إدارة البريد الإلكتروني الفعّالة للطلبات الكبيرة في مجال الطيران

معالجة هذه الطلبات بكفاءة أمر حاسم. يمكن أن تؤدي التأخيرات إلى فقدان الأعمال التجارية، وتعطيل جداول الصيانة، وتوقف الطائرات عن الطيران.

تقليديًا، كانت معالجة طلبات العروض تتم يدويًا، مما يتطلب من فرق الشراء فرز الرسائل الإلكترونية والتحقق منها والرد عليها واحدة تلو الأخرى.

برنامج طلب العروض المدعوم بالذكاء الاصطناعي يحول هذه العملية المملة سابقًا، مما يتيح لفرق الشراء أتمتة عمليات استقبال الطلبات وفرزها وإنشاء الردود بسرعة ودقة غير مسبوقة.

مع قدرة الذكاء الاصطناعي على أتمتة استقبال البريد الإلكتروني، وتصنيف الطلبات وتقسيمها بدقة، وتوليد الردود خلال ثوانٍ، يمكن لشركتك تسريع أوقات استجابة طلبات العروض وتأمين الصفقات بينما المنافسون يستخدمون عمليات يدوية بطيئة مليئة بأخطاء بشرية. بينما يتم مراجعة عرضك، لديهم طلبات عروض لم يتم فتحها في صندوق الوارد الخاص بهم.

يشرح هذا المقال كيفية تحقيق مستوى الكفاءة الذي يترك منافسيك خلفك تمامًا، مع توضيح كيفية عمل الأتمتة المدفوعة بالذكاء الاصطناعي والطرق المحددة التي يمكنك من خلالها تحويل سير عمل طلبات العروض الخاصة بك.

مقياس إدارة البريد الإلكتروني في مشتريات الطيران

أصبحت المكالمات الهاتفية والفاكسات نادرة في هذه الأيام في مجال توريد الطيران. البريد الإلكتروني لا يزال القناة الأساسية، إن لم يكن المفضلة، لأنشطة التوريد.

تقوم شركات الطيران يوميًا بمعالجة مئات إلى آلاف طلبات الاقتباس، والتي تختلف جميعها في التعقيد والإلحاح.

أنواع طلبات العروض في مجال الطيران:

تؤدي التأخيرات في معالجة طلبات العروض إلى خسارة الإيرادات، واضطرابات سلسلة التوريد، وزيادة التكاليف التشغيلية، ناهيك عن التأثيرات الأخرى التي قد تمتد لتؤثر على رحلات أخرى، وجداول العمل، وحتى على صناعة الطيران الأوسع نطاقًا.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكلف التأخيرات الشركات علاوة بنسبة 50% لقطع الغيار العاجلة في حالات الطائرة على الأرض.

عبء معالجة طلبات العروض اليدوية

تعتمد العديد من فرق توريد الطيران على المدخلات البشرية لفرز والتحقق من والرد على طلبات العروض يدويًا. هناك قواعد بريد إلكتروني يمكن وضعها لفرز وترتيب الرسائل من مرسلين معينين أو التي تحتوي على كلمات مفتاحية معينة، ومع ذلك، فإن هذه الإجراءات بعيدة عن الدقة بنسبة 100%.

في غياب الذكاء الاصطناعي، يوفر الرد اليدوي دقة أكبر. لكن عملية البحث في الرسائل الإلكترونية تستغرق وقتًا طويلاً وقد تؤدي إلى:

أوقات استجابة أبطأ تتطلب تدخلًا بشريًا أكثر. بالإضافة إلى تقييم طلب العرض يدويًا، يتعين على المستلم الآن تنسيق توافر المخزون، والتسعير، وتنسيق الموردين، وغيرها من التفاصيل الحاسمة، والتي قد تستغرق ساعات للمعالجة.

زيادة الخطأ البشري لكلا الطرفين. يمكن للشخص الذي يرسل طلب الحصول على عرض أسعار أن يضيف أو يحذف رقمًا إضافيًا بالخطأ، مثل الجزء A عندما يقصد الجزء AA، أو ينسى تفاصيل حيوية.

