إدارة البريد الإلكتروني الفعّالة للطلبات الكبيرة في مجال الطيران

تعتمد سلسلة توريد الطيران على التواصل السريع والدقيق. يوميًا، تتداول شركات الطيران، ومقدمو خدمات الصيانة والإصلاح والتجديد (MRO)، والموردون آلاف طلبات عروض الأسعار (RFQs) المُرسلة عبر البريد الإلكتروني.

معالجة هذه الطلبات بكفاءة أمر بالغ الأهمية. قد يؤدي التأخير إلى خسارة أعمال، وتعطيل جداول الصيانة، وإيقاف الطائرات عن العمل.

تقليديا، كانت معالجة طلبات عروض الأسعار تتم يدويا، مما يتطلب من فرق المشتريات فرز رسائل البريد الإلكتروني والتحقق منها والرد عليها واحدة تلو الأخرى.

يعمل برنامج طلب عروض الأسعار (RFQ) الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي على تحويل هذه العملية الشاقة في السابق، مما يسمح لفرق المشتريات بأتمتة عمليات الاستلام والفرز وتوليد الاستجابة بسرعة ودقة غير مسبوقة.

بفضل قدرة الذكاء الاصطناعي على أتمتة استقبال البريد الإلكتروني وفرز الطلبات وتصنيفها بدقة وتوليد الردود في غضون ثوانٍ، يمكن لشركتك تسريع أوقات استجابة طلبات عروض الأسعار وتأمين الصفقات بينما يستخدم المنافسون عمليات يدوية بطيئة مليئة بالأخطاء البشرية.

تشرح هذه المقالة كيفية ترك هذا المستوى من الكفاءة المتمثلة في ترك منافسيك في الغبار، وتتناول كيفيةالأتمتة المعتمدة على الذكاء الاصطناعيالأعمال والطرق المحددة التي يمكنك من خلالها تحويل سير عمل طلب عروض الأسعار الخاص بك.

حجم إدارة البريد الإلكتروني في المشتريات الجوية

أصبحت المكالمات الهاتفية والفاكسات نادرة هذه الأيام في مجال مشتريات الطيران. ويظل البريد الإلكتروني قناة الاتصال الرئيسية، إن لم تكن المفضلة، لأنشطة المشتريات.

تقوم شركات الطيران يوميًا بمعالجة مئات إلى آلاف طلبات عروض الأسعار، والتي تختلف جميعها في التعقيد والإلحاح.

أنواع طلبات عروض الأسعار في مجال الطيران:

إن التأخير في معالجة طلبات عروض الأسعار يؤدي إلى خسارة الإيرادات، وانقطاعات في سلسلة التوريد، وزيادة تكاليف التشغيل، ناهيك عن التأثيرات اللاحقة الأخرى التي يمكن أن تؤثر على الرحلات الجوية الأخرى، وجداول العمل، وحتى صناعة الطيران الأوسع.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تتسبب التأخيرات في تكلفة إضافية بنسبة 50% على الشركات مقابل قطع الغيار العاجلة في فعاليات AOG.

عبء معالجة طلبات عروض الأسعار يدويًا

تعتمد العديد من فرق المشتريات الجوية على المدخلات البشرية للفرز والتحققالرد على طلبات عروض الأسعار يدويًاهناك قواعد بريد إلكتروني يمكنهم وضعها لفرز الرسائل وتحديد أولوياتها من مرسلين معينين أو تحتوي على كلمات رئيسية معينة؛ ومع ذلك، فإن هذه التدابير بعيدة كل البعد عن الدقة بنسبة 100%.

في غياب الذكاء الاصطناعي، يُعطي الرد اليدوي دقةً أكبر. لكن عملية التدقيق في رسائل البريد الإلكتروني تستغرق وقتًا طويلًا وقد تؤدي إلى:

أوقات استجابة أبطأ تتطلب تدخلاً بشريًا أكبر.بالإضافة إلى تقييم طلب عرض الأسعار يدويًا، يتعين على المستلم الآن تنسيق توفر المخزون، والتسعير، وتنسيق الموردين، وغيرها من التفاصيل المهمة، والتي قد تستغرق ساعات للمعالجة.

