Como melhorar o relacionamento com fornecedores usando RFQs automatizados

Manter a confiança com os fornecedores é essencial na indústria da aviação. Relacionamentos suaves e simplificados com parceiros de negócios podem minimizar os tempos de espera, controlar custos e melhorar a eficiência operacional.

Obstáculos, no entanto, acontecem. Mesmo entre as parcerias mais bem ajustadas, solicitações de cotação (RFQs) podem atrasar as coisas.

Processos de RFQ manuais são demorados, sujeitos a erros e difíceis de escalar — especialmente quando se trabalha com uma vasta rede de centenas de fornecedores.

É aqui que entra a automação de RFQ. Ao usar um sistema avançado de RFQ, as empresas de aviação podem automatizar o processo de RFQ para maior velocidade, precisão e relações mais fortes e transparentes com os parceiros comerciais.

Este artigo explica os detalhes da automação de RFQ, benefícios e considerações, e as melhores práticas para implementar um sistema de automação de RFQ que esteja alinhado com as necessidades da sua organização.

Entendendo a automação de RFQ na indústria da aviação

Um RFQ, ou pedido de cotação, é uma parte formal do processo de aquisição. Nele, uma empresa solicita uma cotação de preço de vários fornecedores para produtos ou serviços específicos.

Na indústria da aviação, isso frequentemente inclui peças, componentes e serviços de manutenção necessários para manter as aeronaves operacionais. Tradicionalmente, as RFQs e os modelos de RFQ são gerenciados por e-mails, conversas no Slack, planilhas e outros documentos em papel. Isso cria um rastro disperso de detalhes de serviços que pode ser difícil de juntar com precisão.

Ao juntar artefatos para este processo manual de cotação, detalhes cruciais são frequentemente perdidos. Isso torna difícil obter cotações precisas, quanto mais o melhor preço. Além disso, o processo é repleto de atrasos e desinformação.

O software de automação de RFQ pode tornar o processo de seleção de fornecedores muito mais fácil. O software de automação de RFQ utiliza IA para aprimorar ambos os lados do processo de aquisição. Para os compradores, a IA gera e envia RFQs de forma eficiente, reduzindo o tempo e os erros. Para os fornecedores, ele processa os RFQs recebidos, analisa os requisitos e formula respostas rapidamente. Ao otimizar tanto o envio quanto o recebimento, a automação de RFQ melhora todo o fluxo de trabalho da transação.

Para empresas de aviação e provedores de MRO, a automação de RFQ pode ser especialmente benéfica, pois significa aquisição de peças mais rápida e minimiza atrasos devido a aeronaves em solo.

Principais benefícios da automação de RFQ:

Fortaleça as relações com fornecedores por meio da automação de RFQ

Ao automatizar RFQs e outras propostas comerciais, fornecedores de peças de aviação podem fortalecer suas relações com fornecedores ao oferecer tempos de resposta mais rápidos, expectativas mais claras e processos de cotação mais previsíveis.

A transparência também melhora. Com um sistema automatizado de RFQ, todos os dados históricos, incluindo respostas a RFQs anteriores, estão em um local acessível. Ambas as partes podem acessar dados relevantes conforme permitido, como preços anteriores e detalhes de negociação, promovendo confiança e comunicação mais clara.

Isso pode eliminar o atrito ou desconfiança e levar a resultados mais mutuamente favoráveis.

Finalmente, a automação de RFQ melhora a velocidade e a precisão das transações entre fornecedores e empresas de aviação. As soluções de software de RFQ concentram-se em apresentar as informações precisas que fornecedores e compradores precisam — como preços, disponibilidade e prazos de entrega — de forma rápida e eficiente.

Com esta troca simplificada, os fornecedores podem responder aos RFQs mais rapidamente e fornecer os detalhes exatos que os compradores precisam para tomar decisões de aquisição informadas.

