Эффективное управление электронной почтой для заказов в сфере авиации с большим объемом

Эффективная обработка этих запросов имеет решающее значение. Задержки могут привести к потере бизнеса, нарушению графиков технического обслуживания и задержке воздушных судов.

Традиционно обработка запросов на предложение цен (RFQ) была ручной, требуя от команд по закупкам сортировать, проверять и отвечать на электронные письма по одному.

Программное обеспечение для запросов предложений, работающее на основе искусственного интеллекта, преобразует этот когда-то утомительный процесс, позволяя командам по закупкам автоматизировать прием, сортировку и создание ответов с невиданной ранее скоростью и точностью.

Благодаря способности искусственного интеллекта автоматизировать обработку электронной почты, точно сортировать и категоризировать запросы, а также генерировать ответы за секунды, ваша компания может ускорить время обработки запросов на предложение цен (RFQ) и заключать сделки, пока конкуренты используют медленные ручные процессы, полные человеческих ошибок. Пока ваше предложение рассматривается, у них в почтовом ящике остаются неоткрытые запросы на предложение цен.

Эта статья объясняет, как достичь такого уровня эффективности, который позволит вам обогнать конкурентов, рассматривая принципы работы автоматизации на основе искусственного интеллекта и конкретные способы трансформации ваших рабочих процессов по запросам на предложение (RFQ).

Масштаб управления электронной почтой в сфере закупок для авиации

Телефонные звонки и факсы становятся все более редкими в эти дни в сфере закупок в авиации. Электронная почта остается основным, если не предпочтительным, каналом связи для деятельности по закупкам.

Каждый день авиакомпании обрабатывают сотни, а то и тысячи запросов на предложение цен, каждый из которых отличается сложностью и срочностью.

Типы запросов предложений в авиации:

Задержки в обработке запросов на котировки приводят к потере доходов, нарушениям в цепочке поставок и увеличению операционных расходов, не говоря уже о других последствиях, которые могут повлиять на другие рейсы, графики работы персонала и даже на всю авиационную отрасль в целом.

Кроме того, задержки могут обойтись компаниям в 50% премии за срочные детали в случаях AOG.

Бремя ручной обработки запросов предложений

Многие команды по закупкам в авиации полагаются на ручной ввод данных для сортировки, проверки и ручной обработки запросов на предложения (RFQ). Существуют правила для электронной почты, которые они могут установить для сортировки и приоритизации сообщений от определенных отправителей или содержащих определенные ключевые слова, однако эти меры далеки от 100% точности.

В отсутствие ИИ ручной ответ обеспечивает большую точность. Но процесс просеивания электронной почты занимает много времени и может привести к:

Более медленные времена реакции, требующие большего вмешательства человека. Помимо ручной оценки запроса предложения цен (RFQ), получателю теперь необходимо согласовать наличие товара на складе, ценообразование, координацию с поставщиками и другие важные детали, на обработку которых может уйти несколько часов.

Увеличение человеческой ошибки для обеих сторон. Человек, отправляющий запрос на котировку, может случайно добавить или пропустить лишнюю цифру, сказать Часть A, когда имеется в виду Часть AA, или забыть важные детали.

Даже если запрос составлен идеально, получатель может неправильно прочитать его часть. Искусственный интеллект может отмечать несоответствия в запросах предложений от определенных отправителей, а также читать и извлекать все данные электронной почты с практически 100% точностью.

Высокая стоимость труда. Группы по закупкам тратят ценные часы на выполнение повторяющихся задач с электронной почтой вместо того, чтобы сосредоточиться на стратегии и принятии важных решений.

Более медленное время реакции, увеличение числа ошибок и более высокие трудозатраты приводят к большему количеству задержек рейсов, большему операционному хаосу и потенциальной потере доходов на миллионы — как для авиакомпании, так и для поставщика запчастей. Однако решения на основе искусственного интеллекта помогают преодолеть эти проблемы.

Управление электронной почтой на основе искусственного интеллекта

Решения в области искусственного интеллекта, такие как EmailAI от ePlaneAI, оптимизируют процесс запроса предложений, устраняя человеческие узкие места и другие ограничения.

В течение нескольких секунд после того, как письмо с запросом предложения поступает в ваш почтовый ящик, оно точно прочитано и правильно категоризировано на основе срочности. Массовые заказы, детали высокой стоимости или ситуации AOG будут немедленно отмечены как высокосрочные.

Затем, исходя из наличия компонентов, местоположения и других логистических факторов, EmailAI создаст точный, верный и одобренный квотирование в течение 10 минут, часто на несколько часов (если не дней) раньше, чем у конкурентов.