زيادة الخطأ البشري لدى الطرفين.قد يقوم الشخص الذي يرسل طلب عرض أسعار بإضافة أو حذف رقم إضافي عن طريق الخطأ، على سبيل المثال الجزء أ عندما يقصد الجزء أأ، أو ينسى تفاصيل مهمة.

حتى في حال صياغة الطلب بدقة، قد يُخطئ المستلم في قراءة جزء منه. يستطيع الذكاء الاصطناعي رصد التناقضات في طلبات عروض الأسعار لمُرسِلين مُحددين، وقراءة جميع بيانات البريد الإلكتروني واستخراجها بدقة تكاد تصل إلى 100%.

ارتفاع تكاليف العمالة.تقضي فرق المشتريات ساعات ثمينة في التعامل مع مهام البريد الإلكتروني المتكررة بدلاً من التركيز على الاستراتيجية واتخاذ القرارات الأخرى رفيعة المستوى.

يؤدي بطء زمن الاستجابة، وتزايد الأخطاء، وارتفاع تكاليف العمالة إلى مزيد من تأخير الرحلات، وفوضى تشغيلية، وخسارة محتملة في الإيرادات بالملايين - لكل من شركة الطيران ومورد قطع الغيار. ومع ذلك، تعمل الحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي على سدّ هذه الفجوات.

إدارة البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي

حلول الذكاء الاصطناعي مثل ePlaneAIبريد إلكترونيتبسيط عملية طلب عروض الأسعار من خلال إزالة الاختناقات البشرية والقيود الأخرى.

في غضون ثوانٍ من وصول رسالة طلب عرض الأسعار إلى بريدك الإلكتروني، سيتم قراءتها بدقة وتصنيفها حسب درجة الإلحاح. سيتم تصنيف الطلبات بالجملة، أو القطع عالية القيمة، أو سيناريوهات AOG فورًا على أنها ذات أهمية قصوى.

بعد ذلك، بناءً على توفر الأجزاء والموقع والخدمات اللوجستية الأخرى، سيقوم EmailAI بإنشاء عرض أسعار دقيق وصحيح ومعتمد في غضون 10 دقائق - غالبًا ساعات (إن لم يكن أيامًا) قبل المنافسين الآخرين.

تعني الأتمتة السريعة المدعومة بالذكاء الاصطناعي إغلاق المزيد من الصفقات بشكل أسرع وبدقة أكبر لتحسين الهوامش.

التصنيف الذكي وتحديد الأولويات التلقائي

أحد أكبر مزايا الذكاء الاصطناعي هو الفرز الذكي.

بدلاً من قيام فرق المشتريات أو قواعد البريد الإلكتروني الخاطئة بتصفية الرسائل، تقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بتصنيف طلبات عروض الأسعار وإعطائها الأولوية بناءً على مدى الإلحاح.

يمكن للشركات اختيار إنشاء المزيد من الفئات أو تسميات فئات مختلفة استنادًا إلى احتياجاتها المحددة، ومع ذلك، فإن هذا التقسيم إلى ثلاث فئات أساسية يعمل بشكل أفضل بشكل عام.

بفضل برنامج طلبات عروض الأسعار المدعوم بالذكاء الاصطناعي، تستطيع شركات الطيران تحسين هذه الفئات ديناميكيًا، مما يضمن إعطاء الأولوية للطلبات العاجلة ومعالجتها دون تأخير. سواءً كانت ثلاث فئات أو عشر فئات، فإن وجود نظام فرز فعال وآلي يمنع تراكم الطلبات ويضمن عدم ضياع طلبات عروض الأسعار ذات الأولوية العالية في صندوق الوارد.

تحسين دقة الاستجابة

إن التعامل اليدوي مع طلبات عروض الأسعار (RFQs) عرضة لأخطاء في التسعير، وفحص المخزون، والتوثيق. يُجنّب الذكاء الاصطناعي هذه المخاطر من خلال ربط طلبات عروض الأسعار بقواعد بيانات المخزون والأسعار الفورية، والحفاظ على الامتثال لمتطلبات توثيق الطيران لإدارة الطيران الفيدرالية (FAA) ووكالة سلامة الطيران الأوروبية (EASA) والهيئات التنظيمية الأخرى، وإنشاء عروض أسعار موحدة وخالية من الأخطاء في دقائق، استنادًا إلى مستويات المخزون وبيانات المبيعات السابقة.

