Correo más inteligente, negocios más rápidos. Etiqueta, analiza y responde automáticamente a solicitudes, cotizaciones, pedidos y más — al instante.
Optimice la adquisición en aviación con la automatización de órdenes de compra: Reduzca errores, acorte plazos y corte costos
marzo 05, 2025
Acelere las adquisiciones de aviación con la automatización de órdenes de compra: reduzca errores, agilice las aprobaciones y recorte costos con ePlaneAI.
Trabajar en la industria aeronáutica implica hacer muchas compras. Con la necesidad constante de piezas nuevas, de repuesto y de repuesto "por si acaso", hay un flujo constante de órdenes de compra (OC) que gestionar.
Esto equivale a$24.65 mil millones en gasto totalSolo por parte de los MRO de piezas de aviación. Si a esto le sumamos la mano de obra de los técnicos, el transporte, los gastos de almacenamiento, el seguro y otros costos relacionados, la avalancha de papeleo se convierte en una avalancha.
En esta industria altamente regulada y de alto valor, la precisión es clave en todas las operaciones, incluido el proceso de compras. Cualquier error en el proceso de órdenes de compra (OC) puede provocar retrasos operativos, incidentes de aeronaves en tierra (AOG) y pérdidas significativas de ingresos y confianza de los clientes.
El uso de un sistema automatizado de órdenes de compra puede minimizar muchosrazones comunespara errores de orden de compra, como errores de ingreso manual de datos, falta de automatización, mala comunicación con los proveedores y un proceso de aprobación de órdenes de compra inconsistente.
Este artículo examinará las formas en que las empresas de aviación pueden optimizar y mejorar el proceso de compra con IA para aumentar la productividad, reducir los ciclos de compra y mejorar la eficiencia general del negocio.
¿Qué es una orden de compra?
En primer lugar, acordamos qué es una orden de compra (OC). Una orden de compra (OC) es un documento formal que entrega el comprador al vendedor. Proporciona detalles necesarios para el vendedor, como qué productos o servicios necesita el comprador, cuántos necesita, los precios acordados y adónde enviarlos y facturarlos.
La orden de compra constituye un acuerdo legalmente vinculante para ambas partes, como parte formal del proceso de adquisición, y establece claramente sus responsabilidades. Las órdenes de compra son fundamentales para evitar malentendidos y facilitar el buen funcionamiento del negocio.
En la industria aeronáutica, las órdenes de compra son especialmente cruciales debido a las estrictas normas de seguridad y los requisitos regulatorios del sector. La documentación precisa de todas las piezas y servicios es fundamental para garantizar la aeronavegabilidad de las aeronaves y mantener un registro de auditoría claro que demuestre el cumplimiento normativo de la empresa.
Órdenes firmes vs. opciones
Profundizando más, existen dos tipos distintos de compromisos de compra en materia de adquisiciones:órdenes firmes y opciones.
- A pedido en firmeEs un acuerdo vinculante entre un comprador y un vendedor, que obliga al comprador a adquirir bienes o servicios específicos según los términos convenidos y al vendedor a cumplirlos. Una vez firmado, ambas partes se comprometen en la transacción, garantizando que el vendedor proporcione los bienes o servicios y que el comprador complete la compra.
- Un opciónOtorga al comprador el derecho, pero no la obligación, de adquirir bienes o servicios en condiciones predeterminadas dentro de un plazo determinado. Esto le permite asegurar las condiciones sin comprometerse a la compra inmediatamente, brindándole flexibilidad para tomar decisiones posteriores según las necesidades o las condiciones del mercado. Esto puede agilizar considerablemente el proceso de reordenamiento.
Automatización de órdenes de compra
La automatización de órdenes de compra (OC) agiliza la creación, aprobación y gestión de órdenes de compra tanto para pedidos en firme como para opciones.
- Pedidos en firmeSe pueden generar mediante sistemas automatizados basados en niveles de inventario, pronósticos de demanda cambiantes o programas de compras predefinidos. Esto garantiza una reposición oportuna y niveles óptimos de existencias.
- Opciones:Si bien las opciones son menos comunes en los procesos generales de adquisición, son bastante comunes en la industria aeronáutica. Los sistemas automatizados pueden rastrear los acuerdos de opciones, monitorear las fechas de vencimiento y alertar a los equipos de adquisiciones cuando se requieren decisiones, lo que facilita la conversión oportuna de opciones en pedidos en firme.
