高容量の航空注文に対する効率的なメール管理

航空サプライチェーンは、迅速かつ正確なコミュニケーションに依存しています。航空会社、整備・修理・オーバーホール（MRO）業者、そしてサプライヤーは、毎日、メールで送られてくる何千もの見積依頼（RFQ）を処理しています。

これらのリクエストを効率的に処理することは非常に重要です。遅延は、ビジネスの損失、メンテナンススケジュールの混乱、航空機の地上待機につながる可能性があります。

従来、RFQ の処理は手動で行われ、調達チームが電子メールを 1 つずつ分類、検証、返信する必要がありました。

AI を搭載した RFQ ソフトウェアは、かつては面倒だったこのプロセスを変革し、調達チームがこれまでにないスピードと精度で受付、仕分け、応答生成を自動化できるようにします。

AI は電子メールの受信を自動化し、リクエストを正確に分類して分類し、数秒以内に応答を生成することができるため、競合他社が人為的エラーの多い遅い手動プロセスを使用している間に、企業は RFQ の処理時間を短縮して取引を確保できます。

この記事では、競合他社を圧倒するレベルの効率性を達成する方法を説明します。AI駆動型自動化独自の RFQ ワークフローを変革する仕組みと具体的な方法を説明します。

航空機調達における電子メール管理の規模

航空機調達の分野では、電話やファックスの利用は近年減少傾向にあります。調達活動においては、電子メールが依然として主要な、あるいは推奨されるコミュニケーションチャネルとなっています。

航空会社は毎日、数百から数千の RFQ を処理しますが、その複雑さや緊急性はそれぞれ異なります。

航空業界におけるRFQの種類:

RFQ 処理の遅延は、収益の損失、サプライ チェーンの混乱、運用コストの増加につながるだけでなく、他のフライト、労働スケジュール、さらには航空業界全体に影響を及ぼす可能性のある下流の波及効果も生じます。

さらに、遅延により、企業は AOG イベントでの急ぎの部品に対して 50% の追加料金を請求される可能性があります。

手作業によるRFQ処理の負担

多くの航空機調達チームは、仕分け、検証、そして手動でRFQに応答する特定の送信者からのメッセージや特定のキーワードを含むメッセージを分類して優先順位を付けるメールルールを設定できますが、これらの対策は 100% 正確というにはほど遠いものです。

AIがない場合、手動で回答する方が正確性は高まります。しかし、メールを精査するプロセスは時間がかかり、次のような問題につながる可能性があります。

応答時間が遅くなり、より多くの人間の介入が必要になります。受信者は、RFQ を手動で評価するだけでなく、在庫状況、価格、サプライヤーの調整、その他の重要な詳細を調整する必要があり、その処理には何時間もかかることがあります。

双方の人的エラーが増加します。RFQ を送信する人が誤って余分な数字を追加または省略したり (たとえば、Part AA と言いたいところを Part A と入力したり)、重要な詳細を忘れたりすることがあります。

完璧に作成されていても、受信者が依頼書の一部を誤って読み取る可能性があります。AIは、特定の送信者に対するRFQ依頼書の矛盾をフラグ付けし、すべてのメールデータをほぼ100%の精度で読み取り、抽出することができます。

人件費の上昇。調達チームは、戦略やその他の高レベルの意思決定に集中する代わりに、反復的な電子メールタスクの処理に貴重な時間を費やしています。

応答時間の遅延、エラーの増加、人件費の高騰は、フライトの遅延、運用上の混乱、そして航空会社と部品サプライヤーの双方にとって数百万ドル規模の収益損失につながる可能性があります。しかし、AIを活用したソリューションは、これらのギャップを埋めつつあります。

AIを活用したメール管理

ePlaneAIのようなAIソリューションメール人的ボトルネックやその他の制約を排除して RFQ を合理化します。

RFQメールが受信トレイに届くと、数秒以内に正確に読み取られ、緊急度に基づいて適切に分類されます。大量注文、高額部品、AOGシナリオなどは、すぐに緊急度の高いものとしてフラグ付けされます。

次に、部品の在庫状況、場所、その他の物流に基づいて、EmailAI は、他の競合他社よりも 10 分以内、多くの場合は数時間 (場合によっては数日) 早く、正確で承認済みの見積書を生成します。