Melhores práticas para implementar a automação de RFQ na aviação

Aqui estão algumas das melhores práticas para introduzir a automação de RFQ no fluxo de trabalho de aquisição para aviação.

1. Escolha uma solução específica para o setor

Nem todas as plataformas de automação de RFQ são projetadas para a indústria da aviação. Procure uma solução padrão do setor que compreenda os desafios únicos das operações de MRO (manutenção, reparo e revisão) da aviação, bem como as peças e componentes mais comumente solicitados. Soluções específicas do setor frequentemente vêm com modelos pré-construídos, campos de dados e outras ferramentas que podem agilizar o processo de RFQ.

A ePlaneAI oferece ferramentas de automação de RFQ focadas na aviação para agilizar e acelerar a cotação, ajudando fornecedores de peças de aviação a gerenciar melhor o fluxo constante de solicitações de clientes que precisam de peças, com respostas mais rápidas e um processo de pedido mais eficiente.

2. Integrar a automação de RFQ com os sistemas de aquisição existentes

Procure por sistemas de RFQ que possam ser facilmente integrados aos seus sistemas de aquisição, ERP, MRO e gestão de pedidos (OM) existentes. Isso pode otimizar fluxos de trabalho e permitir o fluxo contínuo de dados precisos e em tempo real entre sistemas distintos sem exigir entrada duplicada, trazendo eficiência adicional e precisão nas previsões.

3. Monitore métricas de desempenho para melhoria contínua

Os sistemas de RFQ têm o potencial de gerar uma abundância de dados sobre tempos de resposta, tendências de oferta e demanda, padrões de comportamento dos fornecedores e mais. É uma mina de insights competitivos e empresariais nunca antes disponíveis — se você os utilizar. E uma oportunidade desperdiçada se não o fizer! Revisar regularmente essas métricas pode ajudar fornecedores de peças progressistas a aprimorar ainda mais seus processos de RFQ e se destacar ainda mais da concorrência.

Com ERP ou outros sistemas de dados interconectados, a análise de dados pode ser automatizada. As equipes podem ver métricas em tempo real apresentadas em gráficos, tabelas e outros visuais que fornecem uma compreensão clara e recomendações práticas.

4. Utilize insights impulsionados por IA para aprimorar as respostas de RFQ

Um dos aspectos mais poderosos da automação de RFQ é sua capacidade de impulsionar insights potencializados por IA. Utilizando análise preditiva, as empresas podem antecipar a demanda de peças, identificar disruptores da cadeia de suprimentos e sugerir fornecedores alternativos ou rotas de entrega quando necessário.

Essas percepções permitem que as equipes mudem rapidamente de direção, quando as condições mudam inesperadamente, garantindo operações contínuas e mínima dependência de um único fornecedor.

A Automação do Processo de Solicitação de Cotação Melhora a Eficiência entre Fornecedores e Compradores

Automatizar processos de RFQ pode gerar benefícios tangíveis e economia de custos para empresas de aviação. Aqui estão alguns exemplos reais desses ganhos, juntamente com percepções da indústria e aplicações no mundo real.

Prazos de entrega mais rápidos

A automação de RFQ reduz os tempos de resposta ao permitir comunicação instantânea e comparações automáticas de cotações instantâneas.

A plataforma de automação da ePlaneAI integra-se com sistemas ERP e MRO para dados em tempo real e melhoria na resposta de RFQ (geralmente em menos de 2 minutos - contra 1 a 4 horas com processos manuais). A velocidade é especialmente benéfica onde peças são urgentemente necessárias para aeronaves em solo.

Economia de custos através de maior visibilidade de preços

Plataformas automatizadas de RFQ ajudam fornecedores a centralizar e analisar suas cotações e dados históricos de preços em um único ponto de acesso. Isso permite que os vendedores identifiquem tendências, refinem suas estratégias de precificação e melhorem sua competitividade no mercado.