Conversión de opciones en órdenes en firme
Con un sistema automatizado, las opciones se pueden convertir fácilmente en órdenes firmescuando El comprador decide ejercer la opción dentro del plazo predefinido.
La conversión implica formalizar el compromiso de compra del comprador. En este caso, se emite una orden de compra que automáticamente hace referencia al acuerdo original y detalla los términos de las opciones.
Los sistemas automatizados pueden gestionar el proceso de compra mediante:
- Seguimiento:Acuerdos de opciones de seguimiento y sus respectivos cronogramas.
- Alertas:Notificar a los equipos de adquisiciones sobre las próximas fechas límite para ejercer las opciones.
- Tratamiento:Transición de una opción a un pedido en firme mediante la generación de la documentación y aprobaciones necesarias.
Cuatro pasos para implementar la automatización de órdenes de compra
Implementar con éxito la automatización de órdenes de compra en la industria aeronáutica no se trata solo de sustituir los procesos manuales por digitales. Requiere un plan claro, las herramientas adecuadas y una integración fluida con los sistemas existentes. Aquí te explicamos cómo lograrlo:
1. Elija el software de automatización de órdenes de compra adecuado
El primer paso es seleccionar una plataforma diseñada para satisfacer las necesidades de la industria aeronáutica. Busque soluciones que ofrezcan funciones como seguimiento en tiempo real, pronóstico de demanda basado en IA y flujos de trabajo de aprobación optimizados.
Por ejemplo, la IA de Inventario de ePlane está diseñada específicamente para las compras de aviación y se integra con los principales sistemas ERP de aviación. Cuenta con todas las funciones que los MRO y las aerolíneas necesitan para gestionar el inventario, gestionar las relaciones con los proveedores y automatizar la creación y aprobación de órdenes de compra.
2. Integre su sistema de órdenes de compra con ERP y otros sistemas
La automatización no existe en el vacío: debe funcionar a la perfección con su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) existente, comoSAVIA,Oráculoo IFS Aerospace & Defense. La integración garantiza que las órdenes de compra extraigan automáticamente datos como niveles de inventario, contratos con proveedores y programas de mantenimiento, minimizando los silos de datos y eliminando entradas duplicadas.
Por ejemplo, integrar el seguimiento RFID en suSistema ERPPuede vincular el inventario de piezas directamente con las órdenes de compra. Al escanear una pieza para su uso o entrega, el sistema puede activar un nuevo pedido automáticamente, lo que reduce los retrasos causados por la escasez de existencias.
3. Configure RFID, IoT u otro sistema de seguimiento de inventario
Las etiquetas RFID y los sensores IoT proporcionan visibilidad de datos en tiempo real, lo que impulsa la automatización de los procesos de adquisición. En el contexto del MRO de aviación, la RFID rastrea las piezas físicas a lo largo de la cadena de suministro, lo que garantiza la visibilidad precisa de la ubicación de los paquetes, ya sea en el almacén o en tránsito. Por otro lado, los sensores IoT monitorizan las condiciones de almacenamiento, como la temperatura o la humedad, para garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad y calidad.
Estos datos no se limitan al seguimiento. Los sistemas de IA integrados analizan la información de los sensores IoT en los ensamblajes de aeronaves para predecir cuándo una pieza podría fallar, lo que desencadena un mantenimiento proactivo o la sustitución de piezas.
Al pronosticar las necesidades esperadas e inesperadas, estos sistemas pueden iniciar automáticamente nuevos pedidos antes de que se agote el inventario, lo que reduce los AOG y mejora la eficiencia operativa.
4. Capacitar a los equipos de adquisiciones en los nuevos flujos de trabajo
La automatización de las órdenes de compra elimina inevitablemente los pasos manuales del proceso. Los equipos de compras deben comprender el nuevo proceso y asegurarse de comprender las medidas de seguridad en caso de fallo. Los equipos deben comprender el funcionamiento del software, incluyendo funciones como flujos de trabajo de aprobación, paneles personalizables y herramientas de informe de errores.
Las sesiones de formación deben centrarse en:
- Cómo la automatización mejorará las operaciones diarias y liberará a los equipos de los tediosos procesos manuales de órdenes de compra.
- Gestión de excepciones: cómo registrar errores y dónde se requiere supervisión humana.
- Ajuste de reglas de negocio (parámetros de aprobación) o umbrales para flujos de trabajo dinámicos.
