Hoe geautomatiseerde RFQ-software te gebruiken om gegevens te extraheren voor nauwkeurige prijsopgaven

Luchtvaart's kruiswinden van crisis en kans

De luchtvaartindustrie bevindt zich in een turbulente lucht. Terwijl wereldwijde toeleveringsketens in andere sectoren zich beginnen te herstellen van de pandemie, staan leiders in de lucht- en ruimtevaart en de luchtvaartinkoop nog steeds voor aanhoudende uitdagingen. Van chronische tekorten aan kritieke materialen tot onvoorspelbare vraagpieken als gevolg van defensiebehoeften en commercieel herstel, de toekomst blijft onzeker.

McKinsey meldt dat de financiële gezondheid van toeleveranciers in de lucht- en ruimtevaart aanzienlijk achterblijft bij andere sectoren. Tussen 2020 en 2023 bleven de automobiel- en elektronicasectoren stabiel of verbeterden ze zelfs licht, maar de lucht- en ruimtevaartsector zag een geleidelijke daling van 9% in de gezondheid van de toeleveringsketen (McKinsey & Company: Uitdagingen overwinnen bij de inkoop van lucht- en ruimtevaartproductenVoeg hieraan toe de realiteit van personeelstekorten, geopolitieke ontwrichtingen en klimaatdruk die de overstap naar duurzame vliegtuigbrandstof (SAF) stimuleren, en het is duidelijk: de aanbesteding van de luchtvaartsector staat voor een enorme uitdaging (Amerikaans ministerie van Energie).

Met de juiste combinatie van procesverbeteringen, digitale tools en investeringen in personeel kunnen leiders deze turbulentie echter ombuigen in rugwind. Dit artikel onderzoekt hoe een datagestuurde, AI-verbeterde aanpak van inkoop luchtvaartmaatschappijen kan helpen knelpunten op te lossen, concurrenten voor te blijven en toekomstbestendige toeleveringsketens op te bouwen.

Inzicht in de knelpunten bij de inkoop van luchtvaartproducten

In de kern functioneert de inkoop van luchtvaartproducten als een uitgebreide, uitdagende puzzel. Luchtvaartbedrijven en MRO-aanbieders verwerken dagelijks duizenden offerteaanvragen (RFQ's), elk met een verschillende mate van urgentie en complexiteit. Helaas worden de scheuren in dit systeem steeds groter.

De volatiliteit van de toeleveringsketen is het gevolg van verschillende factoren. Ten eerste blijft het ongelijkmatige herstel van de productie van narrowbody- en widebody-vliegtuigen de prognoses verstoren. Bovendien verergeren onvoorspelbare stijgingen van de defensie-uitgaven het tekort aan gespecialiseerde onderdelen zoals investeringsgietstukken.

Dergelijke tekorten vormen dagelijkse operationele risico's. In de MRO-sector (Maintenance, Repair & Revisie) overtrof de vermelding van "tekort" in beleggersrapporten zelfs de bezorgdheid over stijgende kosten. Dit onderstreept een ingrijpende verandering: inkoopmanagers geven prioriteit aan risicomanagement en leveringszekerheid boven kostenbesparingen alleen.

Dit probleem wordt verergerd door consolidatie binnen leveranciers op niveau 2 en 3, wat de diversiteit in het leveranciersbestand beperkt en de impact van verstoringen versterkt. Wanneer minder leveranciers een groter deel van de markt beheersen, heeft elke hapering in de productie gevolgen voor de hele keten.

De inkoopteams van vandaag de dag moeten meer doen dan alleen onderdelen inkopen; ze moeten brandjes blussen en wereldwijde brandhaarden blussen. Veerkracht opbouwen betekent verder gaan dan reactief brandjes blussen en slimmere, geautomatiseerde systemen implementeren die vertragingen voorspellen en voorkomen voordat ze zich voordoen.

AI-gestuurde RFQ-automatisering: responstijden en fouten verminderen

Offerteaanvragen (RFQ's) vormen een berucht knelpunt in de inkoop. Het handmatig sorteren, beoordelen en beantwoorden van RFQ's is tijdrovend en foutgevoelig, vooral wanneer de inboxen dagelijks overspoeld worden met grote hoeveelheden.

