高容量航空订单的高效电子邮件管理

航空供应链依赖于快速、精准的沟通。每天，航空公司、维护、维修和大修 (MRO) 提供商以及供应商都会通过电子邮件发送成千上万份报价请求 (RFQ)。

高效处理这些请求至关重要。延误可能导致业务损失、维护计划中断，甚至飞机停飞。

传统上，处理 RFQ 是手动的，需要采购团队逐一分类、验证和回复电子邮件。

由人工智能驱动的 RFQ 软件正在改变这个曾经繁琐的过程，使采购团队能够以前所未有的速度和准确性自动执行接收、分类和响应生成。

借助人工智能自动接收电子邮件、准确排序和分类请求以及在几秒钟内生成响应的能力，您的公司可以加快 RFQ 周转时间并确保交易成功，而竞争对手则使用缓慢、充满人为错误的手动流程。

本文解释了如何达到让竞争对手望尘莫及的效率水平，并探讨了如何人工智能驱动的自动化可以转变您自己的 RFQ 工作流程的具体方法和方式。

航空采购中电子邮件管理的规模

如今，在航空采购领域，电话和传真的使用越来越少。电子邮件仍然是采购活动的主要沟通渠道，即使不是首选。

航空公司每天都会处理数百到数千份 RFQ，这些 RFQ 的复杂性和紧急程度各不相同。

航空业的询价类型：

RFQ 处理延迟会导致收入损失、供应链中断和运营成本增加，更不用说可能影响其他航班、劳动力计划甚至更广泛航空业的下游连锁反应。

此外，在 AOG 事件中，延误可能会导致公司加急零件的费用增加 50%。

手动 RFQ 处理的负担

许多航空采购团队依靠人工输入来分类、验证和手动回复 RFQ他们可以制定电子邮件规则，对来自特定发件人或包含特定关键字的邮件进行排序和优先排序；然而，这些措施远非 100% 准确。

在没有人工智能的情况下，手动回复的准确性更高。但梳理电子邮件的过程非常耗时，并且可能导致：

响应时间较慢，需要更多人工干预。除了手动评估 RFQ 之外，接收者现在还必须协调库存可用性、定价、供应商协调和其他关键细节，这些可能需要数小时才能处理。

双方的人为错误增加。发送 RFQ 的人可能会意外添加或省略额外的数字，例如，当他们想说 AA 部分时却说成了 A 部分，或者忘记了关键细节。

即使起草得完美无缺，收件人也可能会误读部分请求。人工智能可以标记特定发件人的 RFQ 请求中的差异，并以几乎 100% 的准确率读取和提取所有电子邮件数据。

劳动力成本较高。采购团队花费宝贵的时间来处理重复的电子邮件任务，而不是专注于战略和其他高层决策。

响应时间变慢、错误增多以及人工成本上升，会导致航班延误增多、运营混乱加剧，并可能给航空公司和零部件供应商造成数百万美元的收入损失。然而，人工智能解决方案正在弥补这些差距。

人工智能电子邮件管理

像 ePlaneAI 这样的人工智能解决方案电子邮件通过消除人为瓶颈和其他限制来简化 RFQ。

RFQ 邮件到达您的收件箱后，几秒钟内即可准确读取，并根据紧急程度进行正确分类。批量订单、高价值零件或 AOG 情况将立即被标记为高紧急程度。

然后，根据零件可用性、位置和其他物流情况，EmailAI 将在 10 分钟内生成精确、准确且经过批准的报价——通常比其他竞争对手提前数小时（甚至数天）。

人工智能速度自动化意味着可以更快地完成更多交易，并且准确性更高，从而提高利润率。

智能分类和自动优先排序

AI最大的优势之一就是智能排序。

人工智能无需采购团队或错误的电子邮件规则过滤消息，而是自动对 RFQ 进行分类并根据紧急程度确定优先顺序。

企业可以根据自己的具体需求选择创建更多类别或不同的类别标签，但通常将类别细分为三个核心类别效果最佳。

借助人工智能驱动的询价软件，航空公司可以动态优化这些类别，确保紧急请求得到优先处理，避免延误。无论类别数量是 3 个还是 10 个，拥有高效自动化的分类系统都能避免积压，并确保高优先级的询价不会被淹没在收件箱中。

提高响应准确性

手动处理询价 (RFQ) 容易在定价、库存核对和文档编制方面出现错误。人工智能 (AI) 通过将询价 (RFQ) 与实时库存和定价数据库进行交叉比对，确保符合 FAA、EASA 和其他监管机构的航空文档编制要求，并根据库存水平和历史销售数据在几分钟内生成标准化、无错误的报价，从而消除了这些风险。

这对您和您的客户都有利：他们能以有竞争力的报价获得所需的零件，而您也能达成更多交易。除此之外，AI 驱动的流程还能将需求预测准确率提高 25% 以上，从而减少缺货或库存过剩的情况。

与采购系统实时集成

航空公司通常依赖 SAP、AMOS 和 Quantum 等 ERP 系统进行库存和采购管理。ERP 可以将多个业务部门的数据收集到一个数据孤岛中，但如果您无法分析这些数据、连接数据点并以更自信和更准确的速度做出决策，那么这些数据就毫无意义。

ePlaneAI 可与现有的 ERP 和采购系统协同工作，使您的 ERP 数据更具可操作性。它充当 ERP 层，可直接与您现有的平台集成，实现电子邮件询价和库存系统之间的无缝数据流转，无需人工干预即可即时检查零件可用性，并自动生成采购订单 (PO)，从而减少管理工作量。

人工智能在航空电子邮件处理中的未来

人工智能驱动的电子邮件自动化虽然功能强大，但其潜力才刚刚开始充分发挥。未来的增强功能将显著扩展其功能。未来十年，我们预计：

采用 RFQ 软件作为人工智能驱动采购策略的一部分，将改变游戏规则，也是航空采购的 Rubicon 时刻，处于过时的工作流程和不可阻挡的效率的十字路口。

许多航空公司已开始使用人工智能驱动的供应链，每年节省数百万美元的成本，并提升了生产力、运营效率和声誉。现在就拥抱人工智能的企业最有可能从其不断增长的能力以及更持久的业务韧性中获益。

为什么 AI 电子邮件管理是一种竞争优势

航空业无法承受缓慢、低效的电子邮件处理。每一次延迟的询价都意味着错失良机，可能造成数百万美元的交易损失、维护延误以及AOG危机。

ePlaneAI 的 EmailAI 通过自动化响应、提高准确性以及与您现有的采购系统无缝集成，彻底改变了传统的 RFQ 处理流程。采用 EmailAI 的公司能够显著缩短 RFQ 响应时间，提高效率，提升运营效率，更不用说员工从繁琐乏味的行政工作中解放出来，从而更加快乐。

立即采取行动。想要加快航空电子邮件处理速度，更快地达成更多交易？探索 ePlaneAI 的电子邮件以及其他人工智能解决方案，将您的采购效率提升至 21 世纪及更远的未来。