Hoe geautomatiseerde RFQ-software te gebruiken om gegevens te extraheren voor nauwkeurige prijsopgaven

Luchtvaart's kruiswinden van crisis en kans

McKinsey meldt dat de financiële gezondheid van toeleveranciers in de lucht- en ruimtevaart aanzienlijk achterblijft bij andere industrieën. Tussen 2020 en 2023, terwijl de auto- en elektronicasectoren stabiel bleven of zelfs licht verbeterden, zag de lucht- en ruimtevaartsector een incrementele daling van 9% in de gezondheid van de toeleveringsketen (McKinsey & Company: Overwinnen van uitdagingen in de lucht- en ruimtevaartinkoop). Voeg hieraan toe de realiteit van arbeidstekorten, geopolitieke verstoringen en klimaatdruk die de verschuiving naar Duurzame Luchtvaartbrandstof (SAF) stimuleren, en het is duidelijk: de inkoop in de luchtvaart staat voor een perfecte storm (U.S. Department of Energy).

Toch kunnen leiders met de juiste combinatie van procesverbeteringen, digitale hulpmiddelen en investeringen in het personeel deze turbulentie omzetten in meewind. Dit artikel onderzoekt hoe een op data gebaseerde, door AI verbeterde benadering van inkoop luchtvaartmaatschappijen kan helpen knelpunten weg te nemen, concurrenten voor te blijven en toekomstbestendige toeleveringsketens op te bouwen.

Inzicht in de knelpunten bij de inkoop in de luchtvaart

In de kern functioneert de luchtvaartinkoop als een uitgestrekte puzzel met hoge inzet. Lucht- en ruimtevaartbedrijven en MRO-aanbieders verwerken dagelijks duizenden RFQ's (Request for Quotes), elk met verschillende niveaus van urgentie en complexiteit. Helaas worden de scheuren in dit systeem steeds groter.

De volatiliteit van de toeleveringsketen komt voort uit verschillende samenhangende factoren. Ten eerste blijft het onevenwichtige herstel van de productiesnelheden van narrowbody- en widebodyvliegtuigen de voorspellingen verstoren. Daarbovenop zorgen onvoorspelbare pieken in defensie-uitgaven voor een verergering van tekorten aan gespecialiseerde onderdelen zoals investeringsgietstukken (McKinsey & Company: Overwinnen van uitdagingen in de lucht- en ruimtevaartinkoop).

Dergelijke tekorten zijn dagelijkse operationele risico's. In de onderhouds-, reparatie- en revisiesectoren (MRO) hebben vermeldingen van 'tekort' in investeerdersrapporten zelfs de zorgen over stijgende kosten ingehaald (McKinsey & Company: Overcoming Challenges in Aerospace Procurement). Dit benadrukt een aardverschuiving: Leiders in inkoop geven prioriteit aan risicobeheer en zekerheid van levering boven alleen kostenbesparing.

Dit probleem wordt verergerd door de consolidatie binnen leveranciers van het tweede en derde niveau, wat de diversiteit in de leveranciersbasis beperkt en de impact van verstoringen versterkt. Wanneer minder leveranciers meer van de markt beheersen, heeft elke hik in de productie een weerklank door de hele keten.

De inkoopafdelingen van vandaag moeten meer doen dan alleen onderdelen sourcen; ze zijn branden aan het blussen, wereldwijde vuren aan het doven. Veerkracht opbouwen betekent verder gaan dan reactief brand blussen en slimmere, geautomatiseerde systemen adopteren die vertragingen voorspellen en voorkomen voordat ze plaatsvinden.

AI-gestuurde RFQ-automatisering: Reactietijden en fouten verminderen

Aanvraag voor offerte (RFQ) processen staan bekend als een beruchte knelpunt in de inkoop. Handmatig sorteren, beoordelen en reageren op RFQ's is tijdrovend en foutgevoelig, vooral wanneer dagelijks grote hoeveelheden de inbox overspoelen.

Volgens ePlaneAI kunnen door AI aangedreven RFQ-automatiseringstools binnenkomende e-mails lezen, ze categoriseren op basis van urgentie (routine, gemiddeld, AOG) en binnen minder dan 10 minuten nauwkeurige, goedgekeurde offertes genereren. Vergeleken met handmatige processen die uren of zelfs dagen kunnen duren, is dit een enorme efficiëntiewinst.

