Cómo mejorar las relaciones con proveedores mediante RFQs automatizadas

Mantener la confianza con los proveedores es esencial en la industria de la aviación. Relaciones fluidas y optimizadas con socios comerciales pueden minimizar los tiempos de espera, controlar los costos y mejorar la eficiencia operativa.

Sin embargo, surgen obstáculos. Incluso entre las asociaciones más afinadas, las solicitudes de cotización (RFQs) pueden ralentizar las cosas.

Los procesos de solicitud de cotización manual son consumidores de tiempo, propensos a errores y difíciles de escalar, especialmente cuando se trabaja con una amplia red de cientos de proveedores.

Aquí es donde entra en juego la automatización de RFQ. Al utilizar un sistema avanzado de RFQ, las compañías de aviación pueden automatizar el proceso de RFQ para obtener velocidad, precisión y relaciones más sólidas y transparentes con los socios comerciales.

Este artículo explica los detalles de la automatización de RFQ, los beneficios y consideraciones, y las mejores prácticas para implementar un sistema de automatización de RFQ que se alinee con las necesidades de su organización.

Entendiendo la automatización de RFQ en la industria de la aviación

Una solicitud de cotización, o RFQ por sus siglas en inglés, es una parte formal del proceso de adquisición. En ella, una empresa solicita una cotización de precios de varios proveedores para productos o servicios específicos.

Dentro de la industria de la aviación, esto a menudo incluye partes, componentes y servicios de mantenimiento necesarios para mantener las aeronaves operativas. Tradicionalmente, las solicitudes de cotización (RFQs) y las plantillas de RFQ se gestionan a través de correos electrónicos, hilos de Slack, hojas de cálculo y otros documentos en papel. Esto crea un rastro disperso de detalles de servicio que puede ser difícil de reconstruir con precisión.

Al compilar artefactos para este proceso manual de cotización, a menudo se pasan por alto detalles cruciales. Esto hace que sea difícil obtener cotizaciones precisas, y mucho menos el mejor precio. Además, el proceso está lleno de retrasos y desinformación.

El software de automatización de RFQ puede facilitar mucho el proceso de selección de proveedores. El software de automatización de RFQ utiliza la IA para mejorar ambos lados del proceso de adquisición. Para los compradores, la IA genera y envía RFQs de manera eficiente, reduciendo el tiempo y los errores. Para los vendedores, procesa los RFQs entrantes, analiza los requisitos y formula respuestas rápidamente. Al agilizar tanto el envío como la recepción, la automatización de RFQ mejora todo el flujo de trabajo de la transacción.

Para las compañías de aviación y proveedores de MRO, la automatización de RFQ puede ser especialmente beneficiosa ya que significa una adquisición de piezas más rápida y minimiza los retrasos debido a aeronaves en tierra.

Principales beneficios de la automatización de RFQ:

Fortalecer las relaciones con los proveedores mediante la automatización de RFQ

Mediante la automatización de RFQs y otras propuestas comerciales, los proveedores de piezas de aviación pueden fortalecer sus relaciones con los proveedores al ofrecer tiempos de respuesta más rápidos, expectativas más claras y procesos de cotización más predecibles.

La transparencia también mejora. Con un sistema automatizado de solicitud de cotización (RFQ), todos los datos históricos, incluyendo las respuestas a RFQ anteriores, están en un lugar accesible. Ambas partes pueden acceder a los datos relevantes según se permita, como los precios anteriores y los detalles de la negociación, fomentando la confianza y una comunicación más clara.

Esto puede eliminar la fricción o desconfianza y conducir a resultados más mutuamente favorables.

Finalmente, la automatización de las solicitudes de cotización mejora la velocidad y precisión de las transacciones entre proveedores y compañías de aviación. Las soluciones de software de RFQ se centran en presentar la información precisa que necesitan proveedores y compradores—como precios, disponibilidad y plazos de entrega—de manera rápida y eficiente.

Con este intercambio ágil, los proveedores pueden responder a las solicitudes de cotización más rápidamente y proporcionar los detalles exactos que los compradores necesitan para tomar decisiones de adquisición informadas.