حتى لو تم صياغتها بشكل مثالي، يمكن للمتلقي أن يسيء فهم جزء من الطلب. يمكن للذكاء الاصطناعي أن يشير إلى الاختلافات في طلبات RFQ لمرسلين معينين وقراءة واستخراج جميع بيانات البريد الإلكتروني بدقة تقارب 100%.

تكاليف العمالة المرتفعة. فرق الشراء تقضي ساعات ثمينة في التعامل مع مهام البريد الإلكتروني المتكررة بدلاً من التركيز على الاستراتيجية واتخاذ القرارات على مستوى عالٍ.

زمن استجابة أبطأ، وزيادة في الأخطاء، وارتفاع في تكاليف العمالة يؤدي إلى المزيد من تأخير الرحلات، والمزيد من الفوضى التشغيلية، وخسارة محتملة في الإيرادات تصل إلى الملايين - لكل من شركة الطيران ومورد القطع. ومع ذلك، فإن الحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي تعمل على سد هذه الفجوات.

إدارة البريد الإلكتروني بقوة الذكاء الاصطناعي

تعمل حلول الذكاء الاصطناعي مثل EmailAI من ePlaneAI على تبسيط عملية طلب العروض من خلال إزالة العقبات البشرية والقيود الأخرى.

خلال ثوانٍ من وصول بريد إلكتروني لطلب عرض الأسعار إلى صندوق الوارد الخاص بك، يتم قراءته بدقة وتصنيفه بشكل صحيح استنادًا إلى الأهمية. سيتم تمييز الطلبات الكبيرة، والأجزاء ذات القيمة العالية، أو سيناريوهات الأهمية القصوى على الفور للأهمية العالية.

ثم، استنادًا إلى توفر القطع، الموقع، واللوجستيات الأخرى، سيقوم EmailAI بإنشاء عرض سعر دقيق، مُحكم، وموافق عليه خلال 10 دقائق - وغالبًا قبل ساعات (إن لم يكن أيام) من المنافسين الآخرين.

الأتمتة بسرعة الذكاء الاصطناعي تعني إغلاق المزيد من الصفقات بشكل أسرع – وبدقة أكبر – لتحسين الهوامش.

التصنيف الذكي والأولوية التلقائية

أحد أكبر مزايا الذكاء الاصطناعي هو التصنيف الذكي.

بدلاً من فرق الشراء أو قواعد البريد الإلكتروني الخاطئة التي تُصفّي الرسائل، تقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًا بتصنيف طلبات العروض وترتيب أولوياتها استنادًا إلى الإلحاح.

يمكن للشركات أن تختار إنشاء المزيد من الفئات أو تسميات فئات مختلفة بناءً على احتياجاتها الخاصة، ومع ذلك، فإن هذا التقسيم إلى ثلاث فئات أساسية يعمل عادةً بشكل أفضل.

باستخدام برمجيات طلب العروض المدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكن لشركات الطيران تحسين هذه الفئات بشكل ديناميكي، مما يضمن تقديم الطلبات العاجلة ومعالجتها دون تأخير. سواء كانت 3 فئات أو 10، فإن وجود نظام فرز فعال وآلي يمنع التأخير في الإجراءات ويضمن عدم دفن طلبات العروض ذات الأولوية العالية في صندوق الوارد.

تحسين دقة الاستجابة

يعرض التعامل اليدوي مع طلبات العروض لأخطاء في التسعير والتحقق من المخزون والتوثيق. تقضي الذكاء الاصطناعي على هذه المخاطر من خلال المقارنة المتقاطعة لطلبات العروض مع قواعد بيانات المخزون والتسعير الفورية، والحفاظ على الامتثال لمتطلبات توثيق الطيران للهيئة الفيدرالية للطيران (FAA) ووكالة سلامة الطيران الأوروبية (EASA) وغيرها من الهيئات التنظيمية، وإنشاء عروض أسعار موحدة خالية من الأخطاء في دقائق استنادًا إلى مستويات المخزون وبيانات المبيعات التاريخية.