Automatisering van offerteaanvragen vermindert ook menselijke fouten. Verkeerd getypte onderdeelnummers of gemiste inventarisdetails kunnen leiden tot vertragingen en verhoogde kosten. AI-hulpmiddelen vergelijken offerteaanvragen met realtime inventaris- en prijsdatabases, waardoor dergelijke fouten vrijwel worden uitgesloten

Belangrijker nog, automatisering maakt ook slimmere prioritering mogelijk. Kritieke, hoogwaardige bestellingen zoals Aircraft on Ground (AOG) scenario's worden direct gemarkeerd voor onmiddellijke aandacht. In plaats van ondergesneeuwd te raken door routinematige verzoeken, krijgen dringende offerteaanvragen voorrang voor snelle reactie.

Bij ePlaneAI hebben we bedrijven gezien die onze EmailAI-oplossing gebruiken en snellere reactietijden op offerteaanvragen realiseren en verbeterde marges behalen, deals sluiten terwijl concurrenten nog steeds hun inbox aan het sorteren zijn.

Aanpakken van consolidatie en risico in de toeleveringsketen

Een belangrijke oorzaak van instabiliteit in de inkoop is de consolidatie van de toeleveringsketen. In het afgelopen decennium zijn lucht- en ruimtevaartleveranciers gefuseerd, waardoor het aantal beschikbare bronnen voor kritieke componenten is afgenomen. Deze verminderde diversiteit vergroot de risico's wanneer er verstoringen optreden.

McKinsey meldt dat consolidatie heeft geleid tot ernstige tekorten, met name in speciale metalen waar nu minder leveranciers de groeiende vraag bedienen (McKinsey & Company: Uitdagingen overwinnen bij inkoop in de lucht- en ruimtevaart).

In feite is het aantal keer dat het woord 'tekort' genoemd werd tijdens investeerdersgesprekken van lucht- en ruimtevaartbedrijven gestegen in 2022 en het is nog niet teruggekeerd naar het niveau van voor de pandemie, wat benadrukt dat dit een structureel en geen tijdelijk probleem is (McKinsey & Company: Uitdagingen overwinnen in de lucht- en ruimtevaart).

Een doelbewuste, risicobeheerste benadering van leveranciersdiversificatie is de oplossing. Toonaangevende bedrijven brengen hun toeleveringsnetwerken in kaart om enkele falingspunten te identificeren en investeren in noodplannen. Sommigen bundelen meerdere werkpakketten in enkele aanbestedingen, waardoor ze besparingen tot 20% realiseren in categorieën zoals elektronica (McKinsey & Company: Overcoming Challenges in Aerospace Procurement). Daarnaast verhogen velen de redundantie in kritieke onderdelen segmenten, wat buffer creëert tegen toekomstige schokken voor ingebouwde continuïteit (McKinsey & Company: Overcoming Challenges in Aerospace Procurement).

Automatisering versnelt de RFQ-doorlooptijd en concurrentievermogen

In de lucht- en ruimtevaart zijn vertragingen bij offerteaanvragen een groot risico, en handmatige verwerking van deze aanvragen verergert de situatie alleen maar.

Bij ePlaneAI, hebben onze klanten ontdekt dat door AI aangedreven RFQ-automatisering de responstijd kan terugbrengen van uren of dagen naar minuten. De impact is enorm: aangezien luchtvaartmaatschappijen dagelijks duizenden RFQ's verwerken, leiden snellere reacties tot hogere winstkansen en miljoenen aan potentiële besparingen. Vertragingen tijdens AOG-gebeurtenissen kunnen er zelfs toe leiden dat bedrijven een 50% toeslag betalen voor spoedonderdelen.

Bovendien signaleren geautomatiseerde systemen inconsistenties en kruisverwijzen ze leveranciersgegevens in realtime, waardoor kostbare fouten vrijwel worden geëlimineerd.

Lucht- en ruimtevaartbedrijven kunnen mensen uitsluiten van het proces waar dat gepast is en concurrenten die nog vastzitten in trage, handmatige offerteaanvraagcycli overtreffen.

AI-verbeterde voorspellingen voor veerkracht van de toeleveringsketen

Voorspellen in de lucht- en ruimtevaart is altijd al voor een deel een gokspel geweest. Volatiele vraag naar onderdelen, geopolitieke druk en consolidatie van leveranciers maken het bijna onmogelijk om materiaalbehoeften te voorspellen met traditionele methoden (McKinsey & Company: Overcoming Challenges in Aerospace Procurement).

