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Otimize a Aquisição na Aviação com Automação de Ordens de Compra – Reduza Erros, Diminua Prazos e Corte Custos
março 05, 2025
Acelere as aquisições de aviação com a automação de pedidos de compra: reduza erros, agilize as aprovações e corte custos com o ePlaneAI.
Trabalhar na indústria da aviação envolve muitas compras. Com a necessidade constante de peças novas, de reposição e de peças de reposição "para qualquer eventualidade", há uma enxurrada incessante de ordens de compra (POs) para gerenciar.
Isto equivale aUS$ 24,65 bilhões em gastos totaispor MROs apenas em peças de aviação. Some-se a isso a mão de obra de técnicos, transporte, taxas de armazenagem, seguro e outros custos relacionados, e a tempestade de papelada se transforma em uma avalanche.
Neste setor altamente regulamentado e de alto valor, a precisão é fundamental em todas as operações — incluindo o processo de compras. Quaisquer erros no processo de pedido de compra (PO) podem levar a atrasos operacionais, eventos AOG (aeronaves em solo) e grandes perdas de receita e da confiança do cliente.
O uso de um sistema automatizado de pedidos de compra pode minimizar muitosrazões comunspara erros de PO, como erros de entrada manual de dados, falta de automação, comunicação deficiente com fornecedores e um processo inconsistente de aprovação de pedido de compra.
Este artigo examinará maneiras pelas quais as empresas de aviação podem otimizar e aprimorar o processo de compras com IA para aumentar a produtividade, reduzir os ciclos de compras e melhorar a eficiência geral dos negócios.
O que é uma ordem de compra?
Primeiramente, vamos definir o que é uma ordem de compra ou PO. Uma ordem de compra (PO) é um documento formal entregue por um comprador a um vendedor. Ela fornece detalhes necessários para o vendedor, como quais produtos ou serviços o comprador precisa, quantos ele precisa, os preços acordados e para onde enviá-los e cobrá-los.
A ordem de compra serve como um acordo juridicamente vinculativo para ambas as partes, como parte formal do processo de aquisição, e define claramente as responsabilidades de ambas as partes. As ordens de compra são essenciais para evitar mal-entendidos e permitir operações comerciais tranquilas.
No setor de aviação, os pedidos de compra são especialmente críticos devido aos rígidos padrões de segurança e requisitos regulatórios do setor. A documentação precisa de todas as peças e serviços é essencial para garantir a aeronavegabilidade da aeronave e manter uma trilha de auditoria clara que comprove a conformidade comercial.
Ordens firmes vs. opções
Analisando mais a fundo, existem dois tipos distintos de compromissos de compra quando se trata de aquisição:ordens firmes e opções.
- Umpedido firmeÉ um acordo vinculativo entre um comprador e um vendedor, que obriga o comprador a adquirir bens ou serviços específicos sob os termos acordados e o vendedor a cumpri-lo. Uma vez firmado, o acordo compromete ambas as partes à transação, garantindo que o vendedor forneça os bens ou serviços e que o comprador conclua a compra.
- Um opçãoConcede ao comprador o direito, mas não a obrigação, de adquirir bens ou serviços em condições pré-determinadas dentro de um prazo especificado. Isso permite que o comprador garanta as condições sem se comprometer com a compra imediatamente, proporcionando flexibilidade para decidir posteriormente com base nas necessidades ou condições de mercado. Isso pode acelerar significativamente o processo de reordenamento.
Automação de ordens de compra
A automação de ordens de compra (PO) simplifica a criação, aprovação e gerenciamento de ordens de compra para pedidos firmes e opções.
- Pedidos firmespodem ser gerados por meio de sistemas automatizados com base em níveis de estoque, previsões de demanda variáveis ou cronogramas de compras predefinidos. Isso garante reposição pontual e níveis ideais de estoque.
- Opções:Embora as opções sejam menos comuns em processos gerais de aquisição, elas são bastante comuns no setor de aviação. Sistemas automatizados podem rastrear contratos de opções, monitorar datas de vencimento e alertar as equipes de aquisição quando decisões são necessárias, facilitando a conversão oportuna de opções em pedidos firmes.
Conversão de opções em ordens firmes
Com um sistema automatizado, as opções podem ser facilmente convertidas em ordens firmesquando o comprador decide exercer a opção dentro do prazo predefinido.
A conversão envolve a formalização do compromisso de compra do comprador. Nesse caso, uma ordem de compra é emitida, referenciando automaticamente o contrato original e destacando os termos de quaisquer opções.
Sistemas automatizados podem gerenciar o processo de compra por:
- Monitorando:Monitoramento de contratos de opção e seus respectivos cronogramas.
- Alertas:Notificar as equipes de compras sobre os próximos prazos para exercer opções.
- Processamento:Transição de uma opção para uma ordem firme gerando a documentação e as aprovações necessárias.
Quatro etapas para implementar a automação de pedidos de compra
Implementar com sucesso a automação de pedidos de compra no setor de aviação não se resume apenas à troca de processos manuais por digitais. É preciso um plano claro, as ferramentas certas e integração perfeita com os sistemas existentes. Veja como fazer isso acontecer:
1. Escolha o software de automação de pedidos de compra certo
O primeiro passo é selecionar uma plataforma projetada para atender às necessidades do setor de aviação. Procure soluções que ofereçam recursos como rastreamento em tempo real, previsão de demanda com tecnologia de IA e fluxos de trabalho de aprovação simplificados.