AI スピードの自動化により、より多くの取引がより速く、より正確に成立し、利益率が向上します。

スマートな分類と自動優先順位付け

AI の最大の利点の 1 つは、インテリジェントなソート機能です。

調達チームや不完全な電子メールルールがメッセージをフィルタリングする代わりに、AI が自動的に RFQ を分類し、緊急性に基づいて優先順位を付けます。

企業は、特定のニーズに基づいて、より多くのカテゴリや異なるカテゴリ ラベルを作成することもできますが、一般的には、この 3 つのコア カテゴリへの分類が最適です。

AI駆動型のRFQソフトウェアを活用することで、航空会社はこれらのカテゴリーを動的に絞り込み、緊急性の高いリクエストを優先的に処理し、遅延なく処理することができます。カテゴリーが3つでも10つでも、効果的で自動化されたトリアージシステムを導入することで、バックログの発生を防ぎ、優先度の高いRFQが受信トレイに埋もれることを防ぎます。

対応精度の向上

手作業によるRFQ処理では、価格設定、在庫確認、書類作成においてミスが発生しやすい傾向があります。AIは、RFQをリアルタイムの在庫・価格データベースと相互参照し、FAA、EASA、その他の規制当局の航空書類要件へのコンプライアンスを維持し、在庫レベルと過去の販売データに基づいて標準化されたエラーのない見積書を数分で作成することで、これらのリスクを排除します。

これは、お客様と貴社の両方にメリットをもたらします。お客様は必要な部品を競争力のある価格で入手でき、貴社はより多くの取引を成立させることができます。さらに、AIを活用したプロセスは需要予測の精度を25%以上向上させ、在庫切れや過剰在庫を削減します。

調達システムとのリアルタイム統合

航空会社は、在庫管理や調達管理にSAP、AMOS、QuantumなどのERPシステムを利用するのが一般的です。ERPは複数の事業部門のデータを一つのサイロに集約できますが、そのデータを分析し、点と点を結びつけ、より確実かつ正確な意思決定を迅速に行う能力がなければ、そのデータは意味をなさないものとなります。

ePlaneAIは既存のERPおよび調達システムと連携し、ERPデータを実用的なものにします。既存のプラットフォームに直接統合できるERPレイヤーとして機能し、メールによる見積依頼と在庫システム間のシームレスなデータフロー、人手を介さない部品在庫状況の即時確認、発注書（PO）の自動生成などを実現し、管理業務の負荷を軽減します。

航空メール処理におけるAIの未来

AIを活用したメール自動化は強力ですが、その潜在能力はまだ発揮され始めたばかりです。今後の機能強化により、その機能は大幅に拡張されるでしょう。今後10年間で、次のような成果が期待されます。

AI 主導の調達戦略の一環として RFQ ソフトウェアを導入することは、航空調達にとってゲームチェンジャーであり、時代遅れのワークフローと止められない効率性の岐路に立つルビコンの瞬間です。

多くの航空会社はすでにAIを活用したサプライチェーンを活用し、年間数百万ドル規模のコスト削減と、生産性、運用、そして評判の向上を実現しています。今AIを導入している企業は、AIの進化する能力と、より永続的なビジネスレジリエンスの恩恵を受けるのに最適な立場にあります。

AIメール管理が競争上の優位性となる理由

航空業界は、メール処理の遅延や非効率を許容できません。RFQの遅延は機会損失につながり、取引の損失、整備の遅延、AOG（航空管制局）の危機など、数百万ドル規模の損失につながる可能性があります。

ePlaneAIのEmailAIは、回答の自動化、精度の向上、既存の調達システムとのシームレスな統合により、従来のRFQ処理を変革します。EmailAIを導入した企業は、RFQへの回答時間の短縮、効率性の向上、業務効率の向上を実現しています。さらに、従業員は煩雑で単調な管理業務から解放され、満足度も向上しています。

今日行動を起こしましょう。航空業界のメール処理をスピードアップし、より多くの取引をより早く確保したいですか？ePlaneAIのメールAI を活用したその他のソリューションを活用して、調達の効率を 21 世紀以降も向上させます。