Usando IA para Simplificar Fluxos de Trabalho de Aquisições na Aviação

Na indústria da aviação, a aquisição é uma função complexa e crítica. Depende da obtenção pontual de peças, serviços e equipamentos necessários para operações seguras e produtivas.

Companhias aéreas, MROs e fornecedores de peças estão cada vez mais utilizando a inteligência artificial (IA) para otimizar o processo de aquisição. A IA possui capacidades transformadoras, trazendo um nível elevado de eficiência e percepções de negócios para a cadeia de suprimentos da aviação.

Este artigo explora como a IA simplifica os processos de aquisição na aviação, os principais indicadores de desempenho (KPIs) envolvidos e considerações para a integração de soluções de IA.

O que é aquisição?

A aquisição envolve o processo estratégico de busca e compra de bens e serviços de fornecedores externos para atender às necessidades operacionais de uma organização.

Na aviação, isso inclui peças de aeronaves, serviços de MRO (Manutenção Reparo Revisão), combustível e serviços de assistência em terra. Práticas eficazes de aquisição garantem eficiência de custos, garantia de qualidade e conformidade com os padrões regulatórios da FAA, todos cruciais no setor da aviação.

Enquanto a aquisição define o processo estratégico de obtenção de bens e serviços essenciais, o ciclo completo de aquisição divide esse processo em etapas distintas, detalhando como essas aquisições são gerenciadas do início ao fim.

Ciclo de aquisição

Na aviação, o ciclo de aquisição envolve uma série de etapas críticas para garantir a aquisição eficiente e oportuna de recursos essenciais:

AOG e situações excepcionais

Em cenários urgentes como situações de Aeronave em Solo (AOG), esse processo é acelerado. Ferramentas impulsionadas por IA permitem respostas mais rápidas a RFQs, seleção de fornecedores e realização de pedidos para minimizar o tempo de inatividade e interrupções operacionais. Casos excepcionais podem seguir o mesmo ciclo, mas em um ritmo acelerado, aproveitando a análise preditiva e a automação para priorizar necessidades de alta importância.

Um fluxo de processo de aquisição otimizado minimiza atrasos, controla custos e garante a disponibilidade contínua de recursos críticos.

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KPIs em aquisições

Indicadores-chave de desempenho (KPIs) são métricas críticas que medem a eficácia e o sucesso geral dos fluxos de trabalho de aquisição. Na aviação, os riscos são altos e as margens de erro são pequenas. Como resultado, o acompanhamento desses KPIs é essencial para manter a excelência operacional. A integração da inteligência artificial (IA) elevou a maneira como as organizações monitoram e otimizam esses KPIs, trazendo ferramentas avançadas para analisar tendências, prever resultados e automatizar processos.

Economia de custos

A economia de custos é um dos indicadores mais diretos de eficiência. As organizações podem medir o quão bem suas estratégias estão alinhadas com os objetivos financeiros quando acompanham a redução de despesas alcançada por meio de negociações, melhor cronometragem, pedidos em grande quantidade ou fontes alternativas de abastecimento.

A IA aumenta a economia de custos por meio do uso de análise preditiva para identificar oportunidades de redução de custos, como otimizar contratos com fornecedores ou identificar padrões de gastos desnecessários.

Retorno sobre Investimento em Aquisições

O ROI de aquisições avalia o retorno financeiro sobre o investimento ao comparar os ganhos das atividades de aquisição com os custos incorridos.

Ferramentas de IA aprimoram ainda mais esse cálculo com automação. Quando elas agregam e analisam dados através dos sistemas, sua equipe de aquisição pode avaliar o ROI mais rapidamente e com maior precisão.

Prazo de entrega do fornecedor

O prazo de entrega do fornecedor mede o tempo médio que os fornecedores levam para entregar bens ou serviços após a realização de um pedido de compra. Acompanhar esses prazos ao longo do tempo pode ajudá-lo a identificar seus fornecedores mais confiáveis e consistentes, para diferentes peças. O desempenho pode variar de peça para peça ou em diferentes épocas do ano. Saber disso ajuda você a gerenciar e escolher melhor os fornecedores.

Na aviação, onde atrasos podem paralisar operações, o tempo de entrega previsível do fornecedor é tão importante quanto a sua rapidez. Ferramentas impulsionadas por IA, como modelos de aprendizado de máquina (ML), podem prever atrasos de fornecedores com base em dados históricos e fatores externos como interrupções na cadeia de suprimentos. Com a IA, você pode permitir que as equipes de aquisição mitiguem atrasos antes que eles ocorram.

Tempo de ciclo do pedido de compra

Este KPI monitora o tempo necessário para processar uma solicitação de compra, emitir uma requisição de compra, obter aprovações e enviar o pedido de compra aos fornecedores.

A IA simplifica esse processo automatizando tarefas repetitivas como entrada de dados e roteamento de documentos. Ferramentas inteligentes de automação de fluxo de trabalho podem identificar gargalos, sugerir melhorias no fluxo de trabalho de aquisições e reduzir os tempos de ciclo. Dessa forma, a atividade de aquisição pode acompanhar o ritmo das necessidades operacionais.

