Как использовать обработку документов на основе ИИ для соблюдения норм авиации и операционной деятельности

Авиакомпаниям необходимо управлять огромными объемами данных для поддержания соответствия нормативным требованиям и операционной эффективности. Только один самолет США может требовать до 7,500 страниц документации в год, чтобы соответствовать требованиям DOT и FAA.

Тем не менее, традиционные процессы работы с этими документами — ручной ввод данных, изолированные системы и несвязанные рабочие процессы — неэффективны и подвержены ошибкам. Обычно они не способны соответствовать современным требованиям индустрии.

Обработка документов с помощью искусственного интеллекта (ИИ) предлагает трансформационное решение. ИИ предоставляет авиационным компаниям возможность соответствовать требованиям нормативной базы, оптимизировать операции и сокращать затраты с легкостью. Благодаря оптимизированным рабочим процессам, автоматизирующим сложную обработку документов, ИИ извлекает и интегрирует данные в структурированные отчеты для всестороннего принятия решений.

Решения вроде ePlaneAI возглавляют процесс, предоставляя специализированные решения ИИ, адаптированные к уникальным задачам соблюдения норм авиации и операций.

Роль обработки документов в авиации

Авиакомпаниям необходимо управлять огромным количеством документов, часто под строгим регуляторным контролем и в условиях ограниченного времени. Риски велики — плохо организованная или неполная документация может привести к большим штрафам, приземлению флота и повреждению репутации.

Вот некоторые из основных категорий документов:

Учет соответствия регулированию

Авиация является одной из наиболее строго регулируемых отраслей в мире, с жесткими требованиями, установленными организациями, такими как Международная ассоциация воздушного транспорта (IATA), Международная организация гражданской авиации (ICAO), Агентство Европейского Союза по авиационной безопасности (EASA), и Федеральное управление гражданской авиации (FAA).

Эти записи включают в себя директивы по летной годности, журналы технического обслуживания, сертификаты безопасности и отчеты о происшествиях. Каждый документ должен быть тщательно сохранен и всегда доступен для аудита и инспекций.

Документы по закупкам и учету запасов

Каждая деталь самолета, от самого маленького болта до основных компонентов двигателя, имеет свою документацию. Документы, такие как запросы предложений (RFQs), заказы на покупку, соглашения с поставщиками и счета-фактуры, все они жизненно важны для отслеживания деятельности по закупкам, поддержания адекватных уровней запасов и управления соответствием стандартам качества и срокам поставки.

Эксплуатационные руководства и обновления

Ключевые документы, такие как Руководства по техническому обслуживанию воздушных судов (AMM), Иллюстрированные каталоги запчастей (IPC) и Руководства по эксплуатации для летного экипажа (FCOM), имеют решающее значение для повседневных операций и деятельности по техническому обслуживанию.

Эти документы поддерживают технические команды и служат артефактами соответствия, подтверждая, что работа была выполнена в соответствии с отраслевыми и регулирующими руководствами.

Документы по взаимоотношениям с клиентами

Поддержание крепких отношений с клиентами и заказчиками в авиации — будь то авиакомпании, поставщики запчастей или провайдеры MRO (техническое обслуживание, ремонт и капитальный ремонт) — требует детальной документации.

К ним могут относиться соглашения об уровне обслуживания (SLA), заявки в службу поддержки, графики доставки и отчеты о производительности.

Отчеты о происшествиях и расследованиях

Когда возникают проблемы, такие как ситуации с самолетами, неспособными к полету (AoG), или технические неисправности, анализ первопричин и подробные отчеты о происшествиях являются необходимыми. Эти записи документируют, что произошло, почему и какие шаги были предприняты для устранения проблемы. Тщательная документация обеспечивает прозрачность, снижает ответственность и помогает предотвратить подобные ситуации в будущем.

Договоры с поставщиками и заказчиками

Договоренности, регулирующие поставку запчастей, графики обслуживания, гарантии и гарантии качества, являются основой для поддержания бесперебойной работы службы MRO. Неправильное управление этими документами может привести к сбоям в цепочке поставок или к дорогостоящим спорам.

Проблемы управления документацией в авиации

Регуляторная сложность

Авиационная индустрия подвергается строгому регулированию, с жесткими требованиями к документации и отчетности. Отсутствие или неполные записи могут привести к штрафам, приземлению воздушных судов или задержкам в процессах сертификации.

Большой объем документов

Крупные авиационные организации управляют сотнями тысяч документов, если не больше, каждый день. Командам часто приходится тратить часы на поиск, обновление или перекрестное сопоставление данных.

