Как использовать обработку документов на основе ИИ для соблюдения норм авиации и операционной деятельности

В авиационной отрасли работа с документами подразумевает работу со стопками бумаг, которые скапливаются в картотечных шкафах и облачных дисках, но реальность такова, что работа с документами обеспечивает эксплуатационную безопасность. Управление документами так же важно и сложно, как и управление самолетами.

Авиационные компании должны управлять горами данных, чтобы поддерживать соответствие нормативным требованиям к эксплуатационной эффективности. Только один американский самолет может потребовать до 7500 страниц документов в год, чтобы соответствоватьТребования DOT и FAA.

Однако традиционные процессы обработки этих документов — ручной ввод данных, разрозненные системы и разрозненные рабочие процессы — неэффективны и подвержены ошибкам. Они, как правило, не отвечают современным требованиям отрасли.

Обработка документов с помощью искусственного интеллекта (ИИ) предлагает революционное решение. ИИ позволяет авиационным компаниям с лёгкостью соблюдать нормативные требования, оптимизировать операции и сокращать расходы. Благодаря оптимизированным рабочим процессам, автоматизирующим сложную обработку документов, ИИ извлекает и интегрирует данные в структурированные отчёты для принятия комплексных решений.

Лидером в этом направлении являются такие решения, как ePlaneAI, предлагающие специализированные решения на базе ИИ, адаптированные к уникальным задачам соблюдения норм и правил авиационной деятельности.

Роль обработки документов в авиации

Авиационным компаниям приходится управлять огромным количеством документов, зачастую под строгим контролем регулирующих органов и в условиях ограниченного времени. Ставки высоки: неправильное или неполное оформление документов может привести к значительным штрафам, приостановке полетов и ущербу репутации.

Вот некоторые из основных категорий документов:

Записи о соблюдении нормативных требований

Авиация является одной из наиболее строго регулируемых отраслей в мире, со строгими требованиями, установленными такими организациями, как Международная ассоциация воздушного транспорта (ВОТ), Международная организация гражданской авиации (ИКАО), Европейское агентство по безопасности полетов (ЕАСА) и Федеральное управление гражданской авиации (ФАУ).

Эти записи включают в себя директивы по лётной годности, журналы технического обслуживания, сертификаты безопасности и отчёты об инцидентах. Каждый документ должен тщательно храниться и быть легкодоступным для аудитов и проверок.

Документы по закупкам и инвентаризации

Каждая часть самолета, от самого маленького болта до основных компонентов двигателя, имеет свой собственный бумажный след. Такие документы, как запросы на котировки (RFQ), заказы на закупку, соглашения с поставщиками и счета-фактуры, имеют решающее значение для отслеживания закупочной деятельности, поддержания адекватных уровней запасов и управления соответствием стандартам качества и доставки.

Руководства по эксплуатации и обновления

Такие ключевые документы, как руководства по техническому обслуживанию воздушных судов (AMM), иллюстрированные каталоги деталей (IPC) и руководства по эксплуатации летного экипажа (FCOM), имеют решающее значение для повседневной эксплуатации и технического обслуживания.

Эти документы поддерживают работу технических групп и служат подтверждением соответствия, подтверждая, что работа была выполнена в соответствии с отраслевыми и нормативными требованиями.

Документы по взаимоотношениям с клиентами

Поддержание прочных отношений с клиентами и заказчиками в сфере авиации — будь то авиакомпании, поставщики запчастей или поставщики услуг по техническому обслуживанию, ремонту и капитальному ремонту — требует ведения подробной документации.

К ним могут относиться соглашения об уровне обслуживания (SLA), заявки в службу поддержки клиентов, графики поставок и отчеты об эффективности.

Отчеты об инцидентах и расследованиях

При возникновении проблем, таких как ситуации с воздушным судном на земле (AoG) или технические неисправности, крайне важны анализ первопричин и подробные отчёты об инцидентах. В этих записях фиксируется произошедшее, его причина и шаги, предпринятые для решения проблемы. Подробная документация обеспечивает прозрачность, снижает ответственность и помогает предотвратить подобные ситуации в будущем.

Контракты с поставщиками и клиентами

Соглашения, регулирующие поставку запчастей, графики обслуживания, гарантии и эксплуатационные характеристики, играют основополагающую роль в обеспечении бесперебойной работы ТОиР. Неправильное ведение этих документов может привести к сбоям в цепочке поставок или дорогостоящим спорам.

Проблемы управления документами в авиации

Сложность регулирования

Авиационная промышленность - этострого регулируется, со строгими требованиями к документации и отчетности. Отсутствующие или неполные записи могут привести к штрафам, приземлению самолета или задержкам в процессе сертификации.

Большой объем документов

Крупные авиационные организации ежедневно обрабатывают сотни тысяч документов, если не больше. Сотрудники часто тратят часы на поиск, обновление или сопоставление данных.