هذا يعود بالفائدة عليك وعلى عميلك: فهم يحصلون على الجزء الذي يحتاجونه بعرض سعر تنافسي، وأنت تغلق المزيد من الصفقات. لكن إلى ما هنالك، يمكن للعمليات المدعومة بالذكاء الاصطناعي أن تحسن دقة التنبؤ بالطلب بأكثر من 25%، مما يقلل من نقص المخزون أو الفائض.

التكامل الفوري مع أنظمة الشراء

تعتمد شركات الطيران عادةً على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مثل SAP وAMOS وQuantum لإدارة المخزون والشراء. يمكن لنظام تخطيط موارد المؤسسات أن يجمع البيانات لوحدات الأعمال المتعددة في مستودع بيانات واحد، ولكن تلك البيانات تكون أقل معنى إذا لم تمتلك القدرة على تحليلها وربط النقاط واتخاذ قرارات سريعة بثقة ودقة أكبر.

تعمل ePlaneAI مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وأنظمة الشراء الحالية لجعل بيانات تخطيط موارد المؤسسات قابلة للتنفيذ. تعمل كطبقة تخطيط موارد المؤسسات التي يمكن دمجها مباشرةً مع منصتك الحالية لتدفق البيانات بسلاسة بين طلبات العروض عبر البريد الإلكتروني وأنظمة المخزون، والتحقق الفوري من توفر القطع دون تدخل بشري، وتوليد أوامر الشراء الآلي، مما يقلل العبء الإداري.

مستقبل الذكاء الاصطناعي في معالجة البريد الإلكتروني في مجال الطيران

الأتمتة البريدية المدعومة بالذكاء الاصطناعي، وعلى الرغم من قوتها، لا تزال في بداية إمكاناتها الكاملة. ستساهم التحسينات المستقبلية في توسيع قدراتها بشكل كبير. في العقد القادم، توقع أن ترى:

تبني برمجيات طلب العروض كجزء من استراتيجية الشراء المدعومة بالذكاء الاصطناعي يُعد نقطة تحول جذرية ولحظة فارقة لعمليات الشراء في مجال الطيران، عند مفترق الطرق بين العمليات القديمة والكفاءة التي لا يمكن إيقافها.

تستخدم العديد من شركات الطيران بالفعل سلاسل التوريد التي تعمل بالذكاء الاصطناعي، مدركة وفورات سنوية في التكاليف بالملايين وزيادة في الإنتاجية والمكاسب التشغيلية والسمعة. الشركات التي تعتمد الذكاء الاصطناعي الآن هي الأكثر استعدادًا للاستفادة من القدرات المتزايدة للذكاء الاصطناعي - ومن المرونة التجارية الأكثر ديمومة.

لماذا إدارة البريد الإلكتروني بواسطة الذكاء الاصطناعي تعتبر ميزة تنافسية

لا يمكن لصناعة الطيران تحمل بطء وعدم كفاءة معالجة البريد الإلكتروني. كل طلب عرض أسعار متأخر هو فرصة ضائعة، قد تكلف الملايين في الصفقات الضائعة، وتأخير الصيانة، وأزمات توقف الطائرات عن العمل.

تحول EmailAI التابعة لشركة ePlaneAI معالجة طلبات العروض التقليدية من خلال أتمتة الردود، وتحسين الدقة، والاندماج بسلاسة مع أنظمة الشراء الحالية لديك. الشركات التي تتبنى EmailAI تشهد أوقات استجابة أسرع لطلبات العروض، وكفاءة أكبر، وتحسين كفاءة التشغيل - ناهيك عن العمال الأكثر سعادة الذين تم تحريرهم من المهام الإدارية المملة والروتينية.

اتخذ إجراء اليوم. هل ترغب في تسريع معالجة البريد الإلكتروني للطيران وتأمين المزيد من الصفقات بشكل أسرع؟ استكشف حلول EmailAI والحلول الأخرى المدعومة بالذكاء الاصطناعي من ePlaneAI وارتق بكفاءة التوريد لديك إلى القرن الحادي والعشرين وما بعده.