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Otimize a Aquisição na Aviação com Automação de Ordens de Compra – Reduza Erros, Diminua Prazos e Corte Custos
Trabalhar na indústria da aviação envolve muitas compras. Com uma necessidade contínua de novas peças, peças de reposição e peças sobressalentes para "casos de emergência", há um fluxo incessante de ordens de compra (POs) para gerenciar.
Isso equivale a 24,65 bilhões de dólares em gastos totais por MROs apenas com peças de aviação. Somando o trabalho dos técnicos, transporte, taxas de armazenamento, seguro e outros custos relacionados, a tempestade de papelada se transforma em uma avalanche.
Neste setor de alto valor e altamente regulamentado, a precisão é fundamental em todas as operações — incluindo o processo de compra. Quaisquer erros no processo de pedido de compra (PO) podem levar a atrasos operacionais, eventos AOG (aeronave em solo) e grandes perdas de receita e confiança dos clientes.
A utilização de um sistema automatizado de ordens de compra pode minimizar muitas razões comuns para erros em POs, como erros de entrada de dados manuais, falta de automação, comunicação deficiente com fornecedores e um processo de aprovação de ordem de compra inconsistente.
Este artigo examinará formas como empresas de aviação podem otimizar e aprimorar o processo de compra com IA para aumentar a produtividade, reduzir os ciclos de compra e melhorar a eficiência geral dos negócios.
O que é um pedido de compra?
Em primeiro lugar, vamos concordar sobre o que é um pedido de compra ou PO. Um pedido de compra (PO) é um documento formal emitido por um comprador a um vendedor. Ele fornece detalhes necessários para o vendedor, como quais produtos ou serviços o comprador precisa, quantos eles precisam, os preços acordados, e onde enviá-los e faturá-los.
A ordem de compra serve como um acordo legalmente vinculativo para ambas as partes como uma parte formal do processo de aquisição, e estabelece claramente as responsabilidades de ambas as partes. As ordens de compra são fundamentais para prevenir mal-entendidos e possibilitar operações comerciais suaves.
Na indústria da aviação, as ordens de compra são especialmente críticas devido aos rigorosos padrões de segurança e requisitos regulatórios do setor. A documentação precisa de todas as peças e serviços é essencial para garantir a aeronavegabilidade das aeronaves e manter um claro rastro de auditoria que comprove a conformidade empresarial.
Pedidos firmes vs. opções
Aprofundando mais, existem dois tipos distintos de compromissos de compra quando se trata de aquisições: pedidos firmes e opções.
- Um pedido firme é um acordo vinculativo entre um comprador e um vendedor, obrigando o comprador a adquirir bens ou serviços especificados sob termos acordados e obrigando o vendedor a cumprir. Uma vez realizado, compromete ambas as partes na transação, garantindo que o vendedor forneça os bens ou serviços e o comprador complete a compra.
- Uma opção concede ao comprador o direito, mas não a obrigação, de adquirir bens ou serviços em termos predeterminados dentro de um prazo especificado. Isso permite que o comprador garanta os termos sem se comprometer com a compra imediatamente, proporcionando flexibilidade para decidir mais tarde com base nas necessidades ou condições de mercado. Isso pode acelerar significativamente o processo de novo pedido.
Automação de ordens de compra
A automação de ordem de compra (OC) simplifica a criação, aprovação e gestão de ordens de compra tanto para pedidos firmes quanto para opções.
- Pedidos firmes podem ser gerados usando sistemas automatizados com base nos níveis de inventário, previsões de demanda variáveis ou cronogramas de aquisição pré-definidos. Isso garante a reposição oportuna e níveis ótimos de estoque.
- Opções: Embora as opções sejam menos comuns em processos gerais de aquisição, elas são bastante comuns na indústria da aviação. Sistemas automatizados podem acompanhar acordos de opção, monitorar datas de expiração e alertar equipes de aquisição quando decisões são necessárias, facilitando a conversão oportuna de opções em pedidos firmes.
Conversão de opções em pedidos firmes
Com um sistema automatizado, as opções podem ser facilmente convertidas em pedidos firmes quando o comprador decide exercer a opção dentro do prazo predefinido.
A conversão envolve formalizar o compromisso do comprador em realizar a compra. Neste caso, é emitida uma ordem de compra, que faz referência automática ao acordo original e destaca os termos para quaisquer opções.
Sistemas automatizados podem gerenciar o processo de compra por meio de:
- Rastreamento: Monitoramento de acordos de opção e seus respectivos cronogramas.
- Alertas: Notificando equipes de compras sobre os prazos próximos para exercer opções.
- Processamento: Transição de uma opção para um pedido firme, gerando a documentação e aprovações necessárias.
Quatro passos para implementar a automação de ordens de compra
Implementar com sucesso a automação de ordens de compra na indústria da aviação não é apenas substituir processos manuais por digitais. Requer um plano claro, as ferramentas adequadas e uma integração perfeita com os sistemas existentes. Aqui está como fazer isso acontecer:
1. Escolha o software de automação de ordem de compra adequado
O primeiro passo é selecionar uma plataforma projetada para atender às necessidades da indústria da aviação. Procure por soluções que ofereçam recursos como rastreamento em tempo real, previsão de demanda com inteligência artificial e fluxos de trabalho de aprovação otimizados.
