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Optimice la adquisición en aviación con la automatización de órdenes de compra: Reduzca errores, acorte plazos y corte costos
Trabajar en la industria de la aviación implica realizar muchas compras. Con una necesidad continua de partes nuevas, piezas de repuesto y partes de reserva "por si acaso", hay un flujo incesante de órdenes de compra (POs) que gestionar.
Esto asciende a 24.65 mil millones de dólares en gastos totales por parte de los MROs solo en piezas de aviación. Si se incluye la mano de obra de los técnicos, transporte, tarifas de almacenamiento, seguros y otros costos relacionados, la tormenta de papeleo se convierte en una avalancha.
En esta industria de alto valor y fuertemente regulada, la precisión es clave en todas las operaciones, incluido el proceso de compra. Cualquier error en el proceso de pedido de compra (PO) puede llevar a retrasos operativos, eventos de AOG (aeronave en tierra) y grandes pérdidas de ingresos y confianza de los clientes.
El uso de un sistema automatizado de órdenes de compra puede minimizar muchas razones comunes de errores en las órdenes de compra, como los errores en la entrada manual de datos, la falta de automatización, la mala comunicación con los proveedores y un proceso de aprobación de órdenes de compra inconsistente.
Este artículo examinará formas en que las empresas de aviación pueden agilizar y mejorar el proceso de compra con la IA para aumentar la productividad, reducir los ciclos de compra y mejorar la eficiencia general del negocio.
¿Qué es una orden de compra?
En primer lugar, pongámonos de acuerdo sobre qué es una orden de compra o PO. Una orden de compra (PO) es un documento formal emitido por un comprador a un vendedor. Proporciona los detalles necesarios para el vendedor, como qué productos o servicios necesita el comprador, cuántos necesita, los precios acordados y dónde enviarlos y facturarlos.
La orden de compra sirve como un acuerdo legalmente vinculante para ambas partes como una parte formal del proceso de adquisición, y establece claramente las responsabilidades de ambas partes. Las órdenes de compra son fundamentales para prevenir malentendidos y permitir operaciones comerciales fluidas.
En la industria de la aviación, las órdenes de compra son especialmente críticas debido a los estrictos estándares de seguridad y requisitos regulatorios del sector. La documentación precisa de todas las partes y servicios es imprescindible para garantizar la aeronavegabilidad de las aeronaves y mantener un claro rastro de auditoría que demuestre el cumplimiento empresarial.
Órdenes firmes vs. opciones
Profundizando más, hay dos tipos distintos de compromisos de compra cuando se trata de adquisiciones: órdenes firmes y opciones.
- Un pedido firme es un acuerdo vinculante entre un comprador y un vendedor, que obliga al comprador a adquirir bienes o servicios especificados bajo términos acordados y obliga al vendedor a cumplirlo. Una vez realizado, compromete a ambas partes con la transacción, asegurando que el vendedor proporcione los bienes o servicios y que el comprador complete la compra.
- Una opción otorga al comprador el derecho, pero no la obligación, de adquirir bienes o servicios en términos predeterminados dentro de un plazo especificado. Esto permite al comprador asegurar los términos sin comprometerse de inmediato con la compra, proporcionando flexibilidad para decidir más tarde en base a las necesidades o condiciones del mercado. Esto puede acelerar enormemente el proceso de re-pedido.
Automatización de órdenes de compra
La automatización de órdenes de compra (OC) agiliza la creación, aprobación y gestión de órdenes de compra tanto para pedidos firmes como para opciones.
- Los pedidos firmes pueden generarse utilizando sistemas automatizados basados en los niveles de inventario, pronósticos de demanda variables o calendarios de adquisiciones predefinidos. Esto garantiza la reposición oportuna y niveles óptimos de stock.
- Opciones: Aunque las opciones son menos comunes en los procesos de adquisición generales, son bastante habituales en la industria de la aviación. Los sistemas automatizados pueden rastrear los acuerdos de opciones, monitorear las fechas de vencimiento y alertar a los equipos de adquisición cuando se necesitan decisiones, facilitando la conversión oportuna de opciones en pedidos en firme.
Conversión de opciones a pedidos en firme
Con un sistema automatizado, las opciones pueden convertirse fácilmente en pedidos firmes cuando el comprador decide ejercer la opción dentro del plazo predefinido.
La conversión implica formalizar el compromiso del comprador para realizar la compra. En este caso, se emite una orden de compra que hace referencia automáticamente al acuerdo original y destaca los términos para cualquier opción.
Los sistemas automatizados pueden gestionar el proceso de compra mediante:
- Seguimiento: Monitoreo de acuerdos de opciones y sus respectivos plazos.
- Alertas: Notificando a los equipos de compras sobre los plazos próximos para ejercer opciones.
- Procesando: Pasando de una opción a un pedido firme mediante la generación de la documentación y aprobaciones necesarias.
Cuatro pasos para implementar la automatización de órdenes de compra
La implementación exitosa de la automatización de órdenes de compra en la industria de la aviación no se trata solo de reemplazar procesos manuales por digitales. Requiere un plan claro, las herramientas adecuadas y una integración perfecta con los sistemas existentes. Aquí te explicamos cómo lograrlo:
1. Elija el software de automatización de órdenes de compra adecuado
El primer paso es seleccionar una plataforma diseñada para satisfacer las necesidades de la industria de la aviación. Busque soluciones que ofrezcan características como seguimiento en tiempo real, pronóstico de demanda impulsado por IA y flujos de trabajo de aprobación simplificados.
Por ejemplo, Inventory AI de ePlane está diseñado específicamente para la adquisición en la aviación e integra con todos los principales sistemas ERP de aviación. Cuenta con todas las características que los MROs y Aerolíneas necesitan para rastrear inventario, gestionar relaciones con proveedores y automatizar la creación y aprobación de órdenes de compra.
