高容量の航空注文に対する効率的なメール管理

これらのリクエストを効率的に処理することが重要です。遅延はビジネスの損失、保守スケジュールの乱れ、そして飛行機の運航停止につながる可能性があります。

従来、RFQの処理は手動で行われ、調達チームは一つ一つのメールを分類し、検証し、返信する必要がありました。

AIによって駆動されるRFQソフトウェアは、かつて面倒だったこのプロセスを変革しており、調達チームは受付、分類、およびレスポンス生成を前例のない速度と正確さで自動化することができます。

AIがメールの受信を自動化し、リクエストを正確に分類・カテゴリー分けし、数秒以内に返答を生成する能力により、御社はRFQ（見積依頼）の対応時間を加速させ、競合他社が遅い手作業のプロセスや人的ミスの多い作業を使用している間に取引を確保することができます。あなたの入札が検討されている間に、彼らは未開封のRFQを受信箱に残しています。

この記事では、競合他社を圧倒するレベルの効率性を実現する方法、AI駆動の自動化がどのように機能するか、そして自身のRFQワークフローを変革する具体的な方法について説明しています。

航空調達における電子メール管理の規模

航空調達の分野では、電話やファックスの利用が現在、めっきり減っています。調達活動において、メールが主要な、あるいは好ましいコミュニケーション手段として残っています。

毎日、航空会社は数百から数千にも及ぶRFQ（見積依頼）を処理しており、それぞれが複雑さや緊急性において異なります。

航空におけるRFQの種類:

見積もり依頼の処理遅延は、収益の損失、サプライチェーンの混乱、そして運用コストの増加につながります。その他にも、他のフライト、労働スケジュール、さらには広範な航空業界に影響を及ぼす下流の波紋を引き起こすこともあります。

さらに、AOGイベントにおいて、遅延は企業に急ぎの部品に対して50%のプレミアムコストをかける可能性があります。

手動でのRFQ処理の負担

多くの航空調達チームは、RFQに手動で分類、確認、対応するために人の入力に依存しています。特定の送信者からのメッセージや特定のキーワードを含むメッセージを分類し優先順位をつけるためのメールルールを設定することができますが、これらの対策は100%正確とは言えません。

AIがない場合、手動での対応の方が正確性が高まります。しかし、メールを精査するプロセスは時間がかかり、次のような問題につながる可能性があります：

より遅い応答時間で、より多くの人間の介入が必要です。RFQを手動で評価するだけでなく、在庫の有無、価格設定、サプライヤーの調整、その他の重要な詳細を調整する必要があり、処理には数時間かかることがあります。

両方の当事者における人為的ミスが増加しています。 RFQを送る人は、誤って数字を一つ余分に加えたり省いたりして、Part AをPart AAと言いたいのにPart Aと言ってしまったり、重要な詳細を忘れてしまうことがあります。

完璧に作成されたとしても、受信者は依頼の一部を誤読する可能性があります。AIは特定の送信者のRFQリクエストにおける不一致を検出し、ほぼ100%の精度で全てのメールデータを読み取り、抽出することができます。

高い労働コスト。調達チームは戦略やその他の高度な意思決定に集中する代わりに、繰り返し発生するメール業務の処理に貴重な時間を費やしています。

反応時間の遅れ、エラーの増加、および労働コストの増加は、より多くのフライト遅延、運用上の混乱の増加、および航空会社と部品供給業者の双方にとって数百万の潜在的な収益損失につながります。しかし、AIによるソリューションはこれらのギャップを埋めています。

AI駆動のメール管理

AIソリューションであるePlaneAIのEmailAIのように、人的ボトルネックやその他の制約を取り除くことでRFQを効率化します。

RFQメールが受信トレイに届いてから数秒以内に、そのメールは正確に読み取られ、緊急性に基づいて適切に分類されます。大量注文、高価な部品、またはAOGの状況は、すぐに高い緊急性があるとしてフラグが立てられます。

その後、部品の入手可能性、場所、その他の物流に基づいて、EmailAIは正確で承認された見積もりを10分以内に生成します。これは他の競合他社よりもしばしば数時間（場合によっては数日）早いです。