Volgens ePlaneAI kunnen op AI gebaseerde RFQ-automatiseringstools inkomende e-mails lezen, deze categoriseren op urgentie (routine, gemiddeld, AOG) enGenereer nauwkeurige, goedgekeurde offertes in minder dan 10 minutenVergeleken met handmatige processen die uren of zelfs dagen kunnen duren, is dit een enorme efficiëntiewinst.

RFQ-automatisering vermindert ook menselijke foutenVerkeerd getypte artikelnummers of ontbrekende voorraadgegevens kunnen leiden tot vertragingen en hoge kosten. AI-tools kruisverwijzen offerteaanvragen met realtime voorraad- en prijsdatabases, waardoor dergelijke fouten vrijwel worden geëlimineerd.

Belangrijker nog, automatisering maakt slimmere prioritering mogelijk. Kritieke, waardevolle orders, zoals Aircraft on Ground (AOG)-scenario's, worden direct gemarkeerd voor onmiddellijke aandacht. In plaats van bedolven te worden onder routinematige aanvragen, gaan urgente offerteaanvragen over de wachtrij heen en kunnen ze snel reageren.

Bij ePlaneAI hebben we gezien dat bedrijven onzeE-mailoplossing realiseren snellere doorlooptijden voor RFQ's en betere marges, waardoor deals worden gesloten terwijl concurrenten nog bezig zijn met het sorteren van hun inbox.

Aanpak van consolidatie en risico's in de toeleveringsketen

Een belangrijke factor achter instabiliteit in de inkoop is consolidatie van de toeleveringsketen. In de afgelopen tien jaar zijn leveranciers in de lucht- en ruimtevaart gefuseerd, waardoor het aantal beschikbare leveranciers voor kritieke componenten kleiner is geworden. Deze verminderde diversiteit vergroot de risico's bij verstoringen.

Volgens McKinsey heeft consolidatie geleid tot ernstige tekorten, met name in speciale metalen. Er zijn nu minder leveranciers die aan de groeiende vraag kunnen voldoen.

Sterker nog, het aantal keren dat er in 2022 bij investeerders in de lucht- en ruimtevaartsector melding werd gemaakt van een ‘tekort’, is nog steeds niet terug op het niveau van vóór de pandemie. Dit onderstreept dat het hier om een structureel en niet om een tijdelijk probleem gaat.

Een bewuste, risicobeheerste aanpak van leveranciersdiversificatie is de oplossing. Toonaangevende bedrijven brengen hun toeleveringsnetwerken in kaart om single points of failure te identificeren en investeren in noodplannen. Sommige bundelen meerdere werkpakketten in één offerte, wat besparingen tot wel 20% oplevert in categorieën zoals elektrische apparatuur. Daarnaast verhogen veel bedrijven de redundantie in kritieke onderdelensegmenten, om te bufferen tegen toekomstige schokken en zo continuïteit te waarborgen.

Automatisering versnelt de afhandeling van RFQ's en het concurrentievermogen

In de lucht- en ruimtevaart vormen vertragingen bij RFQ's een groot probleem. Het handmatig afhandelen van RFQ's maakt de situatie alleen maar erger.

Bij ePlaneAIhebben onze klanten ontdekt dat AI-gestuurde RFQ-automatisering de reactietijden van uren of dagen kan verkorten tot minuten. De impact is enorm: luchtvaartmaatschappijen verwerken dagelijks duizenden RFQ's, wat resulteert in snellere reacties die leiden tot hogere winstpercentages en miljoenen aan potentiële besparingen. Sterker nog, vertragingen tijdensAOG-evenementenkan ertoe leiden dat bedrijven een premie van 50% betalen voor spoedonderdelen.

Bovendien signaleren geautomatiseerde systemen inconsistenties en vergelijken ze leveranciersgegevens in realtime, waardoor kostbare fouten vrijwel worden uitgesloten.

Bedrijven in de lucht- en ruimtevaartsector kunnen waar nodig de menselijke kant van het proces uitschakelen en zo concurrenten die nog steeds vastzitten in trage, handmatige RFQ-cycli, voorbijstreven.

