Эффективное управление электронной почтой для заказов в сфере авиации с большим объемом

Цепочка поставок в авиации зависит от быстрой и точной коммуникации. Каждый день авиакомпании, поставщики услуг по техническому обслуживанию, ремонту и капитальному ремонту (MRO) и поставщики обрабатывают тысячи запросов на котировки (RFQ), отправленных по электронной почте.

Эффективная обработка этих запросов имеет решающее значение. Задержки могут привести к потере бизнеса, нарушению графиков технического обслуживания и приземлению самолетов.

Традиционно обработка запросов предложений производилась вручную, и отделам закупок приходилось сортировать, проверять и отвечать на электронные письма по одному.

Программное обеспечение для запросов предложений на базе искусственного интеллекта преобразует этот некогда утомительный процесс, позволяя отделам закупок автоматизировать прием, сортировку и генерацию ответов с беспрецедентной скоростью и точностью.

Благодаря способности ИИ автоматизировать прием электронной почты, точно сортировать и классифицировать запросы, а также генерировать ответы в течение нескольких секунд, ваша компания может ускорить время обработки запросов предложений и заключить сделки, в то время как конкуренты используют медленные ручные процессы, чреватые человеческими ошибками.

В этой статье объясняется, как достичь такого уровня эффективности, при котором конкуренты остаются позади, и рассматривается, какАвтоматизация на основе искусственного интеллектаработы и конкретные способы, с помощью которых вы можете преобразовать свои собственные рабочие процессы по запросам предложений.

Масштаб управления электронной почтой в сфере закупок в сфере авиации

В наши дни телефонные звонки и факсы становятся все более редкими в сфере закупок в сфере авиации. Электронная почта остается основным, если не предпочтительным, каналом связи для закупочной деятельности.

Каждый день авиационные компании обрабатывают сотни и тысячи запросов предложений, все из которых различаются по сложности и срочности.

Типы запросов предложений в авиации:

Задержки в обработке запросов предложений приводят к потере дохода, сбоям в цепочке поставок и увеличению эксплуатационных расходов, не говоря уже о других последствиях, которые могут повлиять на другие рейсы, графики работы и даже на авиационную отрасль в целом.

Кроме того, задержки могут стоить компаниям 50% надбавки за срочность поставок деталей в случае непредвиденных обстоятельств.

Бремя ручной обработки запросов предложений

Многие группы по закупкам в сфере авиации полагаются на человеческий фактор при сортировке, проверке иотвечать на запросы предложений вручную. Существуют правила электронной почты, которые они могут применять для сортировки и приоритизации сообщений от определенных отправителей или содержащих определенные ключевые слова; однако эти меры далеки от 100% точности.

При отсутствии ИИ ручной ответ дает большую точность. Но процесс прочесывания писем занимает много времени и может привести к:

Более медленное время отклика, требующее большего вмешательства человека.Помимо ручной оценки запроса на предложение, получателю теперь приходится координировать доступность запасов, цены, координацию с поставщиками и другие важные детали, на обработку которых может уйти несколько часов.

Увеличение человеческого фактора для обеих сторон.Человек, отправляющий запрос предложения, может случайно добавить или пропустить лишнюю цифру, сказать «часть А», когда он хотел сказать «часть АА», или забыть важные детали.

Даже если запрос составлен идеально, получатель может неправильно его прочитать. ИИ может отмечать несоответствия в запросах RFQ для конкретных отправителей, а также читать и извлекать все данные электронной почты практически со 100% точностью.

Более высокие затраты на рабочую силу.Отделы закупок тратят драгоценное время на обработку повторяющихся задач по электронной почте вместо того, чтобы сосредоточиться на стратегии и принятии других решений высокого уровня.

Более медленное время отклика, увеличение количества ошибок и более высокие затраты на рабочую силу приводят к большему количеству задержек рейсов, большему операционному хаосу и потенциальной потере доходов в миллионах — как для авиационной компании, так и для поставщика деталей. Однако решения на основе ИИ закрывают эти пробелы.

Управление электронной почтой на основе искусственного интеллекта

Решения на основе искусственного интеллекта, такие как ePlaneAIЭлектронная почтаоптимизировать процедуру запроса цен, устранив человеческие ограничения и другие ограничения.

В течение нескольких секунд после того, как электронное письмо с запросом предложения попадет в ваш почтовый ящик, оно будет точно прочитано и правильно классифицировано по степени срочности. Массовые заказы, дорогостоящие детали или сценарии AOG будут немедленно отмечены как требующие высокой срочности.

