Como a IA de Documentos está Redefinindo a Gestão de Documentos na Aviação

Isso inclui registros detalhados como desempenho de voos pontuais, reclamações de passageiros, cronogramas de manutenção e estatísticas operacionais — todos os quais devem ser meticulosamente rastreados, armazenados e prontamente disponíveis para auditorias e submissões regulatórias.

Agora, multiplique essa carga de trabalho por toda a indústria da aviação, onde milhares de transportadoras, prestadores de manutenção e equipes operacionais precisam lidar com esses dados todos os dias. Em meio a esse volume impressionante de papéis sendo trocados, é comum o mau gerenciamento de registros. Esse tipo de erro pode levar a violações de conformidade e gargalos operacionais.

Tradicionalmente, as empresas de aviação dependiam de processos manuais com documentos provenientes de sistemas e unidades de negócios distintos. Mas com o aumento da escala e complexidade da aviação, a indústria exige uma solução melhor. Ferramentas como DocumentAI podem ajudá-lo a atender a essa demanda, transformando a maneira como os operadores de transporte aéreo coletam, atualizam e distribuem dados críticos.

Impulsionado pela ePlaneAI, o DocumentAI é uma solução simplificada para ajudá-lo a extrair dados valiosos de documentos complexos de aviação, incluindo licenças e certificados. Utilizando IA e PNL (Processamento de Linguagem Natural), seus dados são indexados, organizados e facilmente pesquisáveis.

Formulários que o DocumentAI gerencia

Na aviação, a gestão de documentos abrange uma ampla gama de materiais críticos. O DocumentAI simplifica a papelada associada a requisitos regulatórios e operacionais, incluindo:

Processo de gestão de documentos

Com uma enxurrada de papelada, o processo de gestão é bastante complexo. Abrange uma série de tarefas para registrar, extrair e reter formulários necessários de modo que cada um seja gerenciado de acordo com diretrizes regulatórias específicas.

As ferramentas adequadas proporcionam eficiência e colaboração em todas as etapas.

Processamento de dados

O processamento de dados na aviação envolve consolidar informações de fontes diversas como registros de manutenção, manuais operacionais e relatórios regulatórios. Sistemas tradicionais frequentemente dependem de entrada manual, o que é demorado e suscetível a erros.

Ferramentas com inteligência artificial, no entanto, utilizam PNL e reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para automatizar a categorização, indexação e padronização de documentos. Isso garante maior consistência e precisão nos registros, de acordo com a IBM.

Por exemplo, integrar a IA com os sistemas ERP existentes pode transformar um processo manual caótico em um fluxo de trabalho otimizado. Por sua vez, isso reduz atrasos na manutenção e nos relatórios operacionais.

Edição

Manuais operacionais e de manutenção na aviação requerem atualizações constantes para refletir mudanças nas regras e procedimentos. Ferramentas de edição aprimoradas por IA aceleram o processo e reduzem o erro humano. Texto preditivo, detecção automática de erros e recursos de controle de versão garantem que as equipes possam implementar atualizações com confiança, mantendo a precisão. 

Publicação

Após a atualização dos documentos, eles devem ser formatados e publicados de maneiras que sejam facilmente acessíveis para determinados papéis de usuários, como técnicos, pilotos e auditores regulatórios. A IA automatiza a formatação para que os documentos atendam aos padrões e estejam prontos para distribuição com intervenção humana mínima (Nanonets).

Distribuição

A IA otimiza a distribuição de documentos por meio de fluxos de trabalho automatizados, garantindo que as informações corretas cheguem às pessoas certas no momento certo. Como ferramenta, a IA aumenta a velocidade e a segurança, mesmo ao atualizar manuais de OEM para equipes de manutenção ou boletins regulatórios para oficiais de conformidade.

Visualização

Visualizar dados por meio de painéis e gráficos interativos permite que os interessados na aviação interpretem facilmente informações complexas. A visualização é inestimável para monitorar tendências de conformidade, analisar cronogramas de manutenção e tomar decisões baseadas em dados.

Retenção de registros

As exigências regulatórias demandam que as companhias aéreas mantenham registros precisos e acessíveis por períodos prolongados. Sistemas com inteligência artificial garantem armazenamento seguro, fácil recuperação e preparação para auditorias. Funcionalidades como categorização automatizada e poderosas funções de busca dão às equipes a capacidade de rapidamente atender aos requisitos de conformidade (CBSL Group).

Preocupações específicas da aviação para a gestão de documentos

A gestão de documentos de aviação deve abordar os desafios únicos da complexidade operacional da indústria e do rigoroso ambiente regulatório.

