Gestión eficiente de correos electrónicos para pedidos de aviación de alto volumen

Procesar estas solicitudes de manera eficiente es crucial. Los retrasos pueden llevar a la pérdida de negocios, interrupciones en los cronogramas de mantenimiento y aeronaves en tierra.

Tradicionalmente, el procesamiento de solicitudes de cotización ha sido manual, requiriendo que los equipos de adquisiciones clasifiquen, validen y respondan a los correos electrónicos uno por uno.

El software de solicitud de cotización impulsado por IA está transformando este proceso antes tedioso, permitiendo a los equipos de adquisiciones automatizar la recepción, clasificación y generación de respuestas con una velocidad y precisión sin precedentes.

Con la capacidad de la IA para automatizar la recepción de correos electrónicos, clasificar y categorizar solicitudes con precisión, y generar respuestas en segundos, su empresa puede acelerar los tiempos de respuesta a las solicitudes de cotización y asegurar acuerdos mientras que los competidores utilizan procesos manuales lentos y propensos a errores humanos. Mientras su oferta está siendo revisada, ellos tienen solicitudes de cotización sin abrir en su bandeja de entrada.

Este artículo explica cómo alcanzar este nivel de eficiencia que deja atrás a la competencia, detallando cómo funciona la automatización impulsada por IA y maneras específicas en las que puedes transformar tus propios flujos de trabajo de solicitud de cotización.

La escala de la gestión de correos electrónicos en la adquisición de aviación

Las llamadas telefónicas y los faxes se están volviendo escasos en estos días en el ámbito de la adquisición de aviación. El correo electrónico sigue siendo el canal principal, si no preferido, de comunicación para las actividades de adquisición.

Todos los días, las compañías de aviación procesan cientos a miles de solicitudes de cotización, todas las cuales varían en complejidad y urgencia.

Tipos de RFQ en la aviación:

Los retrasos en el procesamiento de las solicitudes de cotización conducen a la pérdida de ingresos, interrupciones en la cadena de suministro y un aumento en los costos operativos, sin mencionar otras repercusiones secundarias que pueden afectar a otros vuelos, horarios laborales e incluso a la industria de la aviación en general.

Además, los retrasos pueden costar a las empresas un 50% adicional por piezas urgentes en eventos AOG.

La carga del procesamiento manual de RFQ

Muchos equipos de adquisiciones de aviación dependen de la entrada humana para clasificar, verificar y responder a las solicitudes de cotización manualmente. Existen reglas de correo electrónico que pueden implementar para ordenar y priorizar mensajes de ciertos remitentes o que contengan ciertas palabras clave, sin embargo, estas medidas están lejos de ser 100% precisas.

En ausencia de la IA, una respuesta manual ofrece más precisión. Pero el proceso de revisar correos electrónicos consume mucho tiempo y puede llevar a:

Tiempos de respuesta más lentos que requieren más intervención humana. Más allá de evaluar manualmente la solicitud de cotización, el destinatario ahora tiene que coordinar la disponibilidad de inventario, precios, coordinación de proveedores y otros detalles cruciales, lo cual puede llevar horas procesar.

Aumento del error humano para ambas partes. La persona que envía una solicitud de cotización puede accidentalmente agregar o omitir un dígito extra, decir Parte A cuando quieren decir Parte AA, o olvidar detalles críticos.

Aunque esté redactada perfectamente, el destinatario puede malinterpretar una parte de la solicitud. La IA puede señalar discrepancias en las solicitudes de RFQ para remitentes específicos y leer y extraer todos los datos del correo electrónico con una precisión prácticamente del 100%.

Mayores costos laborales. Los equipos de compras invierten valiosas horas manejando tareas repetitivas de correo electrónico en lugar de concentrarse en la estrategia y otras decisiones de alto nivel.

Un tiempo de respuesta más lento, un aumento de errores y mayores costos laborales conducen a más retrasos en los vuelos, más caos operativo y una posible pérdida de ingresos de millones, tanto para la compañía aérea como para el proveedor de piezas. Sin embargo, las soluciones impulsadas por IA están cerrando estas brechas.

Gestión de correo electrónico con inteligencia artificial

Soluciones de IA como EmailAI de ePlaneAI agilizan las solicitudes de cotización eliminando cuellos de botella humanos y otras restricciones.

En cuestión de segundos después de que un correo electrónico de solicitud de cotización llegue a su bandeja de entrada, se lee con precisión y se clasifica adecuadamente según la urgencia. Los pedidos al por mayor, las partes de alto valor o los escenarios AOG se marcarán inmediatamente como de alta urgencia.

Luego, en función de la disponibilidad de las piezas, la ubicación y otras cuestiones logísticas, EmailAI generará un presupuesto preciso, exacto y aprobado en 10 minutos, a menudo horas (si no días) antes que otros competidores.