Затем, на основе доступности детали, местоположения и других логистических данных, EmailAI сформирует точную, аккуратную и утвержденную смету в течение 10 минут — часто на часы (если не на дни) раньше, чем это сделают другие конкуренты.

Автоматизация на базе искусственного интеллекта означает, что больше сделок будет закрыто быстрее и точнее, что позволит увеличить прибыль.

Умная категоризация и автоматическая расстановка приоритетов

Одним из самых больших преимуществ ИИ является интеллектуальная сортировка.

Вместо того чтобы фильтровать сообщения с помощью групп по закупкам или некорректных правил электронной почты, ИИ автоматически классифицирует запросы предложений и расставляет их по приоритетам в зависимости от срочности.

Компании могут создавать больше категорий или различные метки категорий в зависимости от своих конкретных потребностей, однако такое разбиение на три основные категории обычно работает лучше всего.

С помощью программного обеспечения RFQ на основе ИИ авиационные компании могут динамически уточнять эти категории, гарантируя, что срочные запросы будут приоритизированы и обработаны без задержек. Независимо от того, 3 это категории или 10, наличие эффективной и автоматизированной системы сортировки предотвращает задержку и гарантирует, что ваши высокоприоритетные RFQ не будут погребены в папке входящих.

Повышение точности ответа

Ручная обработка запросов предложений подвержена ошибкам в ценообразовании, проверке запасов и документации. ИИ устраняет эти риски, сопоставляя запросы предложений с базами данных запасов и цен в реальном времени, поддерживая соответствие требованиям к авиационной документации для FAA, EASA и других регулирующих органов, а также генерируя стандартизированные, безошибочные предложения за считанные минуты на основе уровней запасов и исторических данных о продажах.

Это выгодно вам и вашим клиентам: они получают нужную им деталь по конкурентоспособной цене, а вы заключаете больше сделок. Но помимо этого, процессы, управляемые ИИ, могут повысить точность прогнозирования спроса более чем на 25%, сократив дефицит или излишки.

Интеграция в реальном времени с системами закупок

Авиационные компании обычно полагаются на системы ERP, такие как SAP, AMOS и Quantum для инвентаризации и закупок. ERP может собирать данные для нескольких бизнес-подразделений в одном хранилище, но эти данные не будут иметь смысла, если у вас нет возможности анализировать их, связывать точки и принимать быстрые решения с большей уверенностью и точностью.

ePlaneAI работает с существующими системами ERP и закупок, чтобы сделать ваши данные ERP применимыми на практике. Он действует как уровень ERP, который может напрямую интегрироваться с вашей существующей платформой для бесперебойного потока данных между электронными запросами предложений и системами инвентаризации, мгновенной проверки доступности деталей без вмешательства человека и автоматизированной генерации заказов на закупку (PO), что снижает административную нагрузку.

Будущее ИИ в обработке электронной почты в авиации

Автоматизация электронной почты на основе ИИ, хотя и мощная, только начинает раскрывать свой полный потенциал. Будущие усовершенствования значительно расширят ее возможности. В следующем десятилетии ожидайте увидеть:

Внедрение программного обеспечения для запроса ценовых предложений в рамках стратегии закупок на основе искусственного интеллекта — это переломный момент и переломный момент для сферы закупок в сфере авиации, находящегося на перепутье между устаревшими рабочими процессами и неудержимой эффективностью.

Многие авиационные компании уже используют цепочки поставок на базе ИИ, получая ежегодную экономию в миллионах и дополнительную производительность, операционные и репутационные выгоды. Те, кто внедряет ИИ сейчас, находятся в лучшем положении, чтобы извлечь выгоду из растущих возможностей ИИ — и более постоянной устойчивости бизнеса.

Почему управление электронной почтой с помощью ИИ является конкурентным преимуществом

Авиационная отрасль не может позволить себе медленную и неэффективную обработку электронной почты. Каждый отложенный запрос цен — это упущенная возможность, которая может стоить миллионы из-за потерянных сделок, задержки обслуживания и кризисов AOG.

EmailAI от ePlaneAI преобразует традиционную обработку RFQ, автоматизируя ответы, повышая точность и бесшовно интегрируясь с вашими существующими системами закупок. Компании, которые внедряют EmailAI, отмечают более быстрое время ответа на RFQ, большую эффективность и повышенную операционную эффективность — не говоря уже о более счастливых работниках, освобожденных от утомительных, рутинных административных задач.

Действуйте сегодня.Хотите ускорить обработку электронной почты в сфере авиации и заключать больше сделок еще быстрее? Изучите ePlaneAIЭлектронная почтаи другие решения на базе искусственного интеллекта, которые позволят вам повысить эффективность закупок до уровня 21 века и далее.