Mejores prácticas para implementar la automatización de RFQ en la aviación

Aquí se presentan algunas de las mejores prácticas para introducir la automatización de solicitudes de cotización en el flujo de trabajo de adquisiciones para la aviación.

1. Elija una solución específica para la industria

No todas las plataformas de automatización de RFQ están diseñadas para la industria de la aviación. Busque una solución estándar del sector que comprenda los desafíos únicos de las operaciones de MRO (mantenimiento, reparación y revisión) de la aviación, así como las partes y componentes más comúnmente solicitados. Las soluciones específicas del sector a menudo vienen con plantillas preconstruidas, campos de datos y otras herramientas que pueden agilizar el proceso de RFQ.

ePlaneAI ofrece herramientas de automatización de solicitudes de cotización enfocadas en la aviación para agilizar y acelerar la elaboración de presupuestos, ayudando a los proveedores de partes de aviación a gestionar mejor el flujo constante de solicitudes de clientes que necesitan piezas, con respuestas más rápidas y un proceso de pedido más eficiente.

2. Integrar la automatización de solicitudes de cotización con los sistemas de adquisiciones existentes

Busque sistemas de solicitud de cotización (RFQ) que puedan integrarse fácilmente en sus sistemas actuales de adquisiciones, planificación de recursos empresariales (ERP), mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) y gestión de pedidos (OM). Esto puede agilizar los flujos de trabajo y permitir el flujo continuo de datos precisos y en tiempo real entre sistemas dispares sin requerir doble ingreso, aportando eficiencia adicional y precisión en las previsiones.

3. Monitorear métricas de rendimiento para mejora continua

Los sistemas de solicitud de cotización tienen el potencial de generar una abundancia de datos sobre tiempos de respuesta, tendencias de oferta y demanda, patrones de comportamiento de los proveedores y más. Es una mina de conocimientos competitivos y empresariales nunca antes disponibles, si la utilizas. ¡Y una oportunidad desperdiciada si no lo haces! Revisar regularmente estas métricas puede ayudar a los proveedores de partes progresistas a perfeccionar aún más sus procesos de solicitud de cotización y distanciarse aún más del resto.

Con un ERP u otros sistemas de datos interconectados, el análisis de datos puede ser automatizado. Los equipos pueden ver métricas en tiempo real presentadas en gráficos, tablas y otros visuales que proporcionan una comprensión clara y recomendaciones prácticas.

4. Aproveche las perspectivas impulsadas por la IA para mejorar las respuestas a las solicitudes de cotización

Uno de los aspectos más poderosos de automatizar la solicitud de cotización (RFQ) es su capacidad para impulsar percepciones potenciadas por la inteligencia artificial. Utilizando análisis predictivos, las empresas pueden anticipar la demanda de piezas, identificar disruptores en la cadena de suministro y sugerir proveedores alternativos o rutas de entrega cuando sea necesario.

Estas perspectivas permiten a los equipos cambiar rápidamente de dirección, cuando las condiciones cambian de manera inesperada, asegurando operaciones sin interrupciones y una mínima dependencia de cualquier proveedor individual.

La automatización del proceso de solicitud de cotización mejora la eficiencia entre proveedores y compradores

Automatizar los procesos de solicitud de cotización (RFQ) puede generar beneficios tangibles y ahorros de costos para las compañías de aviación. Aquí hay algunos ejemplos reales de estas ganancias, junto con perspectivas de la industria y aplicaciones prácticas.

Tiempos de respuesta más rápidos

La automatización de solicitudes de cotización reduce los tiempos de respuesta al permitir la comunicación instantánea y la comparación automática de cotizaciones al instante.

ePlaneAI's automation platform integrates with ERP and MRO systems for real-time data and improved RFQ response (typically under 2 minutes - versus 1-4 hours with manual processes ). The speed is especially beneficial where parts are urgently needed for grounded aircraft.

Ahorro de costos mediante una mejor visibilidad de precios

Las plataformas automatizadas de solicitud de cotización (RFQ) ayudan a los proveedores a centralizar y analizar sus cotizaciones y datos históricos de precios en un único centro accesible. Esto permite a los vendedores identificar tendencias, perfeccionar sus estrategias de precios y mejorar su competitividad en el mercado.