Por exemplo, o Inventory AI da ePlane é projetado especificamente para aquisições na aviação e se integra com todos os principais sistemas ERP da aviação. Ele possui todas as funcionalidades que as MROs e companhias aéreas precisam para rastrear inventário, gerenciar relações com fornecedores e automatizar a criação e aprovação de ordens de compra.
2. Integre seu sistema de Pedidos de Compra com o ERP e outros sistemas
A automação não existe em um vácuo — ela precisa funcionar de maneira integrada com o seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) existente, como SAP, Oracle NetSuite ou IFS Aerospace & Defense. A integração garante que os pedidos de compra puxem automaticamente dados como níveis de inventário, contratos com fornecedores e cronogramas de manutenção, minimizando silos de dados e eliminando entradas duplicadas.
Por exemplo, integrar o rastreamento RFID ao seu sistema ERP pode vincular o inventário de peças diretamente aos pedidos de compra. Quando uma peça é escaneada para uso ou entrega, o sistema pode acionar um novo pedido automaticamente, reduzindo atrasos causados por baixo estoque.
3. Configure o RFID, IoT ou outro rastreamento de inventário
As etiquetas RFID e os sensores IoT fornecem visibilidade de dados em tempo real que impulsiona a automação nos processos de aquisição. No contexto de MRO na aviação, o RFID rastreia peças físicas por toda a cadeia de suprimentos—garantindo visibilidade precisa da localização para pacotes, seja em um armazém ou em trânsito. Enquanto isso, os sensores IoT monitoram condições de armazenamento como temperatura ou umidade para manter a conformidade com padrões de segurança e qualidade.
Esses dados não se limitam apenas ao rastreamento. Sistemas de IA integrados analisam entradas de sensores IoT em montagens de aeronaves para prever quando uma peça pode falhar, acionando manutenção ou substituições proativas.
Ao prever necessidades esperadas e inesperadas, esses sistemas podem iniciar automaticamente novos pedidos antes que o inventário se esgote, reduzindo AOGs e melhorando a eficiência operacional.
4. Treinar as equipes de aquisição nos novos fluxos de trabalho
A introdução da automação de Ordens de Compra inevitavelmente elimina etapas manuais do processo. As equipes de compras precisam entender o novo processo e garantir que compreendam o plano de contingência se algo der errado. Como detectar anomalias, o que fazer quando isso acontece? etc. As equipes precisam entender como o software funciona, incluindo recursos como fluxos de aprovação, painéis personalizáveis e ferramentas de relatório de erros.
As sessões de treinamento devem focar em:
- Como a automação vai melhorar as operações do dia a dia e liberar as equipes de processos tediosos e manuais de ordens de compra.
- Gerenciamento de exceções—como registrar erros e onde é necessária a supervisão humana.
- Ajustando regras de negócio (parâmetros de aprovação) ou limiares para fluxos de trabalho dinâmicos.
Benefícios da automação de ordens de compra
Há uma montanha de evidências de que equipes de aquisição que automatizam ordens de compra relatam consistentemente menos erros e observam grandes avanços na eficiência de compras. Aqui estão alguns exemplos:
- 18% menos dias de pagamento pendente (DPO). Isso equivale a cerca de 5,5 dias por ano (Aberdeen Strategy & Research).
- Redução nos custos de MRO. De acordo com o Boston Consulting Group, os custos de MRO podem ser de até 4,5% da receita total, e, portanto, qualquer redução pode ter um impacto significativo.
- 49% de economia nos custos associados ao processamento de faturas. Com uma configuração automatizada para processar faturas, as ordens de compra são processadas mais rapidamente e de forma consistente.
- Economia de custos para descontos por pagamento antecipado. A maioria dos fornecedores oferece esse desconto, mas menos de 21% das empresas conseguem aproveitá-lo devido a ineficiências no processo.
- 4,11 vezes mais faturas são capazes de ser processadas. A automação de ordens de compra permite que as empresas processem mais de quatro vezes o número de faturas, acelerando o ciclo de aquisições e garantindo que as aeronaves não fiquem em solo à espera de uma peça que falta.
Estudos de caso
Gulfstream Aerospace
A Gulfstream Aerospace Corporation implementou um projeto de automação de contas a pagar para abordar ineficiências e custos crescentes associados ao seu sistema manual de processamento de faturas. Essa iniciativa levou a ganhos de produtividade superiores a 20%, aumentando significativamente a eficiência operacional (ECM Connection).
Peças AMP MRO
A AMP revolucionou sua cadeia de suprimentos ao automatizar pedidos de compra. A AMP substituiu o gerenciamento manual de pedidos de compra por um sistema otimizado que minimizou a intervenção humana, reduzindo significativamente os erros e acelerando os ciclos de aquisição. As peças chegavam prontamente, garantindo que as operações transcorressem sem problemas e os custos fossem reduzidos. A AMP economizou em média 20 minutos em cada pedido de compra.
Para cada 100.000 pedidos de compra, isso representa uma economia de tempo de 2 milhões de minutos ou aproximadamente 33.333 horas.
Automatizar pedidos de compra economiza tempo, dinheiro e dores de cabeça
Na aviação, velocidade e precisão não são luxos — são palavras de ordem para a indústria. Atrasos mantêm aviões em terra, e pequenos erros na entrada de dados podem custar milhões. A automação de ordens de compra traz velocidade e clareza para um processo lento e confuso. A automação de ordens de compra agiliza aprovações, rastreia as necessidades de inventário, monitora o desempenho dos fornecedores e elimina as conjecturas.
Você leu os números. Você viu os fatos. Agora é hora de agir.
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