AI-verbeterde prognoses voor veerkracht in de toeleveringsketen

ForecastingIn de lucht- en ruimtevaart is altijd, althans gedeeltelijk, een gokspel geweest. De wisselvallige vraag naar onderdelen, geopolitieke druk en consolidatie van leveranciers maken het vrijwel onmogelijk om met behulp van bestaande methoden de materiaalbehoefte te voorspellen.

Maar AI herschrijft de regels. McKinsey merkt op dat de nauwkeurigheid van vraagvoorspellingen met meer dan 25% kan verbeteren door gebruik te maken van geïntegreerde datamodellen en machine learning. AI-modellen verwerken historische verkoopgegevens, prestatiegegevens van leveranciers en voorraadniveaus om nauwkeurige voorspellingen te doen.

De voordelen gaan veel verder dan overzichtelijke spreadsheets. Bedrijven die vraagpieken en aanbodbeperkingen anticiperen, kunnen proactief kritieke componenten inkopen, voorraadtekorten voorkomen en kostbare spoedbestellingen minimaliseren. Ze kunnen ook risico's in de toeleveringsketen vroegtijdig signaleren en inkoopstrategieën aanpassen voordat verstoringen optreden.

Het dichten van de vaardigheidskloof in de lucht- en ruimtevaartinkoop

De aanvoer van talent in de lucht- en ruimtevaartsector staat vanuit meerdere hoeken onder druk: vergrijzing van de beroepsbevolking, concurrentie van aangrenzende sectoren zoals de halfgeleider- en automobielsector en een toenemende afhankelijkheid van digitale hulpmiddelen.

McKinsey ontdekte dat lucht- en ruimtevaartbedrijven de afgelopen 18 jaar bijna 15% achterliepen op hun concurrenten in de automobielindustrie wat betreft de functionele volwassenheid van de inkoop. Deloitte rapporteert dat ongeveer de helft van de luchthavenmanagers en vier op de tien hotelmanagers het omscholen van werknemers voor nieuwe technologie als een van hun drie grootste zorgen op het gebied van personeelszaken beschouwen.Luchtvaart's kruiswinden van crisis en kansLuchtvaart's kruiswinden van crisis en kans

De uitdaging is niet alleen het vinden van werknemers; het is hen te voorzien van de juiste mix van digitale tools en branchekennis. Automatisering is geweldig, maar vereist nog steeds bekwame operators om uitzonderingen te beheren en complexe orkestratie te overzien. Slimme bedrijven investeren in gerichte bijscholingsinitiatieven, waarbij klassikaal leren wordt gecombineerd met mentorschap op de werkvloer. Deloitte benadrukt dat bedrijven 4,1 keer meer kans hebben op succes bij transformaties wanneer ze leiders hebben die als rolmodel fungeren (middenmanagers) en praktijkgerichte leerwerktrajecten aanbieden.

Door de kloof tussen vaardigheden en competenties te dichten, kunnen lucht- en ruimtevaartbedrijven en hun werknemers floreren en zich aanpassen aan de razendsnelle technologische vooruitgang.

Process mining onthult verborgen inefficiënties

Process mining klinkt misschien academisch, maar in de lucht- en ruimtevaart betekent het gewoon efficiëntere workflows.

Volgens Deloitte is process mining een soort 'röntgenfoto van bedrijfsprocessen': het visualiseert de stroom van activiteiten in systemen om knelpunten, redundanties en compliancerisico's bloot te leggen.

Met behulp van geavanceerde algoritmen koppelt process mining eventdata uit ERP's, inkooptools en voorraadsystemen om echte processtromen in kaart te brengen. Deze transparantie stelt managers in staat om inefficiënties nauwkeurig aan te pakken in plaats van te gissen.

Uit het onderzoek van Deloitte blijkt bijvoorbeeld hoe process mining helpt bij het aanpakken van de volatiliteit na de pandemie en de stijgende verwachtingen van klanten door een betere operationele efficiëntie en veerkracht mogelijk te maken.

Het draait niet alleen om diagnostiek; het draait om actie. Process mining-tools kunnen inzichten rechtstreeks in automatiseringssystemen invoeren en workflows activeren die goedkeuringen versnellen, risico's signaleren en kritieke orders snel verwerken. In combinatie met AI creëert dit een feedbacklus waarin processen continu verbeteren. Nu de toeleveringsketens in de lucht- en ruimtevaart steeds krapper worden, is dit niveau van zichtbaarheid niet langer optioneel. Het is essentieel voor duurzame, schaalbare groei.

