Как использовать автоматизированное программное обеспечение для запросов предложений (RFQ) для извлечения данных для точного ценообразования

Авиации противостоят попутные ветры кризиса и возможностей

Авиационная отрасль переживает бурные времена. В то время как глобальные цепочки поставок в других секторах начинают восстанавливаться после пандемических потрясений, руководители закупок в аэрокосмической и авиационной промышленности по-прежнему сталкиваются с серьёзными проблемами. От хронического дефицита критически важных материалов до непредсказуемых скачков спроса, вызванных потребностями обороны и восстановлением экономики, дальнейшие перспективы остаются неопределёнными.

McKinsey сообщает, что финансовое положение поставщиков аэрокосмической отрасли значительно отстаёт от положения в других отраслях. В период с 2020 по 2023 год, в то время как в автомобильной и электронной промышленности ситуация оставалась стабильной или даже немного улучшилась, в аэрокосмической отрасли наблюдалось постепенное снижение финансового состояния цепочек поставок на 9%.McKinsey & Company: Преодоление трудностей в сфере закупок для аэрокосмической отрасли). Добавьте к этому реалии нехватки рабочей силы, геополитические потрясения и климатическое давление, подталкивающие к переходу на устойчивое авиационное топливо (SAF), и станет ясно: закупки в сфере авиации столкнулись с настоящим штормом (Министерство энергетики США).

Однако, благодаря правильному сочетанию усовершенствований процессов, цифровых инструментов и инвестиций в персонал, руководители могут превратить эту нестабильность в попутный ветер. В этой статье рассматривается, как подход к закупкам, основанный на данных и искусственном интеллекте, может помочь авиационным компаниям устранить узкие места, опередить конкурентов и построить цепочки поставок, готовые к будущему.

Понимание узких мест в сфере закупок авиационной техники

По сути, система закупок для авиационной отрасли представляет собой разветвлённую головоломку с высокими ставками. Аэрокосмические компании и поставщики услуг по ТОиР ежедневно обрабатывают тысячи запросов на ценовые предложения (RFQ), каждый из которых отличается разной степенью срочности и сложности. К сожалению, уязвимости в этой системе становятся всё шире.

Волатильность цепочки поставок обусловлена несколькими факторами, которые усугубляются. Во-первых, неравномерное восстановление темпов производства узкофюзеляжных и широкофюзеляжных самолётов продолжает искажать прогнозы. Кроме того, непредсказуемый рост расходов на оборону усугубляет дефицит специализированных деталей, таких как литьё по выплавляемым моделям.

Такой дефицит представляет собой ежедневную угрозу для производственной деятельности. В секторах технического обслуживания, ремонта и капитального ремонта (ТОиР) упоминания о «дефиците» в отчётах инвесторов даже превзошли опасения по поводу роста затрат. Это свидетельствует о кардинальном изменении: руководители закупок отдают приоритет управлению рисками и обеспечению поставок, а не просто сокращению расходов.

Усугубляет эту проблему консолидация в рамках поставщиков второго и третьего уровня, что ограничивает разнообразие в базе поставок и усиливает влияние сбоев. Когда меньше поставщиков контролируют большую часть рынка, любой сбой в производстве отражается на всей цепочке.

Сегодняшние команды по закупкам должны делать больше, чем просто поставлять детали; они борются с пожарами, тушат глобальные пожары. Создание устойчивости означает выход за рамки реактивного пожаротушения и внедрение более умных автоматизированных систем, которые прогнозируют и предотвращают задержки до их возникновения.

Автоматизация запросов предложений на основе ИИ: сокращение времени ответа и количества ошибок

Процессы запросов на ценовые предложения (RFQ) — известное узкое место в закупках. Ручная сортировка, проверка и составление ответов на запросы отнимает много времени и подвержена ошибкам, особенно когда ежедневно электронные почтовые ящики переполнены большим количеством сообщений.

По данным ePlaneAI, инструменты автоматизации запросов предложений на базе искусственного интеллекта могут читать входящие электронные письма, классифицировать их по срочности (обычные, умеренные, AOG) игенерировать точные, утвержденные расценки менее чем за 10 минут. По сравнению с ручными процессами, которые могут занимать часы или даже дни, это огромный выигрыш в эффективности.

Автоматизация запросов предложений также снижает человеческий фактор. Неправильно набранные номера деталей или пропущенные данные по инвентарю могут привести к задержкам и завышенным расходам. Инструменты ИИ сопоставляют запросы предложений с базами данных инвентаря и цен в режиме реального времени, фактически исключая такие ошибки

Что ещё важнее, автоматизация также обеспечивает более разумную расстановку приоритетов. Критически важные, высокозатратные заказы, такие как сценарии «Воздушное судно на земле» (AOG), мгновенно помечаются для немедленного рассмотрения. Вместо того, чтобы быть погребёнными в потоке рутинных запросов, срочные запросы предложений обходят очередь для быстрого реагирования.

