Gestión eficiente de correos electrónicos para pedidos de aviación de alto volumen

La cadena de suministro de la aviación depende de una comunicación rápida y precisa. A diario, aerolíneas, proveedores de mantenimiento, reparación y revisión (MRO) y otros proveedores procesan miles de solicitudes de cotización (RFQ) enviadas por correo electrónico.

Procesar estas solicitudes eficientemente es crucial. Los retrasos pueden provocar pérdidas de negocio, interrupciones en los programas de mantenimiento y la inmovilización de aeronaves.

Tradicionalmente, el procesamiento de solicitudes de cotización ha sido manual, lo que requiere que los equipos de compras clasifiquen, validen y respondan los correos electrónicos uno por uno.

El software RFQ impulsado por IA está transformando este proceso que alguna vez fue tedioso, permitiendo a los equipos de compras automatizar la recepción, la clasificación y la generación de respuestas con una velocidad y precisión sin precedentes.

Con la capacidad de la IA para automatizar la recepción de correos electrónicos, ordenar y categorizar solicitudes con precisión y generar respuestas en segundos, su empresa puede acelerar los tiempos de respuesta de las solicitudes de cotización y asegurar acuerdos mientras los competidores utilizan procesos manuales lentos y plagados de errores humanos.

Este artículo explica cómo dejar atrás este nivel de eficiencia que deja a la competencia en el polvo, repasando cómoAutomatización impulsada por IAtrabajos y formas específicas en las que puede transformar sus propios flujos de trabajo de RFQ.

La escala de la gestión del correo electrónico en las adquisiciones de aviación

Hoy en día, las llamadas telefónicas y los faxes son cada vez más escasos en el ámbito de las adquisiciones aeronáuticas. El correo electrónico sigue siendo el principal canal de comunicación, si no el preferido, para las actividades de adquisición.

Cada día, las empresas de aviación procesan cientos a miles de solicitudes de cotización, todas las cuales varían en complejidad y urgencia.

Tipos de RFQ en aviación:

Las demoras en el procesamiento de RFQ generan pérdida de ingresos, interrupciones en la cadena de suministro y mayores costos operativos, sin mencionar otras repercusiones posteriores que pueden afectar otros vuelos, cronogramas laborales e incluso la industria de la aviación en general.

Además, las demoras pueden costar a las empresas un recargo del 50% por las piezas entregadas con urgencia en los eventos AOG.

La carga del procesamiento manual de RFQ

Muchos equipos de adquisiciones de aviación dependen de la intervención humana para clasificar, verificar yResponder a las solicitudes de cotización manualmenteExisten reglas de correo electrónico que se pueden implementar para ordenar y priorizar mensajes de ciertos remitentes o que contienen ciertas palabras clave; sin embargo, estas medidas distan de ser 100% precisas.

En ausencia de IA, una respuesta manual ofrece mayor precisión. Sin embargo, el proceso de revisar los correos electrónicos requiere mucho tiempo y puede provocar:

Tiempos de respuesta más lentos que requieren más intervención humana.Además de evaluar manualmente la RFQ, el destinatario ahora tiene que coordinar la disponibilidad del inventario, los precios, la coordinación de proveedores y otros detalles cruciales, cuyo procesamiento puede llevar horas.

Aumento del error humano para ambas partes.La persona que envía una RFQ puede agregar u omitir accidentalmente un dígito adicional, decir Parte A cuando quiere decir Parte AA u olvidar detalles críticos.

Incluso si la solicitud está perfectamente redactada, el destinatario puede malinterpretar parte de ella. La IA puede detectar discrepancias en las solicitudes de presupuesto (RFQ) de remitentes específicos y leer y extraer todos los datos del correo electrónico con una precisión prácticamente del 100 %.

Costos laborales más elevados.Los equipos de compras dedican horas valiosas a gestionar tareas repetitivas de correo electrónico en lugar de centrarse en la estrategia y otras tomas de decisiones de alto nivel.

Un menor tiempo de respuesta, el aumento de errores y el aumento de los costos laborales provocan más retrasos en los vuelos, mayor caos operativo y una posible pérdida millonaria de ingresos, tanto para la compañía de aviación como para el proveedor de piezas. Sin embargo, las soluciones basadas en IA están solucionando estos problemas.

Gestión de correo electrónico impulsada por IA

Soluciones de IA como ePlaneAICorreo electrónicoagilice la solicitud de cotizaciones eliminando cuellos de botella humanos y otras restricciones.

En cuestión de segundos, una solicitud de presupuesto (RFQ) llega a su bandeja de entrada y se lee con precisión y se clasifica según su urgencia. Los pedidos al por mayor, las piezas de alto valor o los casos de AOG se marcarán inmediatamente como de alta urgencia.