Conformidade regulatória

A indústria da aviação opera sob rigorosa supervisão de órgãos reguladores como a FAA e a EASA. A conformidade com essas regulamentações envolve a manutenção de manuais operacionais precisos e acessíveis, registros de manutenção e documentos de procedimentos.

Por exemplo, as regulamentações da FAA exigem que as companhias aéreas mantenham registros financeiros e operacionais detalhados por três anos. A IA garante que esses registros não sejam apenas livres de erros, mas também facilmente auditáveis, reduzindo o risco de arquivos deletados e as penalidades associadas.

Eficiência operacional

A gestão eficaz de documentos tem um grande impacto na eficiência operacional. A IA automatiza processos tediosos, porém vitais, como a atualização de manuais OEM e operacionais, dando às equipes a capacidade de trabalhar com as informações mais recentes. Isso reduz o tempo de inatividade e melhora a coordenação entre os departamentos (Aircraft IT).

Segurança

Erros ou informações desatualizadas em manuais técnicos podem comprometer a segurança, levando a consequências catastróficas. Sistemas de gestão de documentos minimizam esses riscos garantindo que toda a documentação seja precisa, atualizada e acessível. 

IA em gestão de documentos

A tecnologia de IA está transformando a forma como as empresas lidam com documentos ao automatizar tarefas repetitivas, melhorar a precisão e permitir atualizações em tempo real. Na aviação, onde a documentação deve ser precisa e facilmente acessível, a IA oferece um valor sem precedentes (McKinsey & Company).

Processamento e edição de dados

A IA é excelente no processamento de grandes volumes de dados, na extração de informações relevantes e na identificação de discrepâncias. Ferramentas de edição automatizadas garantem que manuais e documentos procedimentais permaneçam livres de erros e alinhados com os padrões atuais.

Distribuição e visualização

Fluxos de trabalho de distribuição com suporte de IA permitem que documentos cheguem às equipes e sistemas apropriados. Ferramentas de visualização, por outro lado, permitem que as partes interessadas monitorem a conformidade e as tendências de manutenção por meio de painéis intuitivos.

Retenção de registros

Manter registros prontos para auditoria é crítico. Sistemas de retenção potencializados por IA oferecem armazenamento seguro, capacidades de busca rápida e categorização automática, tornando a conformidade um processo sem esforço.

Integração simplificada

As soluções de IA se integram aos sistemas ERP para suportar recursos como acesso baseado em funções, atualizações em tempo real e capacidades de leitura e assinatura. Essas integrações aumentam a usabilidade e melhoram a eficiência operacional geral (airSlate WorkFlow).

Estudos de caso

Na indústria da aviação, a gestão eficaz de documentos é crucial para garantir segurança, conformidade e eficiência operacional. Processos manuais tradicionais frequentemente têm dificuldades para lidar com o grande volume de documentação necessário, levando a ineficiências e erros. Para enfrentar esses desafios, várias organizações já implementaram soluções baseadas em IA para otimizar seus processos de gestão de documentos.

A Flydocs automatiza a classificação de documentos

A Flydocs, uma plataforma de gestão de documentos de ativos de aviação, gerencia mais de 572 milhões de documentos, cada um associado a um componente específico da aeronave. Para aumentar a eficiência, a Flydocs colaborou com a Kortical para desenvolver uma solução de IA que automatiza 98% das tarefas de classificação de documentos.

Esta automação inteligente reduziu significativamente a carga de trabalho manual e melhorou a entrega de serviços (Kortical).

A Botminds AI otimiza a avaliação de pilotos e o gerenciamento de documentos

Uma importante companhia aérea nacional enfrentou desafios na gestão da certificação de pilotos, registros de treinamento e conformidade regulatória. Quando Botminds AI foi implementado, a companhia aérea aprimorou seus processos documentais para acesso mais rápido a informações críticas e aderência às regulamentações da aviação.

v500 Systems: Decifrando contratos complexos de aviação

Uma equipe de profissionais de contratos de aviação encontrou dificuldades para extrair informações críticas de um documento de 1.200 páginas. A v500 Systems forneceu uma solução baseada em IA que processou o documento de maneira eficiente, extraindo dados vitais e otimizando o processo de revisão de contratos. Essa abordagem melhorou a precisão e reduziu o tempo necessário para a análise de contratos (v500).

Estes estudos de caso demonstram o impacto transformador da IA na gestão de documentos na indústria da aviação, resolvendo os maiores desafios manuais.

Reescreva o seu futuro com a IA

A gestão de documentos é um componente crítico das operações de aviação, afetando tudo desde a segurança e conformidade até a gestão de inventário e controle de custos. À medida que a indústria continua a evoluir, o Document AI está emergindo como uma solução revolucionária, automatizando processos, melhorando a precisão e redefinindo como as empresas de aviação lidam com sua documentação.

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