Хранилища данных

Разрозненные системы между отделамизатрудняют доступ к данным в реальном времени.Например, авиакомпания может иметь отдельную систему управления безопасностью полетов (СУБП) для управления полетами, наземными операциями, техническим обслуживанием и ремонтом, грузоперевозками и логистикой, безопасностью, работой аэропортов и экологическими условиями, такими как выбросы C20, шумовое загрязнение и разливы топлива.

Такая фрагментация затрудняет управление документооборотом в разных системах и получение по-настоящему целостного представления об операциях и управлении рисками.

Ручные процессы

Традиционная обработка документов основана наручной ввод данных, что отнимает много времени и подвержено ошибкам. Одна ошибка в журнале обслуживания или в нормативной документации может иметь серьезные последствия.

И даже без ошибок ручные процессы всё равно потребляют огромное количество ресурсов. Подготовка к одномуИИСУС(Аудит эксплуатационной безопасности ИАТА) может потребовать от трех или более сотрудников потратить несколько недель на сбор, редактирование и организацию документов.

В результате аудит может привести к нехватке персонала в других подразделениях компании, затруднить работу и приостановить рейсы.

Изменчивость языка и формата

Документы представлены на разных языках, в разных форматах и структурах, что усложняет их эффективную обработку и анализ. Эта вариативность увеличивает риск неправильного толкования или задержек, что ставит под угрозу соблюдение требований и выполнение полетов.

Что такое обработка документов с помощью ИИ?

Обработка документов с помощью ИИ включает в себя использование передовых технологий, таких как обработка естественного языка (NLP), машинное обучение (ML) и оптическое распознавание символов (OCR), для автоматизации и улучшения документооборота с помощью интеллектуальной обработки документов (IDP):

Эффективная обработка документов обеспечивает комплексное представление о рисках, связанных с соблюдением требований и безопасностью, позволяя компаниям присваивать оценки рискам, отслеживать прогресс в достижении целей и интегрировать инструменты для оптимизации, такие как оповещения о рисках, контрольные списки безопасности и аудиты процессов. Этот расширенный подход обеспечивает лучшую прозрачность и контроль данных документов.

Как обработка документов с помощью ИИ решает проблемы авиации

Обеспечение соответствия нормативным стандартам

Регулирующие органы, такие как Федеральное управление гражданской авиации США (FAA), требуют тщательного документирования процедур безопасности, технического обслуживания и эксплуатации. Инструменты искусственного интеллекта, такие как AeroGenie от ePlaneAI, упрощают соблюдение требований благодаря:

AeroGenie может сканировать пакет журналов технического обслуживания и извлекать соответствующие данные, такие как серийные номера компонентов, даты обслуживания и результаты проверок, для упрощения перекрестных ссылок на требования FAA.

Кроме того, поддержание единого формата для всех руководств обеспечивает согласованность и упрощает бесперебойное соблюдение протоколов соответствия.

Оптимизация рабочих процессов запроса ценовых предложений и закупок

Рабочие процессы закупок включают управление запросами цен (РЦ), запросами предложений (РФП), заказами на закупку и контрактами с поставщиками. Ручная обработка замедляет работу и приводит к ошибкам, что может привести к несоблюдению требований. EmailAI от ePlaneAI производит революцию в обработке закупочной документации благодаря:

В одном из вариантов использования EmailAI сократил время ответа на запросы предложений более чем на 70%, что позволило отделам закупок быстрее получать детали и минимизировать операционные задержки.

Помимо скорости, EmailAI обеспечивает точность, прослеживаемость и готовность к аудиту.

Оптимизация документации по техническому обслуживанию

Деятельность по техническому обслуживанию, ремонту и капитальному ремонту (ТОиР) приводит к созданию значительного объема документации, включая AMM, IPC и сервисные бюллетени.

Инструменты ePlaneAI оптимизируют обработку документов за счет:

Эффективная документация по техническому обслуживанию не только обеспечивает соблюдение требований, но и способствует обмену передовым опытом. Например, операционные группы могут быстро распространять информацию об эффективности для внедрения процедур в рамках всей организации, помогая всем использовать преимущества коллективного опыта.

Улучшение управления запасами

Управление запасами опирается на точные данные из закупочных и эксплуатационных документов. Анализатор деталей ePlaneAI поддерживает это с помощью:

Благодаря решениям на базе искусственного интеллекта системы управления запасами перестают быть изолированными, а становятся неотъемлемой частью операционной структуры. Такая безупречная координация обеспечивает соблюдение требований лётной годности, гарантируя доступность и прослеживаемость критически важных компонентов.