Данные, хранящиеся в информационных силосах

Отсутствие связи между системами различных отделов затрудняет доступ к данным в реальном времени. Например, авиакомпания может иметь отдельную систему управления авиационной безопасностью (SMS) для полетных операций, наземных операций, технического обслуживания и ремонта, грузовых и логистических операций, безопасности, аэропортовых операций, а также для контроля за экологическими условиями, такими как выбросы СО2, шумовое загрязнение и разливы топлива.

Такая фрагментация затрудняет управление документацией в различных системах и получение полного целостного представления о ходе операций и управлении рисками.

Ручные процессы

Традиционная обработка документов зависит от ручного ввода данных, что занимает много времени и подвержено ошибкам. Одна ошибка в журнале обслуживания или регуляторной отчетности может иметь серьезные последствия.

И даже когда процессы безошибочны, ручные операции все еще огромно расходуют ресурсы. Подготовка к одной только IOSA (Аудит операционной безопасности IATA) может потребовать, чтобы три или более сотрудников потратили несколько недель на сбор, редактирование и организацию документов.

В результате аудит может вызвать нехватку персонала в других подразделениях компании, что приведет к заторам в работе и отмене рейсов.

Изменчивость языка и форматов

Документы бывают на разных языках, в различных форматах и структурах, что увеличивает сложность их обработки и анализа. Это разнообразие повышает риск неправильного толкования или задержек, что может нарушить соответствие нормам и операции полетов.

Что такое обработка документов с использованием ИИ?

Обработка документов с помощью ИИ включает использование передовых технологий, таких как обработка естественного языка (NLP), машинное обучение (ML) и оптическое распознавание символов (OCR), для автоматизации и улучшения рабочих процессов с документами с помощью интеллектуальной обработки документов (IDP):

Эффективная обработка документов обеспечивает полное представление о соответствии требованиям и опасностях безопасности, позволяя компаниям присваивать риски оценки, отслеживать прогресс в достижении целей и интегрировать инструменты для оптимизации, такие как предупреждения о рисках, контрольные списки безопасности и аудиты процессов. Такой расширенный подход обеспечивает лучшую видимость и контроль над данными документов.

Как обработка документов с помощью ИИ решает проблемы авиации

Обеспечение соответствия нормативным стандартам

Регулирующие органы, такие как FAA, требуют тщательной документации по безопасности, техническому обслуживанию и операционным процедурам. Инструменты искусственного интеллекта, такие как AeroGenie от ePlaneAI, помогают упростить соответствие требованиям путем:

AeroGenie может сканировать пакет журналов технического обслуживания и извлекать соответствующие данные — такие как серийные номера компонентов, даты обслуживания и результаты инспекций — для упрощения сопоставления с требованиями FAA.

Кроме того, поддержание единого формата для всех руководств обеспечивает согласованность и упрощает соблюдение нормативных протоколов без перерывов.

Оптимизация рабочих процессов запроса предложений и закупок

Процессы закупок включают управление запросами котировок, запросами предложений, заказами на покупку и контрактами с поставщиками. Ручная обработка замедляет операции и приводит к ошибкам, что увеличивает риск нарушения нормативных требований. EmailAI от ePlaneAI революционизирует обработку документов закупок, позволяя:

В одном из примеров использования EmailAI сократил время ответа на запрос предложений более чем на 70%, что позволило командам по закупкам быстрее обеспечивать запчастями и минимизировать операционные задержки.

Помимо скорости, EmailAI обеспечивает точность, возможность отслеживания и готовность к аудиту.

Оптимизация документации по техническому обслуживанию

Деятельность по техническому обслуживанию, ремонту и капитальному ремонту (MRO) порождает значительное количество документации, включая AMM, IPC и сервисные бюллетени.

Инструменты ePlaneAI оптимизируют обработку документов путем:

Эффективная документация по техническому обслуживанию не только обеспечивает соответствие требованиям, но и способствует обмену лучшими практиками. Например, оперативные команды могут быстро распространять знания о производительности для процедурного внедрения в своей организации, помогая всем извлекать выгоду из коллективного опыта.

Улучшение управления запасами

Управление запасами зависит от точных данных из документов закупок и операционной деятельности. Parts Analyzer от ePlaneAI поддерживает это, предоставляя:

С помощью решений, основанных на искусственном интеллекте, системы учета запасов больше не являются изолированными, а становятся интегрированной частью операционной структуры. Это бесперебойное взаимодействие обеспечивает соблюдение директив по летной годности, гарантируя наличие и возможность отслеживания критически важных компонентов.

Как продукты ePlaneAI преобразуют обработку документов

EmailAI: Революционизация обработки запросов предложений

EmailAI автоматизирует процесс извлечения, проверки и ответа на запросы предложений (RFQ), обеспечивая более быстрое время обработки и повышенную точность.