Taxa de defeito do fornecedor

A taxa de defeitos do fornecedor mede a porcentagem de pedidos recebidos com defeitos ou não conformidades. Essa percepção é vital em uma indústria de alto risco como a aviação.

A IA pode monitorar tendências de desempenho de fornecedores e usar o processamento de linguagem natural (PLN) para analisar comunicações relacionadas a defeitos, como relatórios de inspeção, e-mails e registros de manutenção para identificar problemas recorrentes e aprimorar processos de avaliação de fornecedores.

Gastos sob gestão

Esta métrica indica a proporção do gasto total de aquisição gerido através de processos formais de aquisição em oposição a outras atividades de aquisição indiretas.

Percentuais mais altos refletem melhor supervisão e controle. Ferramentas de IA podem categorizar e analisar automaticamente os gastos, identificando padrões que sugerem compras irregulares ou não aprovadas. Essas percepções capacitam as equipes a impor conformidade e minimizar gastos não autorizados.

Proporção de compra de emergência

A taxa de compras de emergência calcula o número de compras não planejadas ou urgentes em comparação com todas as compras em geral. Uma taxa alta frequentemente indica planejamento inadequado, comunicação interdepartamental deficiente e outras ineficiências na gestão de inventário.

Ferramentas de previsão de demanda habilitadas por IA podem minimizar compras de emergência ao prever necessidades futuras com base em fatores como horários de voos, ciclos de manutenção e padrões históricos de consumo e demanda.

Disponibilidade do fornecedor

A disponibilidade do fornecedor avalia a confiabilidade do fornecedor em cumprir os pedidos conforme solicitado. Análises impulsionadas por IA podem rastrear o desempenho do fornecedor ao longo do tempo e sinalizar riscos potenciais. A IA também possibilita modelos dinâmicos de pontuação de fornecedores que ajustam as classificações com base em métricas de desempenho em evolução, para que as equipes de aquisição tenham sempre as informações mais atualizadas.

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Integração de ERP

Um sistema ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) combina sistemas para diferentes departamentos de negócios—finanças e contabilidade, gestão da cadeia de suprimentos e inventário, recursos humanos e fabricação e produção—em uma única plataforma.

Na aviação, a integração do ERP facilita o compartilhamento de dados em tempo real entre o departamento de compras e outras unidades de negócios, para uma coordenação mais rápida e tomada de decisão ágil.

Integrar as operações de aquisição com o seu ERP permite o gerenciamento centralizado de dados, automação do processo de aquisição como um todo, conformidade aprimorada e relatórios mais detalhados. Essas melhorias são essenciais para alcançar um fluxo de trabalho totalmente otimizado com o mínimo de desperdício e a máxima eficiência.

Considerações especiais para aquisição na aviação

A aquisição na aviação apresenta desafios únicos devido aos rigorosos padrões de segurança do setor, supervisão regulatória e a natureza crítica da disponibilidade oportuna de peças.

As principais considerações incluem:

Abordar essas considerações é crucial para manter operações de aviação seguras e eficientes.

Como a IA pode simplificar os fluxos de trabalho de aquisição na aviação?

A inteligência artificial (IA) está transformando a aquisição na aviação por meio da automação. Ela elimina tarefas repetitivas enquanto analisa grandes conjuntos de dados e fornece insights acionáveis.

Aqui está um resumo de como a IA simplifica os processos de aquisição na aviação:

A análise preditiva antecipa necessidades antes que elas surjam

A IA utiliza análises preditivas para prever a demanda por peças e serviços com base em elementos como dados históricos e cronogramas de manutenção. Há também fatores externos que a IA considera, como o clima ou eventos geopolíticos para reduzir a probabilidade de escassez ou excesso de estoque.

For example, an airline’s procurement team can use AI to predict a surge in demand for specific parts during peak travel seasons, allowing them to proactively secure inventory at favorable prices. This capability not only reduces emergency purchases but also minimizes operational downtime caused by unplanned maintenance.

A avaliação de fornecedores ajuda a escolher os parceiros certos com confiança

Ferramentas de IA podem avaliar e classificar fornecedores com base em métricas-chave de desempenho, como prazos de entrega, taxas de defeitos, preços e capacidade de resposta.

Ao contrário dos métodos tradicionais, que dependem fortemente de revisões manuais e julgamento subjetivo, a IA avalia o desempenho dos fornecedores usando dados em tempo real e históricos. A IA ajuda a fornecer avaliações imparciais e precisas.

Algoritmos de aprendizado de máquina podem analisar tendências para identificar aqueles mais propensos a atender aos padrões de aviação, sinalizando riscos potenciais como qualidade inconsistente ou instabilidade financeira. Essa percepção permite que equipes de aquisição construam parcerias mais fortes e confiáveis, reduzindo ao final os riscos da cadeia de suprimentos.

