Правильный способ поддержания соответствия при работе с документами по авиационной безопасности

Безопасность в авиации значительно шире, чем металлоискатели и контрольно-пропускные пункты. Процессы обеспечения безопасности охватывают пассажиров, наземный персонал, летный состав и более широкие глобальные операции, сохраняя бдительность в условиях постоянно меняющихся угроз.

Регулирующие органы, такие как Международная организация гражданской авиации (ICAO), Федеральное управление гражданской авиации (FAA) и Международная ассоциация воздушного транспорта (IATA), установили строгие стандарты для безопасной эксплуатации воздушного транспорта. Их контроль распространяется на документы по авиационной безопасности, реализуя единые меры безопасности на всех границах.

От национальных программ обеспечения гражданской авиации (NCASP) и руководств по обучению безопасности до планов реагирования на инциденты, эти записи заложили основу для безопасности. Тем не менее, связанная с этим бумажная работа огромна. Управление записями - это почти геркулесов труд, особенно учитывая изменяющиеся регуляции, регулярные аудиты и требования к тщательному ведению документации.

Участие является обязательным. Несоблюдение стандартов документации по безопасности, даже непреднамеренное упущение, может привести к операционным сбоям, штрафам и другим санкциям. Более того, пробелы в безопасности подвергают авиационные операции, работников и пассажиров серьезным рискам.

Это руководство разъясняет основные нормативы, проблемы и лучшие методы правильного обращения с документами по авиационной безопасности — обеспечивая соблюдение требований при одновременной оптимизации протоколов безопасности.

Понимание регулятивной среды для документов по авиационной безопасности

ИКАО: Установление глобального стандарта

В основе соблюдения мировых стандартов безопасности гражданской авиации лежит Приложение 17 ИКАО, которое устанавливает базовые требования безопасности для международных авиационных операций (ICAO). Приложение 17 обязывает каждое государство-член разработать Национальную программу безопасности гражданской авиации (NCASP) для защиты от незаконного вмешательства.

Этот NCASP должен включать:

Кроме того, Приложение 9 регулирует деятельность, связанную с обеспечением безопасности, такую как проверка пассажиров и грузов, чтобы соблюдение требований безопасности не затрудняло эффективность воздушных перевозок.

Роль FAA в соблюдении законодательства США

В Соединенных Штатах Федеральное управление гражданской авиации (FAA) совместно с Администрацией транспортной безопасности (TSA) обеспечивает соблюдение правил безопасности в авиации. Соблюдение требует строгого соблюдения протоколов документации для:

Операторы должны следить за тем, чтобы все и были легкодоступны для проверок FAA и TSA. Невыполнение требований к документации может привести к штрафам, приостановлению сертификатов или другим операционным ограничениям.

Система управления безопасностью IATA (SeMS)

Помимо государственных регуляций, инициативы, предпринимаемые отраслью, такие как Система управления безопасностью (SeMS) Международной ассоциации воздушного транспорта (IATA), предоставляют рамки для интеграции безопасности в повседневные операции. SeMS ориентирована на риск-ориентированные, проактивные протоколы безопасности для продвижения культуры безопасности внутри организации и соответствия глобальным авиационным регуляциям. SeMS не является обязательной, но соответствует требованиям ИКАО и Федерального управления гражданской авиации (FAA) и широко принята операторами, стремящимися поддерживать высочайшие стандарты безопасности.

Ключевые элементы системы документации по обеспечению авиационной безопасности

Соблюдение норм безопасности в авиации зависит от правильного управления записями, что включает хранение, доступность и контроль за документацией.

Основные документы по авиационной безопасности

Следующие документы необходимы для соблюдения требований авиационной безопасности (NBAA):

Требования к ведению записей и хранению

Регулирующие органы налагают строгие политики хранения документов, обязывая операторов сохранять записи безопасности на определенные периоды.

Например, руководящие принципы FAA и TSA обычно требуют сохранения записей о прохождении обучения по безопасности минимум на пять лет и сохранения отчетов аудита и оценок соответствия не менее чем на три года. Существуют различные стандарты для разных типов записей, а также штрафы за хранение записей слишком долго – это превышение установленного срока хранения (FAA).

Контроль версий и обновления нормативных актов

Security regulations evolve alongside industry threats, making document version control essential. Operators must regularly update security manuals to align with FAA, ICAO, and IATA changes, maintain staff accessibility to the latest versions of critical documents, and implement digital management systems that automatically track revisions (IATA).

Необновление документов по безопасности может привести к нарушению нормативных требований, штрафам и приостановке операций.

Проблемы соответствия и способы их преодоления

Риски безопасности данных в авиационной документации

Одной из самых больших проблем соблюдения нормативов является защита документов авиационной безопасности от киберугроз и несанкционированного доступа.

Авиакомпании, аэропорты и операторы авиации хранят огромные объемы конфиденциальных данных, включая информацию о пассажирах, сведения о летном экипаже и протоколы реагирования на угрозы.

К общим рискам безопасности данных относятся:

Для снижения этих рисков организациям необходимо использовать системы контроля доступа и протоколы шифрования, а также проводить регулярные аудиты.