В ePlaneAI мы видели, как компании используют нашиЭлектронная почтаРешение позволяет сократить сроки обработки запросов предложений и повысить рентабельность, заключая сделки, пока конкуренты еще разбирают свои входящие письма.

Решение проблемы консолидации цепочки поставок и рисков

Одним из основных факторов нестабильности закупок является консолидация цепочек поставок. За последнее десятилетие поставщики для аэрокосмической отрасли объединились, что привело к сокращению круга доступных источников критически важных компонентов. Это сокращение разнообразия увеличивает риски в случае возникновения перебоев.

McKinsey сообщает, что консолидация привела к серьезному дефициту, особенно в секторе специальных металлов, где меньшее число поставщиков теперь удовлетворяет растущий спрос.

Фактически, упоминания о «дефиците» в обращениях инвесторов к аэрокосмическим компаниям резко возросли в 2022 году и пока не вернулись к допандемическому уровню, что подчеркивает, что это структурная, а не временная проблема.

Решением является продуманный подход к диверсификации поставщиков с учётом управления рисками. Ведущие компании планируют свои сети поставок, выявляя точки отказа, и инвестируют в планы действий на случай непредвиденных обстоятельств. Некоторые компании объединяют несколько рабочих пакетов в единые заявки, достигая экономии до 20% в таких категориях, как электротехническое оборудование. Кроме того, многие увеличивают резервирование в критически важных сегментах производства комплектующих, защищая себя от будущих потрясений и обеспечивая непрерывность поставок.

Автоматизация ускоряет обработку запросов предложений и повышает конкурентоспособность

В аэрокосмической отрасли задержки с подачей заявок являются серьезной проблемой, а ручная обработка заявок только ухудшает ситуацию.

В ePlaneAIНаши клиенты убедились, что автоматизация обработки запросов предложений на основе искусственного интеллекта может сократить время ответа с нескольких часов или дней до нескольких минут. Масштаб эффекта огромен: авиакомпании ежедневно обрабатывают тысячи запросов предложений, поэтому более быстрые ответы приводят к более высоким показателям успешности и потенциальной экономии в миллионы долларов. Фактически, задержки во времяСобытия AOGможет привести к тому, что компании будут платить 50%-ную надбавку за срочные детали.

Более того, автоматизированные системы выявляют несоответствия и сверяют данные поставщиков в режиме реального времени, фактически исключая дорогостоящие ошибки.

Аэрокосмические компании могут исключить человеческий фактор из процесса там, где это целесообразно, и опередить конкурентов, которые все еще застряли в медленных циклах ручного выполнения запросов цен.

Прогнозирование с использованием ИИ для обеспечения устойчивости цепочки поставок

ForecastingВ аэрокосмической отрасли всегда, по крайней мере отчасти, существовала игра в догадки. Нестабильный спрос на комплектующие, геополитическое давление и консолидация поставщиков делают практически невозможным прогнозирование потребности в материалах с использованием устаревших методов.

Но ИИ меняет правила. McKinsey отмечает, что точность прогнозирования спроса может повыситься более чем на 25% при использовании интегрированных моделей данных и машинного обучения. Модели ИИ анализируют исторические данные о продажах, показатели эффективности поставщиков и уровни запасов для формирования точных прогнозов.

Преимущества выходят далеко за рамки более чётких электронных таблиц. Компании, предвидящие резкие скачки спроса и ограничения поставок, могут заблаговременно закупать критически важные компоненты, избегать дефицита и минимизировать дорогостоящие срочные заказы. Они также могут заблаговременно выявлять риски по всей цепочке поставок, корректируя стратегии закупок до возникновения сбоев.

Устранение дефицита навыков в сфере закупок в аэрокосмической отрасли

Кадровый резерв аэрокосмической отрасли находится под давлением по нескольким причинам: старение рабочей силы, конкуренция со стороны смежных отраслей, таких как полупроводники и автомобилестроение, а также растущая зависимость от цифровых инструментов.

McKinsey обнаружила, что аэрокосмические компании отставали от своих автомобильных коллег почти на 15% по уровню функциональной зрелости закупок за последние 18 лет. Ситуация усугубляется данными Deloitte, согласно которым примерно половина руководителей аэропортов и четверо из десяти генеральных директоров отелей называют переподготовку сотрудников для работы с новыми технологиями одной из трёх главных проблем, связанных с кадрами.Авиации противостоят попутные ветры кризиса и возможностейАвиации противостоят попутные ветры кризиса и возможностей

Задача не только найти сотрудников, но и предоставить им оптимальное сочетание цифровых инструментов и отраслевых знаний. Автоматизация — это здорово, но она по-прежнему требует квалифицированных операторов для управления исключениями и контроля за сложными процессами. Умные компании инвестируют в целевые программы повышения квалификации, сочетая обучение в классе с наставничеством на рабочем месте. Deloitte подчёркивает, что компании в 4,1 раза чаще добиваются успеха в трансформации, когда у них есть руководители, которые служат образцом для подражания (менеджеры среднего звена), и которые предоставляют практическое обучение.

