Efficiënt e-mailbeheer voor grote hoeveelheden luchtvaartorders

De toeleveringsketen in de luchtvaartsector is afhankelijk van snelle en nauwkeurige communicatie. Luchtvaartmaatschappijen, MRO-bedrijven (onderhoud, reparatie en revisie) en leveranciers verwerken dagelijks duizenden offerteaanvragen (RFQ's) die per e-mail worden verzonden.

Het efficiënt verwerken van deze verzoeken is cruciaal. Vertragingen kunnen leiden tot omzetverlies, verstoorde onderhoudsschema's en aan de grond staande vliegtuigen.

Traditioneel wordt RFQ's handmatig verwerkt, waarbij inkoopteams e-mails één voor één moeten sorteren, valideren en beantwoorden.

RFQ-software op basis van AI transformeert dit ooit zo vervelende proces, waardoor inkoopteams de invoer, sortering en het genereren van reacties met ongekende snelheid en nauwkeurigheid kunnen automatiseren.

Dankzij het vermogen van AI om de inname van e-mails te automatiseren, verzoeken nauwkeurig te sorteren en te categoriseren en binnen enkele seconden reacties te genereren, kan uw bedrijf de doorlooptijden van RFQ's versnellen en deals sluiten, terwijl concurrenten trage, handmatige processen gebruiken die gepaard gaan met menselijke fouten.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u dit niveau van efficiëntie kunt overtreffen, waarbij u uw concurrenten in het stof laat bijten.AI-gestuurde automatiseringwerken en specifieke manieren waarop u uw eigen RFQ-workflows kunt transformeren.

De omvang van e-mailbeheer bij de inkoop van luchtvaartproducten

Telefoongesprekken en faxen worden tegenwoordig steeds schaarser in de luchtvaartinkoopsector. E-mail blijft het primaire, zo niet geprefereerde, communicatiekanaal voor inkoopactiviteiten.

Luchtvaartbedrijven verwerken dagelijks honderden tot duizenden offerteaanvragen, die allemaal variëren in complexiteit en urgentie.

Soorten RFQ's in de luchtvaart:

Vertragingen in de verwerking van RFQ's leiden tot inkomstenderving, verstoringen in de toeleveringsketen en hogere operationele kosten. Daarnaast hebben ze ook gevolgen voor andere vluchten, arbeidsroosters en zelfs voor de luchtvaartsector in het algemeen.

Daarnaast kunnen vertragingen bedrijven een premie van 50% opleveren voor spoedonderdelen bij AOG-evenementen.

De last van handmatige RFQ-verwerking

Veel inkoopteams voor de luchtvaart vertrouwen op menselijke input om te sorteren, verifiëren enhandmatig reageren op RFQ'sZe kunnen e-mailregels instellen om berichten van bepaalde afzenders of berichten met bepaalde trefwoorden te sorteren en prioriteren. Deze maatregelen zijn echter verre van 100% nauwkeurig.

Zonder AI is een handmatig antwoord nauwkeuriger. Maar het doornemen van e-mails is tijdrovend en kan leiden tot:

Langere reactietijden waarvoor meer menselijke tussenkomst nodig is.Naast het handmatig beoordelen van de RFQ moet de ontvanger nu ook de beschikbaarheid van de voorraad, prijzen, coördinatie met leveranciers en andere belangrijke details coördineren. Dit kan uren duren om te verwerken.

Toenemende kans op menselijke fouten voor beide partijen.Degene die een RFQ indient, kan per ongeluk een extra cijfer toevoegen of weglaten, bijvoorbeeld Deel A in plaats van Deel AA, of belangrijke details vergeten.

Zelfs als het verzoek perfect is opgesteld, kan de ontvanger een deel ervan verkeerd interpreteren. AI kan afwijkingen in RFQ-aanvragen voor specifieke afzenders signaleren en alle e-mailgegevens met vrijwel 100% nauwkeurigheid lezen en extraheren.

Hogere arbeidskosten.Inkoopteams besteden waardevolle uren aan het afhandelen van repetitieve e-mailtaken in plaats van zich te richten op strategie en andere besluitvorming op hoog niveau.

Langzamere reactietijden, meer fouten en hogere arbeidskosten leiden tot meer vluchtvertragingen, meer operationele chaos en een potentieel omzetverlies in de miljoenen – zowel voor de luchtvaartmaatschappij als voor de onderdelenleverancier. AI-gestuurde oplossingen dichten deze hiaten echter.

AI-gestuurd e-mailbeheer

AI-oplossingen zoals die van ePlaneAIE-mailStroomlijn RFQ door menselijke knelpunten en andere beperkingen weg te nemen.

Binnen enkele seconden nadat een RFQ-e-mail uw inbox heeft bereikt, wordt deze nauwkeurig gelezen en correct gecategoriseerd op basis van urgentie. Bulkorders, hoogwaardige onderdelen of AOG-scenario's worden direct gemarkeerd als zeer urgent.

Vervolgens genereert EmailAI binnen 10 minuten een nauwkeurige, accurate en goedgekeurde offerte op basis van de beschikbaarheid van het onderdeel, de locatie en andere logistieke aspecten. Vaak gebeurt dit uren (of dagen) eerder dan andere concurrenten.

