Gestão eficiente de e-mails para pedidos de aviação de alto volume

A cadeia de suprimentos da aviação depende de uma comunicação rápida e precisa. Todos os dias, companhias aéreas, prestadores de serviços de manutenção, reparo e revisão (MRO) e fornecedores processam milhares de Solicitações de Cotações (RFQs) enviadas por e-mail.

Processar essas solicitações com eficiência é crucial. Atrasos podem levar à perda de negócios, interrupção de cronogramas de manutenção e paradas de aeronaves.

Tradicionalmente, o processamento de RFQs era manual, exigindo que as equipes de compras classificassem, validassem e respondessem aos e-mails um por um.

O software RFQ com tecnologia de IA está transformando esse processo antes tedioso, permitindo que as equipes de compras automatizem a entrada, a classificação e a geração de respostas com velocidade e precisão sem precedentes.

Com a capacidade da IA de automatizar a entrada de e-mails, classificar e categorizar solicitações com precisão e gerar respostas em segundos, sua empresa pode acelerar os tempos de resposta de RFQ e fechar negócios enquanto os concorrentes usam processos lentos e manuais, repletos de erros humanos.

Este artigo explica como deixar esse nível de eficiência de deixar seu concorrente para trás, abordando comoAutomação orientada por IAfunciona e maneiras específicas pelas quais você pode transformar seus próprios fluxos de trabalho de RFQ.

A escala do gerenciamento de e-mail na aquisição de aviação

Ligações telefônicas e faxes estão se tornando cada vez mais raros no setor de compras da aviação. O e-mail continua sendo o principal, senão o preferido, canal de comunicação para atividades de compras.

Todos os dias, as empresas de aviação processam centenas a milhares de RFQs, todos variando em complexidade e urgência.

Tipos de RFQs na aviação:

Atrasos no processamento de RFQ levam à perda de receita, interrupções na cadeia de suprimentos e aumento de custos operacionais, sem mencionar outras repercussões posteriores que podem impactar outros voos, cronogramas de mão de obra e até mesmo a indústria da aviação em geral.

Além disso, atrasos podem custar às empresas um prêmio de 50% em peças urgentes em eventos AOG.

O fardo do processamento manual de RFQ

Muitas equipes de aquisição de aviação dependem da contribuição humana para classificar, verificar eresponder a RFQs manualmente. Existem regras de e-mail que eles podem implementar para classificar e priorizar mensagens de determinados remetentes ou que contêm determinadas palavras-chave; no entanto, essas medidas estão longe de ser 100% precisas.

Na ausência de IA, uma resposta manual proporciona maior precisão. Mas o processo de analisar e-mails é demorado e pode levar a:

Tempos de resposta mais lentos que exigem mais intervenção humana.Além de avaliar manualmente o RFQ, o destinatário agora precisa coordenar a disponibilidade do estoque, os preços, a coordenação do fornecedor e outros detalhes cruciais, que podem levar horas para serem processados.

Aumento de erro humano para ambas as partes.A pessoa que envia uma RFQ pode acidentalmente adicionar ou omitir um dígito extra, digamos Parte A, quando queria dizer Parte AA, ou esquecer detalhes críticos.

Mesmo que redigido com perfeição, o destinatário pode interpretar incorretamente parte da solicitação. A IA pode sinalizar discrepâncias em solicitações de RFQ para remetentes específicos e ler e extrair todos os dados do e-mail com precisão de praticamente 100%.

Maiores custos de mão de obra.As equipes de compras gastam horas valiosas lidando com tarefas repetitivas de e-mail em vez de se concentrarem na estratégia e em outras tomadas de decisão de alto nível.

Tempos de resposta mais lentos, aumento de erros e custos de mão de obra mais altos levam a mais atrasos de voos, mais caos operacional e uma potencial perda de receita na casa dos milhões — tanto para a empresa de aviação quanto para o fornecedor de peças. Soluções com tecnologia de IA, no entanto, estão preenchendo essas lacunas.

Gerenciamento de e-mail com tecnologia de IA

Soluções de IA como as da ePlaneAIE-mailsimplifique o RFQ removendo gargalos humanos e outras restrições.

Segundos após um e-mail de RFQ chegar à sua caixa de entrada, ele é lido com precisão e categorizado corretamente com base na urgência. Pedidos em grandes quantidades, peças de alto valor ou cenários de AOG serão imediatamente sinalizados como de alta urgência.