A automação de processos elimina ineficiências

Tarefas manuais como a criação de ordens de compra, processamento de faturas e gestão de contratos são demoradas e sujeitas a erros humanos. A automação impulsionada por IA elimina essas ineficiências, otimizando processos e garantindo precisão.

A análise de gastos revela oportunidades de economia

A IA é excelente na análise de padrões complexos de gastos em compras para identificar oportunidades de economia de custos. Por exemplo, algoritmos de IA podem agrupar compras semelhantes entre departamentos para revelar áreas onde compras em grande quantidade poderiam reduzir custos. Também pode identificar casos de gastos maverick que comprometem o controle orçamentário.

A gestão de riscos se antecipa às disrupções

A aquisição na aviação está repleta de riscos, desde instabilidade geopolítica até desastres naturais. Ferramentas de IA monitoram e analisam continuamente esses fatores externos para identificar vulnerabilidades e sugerir estratégias de mitigação.

Caso um fornecedor em uma região politicamente instável seja marcado como de alto risco, a IA pode recomendar fornecedores alternativos ou estocar preventivamente componentes críticos para evitar atrasos. Essa abordagem proativa de gestão de riscos garante a continuidade das operações e protege contra interrupções dispendiosas.

O monitoramento de conformidade atende aos rigorosos padrões da aviação

A indústria da aviação opera sob rigorosa supervisão regulatória, com falhas de conformidade levando a severas penalidades ou danos à reputação. A IA simplifica o monitoramento da conformidade ao rastrear os requisitos regulatórios e garantir que as atividades de aquisição estejam alinhadas com eles.

Ferramentas de processamento de linguagem natural (PLN), por exemplo, podem analisar contratos, faturas e registros de manutenção para extrair e validar informações relacionadas à conformidade. A IA reduz a probabilidade de erros ao fornecer automaticamente documentação pronta para auditoria por meio de verificações automatizadas.

A análise de preços dinâmicos faz decisões de custo baseadas em dados

A IA pode analisar tendências de preços de mercado em tempo real para fornecer às equipes de aquisição uma vantagem competitiva. Na aviação, onde o custo de materiais como titânio ou combustível pode flutuar significativamente, essa capacidade garante que as compras sejam feitas nos pontos de preço ótimos.

Chatbots e assistentes virtuais ajudam na produtividade

Chatbots e assistentes virtuais impulsionados por IA fornecem às equipes de aquisição acesso rápido a informações, otimizando as operações diárias. Essas ferramentas podem responder a perguntas relacionadas a fornecedores, guiar usuários através dos fluxos de trabalho de aquisição e fornecer atualizações de status sobre pedidos em frações de segundo.

O PNL em gestão de contratos extrai valor de dados não estruturados

O Processamento de Linguagem Natural (PLN) é particularmente valioso para a gestão de contratos. A IA pode analisar contratos para extrair termos-chave, prazos e penalidades, sinalizando discrepâncias ou áreas de preocupação.

Para aquisições na aviação, onde contratos frequentemente envolvem cláusulas complexas e requisitos regulatórios, o PLN garante que detalhes críticos nunca sejam negligenciados. Ele também acelera a revisão de contratos, permitindo que equipes de aquisição fechem negócios mais rapidamente enquanto minimizam riscos.

Como encontrar uma solução de IA para fluxos de trabalho de aquisição na aviação

Selecionar a solução de IA correta requer um entendimento claro dos desafios e objetivos de aquisição da sua organização. Comece avaliando as ineficiências nos seus processos atuais, como atrasos na comunicação com fornecedores ou dificuldades no rastreamento de conformidade. Isso ajudará a identificar onde a IA pode trazer mais valor, como na automação de tarefas repetitivas ou na melhoria da previsão de demanda.

Procure por plataformas de IA projetadas para a aviação que possam se integrar perfeitamente ao seu ERP ou OMS existente para compartilhamento de dados em tempo real e automação de processos. A escalabilidade e o suporte do fornecedor também são críticos — escolha um provedor com um histórico comprovado no seu setor.

Por fim, realize uma análise de custo-benefício para confirmar que o investimento proporcionará economias mensuráveis, ganhos de eficiência e mitigação de riscos. Quando você prioriza a expertise do setor e a compatibilidade com suas operações, pode adotar com confiança uma solução de IA que transforma seus fluxos de trabalho de aquisição.

Considerações finais

Adicionar inteligência artificial na aquisição de aviação melhora sua eficiência, permitindo que você reduza custos enquanto mantém a conformidade.

Monitore os principais indicadores de desempenho nos seus fluxos de trabalho de aquisição e aproveite soluções impulsionadas por IA com o poder da inteligência artificial. Quando integrado com sucesso à sua organização, você pode navegar pelas operações de aquisição com maior agilidade e precisão.

Reduza custos, elimine faltas de estoque e otimize seus fluxos de trabalho de aquisição com o ePlaneAI. Deixe nossas ferramentas alimentadas por IA ajudá-lo a alcançar operações sem emendas e decisões mais inteligentes. Entre em contato conosco hoje para transformar seu processo de aquisição.