2. Integre su sistema de Órdenes de Compra con el ERP y otros sistemas
La automatización no existe en el vacío, debe funcionar de manera integrada con su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) existente, como SAP, Oracle NetSuite o IFS Aerospace & Defense. La integración asegura que las órdenes de compra extraigan automáticamente datos como los niveles de inventario, contratos con proveedores y calendarios de mantenimiento, minimizando los silos de datos y eliminando las entradas duplicadas.
Por ejemplo, integrar el seguimiento RFID en su sistema ERP puede vincular el inventario de piezas directamente con las órdenes de compra. Cuando se escanea una pieza para su uso o entrega, el sistema puede activar un reorden automáticamente, reduciendo los retrasos causados por bajo inventario.
3. Configurar RFID, IoT u otro seguimiento de inventario
Las etiquetas RFID y los sensores IoT proporcionan visibilidad de datos en tiempo real que impulsa la automatización en los procesos de adquisición. En un contexto de MRO de aviación, RFID rastrea las partes físicas a lo largo de la cadena de suministro, asegurando una visibilidad precisa de la ubicación para los paquetes, ya sea en un almacén o en tránsito. Mientras tanto, los sensores IoT monitorean las condiciones de almacenamiento como la temperatura o la humedad para mantener el cumplimiento con los estándares de seguridad y calidad.
Estos datos no se limitan solo al seguimiento. Los sistemas de IA integrados analizan las entradas de sensores IoT en ensamblajes de aeronaves para predecir cuándo una pieza podría fallar, desencadenando mantenimiento proactivo o reemplazos.
Al prever las necesidades esperadas e inesperadas, estos sistemas pueden iniciar automáticamente nuevos pedidos antes de que se agoten las existencias, reduciendo los AOGs y mejorando la eficiencia operativa.
4. Capacitar a los equipos de adquisiciones en los nuevos flujos de trabajo
La introducción de la automatización de órdenes de compra elimina inevitablemente pasos manuales del proceso. Los equipos de adquisiciones necesitan comprender el nuevo proceso y asegurarse de que entienden el plan de contingencia si algo sale mal. ¿Cómo detectar anomalías, qué hacer cuando esto sucede? etc. Los equipos necesitan entender cómo funciona el software, incluyendo características como flujos de trabajo de aprobación, paneles de control personalizables y herramientas de informe de errores.
Las sesiones de entrenamiento deben centrarse en:
- Cómo la automatización mejorará las operaciones diarias y liberará a los equipos de los tediosos procesos manuales de órdenes de compra.
- Gestión de excepciones: cómo registrar errores y dónde se requiere supervisión humana.
- Ajustar las reglas de negocio (parámetros de aprobación) o umbrales para flujos de trabajo dinámicos.
Beneficios de la automatización de órdenes de compra
Existe una montaña de evidencia de que los equipos de adquisiciones que automatizan las órdenes de compra informan consistentemente menos errores y observan grandes avances en la eficiencia de las compras. Aquí hay algunos ejemplos:
- 18% menos días de cuentas por pagar pendientes (DPO). Esto se traduce en aproximadamente 5.5 días por año (Aberdeen Strategy & Research).
- Reducción en los costos de MRO. Según el Boston Consulting Group, los costos de MRO pueden ser tan altos como el 4.5% del ingreso total, y por lo tanto cualquier reducción puede tener un impacto significativo.
- 49% de ahorro en los costos asociados con el procesamiento de facturas. Con una configuración automatizada para procesar facturas, las órdenes de compra se procesan más rápidamente y de manera consistente.
- Ahorro de costos por descuentos por pronto pago. La mayoría de los proveedores ofrecen este descuento, sin embargo, menos del 21% de las empresas pueden aprovecharlo debido a ineficiencias en el proceso.
- Se pueden procesar 4.11 veces más facturas. La automatización de órdenes de compra permite a las empresas procesar más de cuatro veces la cantidad de facturas, acelerando el ciclo de adquisiciones y asegurando que los aviones no permanezcan en tierra esperando una pieza faltante.
Estudios de caso
Gulfstream Aerospace
Gulfstream Aerospace Corporation implementó un proyecto de automatización de cuentas por pagar para abordar las ineficiencias y los crecientes costos asociados con su sistema manual de procesamiento de facturas. Esta iniciativa condujo a un aumento de la productividad que superó el 20%, mejorando significativamente la eficiencia operativa (ECM Connection).
AMP MRO Parts
AMP revolucionó su cadena de suministro al automatizar las órdenes de compra. AMP reemplazó la gestión manual de órdenes de compra con un sistema optimizado que minimizó la intervención humana, reduciendo significativamente los errores y acelerando los ciclos de adquisición. Las piezas llegaron puntualmente, asegurando que las operaciones se desarrollaran sin problemas y los costos se redujeran. AMP ahorró un promedio de 20 minutos en cada OC.
Por cada 100,000 órdenes de compra, eso representa un ahorro de tiempo de 2 millones de minutos o aproximadamente 33,333 horas.
Automatizar las órdenes de compra ahorra tiempo, dinero y dolores de cabeza
En la aviación, la velocidad y la precisión no son lujos, son palabras clave para la industria. Los retrasos mantienen los aviones en tierra y pequeños errores en la entrada de datos pueden costar millones. La automatización de órdenes de compra aporta velocidad y claridad a un proceso lento y desordenado. La automatización de órdenes de compra agiliza las aprobaciones, rastrea las necesidades de inventario, monitorea el rendimiento de los proveedores y elimina las conjeturas.
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