Автоматизация на скорости ИИ означает закрытие большего количества сделок быстрее и с большей точностью, что улучшает маржинальность.

Умная категоризация и автоматизированное приоритизирование

Одно из главных преимуществ ИИ - это интеллектуальная сортировка.

Вместо того чтобы команды по закупкам или неправильно настроенные правила электронной почты фильтровали сообщения, искусственный интеллект автоматически категоризирует запросы предложений и расставляет их по приоритетности в зависимости от срочности.

Компании могут создавать больше категорий или использовать другие названия категорий в зависимости от своих специфических потребностей, однако такое разделение на три основные категории обычно работает лучше всего.

С помощью программного обеспечения для запросов предложений, управляемого искусственным интеллектом, авиационные компании могут динамически уточнять эти категории, обеспечивая приоритетную обработку и выполнение срочных запросов без задержек. Независимо от того, 3 категории это или 10, наличие эффективной и автоматизированной системы триажа предотвращает создание задолженностей и гарантирует, что ваши запросы предложений с высоким приоритетом не будут потеряны в почтовом ящике.

Повышение точности ответа

Ручная обработка запросов на котировки часто приводит к ошибкам в ценообразовании, проверке наличия товаров и документации. Искусственный интеллект исключает эти риски, сверяя запросы на котировки с базами данных о наличии товаров и ценах в реальном времени, обеспечивая соответствие требованиям авиационной документации для FAA, EASA и других регулирующих органов, а также создавая стандартизированные, безошибочные предложения за считанные минуты на основе уровней запасов и исторических данных о продажах.

Это выгодно вам и вашему клиенту: он получает необходимую деталь по конкурентной цене, а вы заключаете больше сделок. Но кроме того, процессы, управляемые искусственным интеллектом, могут повысить точность прогнозирования спроса более чем на 25%, сокращая количество случаев нехватки или избытка товаров.

Интеграция в реальном времени с системами закупок

Авиакомпании обычно полагаются на системы ERP, такие как SAP, AMOS и Quantum, для управления запасами и закупками. ERP может собирать данные из различных бизнес-подразделений в одно хранилище, но эти данные мало что значат, если у вас нет возможности их анализировать, находить связи и принимать быстрые решения с большей уверенностью и точностью.

ePlaneAI работает с существующими системами ERP и закупок, чтобы сделать данные ERP активно используемыми. Она выступает в качестве слоя ERP, который может напрямую интегрироваться с вашей существующей платформой для бесперебойного обмена данными между электронными запросами предложений и системами учета запасов, мгновенной проверки наличия запчастей без участия человека, а также автоматизированного создания заказов на покупку (PO), что снижает административную нагрузку.

Будущее искусственного интеллекта в обработке электронной почты в авиации

Автоматизация электронной почты на основе искусственного интеллекта, хотя и мощная, но только на начальном этапе своего полного потенциала. Будущие улучшения значительно расширят её возможности. В следующем десятилетии ожидайте увидеть:

Принятие программного обеспечения для запроса предложений (RFQ) как части стратегии закупок, управляемой искусственным интеллектом, является переломным моментом и рубиконом для закупок в авиации, на перекрестке устаревших рабочих процессов и неудержимой эффективности.

Многие авиационные компании уже используют цепочки поставок, управляемые искусственным интеллектом, осознавая годовую экономию в миллионах, а также повышение производительности, операционных и репутационных преимуществ. Те, кто уже сейчас внедряют ИИ, наилучшим образом расположены для извлечения выгоды от растущих возможностей ИИ и более устойчивого ведения бизнеса.

Почему управление электронной почтой с помощью ИИ является конкурентным преимуществом

Авиационная отрасль не может позволить себе медленную и неэффективную обработку электронной почты. Каждый задержанный запрос на предложение - это упущенная возможность, которая потенциально может стоить миллионы из-за потерянных сделок, задержек в обслуживании и кризисов, связанных с неготовностью воздушного судна к полету (AOG).

EmailAI от ePlaneAI преобразует традиционную обработку запросов на предложения (RFQ), автоматизируя ответы, повышая точность и беспрепятственно интегрируясь с существующими системами закупок. Компании, внедряющие EmailAI, наблюдают более быстрые сроки ответов на RFQ, повышенную эффективность и операционную эффективность, не говоря уже о более счастливых работниках, освобожденных от утомительных, рутинных административных задач.

Принимайте меры уже сегодня. Хотите ускорить обработку авиационных писем и заключить больше сделок быстрее? Изучите EmailAI от ePlaneAI и другие решения на основе искусственного интеллекта, чтобы повысить эффективность закупок в 21 веке и далее.