Подготовка к аудитам и инспекциям

Регулирующие органы, включая FAA, ICAO и TSA, проводят рутинные проверки для подтверждения соответствия. Многие операторы испытывают трудности с поддержанием системы, готовой к аудиту, что приводит к нарушениям или штрафам.

Лучшие практики подготовки к аудиту включают поддержание организованного репозитория с возможностью быстрого извлечения данных, процедуры для регулярного обновления и проведение внутренних аудитов соответствия.

Риски кибербезопасности и защита цифровой документации

Соблюдение норм безопасности в авиации всё больше зависит от систем цифровой документации, но это влечёт за собой вызовы в области кибербезопасности.

Кибератаки на авиакомпании и аэропорты участились в последние годы, что сделало защиту данных критически важным приоритетом.

К основным мерам кибербезопасности относятся (IATA):

Реализация системы управления безопасностью (SeMS) для соответствия требованиям

Что такое система управления безопасностью (SeMS)?

Система управления безопасностью (SeMS), о которой упоминалось ранее в этой статье, представляет собой структурированную схему, предназначенную для интеграции практик безопасности, основанных на оценке рисков, в повседневную деятельность. В отличие от традиционного соблюдения нормативных требований, которое сосредоточено исключительно на соблюдении регламентов, SeMS активно выявляет, оценивает и минимизирует угрозы до того, как они обострятся.

Как SeMS повышает соответствие нормам авиационной безопасности

SeMS помогает операторам соответствовать требованиям безопасности ИКАО, FAA и TSA во всех ежедневных рабочих процессах. Это касается отслеживания инцидентов или регистрации нарушений безопасности и реакций на них (для проверок соответствия), стандартизированных оценок угроз и мониторинга на основе результатов (NBAA). Поскольку угрозы безопасности в авиации развиваются быстро, соответствие требованиям не может быть статичным. SeMS позволяет организациям перейти от реактивного подхода к проактивной модели соответствия.

Шаги по внедрению системы управления безопасностью (SeMS)

Для полной интеграции SeMS в соблюдение норм безопасности авиации, организациям следует придерживаться поэтапного процесса внедрения (IATA):

Фаза 1: Оценка рисков безопасности и соответствие нормативным требованиям

Проведите всесторонний анализ угроз и рисков, адаптированный к операциям организации, выявляя любые пробелы в безопасности. Установите четкие цели в соответствии со стандартами FAA, ICAO и IATA.

Фаза 2: Документация политик и обучение сотрудников

Разработайте формальные политики и процедуры безопасности, включая всеобъемлющую программу обучения безопасности. Назначьте менеджера по системе управления безопасностью (SeMS), ответственного за надзор, обновления, доступность и отслеживание соответствия.

Фаза 3: Мониторинг производительности и обеспечение качества

Организации, которые успешно внедряют SeMS, повышают свою способность адаптироваться к новым угрозам, успешно проходить проверки безопасности и поддерживать соответствие нормативным требованиям без нарушения операционной деятельности.

Лучшие практики постоянного соответствия документам по авиационной безопасности

Обучение и осведомленность: Укрепление культуры соблюдения требований

Соблюдение авиационной безопасности зависит от квалификации персонала, управляющего документацией по безопасности. Сотрудникам необходимо постоянное обучение и программы повышения осведомленности, чтобы они понимали изменения в регулировании, риски безопасности и правильные процедуры документооборота.

Ключевые элементы эффективной программы обучения по соблюдению норм включают тренинги на основе сценариев и ежегодные курсы повторения для всего персонала, работающего или потенциально работающего с документами безопасности (NBAA).

Автоматизация соответствия документации

Ручные процессы документации подвержены ошибкам, безопасности и неэффективности. Внедрение систем управления документами на основе искусственного интеллекта может оптимизировать соответствие требованиям за счет автоматизации обновлений, изменений в регулировании, контроля доступа, цифровых аудиторских дорожек и мониторинга в реальном времени с оповещениями. 

Цифровые решения обеспечивают централизованное, защищенное от подделок хранение документации, связанной с соответствием требованиям безопасности, что делает аудиты и инспекции более эффективными.

Периодические проверки безопасности и внутренние ревизии

Регулярное самоаудирование и проверки соответствия помогают организациям опережать регуляторные инспекции.

Ключевые стратегии включают в себя:

Укрепление соблюдения требований с помощью активной работы с документацией по безопасности

Надлежащее управление документацией по авиационной безопасности обеспечивает постоянное соблюдение регламентов ИКАО, ФАА, ИАТА и ТСА, а также повышает готовность к аудиту, устойчивость к киберугрозам и общую операционную непрерывность.

Соблюдение требований с помощью решений для авиационной безопасности на основе искусственного интеллекта

Управление документацией по авиационной безопасности сложно, но технологии могут упростить соблюдение требований. ePlaneAI предлагает решения для управления авиационными документами на основе искусственного интеллекта которые:

Не оставляйте соблюдение требований на волю случая. Свяжитесь с ePlaneAI сегодня чтобы узнать, как решения для документации безопасности на основе искусственного интеллекта могут помочь вашей организации поддерживать соответствие, повысить безопасность и снизить риски.