Maar AI herschrijft de regels. McKinsey merkt op dat de nauwkeurigheid van vraagvoorspellingen met meer dan 25% kan verbeteren door geïntegreerde datamodellen en machine learning te gebruiken. AI-modellen verwerken historische verkoopgegevens, prestatie-indicatoren van leveranciers en voorraadniveaus om nauwkeurige voorspellingen te genereren.

De voordelen gaan veel verder dan alleen overzichtelijkere spreadsheets. Bedrijven die vraagpieken en leveringsbeperkingen voorzien, kunnen proactief essentiële onderdelen inkopen, voorraadtekorten voorkomen en dure spoedbestellingen minimaliseren. Ze kunnen ook vroegtijdig risico's in de toeleveringsketen signaleren en inkoopstrategieën aanpassen voordat verstoringen plaatsvinden.

Het dichten van de vaardigheidskloof in de lucht- en ruimtevaartinkoop

De talentenpijplijn in de lucht- en ruimtevaart staat onder druk vanuit meerdere hoeken: vergrijzende arbeidskrachten, concurrentie van aangrenzende industrieën zoals halfgeleiders en auto-industrie, en een toenemende afhankelijkheid van digitale hulpmiddelen (McKinsey & Company: Uitdagingen overwinnen in lucht- en ruimtevaartinkoop).

McKinsey ontdekte dat luchtvaartbedrijven de afgelopen 18 jaar bijna 15% achterliepen op hun collega's in de auto-industrie wat betreft de volwassenheid van de inkoopfunctie. Het probleem wordt verergerd doordat Deloitte rapporteert dat ongeveer de helft van de luchthavenmanagers en vier op de tien hotel algemene managers het bijscholen van werknemers voor nieuwe technologieën als een van hun top drie arbeidszorgen noemen (Deloitte: Naar een probleemloze frontlinie in de reisbranche: Technologie en arbeidskrachten integreren).

De uitdaging is niet alleen het vinden van werknemers; het gaat erom hen uit te rusten met de juiste combinatie van digitale hulpmiddelen en kennis van de industrie. Automatisering is geweldig, maar het vereist nog steeds geschoolde operators om uitzonderingen te beheren en complexe orkestratie te overzien. Slimme bedrijven investeren in gerichte bijscholingsinitiatieven, waarbij klassikaal leren wordt gecombineerd met mentorschap op de werkvloer. Deloitte benadrukt dat bedrijven 4,1 keer meer kans hebben om succesvol te zijn in transformaties wanneer ze leiders hebben die als rolmodellen fungeren (middenmanagers), en hands-on leertrajecten bieden (Deloitte: Naar een wrijvingsloze frontlinie in de reisbranche: Technologie en arbeidskrachten integreren).

Door het dichten van de vaardigheidskloof kunnen lucht- en ruimtevaartbedrijven en hun werknemers bloeien en zich aanpassen te midden van razendsnelle technologische vooruitgang.

Process mining legt verborgen inefficiënties bloot

Process mining klinkt misschien academisch, maar in de lucht- en ruimtevaart betekent het gewoon efficiëntere werkprocessen.

Zoals Deloitte het stelt, is procesmining als een "röntgenfoto voor bedrijfsprocessen"—het visualiseert de stroom van activiteiten over systemen om knelpunten, redundanties en compliance risico's bloot te leggen (Deloitte: Datagedreven procesoptimalisatie in de luchtvaartindustrie).

Met behulp van geavanceerde algoritmen verbindt process mining gebeurtenisgegevens van ERP's, inkoopinstrumenten en voorraadsystemen om de werkelijke processtromen in kaart te brengen. Deze transparantie stelt leiders in staat om inefficiënties nauwkeurig te richten in plaats van te gissen.

Bijvoorbeeld, het onderzoek van Deloitte benadrukt hoe process mining helpt bij het aanpakken van volatiliteit na de pandemie en stijgende klantverwachtingen door het mogelijk maken van betere operationele efficiëntie en veerkracht (Deloitte: Datagedreven procesoptimalisatie in de luchtvaartindustrie).