Automatisering van RFQ-processen voor een snellere doorlooptijd

In de lucht- en ruimtevaart vertegenwoordigt elke RFQ een missiekritische transactie. Ontbrekende onderdelen, hoe klein ook, kunnen vloten vertragen en het vertrouwen ondermijnen.

Traditioneel was RFQ-beheer handmatig en foutgevoelig. Maar AI-gestuurde oplossingen zoals EmailAI van ePlaneAI brengen een snelheid en nauwkeurigheid die een paar jaar geleden nog onmogelijk werd geacht. (AI-gestuurde systemen die sinds 2020-2022 data op een heldere manier kunnen extraheren, nauwkeurig classificeren en vervolgens geautomatiseerd offertes kunnen opstellen – op schaal.) Er bestonden al automatiseringstools, maar die waren commercieel niet zo levensvatbaar.

Om het in perspectief te plaatsen: bij ePlaneAI hebben we ontdekt dat routinematige RFQ's (die 50-60% van de verzoeken uitmaken) nu direct door AI gegenereerde antwoorden kunnen ontvangen, terwijl complexe AOG-verzoeken (Aircraft on Ground) automatisch worden gemarkeerd voor onmiddellijke verwerking.

Dit versnelt niet alleen het offerteproces, maar elimineert ook menselijke fouten. AI vergelijkt offerteaanvragen met realtime voorraad- en prijsdatabases, waardoor offertes nauwkeurig zijn en voldoen aan de wettelijke vereisten.

Data-integratie: silo's omzetten in inzichten

De meeste lucht- en ruimtevaartbedrijven vertrouwen op krachtige ERP-systemen zoals SAP, AMOS of Quantum, maar deze systemen zijn vaak geïsoleerd, waardoor het lastig is om in realtime beslissingen te nemen.

Dat is waar integratielagen zoals ePlaneAI van pas komen. ePlaneAI verbindt e-mailaanvragen (RFQ's), voorraadgegevens en inkoopworkflows om geïsoleerde datastromen om te zetten in bruikbare inzichten. Met deze integratie kunnen bedrijven direct de beschikbaarheid van onderdelen controleren, het genereren van inkooporders automatiseren en handmatig administratief werk verminderen.

Lucht- en ruimtevaartbedrijven die datapunten met elkaar verbinden, kunnen meer uitgeven, nauwkeurigere voorspellingen doen, voorraadtekorten beperken en hun operationele veerkracht verbeteren.

Het opbouwen van een veerkrachtigere, gediversifieerde toeleveringsketen

De lucht- en ruimtevaartindustrie is hard getroffen door consolidatie van leveranciers. Minder leveranciers betekent minder opties, vooral voor kritieke materialen zoals speciale elektronische componenten.

McKinsey benadrukt dat consolidatie bij leveranciers op niveau 2 en 3 onbedoeld de kwetsbaarheid voor tekorten heeft vergroot.

Strategische diversificatie is hier de oplossing. Inkoopmanagers brengen diverse toeleveringslandschappen in kaart om single points of failure te voorkomen en investeren in alternatieve leveranciers, zelfs als dit hogere initiële kosten met zich meebrengt. Sommige bedrijven trekken wereldwijd honderden miljoenen uit om redundantie te vergroten en de veerkracht van de toeleveringsketen te waarborgen.

Process mining speelt hierbij ook een rol. Deloitte merkt op dat luchtvaartbedrijven datagestuurde process mining kunnen gebruiken om inefficiënties op te sporen en alternatieve inkoopstrategieën te ontdekken voor inkoop en onderhoud, reparatie en revisie (MRO).

Het dichten van de talentkloof in de toeleveringsketens van de luchtvaart

Mensen zijn, net als vliegtuigonderdelen, ook schaars. De luchtvaart kampt met een chronisch tekort aan talent, met name voor functies in de toeleveringsketen, zoals leveranciersprestatiemanagement en productieplanning.

Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat er een kloof van 4 tot 6 procentpunten bestaat tussen openstaande vacatures en beschikbaar talent in de toeleveringsketen in de luchtvaartsector.

Deloitte beaamt dit en stelt dat 62% van de luchthavens nog steeds met minder dan de helft van het personeelsbestand van vóór de pandemie werkt en minder dan 10% verwacht binnenkort weer het personeelsbestand van 2019 te bereiken.

Om dit aan te pakken, omarmen bedrijven in de luchtvaart en de horeca vaardigheidsgerichte wervings- en bijscholingsinitiatieven. Volgens Deloitte maakt 94% van de luchthavens en 62% van de hotels steeds meer gebruik van virtual reality in trainingen, terwijl negen op de tien trainingen via mobiele apparaten aanbieden.

Het omscholen van werknemers en hen voorzien van geautomatiseerde RFQ-technologie voor snellere, nauwkeurigere workflows is van cruciaal belang om de luchtvaartsector en haar krimpende personeelsbestand toekomstbestendig te maken.

Verbetering van besluitvorming met data en automatisering

De luchtvaart zwemt in de feiten en cijfers, maar zonder de juiste tools is het slechts ruis. Automatisering en geavanceerde analyses brengen helderheid in anderszins "donkere" data.

McKinsey meldt dat inkoopteams in de lucht- en ruimtevaart steeds meer vertrouwen op digitale tools zoals spend cubes en geautomatiseerde RFP-systemen om leveranciersonderhandelingen te stroomlijnen en inzicht te krijgen in de uitgaven. Technologie alleen is echter niet voldoende. De acceptatie hangt af van de gebruikerservaring en integratie. McKinsey waarschuwt dat 60% van de chief procurement officers nog geen (volledige) ROI heeft gezien op hun digitale investeringen, vaak vanwege een gebrekkige gebruikersacceptatie en een gefragmenteerd opleidingslandschap.

Om de meest zinvolle resultaten te behalen, moeten AI-tools intuïtief, goed geïntegreerd en ondersteund worden door gedegen gebruikerstraining. Dit zet data om in inzichten en versnelt de besluitvorming.

Voor inkoopteams betekent het gebruik van AI-oplossingen zoals RFQ-automatisering dat ze meer deals binnenhalen, betere klantrelaties opbouwen en langere werkdagen hebben. Ze kunnen namelijk tijd besteden aan zinvolle taken (strategie of praktisch MRO-werk) in plaats van aan het doorspitten van bestanden en formulieren.

Huidige inkoopteams kunnen nog steeds een voorsprong op de concurrentie krijgen door de early adopters-aanpak.

Op het juiste moment voor geautomatiseerde RFQ-acceptatie

Bedrijven bevinden zich momenteel in een gunstige positie om AI-oplossingen zoals ePlaneAI te implementeren om data-extractie, offerteaanvragen en andere bedrijfsprocessen te automatiseren.

Terwijl AI-automatiseringis al een paar jaar beschikbaar, dus u bent nog niet te laat om te profiteren van een early adoptievoordeel. Voor veel sectoren, zoals de luchtvaart en de industriële productie, is dit hét moment.

Van turbulentie naar traject, nu is het tijd om te handelen

Aanbodtekorten, tekorten aan talent en operationele complexiteit blijven de luchtvaartsector op de proef stellen. Maar zoals deze bronnen aantonen, komen de bedrijven die inzetten op digitalisering, automatisering en datagedreven besluitvorming er sterker, sneller en concurrerender uit.

Process mining, geavanceerde AI en geautomatiseerde RFQ-verwerking worden snel de nieuwe basis voor succes. Leiders in de sector zien al miljoenen aan jaarlijkse besparingen en snellere, slimmere inkoopcycli.

De les? Wacht niet tot de volgende disruptie gaten in uw toeleveringsketen aan het licht brengt. Onderneem nu actie om een early adopter-voordeel te behalen en tegelijkertijd de veerkracht en wendbaarheid te vergroten die uw bedrijf nodig heeft.

Bent u klaar om uw inkoop te versnellen met AI-gestuurde e-mailautomatisering?Ontdek hoeEmailAI van ePlaneAIkan uw luchtvaartworkflows transformeren voor RFQ-processen en meer. Boek vandaag nog een demo.