هذا يعود بالنفع عليك وعلى عميلك: فهم يحصلون على القطع التي يحتاجونها بأسعار تنافسية، وأنت تُبرم المزيد من الصفقات. بل وأكثر من ذلك، يمكن للعمليات المُدارة بالذكاء الاصطناعي تحسين دقة التنبؤ بالطلب بأكثر من 25%، مما يُقلل من نفاد المخزون أو فائضه.

التكامل في الوقت الفعلي مع أنظمة المشتريات

تعتمد شركات الطيران عادةً على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مثل SAP وAMOS وQuantum لإدارة المخزون والمشتريات. يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جمع بيانات وحدات أعمال متعددة في وحدة واحدة، لكن هذه البيانات لا تُعدّ ذات قيمة إذا لم تكن لديك القدرة على تحليلها، وربط العناصر، واتخاذ قرارات سريعة بثقة ودقة أكبر.

يعمل ePlaneAI مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والمشتريات الحالية لجعل بيانات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لديك قابلة للتنفيذ. فهو يعمل كطبقة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) قابلة للتكامل مباشرةً مع منصتك الحالية لضمان تدفق سلس للبيانات بين طلبات عروض الأسعار عبر البريد الإلكتروني وأنظمة المخزون، والتحقق الفوري من توفر القطع دون تدخل بشري، وإنشاء أوامر الشراء تلقائيًا، مما يُخفف العبء الإداري.

مستقبل الذكاء الاصطناعي في معالجة البريد الإلكتروني للطيران

على الرغم من قوة أتمتة البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي، إلا أنها لا تزال في بداية إمكاناتها الكاملة. ستُوسّع التحسينات المستقبلية قدراتها بشكل كبير. في العقد القادم، من المتوقع أن نرى:

إن اعتماد برنامج طلب عروض الأسعار كجزء من استراتيجية المشتريات التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي يشكل نقطة تحول ونقطة تحول في مجال المشتريات في مجال الطيران، عند مفترق طرق بين سير العمل القديمة والكفاءة التي لا يمكن إيقافها.

تستخدم العديد من شركات الطيران بالفعل سلاسل توريد مدعومة بالذكاء الاصطناعي، محققةً بذلك وفورات سنوية بالملايين في التكاليف، ومكاسب إضافية في الإنتاجية والتشغيل والسمعة. الشركات التي تتبنى الذكاء الاصطناعي الآن هي الأقدر على الاستفادة من قدراته المتنامية، ومن مرونة أعمالها الدائمة.

لماذا تعتبر إدارة البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي ميزة تنافسية

لا يمكن لقطاع الطيران تحمل بطء معالجة البريد الإلكتروني وعدم كفاءتها. كل طلب عرض أسعار متأخر هو فرصة ضائعة، قد تُكلف ملايين الدولارات من الصفقات الضائعة، وتأخير الصيانة، وأزمات AOG.

يُحدث نظام EmailAI من ePlaneAI نقلة نوعية في معالجة طلبات عروض الأسعار التقليدية من خلال أتمتة الردود، وتحسين الدقة، والتكامل بسلاسة مع أنظمة المشتريات الحالية. تشهد الشركات التي تعتمد EmailAI أوقات استجابة أسرع لطلبات عروض الأسعار، وكفاءة أعلى، وكفاءة تشغيلية أعلى، فضلًا عن تمتع موظفيها بسعادة أكبر بعد تخلصهم من المهام الإدارية المملة والمملة.

اتخذ إجراء اليوم.هل ترغب في تسريع معالجة البريد الإلكتروني للطيران والحصول على المزيد من الصفقات بشكل أسرع؟ استكشف منصة ePlaneAIبريد إلكترونيوغيرها من الحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي، ونأخذ كفاءة المشتريات الخاصة بك إلى القرن الحادي والعشرين وما بعده.