Efficiënt e-mailbeheer voor grote hoeveelheden luchtvaartorders

Het efficiënt verwerken van deze verzoeken is cruciaal. Vertragingen kunnen leiden tot verlies van zaken, verstoorde onderhoudsschema's en aan de grond gehouden vliegtuigen.

Traditioneel is het verwerken van offerteaanvragen handmatig gedaan, waarbij inkoop teams elke e-mail afzonderlijk moesten sorteren, valideren en beantwoorden.

RFQ-software aangedreven door AI transformeert dit ooit tijdrovende proces, waardoor inkoop teams intake, sortering en het genereren van reacties kunnen automatiseren met ongekende snelheid en nauwkeurigheid.

Met de mogelijkheid van AI om e-mailontvangst te automatiseren, verzoeken nauwkeurig te sorteren en te categoriseren, en binnen enkele seconden reacties te genereren, kan uw bedrijf de doorlooptijd van offerteaanvragen versnellen en deals veiligstellen terwijl concurrenten trage, handmatige processen gebruiken die vol zitten met menselijke fouten. Terwijl uw bod wordt beoordeeld, hebben zij ongeopende offerteaanvragen in hun inbox.

Dit artikel legt uit hoe je dit niveau van je-concurrenten-achter-je-laten efficiëntie kunt bereiken, door te bespreken hoe AI-gedreven automatisering werkt en specifieke manieren waarop je je eigen RFQ-processen kunt transformeren.

De omvang van e-mailbeheer bij inkoop in de luchtvaart

Telefoongesprekken en faxen worden tegenwoordig schaars in de wereld van luchtvaartaankopen. E-mail blijft het primaire, zo niet voorkeurskanaal voor communicatie bij inkoopactiviteiten.

Elke dag verwerken luchtvaartmaatschappijen honderden tot duizenden offerteaanvragen, die allemaal verschillen in complexiteit en urgentie.

Soorten RFQ's in de luchtvaart:

Vertragingen in de verwerking van offerteaanvragen leiden tot verlies van inkomsten, verstoringen in de toeleveringsketen en verhoogde operationele kosten, om nog maar te zwijgen over andere neveneffecten die andere vluchten, arbeidsschema's en zelfs de bredere luchtvaartindustrie kunnen beïnvloeden.

Bovendien kunnen vertragingen bedrijven een toeslag van 50% voor spoedonderdelen kosten bij AOG-gebeurtenissen.

De last van handmatige RFQ-verwerking

Veel inkoopafdelingen in de luchtvaartsector vertrouwen op menselijke input om RFQ's handmatig te sorteren, verifiëren en te beantwoorden. Er zijn e-mailregels die ze kunnen instellen om berichten van bepaalde afzenders te sorteren of prioriteren, of die bepaalde trefwoorden bevatten, echter, deze maatregelen zijn verre van 100% nauwkeurig.

Zonder AI geeft een handmatige reactie meer nauwkeurigheid. Maar het proces van het doorzoeken van e-mails is tijdrovend en kan leiden tot:

Langzamere reactietijden die meer menselijke tussenkomst vereisen.Naast het handmatig evalueren van de offerteaanvraag, moet de ontvanger nu de beschikbaarheid van de voorraad, prijsstelling, leverancierscoördinatie en andere cruciale details afstemmen, wat uren verwerkingstijd kan kosten.

Toegenomen menselijke fouten voor beide partijen. De persoon die een offerteaanvraag stuurt, kan per ongeluk een extra cijfer toevoegen of weglaten, bijvoorbeeld Onderdeel A zeggen wanneer ze Onderdeel AA bedoelen, of kritieke details vergeten.

Zelfs als het perfect opgesteld is, kan de ontvanger een deel van het verzoek verkeerd lezen. AI kan onregelmatigheden in RFQ-verzoeken voor bepaalde verzenders markeren en alle e-mailgegevens lezen en extraheren met vrijwel 100% nauwkeurigheid.

Hogere arbeidskosten. Inkoopafdelingen besteden waardevolle uren aan het afhandelen van repetitieve e-mailtaken in plaats van zich te richten op strategie en andere besluitvorming op hoog niveau.

Langzamere reactietijd, meer fouten en hogere arbeidskosten leiden tot meer vluchtvertragingen, meer operationele chaos en een potentieel inkomstenverlies van miljoenen - voor zowel de luchtvaartmaatschappij als de leverancier van onderdelen. AI-gestuurde oplossingen zijn echter bezig deze gaten te dichten.

AI-gestuurd e-mailbeheer

AI-oplossingen zoals ePlaneAI's EmailAI stroomlijnen RFQ's door menselijke knelpunten en andere beperkingen weg te nemen.

Binnen enkele seconden nadat een RFQ-e-mail uw inbox bereikt, wordt deze nauwkeurig gelezen en op de juiste manier gecategoriseerd op basis van urgentie. Bulkbestellingen, onderdelen met een hoge waarde of AOG-scenario's worden onmiddellijk gemarkeerd als zeer urgent.

Vervolgens zal, op basis van de beschikbaarheid van onderdelen, locatie en andere logistieke factoren, EmailAI binnen 10 minuten een nauwkeurige, correcte en goedgekeurde offerte genereren – vaak uren (zo niet dagen) voordat andere concurrenten dat doen.