Por exemplo, o Inventory AI do ePlane foi projetado especificamente para compras na aviação e se integra a todos os principais sistemas ERP da aviação. Ele possui todos os recursos que MROs e companhias aéreas precisam para rastrear estoques, gerenciar relacionamentos com fornecedores e automatizar a criação e aprovação de ordens de compra.
2. Integre seu sistema de PO com ERP e outros sistemas
A automação não existe no vácuo - ela precisa funcionar perfeitamente com seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) existente, comoSEIVA,Oráculo, ou IFS Aerospace & Defense. A integração garante que os pedidos de compra extraiam automaticamente dados como níveis de estoque, contratos com fornecedores e cronogramas de manutenção, minimizando silos de dados e eliminando entradas duplicadas.
Por exemplo, integrar o rastreamento RFID em seuSistema ERPpode vincular o estoque de peças diretamente aos pedidos de compra. Quando uma peça é escaneada para uso ou entrega, o sistema pode acionar um novo pedido automaticamente, reduzindo atrasos causados por estoque baixo.
3. Configure RFID, IoT ou outro rastreamento de estoque
Etiquetas RFID e sensores de IoT fornecem visibilidade de dados em tempo real, o que impulsiona a automação nos processos de aquisição. No contexto de MRO da aviação, o RFID rastreia peças físicas ao longo da cadeia de suprimentos, garantindo a visibilidade precisa da localização das embalagens, seja em um depósito ou em trânsito. Enquanto isso, sensores de IoT monitoram as condições de armazenamento, como temperatura ou umidade, para manter a conformidade com os padrões de segurança e qualidade.
Esses dados não se limitam ao rastreamento. Sistemas integrados de IA analisam entradas de sensores de IoT em conjuntos de aeronaves para prever quando uma peça pode falhar, acionando manutenção proativa ou substituições.
Ao prever necessidades esperadas e inesperadas, esses sistemas podem iniciar automaticamente novos pedidos antes que o estoque acabe, reduzindo AOGs e melhorando a eficiência operacional.
4. Treinar equipes de compras em novos fluxos de trabalho
A introdução da automação de PO inevitavelmente elimina etapas manuais do processo. As equipes de compras precisam entender o novo processo e garantir que entendam a segurança caso algo dê errado. As equipes precisam entender como o software funciona, incluindo recursos como fluxos de trabalho de aprovação, painéis personalizáveis e ferramentas de relatório de erros.
As sessões de treinamento devem se concentrar em:
- Como a automação melhorará as operações diárias e libertará as equipes de processos manuais e tediosos de pedidos de compra.
- Gerenciando exceções — como registrar erros e onde a supervisão humana é necessária.
- Ajustando regras de negócios (parâmetros de aprovação) ou limites para fluxos de trabalho dinâmicos.
Benefícios da automação de pedidos de compra
Há inúmeras evidências de que equipes de compras que automatizam ordens de compra relatam consistentemente menos erros e obtêm ganhos significativos na eficiência de compras. Aqui estão alguns exemplos:
- 18% menos dias úteis a pagar (DPO).Isso se traduz em cerca de 5,5 dias por ano (Estratégia e Pesquisa de Aberdeen).
- Redução nos custos de MRO.De acordo com o Boston Consulting Group, os custos de MRO podem ser tão altos quanto4,5% da receita total, e portanto qualquer redução pode ter um impacto significativo.
- 49% de economia nos custos associados ao processamento de faturas. Com uma configuração automatizada para processar faturas, os pedidos de compra são processados de forma mais rápida e consistente.
- Economia de custos para descontos para pagamento antecipado. A maioria dos vendedores oferece esse desconto, masmenos de 21% das empresaspode tirar vantagem disso devido às ineficiências do processo.
- 4,11x mais faturas podem ser processadas.A automatização de ordens de compra permite que as empresas processemmais de quatro vezes mais faturas, acelerando o ciclo de aquisição e garantindo que as aeronaves não fiquem paradas esperando por uma peça faltante.
Estudos de caso
Gulfstream Aeroespacial
A Gulfstream Aerospace Corporation implementou um projeto de automação de contas a pagar para lidar com ineficiências e custos crescentes associados ao seu sistema de processamento manual de faturas. Essa iniciativa resultou em ganhos de produtividade superiores a 20%, aumentando significativamente a eficiência operacional.Conexão ECM).
Peças AMP MRO
A AMP revolucionou sua cadeia de suprimentos ao automatizar pedidos de compra. Substituiu a gestão manual de pedidos de compra por um sistema simplificado que minimizou a intervenção humana, reduzindo significativamente os erros e acelerando os ciclos de aquisição. As peças chegaram rapidamente, garantindo o bom funcionamento das operações e a redução de custos. A AMP economizou umamédia de 20 minutosem cada PO.
Para cada 100.000 pedidos de compra, isso representa uma economia de tempo de 2 milhões de minutos ou aproximadamente 33.333 horas.
Automatizar pedidos de compra economiza tempo, dinheiro e dores de cabeça
Na aviação, velocidade e precisão não são luxos — são palavras de ordem para o setor. Atrasos em aeronaves em solo e pequenos erros na entrada de dados podem custar milhões. A automação de pedidos de compra traz velocidade e clareza a um processo lento e confuso. A automação de pedidos de compra agiliza aprovações, rastreia as necessidades de estoque, monitora o desempenho dos fornecedores e elimina suposições.
Você leu os números. Você viu os fatos. Agora é hora de agir.A ePlaneAI fornece as ferramentas de automação que você precisa para transformar as aquisições.Agende uma demonstração hoje mesmo.
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