Как продукты ePlaneAI меняют обработку документов

EmailAI: революция в обработке запросов предложений

Электронная почтаавтоматизирует извлечение, проверку и реагирование на запросы предложений, обеспечивая более быстрое выполнение и повышенную точность.

Ключевые особенности включают в себя:

AeroGenie: помощник SQL на базе искусственного интеллекта

АэроДжинипозволяет авиационным компаниям легко извлекать полезную информацию из баз данных документов.

Его возможности включают в себя:

Анализатор деталей: информация для более разумных решений по инвентаризации

Анализатор деталейиспользует ИИ для анализа данных о поставщиках, рыночных тенденций и закупочной документации, помогая авиационным компаниям:

Начало работы по внедрению ИИ-обработки документов

Оцените свои потребности

Начните с анализа документооборота вашей организации, чтобы выявить узкие места и уязвимости. Сосредоточьтесь на процессах, где ошибки или неэффективность создают наибольшие операционные или нормативно-правовые риски.

Например, фрагментированные системы управления безопасностью (SMS) или ручная обработка запросов предложений могут выявить критические пробелы. Задокументируйте ключевые ресурсы, риски и цели этих процессов, чтобы лучше понять, где решения на основе ИИ могут обеспечить немедленную выгоду.

Начать с малого

Внедрение ИИ — это структурированный процесс, который выигрывает от поэтапного подхода. Начните с высокоэффективной области, такой как обработка запросов предложений или документация по обслуживанию, где можно быстро достичь измеримых улучшений в эффективности и точности, чтобы доказать успех и создать импульс и более широкую поддержку.

Использование решений ePlaneAI, таких как EmailAI для автоматизации запросов цен или AeroGenie для создания отчетов, готовых к соблюдению нормативных требований, обеспечивает целенаправленное доказательство концепции, демонстрирующее ощутимые преимущества автоматизации.

Используйте инструменты ePlaneAI

Тщательное документирование рабочих процессов — ключ к максимальной эффективности решений на основе ИИ, таких как Parts Analyze, которые оптимизируют управление запасами, а EmailAI и AeroGenie обеспечивают соответствие требованиям и эксплуатационную готовность.

Интегрируйте эти инструменты в свои рабочие процессы, чтобы централизовать данные, сократить разрозненность и улучшить совместную работу. Это быстро повысит эффективность и обеспечит надежный контрольный след.

Масштабировать

Как только первоначальное внедрение принесёт измеримые результаты, расширьте интеграцию ИИ на другие области. Сосредоточьтесь на задачах, которым необходимы единообразное форматирование, улучшенная прослеживаемость или аналитика в режиме реального времени, таких как отчётность о соответствии требованиям, глобальное управление запасами или эффективность работы поставщиков. Регулярно обновляйте и совершенствуйте процессы по мере масштабирования операций или появления новых данных.

Документирование стратегии внедрения, поддержание четких показателей эффективности и применение итеративного подхода — всё это критически важно для долгосрочного успеха обработки документов с помощью ИИ. В совокупности эти шаги создают прочную основу для повышения безопасности, эффективности и соответствия требованиям.

Будущее обработки документов с помощью ИИ в авиации

Обработка документов с помощью ИИ является конкурентным преимуществом для авиационных компаний, а также необходима для поддержания операционной жизнеспособности в условиях всё более сложной и регулируемой отрасли. Традиционные ручные процессы просто не справляются с растущим объёмом, изменчивостью и срочностью авиационной документации. Интегрируя решения на основе ИИ, компании могут оптимизировать рабочие процессы, сократить количество ошибок и достичь ранее недостижимого уровня эффективности.

Инструменты ePlaneAI, такие как EmailAI, AeroGenie и Parts Analyzer, предлагают индивидуальные решения для решения уникальных задач, связанных с соблюдением требований авиационных норм и эксплуатацией. EmailAI автоматизирует обработку запросов предложений (RFQ), ускоряя сроки выполнения, AeroGenie упрощает составление отчётности о соответствии требованиям с помощью запросов на естественном языке, а Parts Analyzer обеспечивает более взвешенные решения по запасам, отслеживая тенденции в цепочке поставок и снижая риски. Эти инструменты не только обеспечивают измеримую окупаемость инвестиций с первого дня, но и способствуют совместной работе, централизованному сбору данных и принятию решений в режиме реального времени.

Благодаря этим решениям авиационные компании могут уверенно ориентироваться в сложных условиях своей отрасли. Будущее — за внедрением инноваций, и ePlaneAI находится в авангарде, готовая помочь организациям добиться соответствия требованиям, эксплуатационной эффективности и устойчивого роста.

Готовы ли вы преобразовать свои процессы документооборота?Свяжитесь с ePlaneAI сегодняи узнайте, как наши инструменты на базе искусственного интеллекта могут помочь вам добиться соответствия требованиям и эксплуатационной эффективности.