11 volte più fatture.L'automazione degli ordini di acquisto consente alle aziende di elaborareoltre quattro volte più fatture, accelerando il ciclo di approvvigionamento e garantendo che gli aeromobili non restino a terra in attesa di un pezzo mancante.
Casi di studio
Gulfstream Aerospace
Gulfstream Aerospace Corporation ha implementato un progetto di automazione della contabilità fornitori per affrontare le inefficienze e i crescenti costi associati al proprio sistema di elaborazione manuale delle fatture. Questa iniziativa ha portato a un aumento della produttività superiore al 20%, migliorando significativamente l'efficienza operativa.Connessione ECM).
Ricambi AMP MRO
AMP ha rivoluzionato la propria supply chain automatizzando gli ordini di acquisto. AMP ha sostituito la gestione manuale degli ordini di acquisto con un sistema semplificato che ha ridotto al minimo l'intervento umano, riducendo significativamente gli errori e accelerando i cicli di approvvigionamento. I componenti sono arrivati puntualmente, garantendo il regolare svolgimento delle operazioni e la riduzione dei costi. AMP ha risparmiatomedia di 20 minutisu ogni ordine di acquisto.
Ogni 100.000 ordini di acquisto, si tratta di un risparmio di tempo di 2 milioni di minuti, ovvero circa 33.333 ore.
L'automazione degli ordini di acquisto fa risparmiare tempo, denaro e mal di testa
Nel settore dell'aviazione, velocità e precisione non sono un lusso, ma parole d'ordine. Ritardano gli aerei a terra e piccoli errori di inserimento dati possono costare milioni. L'automazione degli ordini di acquisto porta velocità e chiarezza in un processo lento e caotico. L'automazione degli ordini di acquisto semplifica le approvazioni, tiene traccia delle esigenze di inventario, monitora le prestazioni dei fornitori ed elimina le congetture.
Hai letto i numeri. Hai visto i fatti. Ora è il momento di agire.ePlaneAI fornisce gli strumenti di automazione necessari per trasformare gli acquisti.Prenota una demo oggi stesso.
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