Het gaat niet alleen om diagnostiek; het is actie. Procesminingtools kunnen inzichten direct voeden in automatiseringssystemen, waardoor workflows worden geactiveerd die goedkeuringen versnellen, risico's signaleren en kritieke bestellingen met voorrang behandelen. Gecombineerd met AI, creëert dit een feedbacklus waarbij processen voortdurend verbeteren in de loop van de tijd. Met uitgerekte toeleveringsketens in de lucht- en ruimtevaart is dit niveau van zichtbaarheid niet langer optioneel. Het is essentieel voor duurzame, schaalbare groei.

Automatisering van RFQ-processen voor een snellere doorlooptijd

In de lucht- en ruimtevaart vertegenwoordigt elke offerteaanvraag een missiekritieke transactie. Ontbrekende onderdelen, hoe klein ook, kunnen vloten vertragen en vertrouwen ondermijnen.

Traditioneel was het beheer van RFQ's handmatig en foutgevoelig. Maar door AI aangedreven oplossingen zoals ePlaneAI's EmailAI brengen een snelheid en nauwkeurigheid die slechts enkele jaren geleden nog voor onmogelijk werden gehouden. ( AI-gestuurde systemen die gegevens netjes kunnen extraheren, nauwkeurig kunnen classificeren en vervolgens geautomatiseerde offertes kunnen leveren — op grote schaal — sinds 2020-2022.) Eerdere automatiseringstools bestonden wel, maar niet met dezelfde commerciële haalbaarheid.

Om het in perspectief te plaatsen, bij ePlaneAI hebben we ontdekt dat routinematige RFQ's (die 50-60% van de verzoeken uitmaken) nu direct AI-gegenereerde reacties kunnen ontvangen, terwijl complexe AOG (Aircraft on Ground) verzoeken automatisch worden gemarkeerd voor onmiddellijke afhandeling.

Dit versnelt niet alleen het offerteproces, maar het elimineert ook menselijke fouten. AI vergelijkt RFQ's met real-time voorraad- en prijsdatabases, waardoor offertes nauwkeurig zijn en in overeenstemming met regelgevende vereisten

Data-integratie: van silo's naar inzichten

De meeste lucht- en ruimtevaartbedrijven zijn afhankelijk van zware ERP-systemen zoals SAP, AMOS of Quantum, maar deze systemen zijn vaak geïsoleerd, wat realtime besluitvorming moeilijk maakt.

Dat is waar integratielagen zoals ePlaneAI een rol spelen. ePlaneAI verbindt e-mail RFQ's, voorraadgegevens en inkoopprocessen om geïsoleerde gegevensstromen om te zetten in bruikbare inzichten. Met deze integratie kunnen bedrijven direct de beschikbaarheid van onderdelen controleren, het genereren van inkooporders (PO) automatiseren en handmatig administratief werk verminderen.

Lucht- en ruimtevaartbedrijven die de data verbinden, verhogen de uitgaven, verbeteren de nauwkeurigheid van voorspellingen, verminderen het aantal stockouts en verbeteren de operationele veerkracht.

Een veerkrachtigere, gediversifieerde toeleveringsketen opbouwen

De lucht- en ruimtevaartindustrie is zwaar getroffen door de consolidatie van leveranciers. Minder leveranciers betekent minder opties—vooral voor kritieke materialen zoals gespecialiseerde elektronische componenten.

McKinsey benadrukt dat consolidatie onder leveranciers van de tweede en derde laag onbedoeld de kwetsbaarheid voor tekorten heeft vergroot (McKinsey & Company: Uitdagingen overwinnen in de lucht- en ruimtevaartinkoop).

Hier is strategische diversificatie de oplossing. Inkoopleiders brengen diverse leverancierslandschappen in kaart om enkele falingspunten te vermijden en investeren in alternatieve leveranciers, zelfs als dat hogere initiële kosten betekent. Sommige bedrijven reserveren honderden miljoenen wereldwijd om redundantie te verhogen en de veerkracht van de toeleveringsketen te verzekeren.

Procesmining speelt ook hier een rol. Deloitte merkt op dat luchtvaartmaatschappijen datagestuurde procesmining kunnen gebruiken om inefficiënties op te sporen en alternatieve inkoopstrategieën te ontdekken voor inkoop en onderhoud, reparatie en revisie (MRO) operaties ().

Het dichten van de talentkloof in toeleveringsketens van de luchtvaart

Mensen, net als vliegtuigonderdelen, zijn ook schaars. De luchtvaartsector kampt met een chronisch tekort aan talent, vooral voor functies in de toeleveringsketen zoals leveranciersprestatiebeheer en productieplanning.