AI-gestuurde automatisering betekent dat er meer deals sneller gesloten worden–en met grotere nauwkeurigheid–voor verbeterde marges.

Slimme categorisatie en geautomatiseerde prioritering

Een van de grootste voordelen van AI is intelligente sortering.

In plaats van inkoop teams of foutieve e-mail regels die berichten filteren, categoriseert AI automatisch offerteaanvragen en prioriteert deze op basis van urgentie.

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om meer categorieën te maken of verschillende categorie-etiketten te gebruiken op basis van hun specifieke behoeften, maar over het algemeen werkt deze onderverdeling in drie hoofdcategorieën het beste.

Met AI-gestuurde RFQ-software kunnen luchtvaartmaatschappijen deze categorieën dynamisch verfijnen, zodat dringende verzoeken voorrang krijgen en zonder vertragingen worden verwerkt. Of het nu om 3 categorieën gaat of om 10, het hebben van een effectief en geautomatiseerd triagesysteem voorkomt achterstanden en zorgt ervoor dat uw prioritaire RFQ's niet onderop in de inbox belanden.

Nauwkeurigheid van de respons verbeteren

Handmatige verwerking van RFQ's is gevoelig voor fouten bij prijsstelling, voorraadcontroles en documentatie. AI elimineert deze risico's door RFQ's te kruisverwijzen met real-time voorraad- en prijsdatabases, naleving van de documentatievereisten voor de luchtvaart voor de FAA, EASA en andere regelgevende instanties te handhaven, en gestandaardiseerde, foutloze offertes te genereren in minuten op basis van voorraadniveaus en historische verkoopgegevens.

Dit is voordelig voor u en uw klant: zij krijgen het onderdeel dat ze nodig hebben tegen een concurrerend bod, en u sluit meer deals. Maar daarbuiten kunnen door AI aangedreven processen de nauwkeurigheid van vraagvoorspellingen met meer dan 25% verbeteren, waardoor tekorten of overschotten worden verminderd.

Realtime-integratie met inkoopsystemen

Luchtvaartmaatschappijen vertrouwen doorgaans op ERP-systemen zoals SAP, AMOS en Quantum voor voorraadbeheer en inkoop. Een ERP kan gegevens van meerdere bedrijfsonderdelen in één silo verzamelen, maar die gegevens zijn minder betekenisvol als je niet de mogelijkheid hebt om ze te analyseren, verbanden te leggen en snel beslissingen te nemen met meer vertrouwen en nauwkeurigheid.

ePlaneAI werkt samen met bestaande ERP- en inkoopsystemen om uw ERP-gegevens bruikbaar te maken. Het fungeert als een ERP-laag die direct kan integreren met uw bestaande platform voor naadloze gegevensstromen tussen e-mail RFQ's en voorraadsystemen, onmiddellijke beschikbaarheidscontroles van onderdelen zonder menselijke tussenkomst en geautomatiseerde aanmaak van inkooporders (PO), waardoor de administratieve werklast wordt verminderd.

De toekomst van AI bij het verwerken van e-mails in de luchtvaart

AI-gedreven e-mailautomatisering is krachtig, maar staat nog maar aan het begin van zijn volledige potentieel. Toekomstige verbeteringen zullen de mogelijkheden aanzienlijk uitbreiden. In het komende decennium kunt u verwachten:

Het adopteren van RFQ-software als onderdeel van een door AI aangedreven inkoopstrategie is een game-changer en het Rubicon-moment voor luchtvaartinkoop, op het kruispunt tussen verouderde workflows en onstuitbare efficiëntie.

Veel luchtvaartmaatschappijen maken al gebruik van door AI aangedreven toeleveringsketens, waarbij ze jaarlijks miljoenen besparen en productiviteits-, operationele en reputatievoordelen behalen. Degenen die nu AI omarmen, zijn het beste gepositioneerd om te profiteren van de groeiende mogelijkheden van AI—en een meer permanente bedrijfsveerkracht.

Waarom AI e-mailbeheer een concurrentievoordeel is

De luchtvaartindustrie kan zich geen trage, inefficiënte e-mailafhandeling veroorloven. Elke vertraagde offerteaanvraag is een gemiste kans, die mogelijk miljoenen kost door verloren deals, uitgesteld onderhoud en AOG-crisissen.

ePlaneAI's EmailAI transformeert de traditionele verwerking van offerteaanvragen door het automatiseren van reacties, het verbeteren van de nauwkeurigheid en het naadloos integreren met uw bestaande inkoopsystemen. Bedrijven die EmailAI adopteren zien snellere reactietijden op offerteaanvragen, een grotere efficiëntie en een verhoogde operationele efficiëntie - om nog maar te zwijgen over gelukkigere werknemers die bevrijd zijn van eentonige, alledaagse administratieve taken.

Onderneem vandaag actie. Wilt u de verwerking van luchtvaart-e-mails versnellen en meer deals veiligstellen, sneller? Ontdek ePlaneAI's EmailAI en andere AI-gestuurde oplossingen en breng uw inkoop efficiëntie naar de 21e eeuw en verder.