Beneficios de la automatización de órdenes de compra
Existe una gran cantidad de evidencia que demuestra que los equipos de compras que automatizan las órdenes de compra reportan sistemáticamente menos errores y obtienen importantes mejoras en la eficiencia de las compras. A continuación, se presentan algunos ejemplos:
- 18% menos de días de pago pendientes de cobro (DPO).Esto se traduce en unos 5,5 días al año (Estrategia e investigación de Aberdeen).
- Reducción de costos de MRO.Según Boston Consulting Group, los costos de MRO pueden ser tan altos como4,5% de los ingresos totales, por lo que cualquier reducción puede tener un impacto significativo.
- 49% de ahorro en los costes asociados al procesamiento de facturasCon una configuración automatizada para procesar facturas, las órdenes de compra se procesan de forma más rápida y consistente.
- Ahorro de costes para descuentos por pago anticipadoLa mayoría de los vendedores ofrecen este descuento, pero...menos del 21% de las empresaspueden aprovecharse de las ineficiencias del proceso.
- Se pueden procesar 4,11 veces más facturas.La automatización de las órdenes de compra permite a las empresas procesarmás de cuatro veces más facturas, acelerando el ciclo de adquisición y garantizando que los aviones no se queden en tierra esperando una pieza faltante.
Estudios de caso
Gulfstream Aerospace
Gulfstream Aerospace Corporation implementó un proyecto de automatización de cuentas por pagar para abordar las ineficiencias y el aumento de costos asociados con su sistema de procesamiento manual de facturas. Esta iniciativa generó aumentos de productividad superiores al 20%, mejorando significativamente la eficiencia operativa.Conexión ECM).
Piezas MRO de AMP
AMP revolucionó su cadena de suministro al automatizar las órdenes de compra. AMP reemplazó la gestión manual de órdenes de compra con un sistema optimizado que minimizó la intervención humana, reduciendo significativamente los errores y acelerando los ciclos de adquisición. Las piezas llegaron puntualmente, garantizando la fluidez de las operaciones y la reducción de costos. AMP ahorró...promedio de 20 minutosen cada orden de compra.
Por cada 100.000 órdenes de compra, eso supone un ahorro de tiempo de 2 millones de minutos o aproximadamente 33.333 horas.
Automatizar las órdenes de compra ahorra tiempo, dinero y dolores de cabeza.
En la aviación, la velocidad y la precisión no son lujos, sino la máxima prioridad de la industria. Los retrasos en los aviones y los pequeños errores en la introducción de datos pueden costar millones. La automatización de órdenes de compra aporta velocidad y claridad a un proceso lento y complejo. Agiliza las aprobaciones, rastrea las necesidades de inventario, supervisa el rendimiento de los proveedores y elimina las conjeturas.
Has leído las cifras. Has visto los hechos. Ahora es momento de actuar.ePlaneAI ofrece las herramientas de automatización que necesita para transformar las adquisiciones.Reserve una demostración hoy.
Esto asciende a
Esto asciende a
Tendencias de mantenimiento de aviación que podrían cobrar impulso en circunstancias inciertas
Las aeronaves permanecen en servicio durante más tiempo, las cadenas de suministro son un polvorín y la tecnología evoluciona de la noche a la mañana. Descubra las tendencias de mantenimiento que cobran impulso y lo que significan para los operadores que buscan mantenerse en el aire y ser rentables.
August 27, 2025
Cómo utilizar AeroGenie para optimizar los informes de adquisiciones en la aviación
¿Qué hace que las herramientas de IA entiendan el lenguaje humano? No es magia, es PLN. Descubre cómo funciona el PLN, hacia dónde se dirige y cómo está cambiando la forma en que consultamos y generamos informes con IA.
August 25, 2025
¿Qué es la aprobación del fabricante de piezas (PMA) y por qué es importante en la aviación?
Las piezas PMA están transformando la aviación: reducen costos, mejoran el rendimiento y reducen el tiempo de inactividad. Descubra por qué los componentes PMA aprobados por la FAA se están convirtiendo en la opción predilecta para aerolíneas, MRO y fabricantes de equipos originales (OEM).
August 22, 2025
Cómo gestionar su equipo de mantenimiento de aeronaves con Schedule AI
¿Cansado de los problemas de programación de mantenimiento manual? Descubre Schedule AI. Descubre cómo Schedule AI está transformando las operaciones de aeronaves, ayudando a tu equipo a optimizar tareas y reducir drásticamente los tiempos de respuesta. Mantén tu flota en vuelo y a tiempo.