McKinsey ontdekte dat er een kloof van 4 tot 6 punten bestaat tussen openstaande functies en beschikbaar talent in de toeleveringsketen in de luchtvaart ().

Deloitte beaamt dit door te stellen dat 62% van de luchthavens werkt met minder dan de helft van hun personeelsbestand van voor de pandemie, en minder dan 10% verwacht binnenkort terug te keren naar de personeelsniveaus van 2019 ().

Om dit aan te pakken, omarmen luchtvaart- en gastvrijheidsbedrijven vaardigheidsgerichte werving en initiatieven voor bijscholing. Volgens Deloitte verhoogt 94% van de luchthavens en 62% van de hotels hun gebruik van virtuele realiteit in trainingen, terwijl negen op de tien trainingen leveren via mobiele apparaten ().

Het omscholen van werknemers en hen uitrusten met geautomatiseerde RFQ-technologie voor snellere en nauwkeurigere werkprocessen is cruciaal om de luchtvaartindustrie en haar krimpende personeelsbestand toekomstbestendig te maken.

Besluitvorming verbeteren met data en automatisering

Luchtvaart zit vol met feiten en cijfers, maar zonder de juiste hulpmiddelen is het slechts ruis. Automatisering en geavanceerde analyses brengen helderheid in anderszins “duistere” gegevens.

McKinsey meldt dat inkoopafdelingen in de lucht- en ruimtevaartsector steeds vaker vertrouwen op digitale hulpmiddelen zoals spend cubes en geautomatiseerde RFP-systemen om onderhandelingen met leveranciers te stroomlijnen en inzicht te krijgen in uitgaven (). Echter, technologie alleen is niet voldoende. Adoptie hangt af van gebruikerservaring en integratie. McKinsey waarschuwt dat 60% van de hoofdinkopers geen (volledige) ROI heeft gezien op hun digitale investeringen, vaak vanwege slechte gebruikersadoptie en gefragmenteerde trainingslandschappen.

Om de meest betekenisvolle resultaten te bereiken, moeten AI-hulpmiddelen intuïtief, goed geïntegreerd zijn en ondersteund worden door sterke gebruikerstraining. Dit zet data om in inzichten en versnelt het besluitvormingsproces.

Voor inkoopafdelingen betekent het gebruik van AI-oplossingen zoals RFQ-automatisering meer gewonnen deals, betere klantrelaties en betere werkdagen, met tijd besteed aan zinvolle taken (strategie of hands-on MRO-werk), niet aan het doorspitten van bestanden en formulieren.

De inkoopafdelingen van vandaag kunnen nog steeds een competitief voordeel behalen als vroege gebruikers.

Op het ideale punt voor geautomatiseerde RFQ-adoptie

Op dit moment bevinden bedrijven zich op het ideale punt om AI-oplossingen zoals ePlaneAI te adopteren voor het automatiseren van data-extractie, offerteaanvragen en andere bedrijfsprocessen.

Hoewel AI-automatisering al een aantal jaren beschikbaar is, bent u nog niet te laat om een voorsprong te krijgen door vroege adoptie. Voor veel industrieën, zoals de luchtvaart en industriële productie, is het nu de beste tijd.

Van turbulentie naar traject, nu is het moment om te handelen

Tekorten aan voorraad, talentkloven en operationele complexiteit blijven de luchtvaart op de proef stellen. Maar zoals deze bronnen aantonen, komen de bedrijven die zich richten op digitalisering, automatisering en datagestuurde besluitvorming sterker, sneller en competitiever naar voren.

Process mining, geavanceerde AI en geautomatiseerde RFQ-verwerking worden snel de nieuwe standaard voor succes. Leiders in deze ruimte zien al miljoenen in jaarlijkse besparingen en snellere, slimmere inkoopcycli

De les? Wacht niet op de volgende verstoring om lacunes in uw toeleveringsketen bloot te leggen. Onderneem nu actie om een voorsprong te krijgen als vroege gebruiker terwijl u de veerkracht en wendbaarheid opbouwt die uw bedrijfsvoering nodig heeft.

Klaar om uw inkoop te versnellen met AI-gestuurde e-mailautomatisering? Ontdek hoe uw luchtvaartwerkstromen voor RFQ-processen en meer kan transformeren. Boek vandaag nog een demo.