Устраняя дефицит квалифицированных кадров, аэрокосмические компании и их сотрудники смогут процветать и адаптироваться в условиях стремительного технического прогресса.

Анализ процессов выявляет скрытую неэффективность

Анализ процессов может показаться академичным, но в аэрокосмической отрасли это просто означает более эффективные рабочие процессы.

По словам компании Deloitte, анализ процессов подобен «рентгену для бизнес-процессов»: он визуализирует поток действий в системах, выявляя узкие места, избыточность и риски несоответствия требованиям.

Используя передовые алгоритмы, анализ процессов связывает данные о событиях из ERP-систем, инструментов закупок и систем управления запасами для отображения реальных производственных процессов. Такая прозрачность позволяет руководителям точно выявлять неэффективные процессы, а не строить догадки.

Например, исследование Deloitte подчеркивает, как анализ процессов помогает справиться с постпандемической волатильностью и растущими ожиданиями клиентов, обеспечивая более высокую операционную эффективность и устойчивость.

Это не просто диагностика, это действие. Инструменты анализа процессов могут передавать информацию непосредственно в системы автоматизации, запуская рабочие процессы, которые ускоряют процесс утверждения, выявляют риски и ускоряют выполнение критически важных заказов. В сочетании с искусственным интеллектом это создает цикл обратной связи, в котором процессы постоянно совершенствуются. В условиях перегруженности цепочек поставок в аэрокосмической отрасли такой уровень прозрачности становится обязательным. Он необходим для устойчивого масштабируемого роста.

Автоматизация процессов запроса цен для ускорения обработки заявок

В аэрокосмической отрасли каждый запрос ценового предложения представляет собой критически важную сделку. Даже незначительные недостающие детали могут задержать поставку самолетов и подорвать доверие.

Традиционно управление запросами предложений было ручным и подверженным ошибкам. Но решения на базе ИИ, такие как EmailAI от ePlaneAI, обеспечивают уровни скорости и точности, которые считались невозможными всего несколько лет назад. (Системы на базе ИИ, которые могут чисто извлекать данные, точно классифицировать их, а затем предоставлять автоматизированное ценообразование — в масштабе — с 2020-2022 гг.) Существовали и предыдущие инструменты автоматизации, но не с такой же коммерческой жизнеспособностью.

Для сравнения, в ePlaneAI мы обнаружили, что стандартные запросы предложений (составляющие 50–60 % запросов) теперь могут получать мгновенные ответы, генерируемые ИИ, в то время как сложные запросы AOG (воздушное судно на земле) автоматически помечаются для немедленной обработки.

Это не только ускоряет процесс составления коммерческого предложения, но и исключает человеческий фактор. ИИ сопоставляет запросы предложений с базами данных о запасах и ценах в режиме реального времени, гарантируя точность коммерческих предложений и их соответствие нормативным требованиям.

Интеграция данных: превращение разрозненных данных в ценные сведения

Большинство аэрокосмических компаний полагаются на мощные ERP-системы, такие как SAP, AMOS или Quantum, но эти системы часто разрозненны, что затрудняет принятие решений в режиме реального времени.

Вот где вступают в дело такие интеграционные слои, как ePlaneAI. ePlaneAI объединяет запросы предложений по электронной почте, данные об инвентаризации и рабочие процессы закупок, чтобы превратить изолированные потоки данных в действенные идеи. Благодаря этой интеграции компании могут мгновенно проверять доступность деталей, автоматизировать создание заказов на закупку (PO) и сократить ручную административную работу.

Компании аэрокосмической отрасли, соединяющие точки данных, увеличивают расходы, повышают точность прогнозов, сокращают дефицит запасов и повышают эксплуатационную устойчивость.

Создание более устойчивой и диверсифицированной цепочки поставок

Аэрокосмическая отрасль серьёзно пострадала от консолидации поставщиков. Сокращение числа поставщиков означает сокращение выбора, особенно в отношении критически важных материалов, таких как специализированные электронные компоненты.

McKinsey подчеркивает, что консолидация поставщиков второго и третьего уровня непреднамеренно увеличила уязвимость к дефициту.