Ключевые особенности включают в себя:

AeroGenie: Искусственный интеллект в помощь SQL

AeroGenie позволяет авиационным компаниям легко извлекать практически значимые сведения из баз данных документов.

Его возможности включают в себя:

Анализатор компонентов: прозорливость для более умных решений по инвентаризации

Parts Analyzer использует искусственный интеллект для анализа данных поставщиков, рыночных тенденций и документов по закупкам, помогая авиационным компаниям:

Начало работы с реализацией обработки документов на основе искусственного интеллекта

Оцените свои потребности

Начните с анализа рабочих процессов документооборота вашей организации, чтобы выявить узкие места и уязвимости. Сосредоточьтесь на процессах, где ошибки или неэффективность создают наибольшие операционные или соответствия риски.

Например, фрагментированные системы управления безопасностью (SMS) или ручная обработка запросов предложений (RFQ) могут выявить критические пробелы. Задокументируйте ключевые ресурсы, риски и цели этих процессов, чтобы лучше понять, где решения на основе искусственного интеллекта могут принести немедленную пользу.

Начни с малого

Реализация искусственного интеллекта - это структурированный процесс, который выигрывает от поэтапного подхода. Начните с области с высоким воздействием, такой как обработка запросов на предложение цен или техническое обслуживание документации, где можно быстро достичь заметных улучшений в эффективности и точности, чтобы доказать успех и создать импульс для более широкого вовлечения.

Использование решений ePlaneAI, таких как EmailAI для автоматизации запросов предложений или AeroGenie для создания отчетов, готовых к проверке соответствия, предоставляет конкретное доказательство концепции, демонстрирующее ощутимые преимущества автоматизации.

Используйте инструменты ePlaneAI

Тщательное документирование ваших рабочих процессов является ключом к максимизации воздействия решений искусственного интеллекта, таких как Parts Analyzer, который оптимизирует управление запасами, в то время как EmailAI и AeroGenie обеспечивают соответствие нормативным требованиям и оперативную готовность.

Интегрируйте эти инструменты в свои рабочие процессы для централизации данных, уменьшения информационных барьеров и улучшения сотрудничества. Это быстро повышает эффективность и также обеспечивает надежный аудиторский след.

Масштабировать

После того как первоначальная реализация принесет измеримые результаты, расширьте интеграцию ИИ на дополнительные области. Сосредоточьтесь на задачах, которые выигрывают от стандартизированного форматирования, повышенной прослеживаемости или получения данных в реальном времени, таких как отчетность по соответствию, управление глобальными запасами или оценка работы поставщиков. Регулярно обновляйте и улучшайте процессы по мере масштабирования операций или появления новых данных.

Документирование вашей стратегии реализации, поддержание четких показателей эффективности и принятие итеративного подхода являются необходимыми условиями для долгосрочного успеха в обработке документов с использованием ИИ. В совокупности эти шаги создают прочную основу для повышения безопасности, эффективности и соответствия требованиям.

Будущее обработки документов с помощью ИИ в авиации

Обработка документов с помощью искусственного интеллекта является конкурентным преимуществом для авиационных компаний, а также необходимостью для поддержания операционной жизнеспособности в условиях все более сложной и регулируемой отрасли. Традиционные ручные процессы просто не способны справиться с растущим объемом, изменчивостью и срочностью авиационной документации. Интегрируя решения на основе ИИ, компании могут оптимизировать рабочие процессы, сократить количество ошибок и достичь уровня эффективности, который ранее был недостижим.

Инструменты ePlaneAI, такие как EmailAI, AeroGenie и Parts Analyzer, предлагают индивидуальные решения для решения уникальных задач соблюдения авиационных норм и операций. EmailAI автоматизирует обработку запросов на котировки для ускорения времени выполнения, AeroGenie упрощает отчетность по соблюдению норм с помощью запросов на естественном языке, в то время как Parts Analyzer обеспечивает более умные решения по инвентаризации за счет отслеживания тенденций в цепочке поставок и снижения рисков. Эти инструменты не только обеспечивают измеримую окупаемость инвестиций с первого дня, но и способствуют сотрудничеству, централизации данных и принятию решений в реальном времени.

С помощью этих решений авиакомпании могут с уверенностью разбираться в сложностях своей отрасли. Будущее заключается в принятии инноваций, и ePlaneAI находится на переднем крае, готовая обеспечить организации возможностью достижения соответствия требованиям, операционного совершенства и устойчивого роста.

Готовы преобразить ваши рабочие процессы с документами? Свяжитесь с ePlaneAI сегодня и узнайте, как наши инструменты на базе искусственного интеллекта могут помочь вам достичь соответствия требованиям и операционного совершенства.