Luego, en función de la disponibilidad de las piezas, la ubicación y otros aspectos logísticos, EmailAI generará una cotización precisa, exacta y aprobada en 10 minutos, a menudo horas (o incluso días) antes que otros competidores.

La automatización a la velocidad de la IA significa que se cierran más acuerdos más rápido y con mayor precisión, lo que se traduce en mejores márgenes.

Categorización inteligente y priorización automatizada

Una de las mayores ventajas de la IA es la clasificación inteligente.

En lugar de equipos de compras o reglas de correo electrónico defectuosas que filtren los mensajes, la IA clasifica automáticamente las solicitudes de cotización y las prioriza según la urgencia.

Las empresas pueden optar por crear más categorías o diferentes etiquetas de categorías según sus necesidades específicas; sin embargo, esta división en tres categorías principales generalmente funciona mejor.

Con software de RFQ basado en IA, las compañías de aviación pueden refinar estas categorías dinámicamente, garantizando que las solicitudes urgentes se prioricen y procesen sin demoras. Ya sean 3 o 10 categorías, contar con un sistema de triaje automatizado y eficaz evita retrasos y garantiza que sus RFQ de alta prioridad no se queden en la bandeja de entrada.

Mejorar la precisión de la respuesta

La gestión manual de solicitudes de cotización (RFQ) es propensa a errores en la fijación de precios, la verificación de inventario y la documentación. La IA elimina estos riesgos al cruzar las RFQ con bases de datos de inventario y precios en tiempo real, garantizando el cumplimiento de los requisitos de documentación aeronáutica de la FAA, la EASA y otros organismos reguladores, y generando cotizaciones estandarizadas y sin errores en minutos, basadas en los niveles de inventario y el historial de ventas.

Esto le beneficia a usted y a su cliente: obtienen la pieza que necesitan a un precio competitivo y usted cierra más tratos. Además, los procesos basados en IA pueden mejorar la precisión de la previsión de la demanda en más de un 25 %, reduciendo así la falta de stock o el excedente.

Integración en tiempo real con los sistemas de compras

Las compañías de aviación suelen utilizar sistemas ERP como SAP, AMOS y Quantum para el inventario y las compras. Un ERP puede recopilar datos de múltiples unidades de negocio en un solo silo, pero esos datos son ineficaces si no se puede analizarlos, conectar los puntos y tomar decisiones rápidas con mayor confianza y precisión.

ePlaneAI funciona con los sistemas ERP y de compras existentes para que sus datos ERP sean procesables. Actúa como una capa ERP que se integra directamente con su plataforma existente para lograr un flujo de datos fluido entre las solicitudes de presupuesto por correo electrónico y los sistemas de inventario, la comprobación instantánea de la disponibilidad de piezas sin intervención humana y la generación automatizada de órdenes de compra (OC), lo que reduce la carga administrativa.

El futuro de la IA en el procesamiento del correo electrónico de la aviación

La automatización del correo electrónico impulsada por IA, si bien es potente, apenas está comenzando a desarrollar todo su potencial. Las futuras mejoras ampliarán significativamente sus capacidades. En la próxima década, se espera ver:

La adopción de software RFQ como parte de una estrategia de compras impulsada por IA es un cambio radical y un momento decisivo para las compras de aviación, en la encrucijada entre flujos de trabajo obsoletos y una eficiencia imparable.

Muchas compañías de aviación ya utilizan cadenas de suministro impulsadas por IA, obteniendo ahorros millonarios en costos anuales y mejoras adicionales en productividad, operaciones y reputación. Quienes adoptan la IA ahora están mejor posicionados para beneficiarse de sus crecientes capacidades y de una resiliencia empresarial más duradera.

Por qué la gestión del correo electrónico con IA es una ventaja competitiva

La industria de la aviación no puede permitirse una gestión de correo electrónico lenta e ineficiente. Cada solicitud de cotización retrasada es una oportunidad perdida, con un coste potencial de millones en acuerdos perdidos, retrasos en el mantenimiento y crisis de AOG.

EmailAI de ePlaneAI transforma el procesamiento tradicional de solicitudes de presupuesto (RFQ) al automatizar las respuestas, mejorar la precisión e integrarse a la perfección con sus sistemas de compras existentes. Las empresas que adoptan EmailAI experimentan tiempos de respuesta más rápidos a las RFQ, mayor eficiencia y mayor eficiencia operativa, además de trabajadores más satisfechos, liberados de las tediosas tareas administrativas.

Tome acción hoy¿Quieres agilizar el procesamiento de correos electrónicos de aviación y conseguir más ofertas, más rápido? Explora ePlaneAI.Correo electrónicoy otras soluciones impulsadas por IA y lleve la eficiencia de sus adquisiciones al siglo XXI y más allá.