La analítica de datos de ePlane AI permite a los proveedores rastrear el rendimiento pasado, identificar patrones de precios favorables y optimizar sus respuestas a las solicitudes de cotización (RFQ). Al aprovechar estos conocimientos, los vendedores pueden negociar de manera más inteligente y ganar más acuerdos. Explora más de ePlaneAI's solutions.

Reducción del riesgo de desabastecimiento

Los sistemas de automatización de solicitudes de cotización (RFQ) pueden integrarse con herramientas de gestión de inventario para monitorear los niveles de stock en tiempo real y activar RFQs cuando las cantidades de stock alcanzan umbrales predefinidos. Este enfoque proactivo es especialmente útil para componentes de alta demanda, ayudando a las flotas a mantener operaciones continuas.

Lealtad mejorada del proveedor

Los sistemas automatizados de solicitud de cotización estandarizan el proceso de adquisición, de modo que los proveedores pueden confiar en un proceso predecible y consistente.

Con el sistema automatizado de RFQ de ePlaneAI, los proveedores reciben solicitudes claras y estandarizadas a las que pueden responder de manera rápida y sencilla. Al reducir las complicaciones administrativas y facilitar la permanencia en la misma página, los vendedores construyen lealtad y asociaciones fuertes y confiables con las empresas de aviación.

El futuro de la automatización de RFQ en la aviación

La automatización de solicitudes de cotización en la aviación está avanzando. Piensa en cotizaciones más rápidas, pronósticos más inteligentes y menos sorpresas. Pronto, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático ayudarán a los equipos de adquisiciones de la aviación a predecir la demanda, identificar problemas en la cadena de suministro antes de que ocurran y encontrar las mejores ofertas, todo en tiempo real. La transparencia también es un componente importante. Las plataformas digitales de solicitudes de cotización facilitarán que compradores y proveedores vean todo lo que necesitan, desde tendencias de precios hasta niveles de inventario. Este tipo de acceso genera confianza y empuja a los proveedores a mantenerse competitivos, de modo que todos se benefician de la apertura.

En términos de seguridad, la cadena de bloques podría aportar un nuevo nivel de protección de datos a las cadenas de suministro globales, manteniendo las transacciones seguras y libres de errores.

En general, los sistemas automatizados de solicitud de cotización (RFQ) son cada vez más eficientes y confiables. Para las compañías de aviación, eso significa una adquisición más ágil, relaciones más sólidas con los proveedores y menos aviones en tierra.

El papel de ePlaneAI en la próxima generación de automatización de RFQ

ePlaneAI proporciona a las empresas de aviación las herramientas para hacer los procesos de solicitud de cotización (RFQ) más simples y confiables. Aún mejor, combina las RFQ automatizadas con análisis de datos para ofrecer a las empresas una base sólida para mejorar la adquisición, construir relaciones sólidas con los proveedores y mantenerse competitivos en una industria exigente.

Las solicitudes de cotización automáticas mejoran las relaciones con los proveedores y las operaciones

Automatizar las solicitudes de cotización (RFQs) puede marcar una diferencia real que afecta a todos los participantes en la cadena de suministro de la aviación, ayudándoles a reducir costos, mejorar las relaciones con los proveedores y mantener sus operaciones funcionando de manera fluida y eficiente. Con las herramientas adecuadas de automatización de RFQ, las empresas pueden reducir el ir y venir con los proveedores, obtener precios más claros y tomar decisiones de adquisición más inteligentes basadas en datos reales.

A medida que la industria se inclina más hacia la inteligencia artificial y la automatización, las herramientas de automatización de RFQ de calidad son aún más esenciales para mantenerse competitivos y tener flotas listas para volar. Para las empresas que buscan simplificar su proceso de adquisición, las soluciones de ePlaneAI aportan la experiencia y las herramientas para hacerlo realidad. Para las empresas que buscan mejorar su tiempo de respuesta de RFQ y ganar más negocios, ePlaneAI está listo para hacerlo posible. Independientemente del lado de la transacción en el que te encuentres, automatizar un proceso de generación de RFQ mayormente manual o un proceso de respuesta de RFQ mayormente manual, es una de las formas más rápidas de ver el poder de la IA y obtener grandes retornos de tu inversión en cuestión de semanas.

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