Gestão eficiente de e-mails para pedidos de aviação de alto volume

Processar esses pedidos de forma eficiente é crucial. Atrasos podem levar à perda de negócios, interrupção dos cronogramas de manutenção e aeronaves em solo.

Tradicionalmente, o processamento de RFQs era manual, exigindo que as equipes de aquisição classificassem, validassem e respondessem aos e-mails um a um.

Softwares de RFQ impulsionados por IA estão transformando esse processo antes tedioso, permitindo que equipes de aquisição automatizem o recebimento, a classificação e a geração de respostas com uma velocidade e precisão sem precedentes.

Com a capacidade da IA de automatizar o recebimento de e-mails, classificar e categorizar solicitações com precisão e gerar respostas em segundos, sua empresa pode acelerar o tempo de resposta a pedidos de cotação e garantir negócios enquanto os concorrentes usam processos manuais lentos e repletos de erros humanos. Enquanto sua proposta é revisada, eles têm RFQs não abertos na caixa de entrada.

Este artigo explica como alcançar este nível de eficiência que deixa a concorrência para trás, abordando como funciona a automação impulsionada por IA e maneiras específicas de transformar seus próprios fluxos de trabalho de RFQ.

A escala da gestão de e-mails na aquisição para aviação

Chamadas telefônicas e faxes estão se tornando escassos nos dias de hoje no âmbito da aquisição na aviação. O e-mail permanece como o principal, se não o preferido, canal de comunicação para atividades de aquisição.

Todos os dias, as empresas de aviação processam centenas a milhares de RFQs, que variam em complexidade e urgência.

Tipos de RFQs na aviação:

Atrasos no processamento de RFQ levam à perda de receita, interrupções na cadeia de suprimentos e aumento dos custos operacionais, sem mencionar outros efeitos em cadeia que podem afetar outros voos, escalas de trabalho e até mesmo a indústria da aviação em geral.

Além disso, atrasos podem custar às empresas um prêmio de 50% para peças urgentes em eventos AOG.

O ônus do processamento manual de RFQ

Muitas equipes de aquisição de aviação dependem de entradas humanas para classificar, verificar e responder a RFQs manualmente. Existem regras de e-mail que podem ser estabelecidas para organizar e priorizar mensagens de certos remetentes ou que contenham certas palavras-chave, no entanto, essas medidas estão longe de ser 100% precisas.

Na ausência de IA, uma resposta manual oferece mais precisão. Mas o processo de filtrar e-mails é demorado e pode levar a:

Tempos de resposta mais lentos que exigem mais intervenção humana. Além de avaliar manualmente a RFQ, o destinatário agora precisa coordenar a disponibilidade de estoque, preços, coordenação de fornecedores e outros detalhes cruciais, o que pode levar horas para ser processado.

Aumento do erro humano para ambas as partes. A pessoa que envia um RFQ pode acidentalmente adicionar ou omitir um dígito extra, dizer Parte A quando quer dizer Parte AA, ou esquecer detalhes críticos.

Mesmo que redigido perfeitamente, o destinatário pode interpretar erroneamente uma parte do pedido. A IA pode sinalizar discrepâncias em solicitações de RFQ para remetentes específicos e ler e extrair todos os dados de e-mails com praticamente 100% de precisão.

Custos de mão de obra mais altos. As equipes de aquisição gastam horas valiosas lidando com tarefas repetitivas de e-mail em vez de se concentrarem em estratégia e outras decisões de alto nível.

Tempo de resposta mais lento, aumento de erros e custos de mão de obra mais altos levam a mais atrasos de voos, mais caos operacional e uma possível perda de receita na casa dos milhões — tanto para a companhia aérea quanto para o fornecedor de peças. Soluções impulsionadas por IA, no entanto, estão fechando essas lacunas.

Gerenciamento de e-mails com inteligência artificial

Soluções de IA como o EmailAI da ePlaneAI otimizam o processo de RFQ ao eliminar gargalos humanos e outras restrições.

Em questão de segundos após um e-mail de RFQ chegar à sua caixa de entrada, ele é lido com precisão e devidamente categorizado com base na urgência. Pedidos em grande quantidade, peças de alto valor ou cenários AOG serão imediatamente sinalizados como de alta urgência.

Então, com base na disponibilidade de peças, localização e outras logísticas, o EmailAI irá gerar um orçamento preciso, exato e aprovado dentro de 10 minutos – muitas vezes horas (se não dias) antes de outros concorrentes.