AIによる高速自動化は、より迅速かつ正確に取引を成立させることで、利益率の向上につながります。

スマートなカテゴリ分けと自動優先順位付け

AIの最大の利点の一つは、インテリジェントなソーティングです。

調達チームや不完全なメールルールがメッセージをフィルタリングする代わりに、AIが自動的にRFQを分類し、緊急度に基づいて優先順位を付けます。

企業は特定のニーズに基づいてより多くのカテゴリを作成したり、異なるカテゴリラベルを選択することができますが、この3つのコアカテゴリに分ける方法が一般的に最も効果的です。

AI駆動のRFQソフトウェアを使用することで、航空会社はこれらのカテゴリーを動的に洗練させ、緊急の要求が優先され、遅延なく処理されることを保証できます。カテゴリーが3つであろうと10つであろうと、効果的で自動化されたトリアージシステムを持つことで、バックログを防ぎ、高優先度のRFQが受信箱で埋もれることがないようにします。

応答精度の向上

手動のRFQ処理は、価格設定、在庫確認、文書化において間違いが発生しやすいです。AIは、リアルタイムの在庫および価格データベースとRFQを相互参照することでこれらのリスクを排除し、FAA、EASA、その他の規制機関の航空文書要件を遵守し、在庫レベルと過去の販売データに基づいて数分で標準化された、エラーのない見積もりを生成します。

これはあなたとあなたの顧客に利益をもたらします。顧客は競争力のある入札で必要な部品を手に入れ、あなたはより多くの取引を成立させることができます。しかし、それだけではありません。AI駆動のプロセスは需要予測の精度を25％以上向上させることができ、在庫切れや過剰在庫を減らすことができます。

調達システムとのリアルタイム統合

航空会社は通常、在庫管理や調達のためにSAP、AMOS、QuantumのようなERPシステムに依存しています。ERPは複数のビジネスユニットのデータを一つのサイロに集約することができますが、そのデータを分析し、点を結び、より大きな自信と正確さで迅速な意思決定を行う能力がなければ、データはあまり意味をなしません。

ePlaneAIは、既存のERPおよび調達システムと連携してERPデータを活用できるようにします。これはERPレイヤーとして機能し、既存のプラットフォームと直接統合して、メールRFQと在庫システム間のシームレスなデータフロー、人の介入なしでの即時部品の在庫確認、および自動化された購買注文（PO）の生成を可能にし、管理作業の負担を軽減します。

航空メール処理におけるAIの未来

AI駆動のメール自動化は強力ですが、その全潜在能力の始まりに過ぎません。将来の強化により、その能力は大幅に拡張されるでしょう。今後10年で、以下のような進化が期待されます：

AI駆動の調達戦略の一環としてRFQソフトウェアを採用することは、航空調達におけるルビコンの瞬間であり、時代遅れのワークフローと止められない効率性の交差点です。

多くの航空会社がすでにAIを活用したサプライチェーンを使用しており、年間数百万ドルのコスト削減と生産性、運用、評判の向上を実現しています。AIを早期に取り入れることで、AIの成長する能力とより恒久的なビジネスのレジリエンスから恩恵を受けることができます。

AIメール管理が競争優位になる理由

航空業界は遅く非効率なメール処理を許す余裕がありません。遅れたRFQは見逃された機会であり、取引の損失、保守の遅延、そしてAOGの危機に数百万を損なう可能性があります。

ePlaneAIのEmailAIは、応答を自動化し、精度を向上させ、既存の調達システムとシームレスに統合することで、従来のRFQ処理を変革します。EmailAIを採用する企業は、より速いRFQ対応時間、効率の向上、そして運用効率の高まりを実感しています。これにより、退屈で単調な管理作業から解放された幸せな従業員の存在も見逃せません。

今日行動を起こしましょう。航空メール処理を速め、より迅速に多くの取引を確保したいですか？ePlaneAIのEmailAIやその他のAI駆動ソリューションを探求し、調達の効率を21世紀以降に向けて向上させましょう。