A análise de dados da ePlane AI capacita fornecedores a rastrear desempenho passado, identificar padrões de preços favoráveis e otimizar suas respostas a RFQs. Ao aproveitar esses insights, vendedores podem negociar de forma mais inteligente e ganhar mais negócios. Explore mais das soluções ePlaneAI.

Risco reduzido de ruptura de estoque

Os sistemas de automação de RFQ podem ser integrados com ferramentas de gestão de inventário para monitorar os níveis de estoque em tempo real e acionar RFQs quando as contagens de estoque atingirem limiares pré-definidos. Esta abordagem proativa é especialmente útil para componentes de alta demanda, ajudando frotas a manter operações contínuas.

Lealdade aprimorada do fornecedor

Sistemas automatizados de RFQ padronizam o processo de aquisição, permitindo que os fornecedores contem com um processo previsível e consistente.

Com o sistema automatizado de RFQ da ePlaneAI, os fornecedores recebem pedidos claros e padronizados aos quais podem responder de forma rápida e fácil. Ao reduzir as complicações administrativas e facilitar a manutenção da mesma linha de comunicação, os vendedores constroem lealdade e parcerias fortes e confiáveis com empresas de aviação.

O futuro da automação de RFQ na aviação

A automação de RFQ na aviação está evoluindo. Pense em cotações mais rápidas, previsões mais inteligentes e menos surpresas. Em breve, IA e aprendizado de máquina ajudarão as equipes de aquisição da aviação a prever a demanda, identificar problemas na cadeia de suprimentos antes que ocorram e encontrar as melhores ofertas — tudo em tempo real. A transparência também é um grande componente. Plataformas digitais de RFQ tornarão mais fácil para compradores e fornecedores verem tudo o que precisam, desde tendências de preços até níveis de estoque. Esse tipo de acesso constrói confiança e pressiona os fornecedores a se manterem competitivos, então todos se beneficiam da abertura.

Em termos de segurança, o blockchain poderia trazer um novo nível de proteção de dados para cadeias de suprimentos globais, mantendo as transações seguras e livres de erros.

No geral, os sistemas automatizados de RFQ estão se tornando mais eficientes e confiáveis. Para as empresas de aviação, isso significa aquisições mais ágeis, relações mais sólidas com fornecedores e menos aeronaves em solo.

O papel da ePlaneAI na próxima geração de automação de RFQ

A ePlaneAI fornece às empresas de aviação as ferramentas para tornar os processos de RFQ mais simples e confiáveis. Melhor ainda, combina RFQs automatizados com insights de dados para oferecer às empresas uma base sólida para melhorar a aquisição, construir relações sólidas com fornecedores e manter-se competitivas em uma indústria exigente.

As RFQs automatizadas aprimoram o relacionamento com fornecedores e operações

Automatizar RFQs pode fazer uma diferença real afetando todos os participantes ao longo da cadeia de suprimentos da aviação, ajudando-os a reduzir custos, melhorar relacionamentos com fornecedores e manter suas operações funcionando de maneira suave e eficiente. Com as ferramentas certas de automação de RFQ, as empresas podem diminuir o vai e vem com os fornecedores, obter preços mais claros e tomar decisões de aquisição mais inteligentes baseadas em dados reais.

À medida que a indústria se inclina mais fortemente para a IA e automação, ferramentas de automação de RFQ de qualidade são ainda mais essenciais para se manter competitivo e manter frotas prontas para voar. Para empresas que procuram simplificar seu processo de aquisição, as soluções da ePlaneAI trazem a expertise e as ferramentas para tornar isso possível. Para empresas que procuram melhorar seu tempo de resposta de RFQ e ganhar mais negócios, a ePlaneAI está pronta para fazer acontecer. Seja qual for o lado da transação em que você está, automatizar um processo de geração de RFQ principalmente manual ou um processo de resposta de RFQ principalmente manual, é uma das maneiras mais rápidas de ver o poder da IA e retornos massivos sobre o seu investimento em questão de semanas.

Agende uma chamada para ver como a automação do processo de RFQ poderia funcionar para você.