A automação em velocidade de IA significa mais negócios fechados mais rapidamente – e com maior precisão – para margens de lucro aprimoradas.

Categorização inteligente e priorização automatizada

Uma das maiores vantagens da IA é a classificação inteligente.

Em vez de equipes de aquisição ou regras de e-mail defeituosas filtrarem as mensagens, a IA categoriza automaticamente os RFQs e os prioriza com base na urgência.

As empresas podem optar por criar mais categorias ou rótulos de categorias diferentes com base em suas necessidades específicas, no entanto, essa divisão em três categorias principais geralmente funciona melhor.

Com o software de RFQ impulsionado por IA, as empresas de aviação podem refinar essas categorias dinamicamente, garantindo que as solicitações urgentes sejam priorizadas e processadas sem atrasos. Sejam 3 categorias ou 10, ter um sistema de triagem eficaz e automatizado previne acúmulos e garante que seus RFQs de alta prioridade não fiquem enterrados na caixa de entrada.

Aprimorando a precisão da resposta

O manuseio manual de RFQs é propenso a erros em precificação, verificação de estoque e documentação. A IA elimina esses riscos ao cruzar referências de RFQs com bancos de dados de inventário e preços em tempo real, mantendo a conformidade com os requisitos de documentação de aviação para a FAA, EASA e outros órgãos reguladores, e gerando cotações padronizadas e livres de erros em minutos com base nos níveis de estoque e dados históricos de vendas.

Isso beneficia você e seu cliente: eles conseguem a peça de que precisam com uma oferta competitiva, e você fecha mais negócios. Mas além disso, processos impulsionados por IA podem melhorar a precisão da previsão de demanda em mais de 25%, reduzindo faltas ou excessos de estoque.

Integração em tempo real com sistemas de aquisição

As empresas de aviação geralmente dependem de sistemas ERP como SAP, AMOS e Quantum para inventário e aquisições. Um ERP pode reunir dados de várias unidades de negócios em um único silo, mas esses dados são menos significativos se você não tiver a capacidade de analisá-los, conectar os pontos e tomar decisões rápidas com maior confiança e precisão.

A ePlaneAI trabalha com sistemas ERP e de aquisição existentes para tornar seus dados de ERP acionáveis. Atua como uma camada de ERP que pode se integrar diretamente com sua plataforma existente para um fluxo de dados contínuo entre RFQs por e-mail e sistemas de inventário, verificações instantâneas de disponibilidade de peças sem intervenção humana e geração automatizada de ordens de compra (PO), reduzindo a carga de trabalho administrativo.

O futuro da IA no processamento de e-mails na aviação

A automação de e-mail impulsionada por IA, embora poderosa, está apenas no início de seu potencial total. Melhorias futuras expandirão significativamente suas capacidades. Na próxima década, espere ver:

Adotar um software de RFQ como parte de uma estratégia de aquisição impulsionada por IA é um divisor de águas e o momento decisivo para a aquisição na aviação, na encruzilhada entre fluxos de trabalho obsoletos e eficiência incontível.

Muitas empresas de aviação já estão utilizando cadeias de suprimentos com inteligência artificial, percebendo economias anuais de custos na casa dos milhões e ganhos adicionais em produtividade, operacionais e de reputação. Aqueles que adotam a IA agora estão melhor posicionados para se beneficiarem das crescentes capacidades da IA — e de uma resiliência empresarial mais permanente.

Por que a gestão de e-mails por IA é uma vantagem competitiva

A indústria da aviação não pode se dar ao luxo de ter um manuseio de e-mails lento e ineficiente. Cada RFQ atrasado representa uma oportunidade perdida, potencialmente custando milhões em negócios não realizados, manutenção atrasada e crises AOG.

O EmailAI da ePlaneAI transforma o processamento tradicional de RFQ automatizando respostas, melhorando a precisão e integrando-se perfeitamente aos seus sistemas de aquisição existentes. As empresas que adotam o EmailAI estão observando tempos de resposta de RFQ mais rápidos, maior eficiência e eficácia operacional aprimorada — sem mencionar os trabalhadores mais felizes, livres de tarefas administrativas tediosas e rotineiras.

Tome uma atitude hoje. Quer acelerar o processamento de e-mails da aviação e garantir mais negócios rapidamente? Explore o EmailAI da ePlaneAI e outras soluções impulsionadas por IA para levar a eficiência de suas aquisições para o século 21 e além.