La automatización a velocidad de IA significa cerrar más tratos más rápido y con mayor precisión, lo que mejora los márgenes.

Categorización inteligente y priorización automatizada

Una de las mayores ventajas de la IA es la clasificación inteligente.

En lugar de que los equipos de adquisiciones o reglas de correo electrónico defectuosas filtren los mensajes, la IA categoriza automáticamente las solicitudes de cotización (RFQs) y las prioriza en función de la urgencia.

Las empresas pueden optar por crear más categorías o etiquetas de categorías diferentes según sus necesidades específicas, sin embargo, esta división en tres categorías principales generalmente funciona mejor.

Con software de solicitud de cotización (RFQ) impulsado por IA, las compañías de aviación pueden refinar estas categorías dinámicamente, asegurando que las solicitudes urgentes sean priorizadas y procesadas sin demoras. Ya sean 3 categorías o 10, tener un sistema de triaje efectivo y automatizado previene acumulaciones y asegura que tus RFQs de alta prioridad no queden sepultadas en la bandeja de entrada.

Mejorando la precisión de la respuesta

El manejo manual de las solicitudes de cotización (RFQ) es propenso a errores en la fijación de precios, la verificación de inventario y la documentación. La IA elimina estos riesgos al cruzar las RFQ con bases de datos de inventario y precios en tiempo real, manteniendo el cumplimiento con los requisitos de documentación de aviación para la FAA, EASA y otros organismos reguladores, y generando cotizaciones estandarizadas y libres de errores en minutos basadas en los niveles de inventario y datos históricos de ventas.

Esto te beneficia a ti y a tu cliente: ellos obtienen la pieza que necesitan a una oferta competitiva, y tú cierras más tratos. Pero más allá de eso, los procesos impulsados por IA pueden mejorar la precisión en la previsión de la demanda en más del 25%, reduciendo las faltas de stock o excedentes.

Integración en tiempo real con sistemas de aprovisionamiento

Las compañías de aviación suelen depender de sistemas ERP como SAP, AMOS y Quantum para la gestión de inventarios y adquisiciones. Un ERP puede recopilar datos de varias unidades de negocio en un solo silo, pero esos datos son menos significativos si no tienes la capacidad de analizarlos, conectar los puntos y tomar decisiones rápidas con mayor confianza y precisión.

ePlaneAI trabaja con los sistemas ERP y de adquisiciones existentes para hacer que los datos de su ERP sean accionables. Actúa como una capa de ERP que puede integrarse directamente con su plataforma existente para un flujo de datos sin interrupciones entre las solicitudes de cotización por correo electrónico y los sistemas de inventario, verificaciones instantáneas de disponibilidad de piezas sin intervención humana y generación automatizada de órdenes de compra (PO), reduciendo la carga de trabajo administrativo.

El futuro de la IA en el procesamiento de correos electrónicos en la aviación

La automatización de correos electrónicos impulsada por IA, aunque poderosa, solo está al comienzo de su potencial completo. Las mejoras futuras ampliarán significativamente sus capacidades. En la próxima década, espere ver:

Adoptar software de solicitud de cotización (RFQ) como parte de una estrategia de adquisiciones impulsada por IA es un punto de inflexión y el momento Rubicón para las adquisiciones en la aviación, en la encrucijada entre flujos de trabajo obsoletos y una eficiencia imparable.

Muchas compañías de aviación ya están utilizando cadenas de suministro potenciadas por IA, logrando ahorros anuales de costos de millones y ganancias añadidas en productividad, operaciones y reputación. Aquellos que adoptan la IA ahora están mejor posicionados para beneficiarse de las crecientes capacidades de la IA, y una resiliencia empresarial más permanente.

Por qué la gestión de correo electrónico con IA es una ventaja competitiva

La industria de la aviación no puede permitirse un manejo lento e ineficiente de correos electrónicos. Cada RFQ retrasado es una oportunidad perdida, que potencialmente cuesta millones en tratos no concretados, mantenimiento demorado y crisis AOG.

El EmailAI de ePlaneAI transforma el procesamiento tradicional de solicitudes de cotización (RFQ) mediante la automatización de respuestas, mejorando la precisión e integrándose sin problemas con sus sistemas de adquisiciones existentes. Las empresas que adoptan EmailAI están observando tiempos de respuesta a RFQ más rápidos, mayor eficiencia y una eficacia operativa mejorada, sin mencionar a los trabajadores más contentos liberados de tareas administrativas tediosas y monótonas.

Tome acción hoy. ¿Quiere acelerar el procesamiento de correos electrónicos de aviación y asegurar más negocios más rápido? Explore EmailAI de ePlaneAI y otras soluciones impulsadas por IA para llevar su eficiencia de adquisiciones al siglo 21 y más allá.