Então, com base na disponibilidade das peças, localização e outras questões logísticas, a EmailAI gerará um orçamento preciso, exato e aprovado em 10 minutos — geralmente horas (senão dias) — antes de outros concorrentes.

A automação com velocidade de IA significa que mais negócios são fechados com mais rapidez e precisão, resultando em margens melhores.

Categorização inteligente e priorização automatizada

Uma das maiores vantagens da IA é a classificação inteligente.

Em vez de equipes de compras ou regras de e-mail defeituosas filtrarem mensagens, a IA categoriza automaticamente as RFQs e as prioriza com base na urgência.

As empresas podem optar por criar mais categorias ou rótulos de categorias diferentes com base em suas necessidades específicas; no entanto, essa divisão em três categorias principais geralmente funciona melhor.

Com um software de RFQ baseado em IA, as empresas de aviação podem refinar essas categorias dinamicamente, garantindo que solicitações urgentes sejam priorizadas e processadas sem atrasos. Sejam 3 ou 10 categorias, ter um sistema de triagem eficaz e automatizado evita acúmulos e garante que suas RFQs de alta prioridade não fiquem atrasadas na caixa de entrada.

Melhorando a precisão da resposta

O processamento manual de RFQs está sujeito a erros na precificação, verificação de estoque e documentação. A IA elimina esses riscos cruzando RFQs com bancos de dados de estoque e precificação em tempo real, mantendo a conformidade com os requisitos de documentação da aviação da FAA, EASA e outros órgãos reguladores, e gerando cotações padronizadas e sem erros em minutos, com base nos níveis de estoque e dados históricos de vendas.

Isso beneficia você e seu cliente: eles recebem a peça de que precisam por um preço competitivo, e você fecha mais negócios. Além disso, os processos baseados em IA podem aumentar a precisão da previsão de demanda em mais de 25%, reduzindo rupturas ou excessos de estoque.

Integração em tempo real com sistemas de aquisição

As empresas de aviação normalmente dependem de sistemas ERP como SAP, AMOS e Quantum para inventário e compras. Um ERP pode coletar dados de várias unidades de negócios em um único silo, mas esses dados são pouco significativos se você não tiver a capacidade de analisá-los, conectar os pontos e tomar decisões rápidas com maior confiança e precisão.

O ePlaneAI trabalha com sistemas de ERP e compras existentes para tornar seus dados de ERP acionáveis. Ele atua como uma camada de ERP que pode ser integrada diretamente à sua plataforma existente para um fluxo de dados perfeito entre RFQs por e-mail e sistemas de estoque, verificações instantâneas de disponibilidade de peças sem intervenção humana e geração automatizada de ordens de compra (PO), reduzindo a carga de trabalho administrativo.

O futuro da IA no processamento de e-mails da aviação

A automação de e-mails impulsionada por IA, embora poderosa, está apenas no início de seu potencial máximo. Aprimoramentos futuros expandirão significativamente suas capacidades. Na próxima década, espere ver:

Adotar o software RFQ como parte de uma estratégia de aquisição orientada por IA é um divisor de águas e o momento decisivo para a aquisição de aviação, na encruzilhada entre fluxos de trabalho desatualizados e eficiência imparável.

Muitas empresas de aviação já utilizam cadeias de suprimentos alimentadas por IA, obtendo economias de custos anuais na casa dos milhões e ganhos adicionais de produtividade, operação e reputação. As que adotam a IA agora estão mais bem posicionadas para se beneficiar dos crescentes recursos da IA — e de uma resiliência empresarial mais duradoura.

Por que o gerenciamento de e-mail por IA é uma vantagem competitiva

O setor de aviação não pode se dar ao luxo de lidar com e-mails de forma lenta e ineficiente. Cada RFQ atrasado representa uma oportunidade perdida, com potencial de custar milhões em negócios perdidos, manutenção atrasada e crises de AOG.

O EmailAI da ePlaneAI transforma o processamento tradicional de RFQs, automatizando respostas, melhorando a precisão e integrando-se perfeitamente aos seus sistemas de compras existentes. As empresas que adotam o EmailAI estão observando tempos de resposta de RFQs mais rápidos, maior eficiência e maior eficiência operacional — sem mencionar funcionários mais felizes, livres de tarefas administrativas tediosas e rotineiras.

Tome uma atitude hoje mesmo.Quer acelerar o processamento de e-mails de aviação e garantir mais negócios, com mais rapidez? Explore o ePlaneAIE-maile outras soluções com tecnologia de IA e leve sua eficiência de compras para o século XXI e além.