Dankzij automatisering met AI-snelheid worden meer deals sneller en nauwkeuriger gesloten, wat resulteert in hogere marges.

Slimme categorisatie en geautomatiseerde prioritering

Een van de grootste voordelen van AI is intelligent sorteren.

In plaats van dat inkoopteams of gebrekkige e-mailregels berichten filteren, categoriseert AI automatisch offerteaanvragen en prioriteert ze op basis van urgentie.

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om meer categorieën of verschillende categorielabels te maken op basis van hun specifieke behoeften. Over het algemeen werkt een indeling in drie hoofdcategorieën echter het beste.

Met AI-gestuurde RFQ-software kunnen luchtvaartmaatschappijen deze categorieën dynamisch verfijnen, zodat urgente aanvragen prioriteit krijgen en zonder vertraging worden verwerkt. Of het nu om 3 of 10 categorieën gaat, een effectief en geautomatiseerd triagesysteem voorkomt achterstanden en zorgt ervoor dat uw RFQ's met hoge prioriteit niet in de inbox belanden.

Verbetering van de responsnauwkeurigheid

Handmatige afhandeling van offerteaanvragen is gevoelig voor fouten in prijsstelling, voorraadcontroles en documentatie. AI elimineert deze risico's door offerteaanvragen te vergelijken met realtime voorraad- en prijsdatabases. Zo blijft de naleving van de luchtvaartdocumentatievereisten van de FAA, EASA en andere regelgevende instanties gewaarborgd en worden binnen enkele minuten gestandaardiseerde, foutloze offertes gegenereerd op basis van voorraadniveaus en historische verkoopgegevens.

Dit biedt voordelen voor u en uw klant: ze krijgen het onderdeel dat ze nodig hebben tegen een concurrerende prijs en u sluit meer deals. Bovendien kunnen AI-gestuurde processen de nauwkeurigheid van de vraagvoorspelling met meer dan 25% verbeteren, waardoor voorraadtekorten of -overschotten worden verminderd.

Realtime-integratie met inkoopsystemen

Luchtvaartbedrijven vertrouwen doorgaans op ERP-systemen zoals SAP, AMOS en Quantum voor voorraadbeheer en inkoop. Een ERP kan data van meerdere bedrijfseenheden in één silo verzamelen, maar die data is minder zinvol als je ze niet kunt analyseren, verbanden kunt leggen en snel en met meer vertrouwen en nauwkeurigheid beslissingen kunt nemen.

ePlaneAI werkt samen met bestaande ERP- en inkoopsystemen om uw ERP-gegevens bruikbaar te maken. Het fungeert als een ERP-laag die direct kan worden geïntegreerd met uw bestaande platform voor een naadloze gegevensstroom tussen e-mailaanvragen en voorraadsystemen, directe controles op de beschikbaarheid van onderdelen zonder menselijke tussenkomst en geautomatiseerde generatie van inkooporders (PO's), waardoor de administratieve werklast wordt verminderd.

De toekomst van AI in e-mailverwerking in de luchtvaart

AI-gestuurde e-mailautomatisering is weliswaar krachtig, maar staat nog maar aan het begin van zijn volledige potentieel. Toekomstige verbeteringen zullen de mogelijkheden aanzienlijk uitbreiden. In het komende decennium kunt u het volgende verwachten:

Het implementeren van RFQ-software als onderdeel van een AI-gestuurde inkoopstrategie is een 'gamechanger' en een Rubicon-moment voor luchtvaartinkoop, op het kruispunt tussen verouderde workflows en onstuitbare efficiëntie.

Veel luchtvaartbedrijven maken al gebruik van AI-gestuurde toeleveringsketens en realiseren hiermee jaarlijkse miljoenenbesparingen en extra productiviteits-, operationele en reputatievoordelen. Bedrijven die AI nu omarmen, zijn het meest gepositioneerd om te profiteren van de groeiende mogelijkheden van AI – en van de blijvende veerkracht van hun bedrijf.

Waarom AI-e-mailbeheer een concurrentievoordeel is

De luchtvaartindustrie kan zich geen trage, inefficiënte e-mailverwerking veroorloven. Elke vertraagde offerteaanvraag is een gemiste kans, die mogelijk miljoenen kost aan verloren deals, vertraagd onderhoud en AOG-crises.

EmailAI van ePlaneAI transformeert de traditionele verwerking van offerteaanvragen door reacties te automatiseren, de nauwkeurigheid te verbeteren en naadloos te integreren met uw bestaande inkoopsystemen. Bedrijven die EmailAI implementeren, zien snellere reactietijden op offerteaanvragen, een hogere efficiëntie en een hogere operationele efficiëntie – en niet te vergeten tevreden medewerkers die verlost zijn van saaie, alledaagse administratieve taken.

Onderneem vandaag nog actie.Wilt u de verwerking van e-mails in de luchtvaart versnellen en sneller meer deals sluiten? Ontdek de mogelijkheden van ePlaneAI.E-mailen andere AI-gestuurde oplossingen en breng uw inkoopefficiëntie naar de 21e eeuw en verder.