Решением здесь является стратегическая диверсификация. Руководители отделов закупок изучают различные варианты поставок, чтобы избежать единых точек отказа, и инвестируют в альтернативных поставщиков, даже если это означает более высокие первоначальные затраты. Некоторые компании выделяют сотни миллионов долларов по всему миру на повышение уровня резервирования и обеспечение устойчивости цепочек поставок.

Анализ процессов также играет здесь свою роль. Deloitte отмечает, что авиационные компании могут использовать анализ процессов на основе данных для выявления неэффективных процессов и поиска альтернативных стратегий поиска поставщиков в операциях по закупкам, техническому обслуживанию, ремонту и капитальному ремонту (ТОиР).

Устранение дефицита талантов в цепочках поставок для авиации

Людей, как и запасных частей для самолетов, тоже не хватает. Авиация сталкивается с хронической нехваткой специалистов, особенно на должностях в цепочке поставок, таких как управление эффективностью работы поставщиков и планирование производства.

Компания McKinsey обнаружила, что разрыв между открытыми вакансиями и имеющимися талантами в сфере цепочек поставок в авиации составляет 4–6 баллов.

Deloitte разделяет эту точку зрения, утверждая, что 62% аэропортов работают с менее чем половиной от допандемического уровня персонала, и менее 10% ожидают в ближайшее время вернуться к уровню численности персонала 2019 года.

Чтобы решить эту проблему, компании авиационной и гостиничной индустрии внедряют программы найма и повышения квалификации персонала, основанные на навыках. По данным Deloitte, 94% аэропортов и 62% отелей все активнее используют виртуальную реальность в обучении, а девять из десяти проводят обучение с помощью мобильных устройств.

Переподготовка работников и оснащение их автоматизированной технологией запроса ценовых предложений для более быстрых и точных рабочих процессов имеет решающее значение для будущего авиационной отрасли и сокращения ее рабочей силы.

Улучшение процесса принятия решений с помощью данных и автоматизации

Авиация утопает в фактах и цифрах, но без правильных инструментов это просто шум. Автоматизация и расширенная аналитика проясняют «мрачные» данные.

McKinsey сообщает, что отделы закупок в аэрокосмической отрасли всё чаще используют цифровые инструменты, такие как кубы расходов и автоматизированные системы запросов предложений, для оптимизации переговоров с поставщиками и обеспечения прозрачности расходов. Однако одних лишь технологий недостаточно. Внедрение зависит от пользовательского опыта и интеграции. McKinsey предупреждает, что 60% директоров по закупкам не увидели (полной) окупаемости инвестиций в цифровые технологии, зачастую из-за низкого уровня освоения пользователями и разрозненности программ обучения.

Для достижения наиболее значимых результатов инструменты ИИ должны быть интуитивно понятными, хорошо интегрированными и подкрепленными сильным обучением пользователей. Это превращает данные в идеи и ускоряет принятие решений.

Для отделов закупок использование решений на основе искусственного интеллекта, таких как автоматизация запросов цен, означает больше заключенных сделок, улучшение отношений с клиентами и повышение производительности труда за счет использования времени для значимых задач (стратегия или практическая работа по техническому обслуживанию и ремонту), а не для изучения файлов и форм.

Сегодняшние отделы закупок все еще могут получить конкурентное преимущество первопроходцев.

В оптимальном положении для автоматизированного принятия запросов предложений

Сейчас предприятия находятся на оптимальном этапе для внедрения решений на базе ИИ, таких как ePlaneAI, для автоматизации извлечения данных, обработки запросов цен и других бизнес-процессов.

Пока Автоматизация ИИДоступно уже несколько лет, поэтому ещё не поздно воспользоваться преимуществами раннего внедрения. Для многих отраслей, таких как авиация и промышленное производство, сейчас самое время.

От турбулентности к траектории — сейчас самое время действовать

Дефицит поставок, нехватка кадров и сложность эксплуатации продолжают создавать трудности для авиации. Но, как показывают эти источники, компании, делающие ставку на цифровизацию, автоматизацию и принятие решений на основе данных, становятся сильнее, быстрее и конкурентоспособнее.

Анализ процессов, передовой искусственный интеллект и автоматизированная обработка запросов предложений (RFQ) быстро становятся новой основой успеха. Лидеры в этой сфере уже отмечают многомиллионные ежегодные сокращения расходов и более быстрые и продуманные циклы закупок.

Урок? Не ждите очередного сбоя, чтобы выявить пробелы в вашей цепочке поставок. Действуйте уже сейчас, чтобы получить преимущество первопроходца, одновременно повышая устойчивость и гибкость вашей операционной деятельности.

Готовы ли вы ускорить свои закупки с помощью автоматизации электронной почты на базе искусственного интеллекта?Узнайте, какEmailAI от ePlaneAIМы можем трансформировать ваши рабочие процессы в сфере авиации для обработки запросов цен и не только. Закажите демонстрацию уже сегодня.