高容量航空订单的高效电子邮件管理

高效处理这些请求至关重要。延迟可能导致生意流失、维修计划中断和飞机停飞。

传统上，处理询价请求（RFQs）是手工进行的，这要求采购团队逐一地对邮件进行分类、验证和回复。

由人工智能驱动的询价软件正在改变这一曾经繁琐的过程，允许采购团队以前所未有的速度和准确性自动化处理采购请求、分类和生成回应。

随着人工智能在自动处理电子邮件接收、准确分类和归档请求以及在几秒钟内生成回复方面的能力，贵公司可以加快报价请求（RFQ）的处理时间，并在竞争对手还在使用缓慢、手动且容易出错的流程时抢先达成交易。在您的报价正在审查的同时，他们的收件箱中还有未打开的报价请求。

本文解释了如何实现让竞争对手望尘莫及的效率水平，讲述了人工智能驱动的自动化是如何工作的，以及您可以如何具体改造自己的询价流程。

航空采购中的电子邮件管理规模

在航空采购领域，电话和传真正变得越来越少。电子邮件仍然是采购活动的主要，如果不是首选的通信渠道。

每天，航空公司都要处理数百至数千份询价请求，这些请求在复杂性和紧迫性上各不相同。

航空中的询价类型：

报价请求处理的延迟会导致收入损失、供应链中断和运营成本增加，更不用说其他可能影响其他航班、劳动力排班乃至整个航空业的下游连锁反应。

此外，在AOG事件中，延误可能会导致公司为紧急部件支付高出50%的溢价。

手动RFQ处理的负担

许多航空采购团队依赖人工输入来手动分类、核实并回应询价请求。他们可以设置电子邮件规则来对来自特定发件人或包含特定关键词的消息进行分类和优先处理，然而，这些措施远非百分之百准确。

在没有人工智能的情况下，手动回复可以提供更高的准确性。但是手动筛选电子邮件的过程耗时且可能导致：

需要更多人工干预的响应时间变慢。除了手动评估RFQ，接收者现在还必须协调库存可用性、定价、供应商协调以及其他关键细节，这可能需要几个小时来处理。

双方的人为错误增加了。 发送询价请求的人可能会不小心多加或遗漏一个数字，比如说是零件A而他们想说的是零件AA，或者忘记了关键细节。

即使撰写得非常完美，接收者也可能会误读请求的一部分。人工智能可以标记特定发送者的询价请求中的不一致之处，并以接近100%的准确率读取和提取所有电子邮件数据。

更高的劳动力成本。采购团队花费宝贵的时间处理重复的电子邮件任务，而不是专注于战略和其他高层决策。

响应时间变慢、错误增多以及劳动成本上升导致了更多的航班延误、更多的运营混乱，以及可能导致航空公司和零部件供应商损失数百万的潜在收入。然而，AI驱动的解决方案正在弥合这些差距。

人工智能驱动的电子邮件管理

像ePlaneAI的EmailAI这样的人工智能解决方案通过消除人为瓶颈和其他限制来简化询价流程。

在RFQ电子邮件到达您的收件箱几秒钟内，它就会被准确阅读并根据紧急程度正确分类。大宗订单、高价值零件或AOG情况将立即被标记为高紧急。

然后，根据零件的可用性、位置和其他物流情况，EmailAI将在10分钟内生成一个精确、准确且已获批准的报价——通常比其他竞争对手快数小时（如果不是数天的话）。

人工智能加速自动化意味着以更快的速度成交更多交易，并且准确性更高，从而提高了利润率。

智能分类和自动优先级排序

人工智能最大的优势之一是智能排序。

而不是采购团队或错误的电子邮件规则过滤消息，人工智能会自动对询价请求进行分类，并根据紧急程度对它们进行优先排序。

企业可以选择根据自己的具体需求创建更多的类别或不同的类别标签，但是，这种分为三个核心类别的划分通常效果最好。

借助AI驱动的RFQ软件，航空公司可以动态地细化这些类别，确保紧急请求得到优先处理，且不会延误。无论是3个类别还是10个，拥有一个有效的自动分类系统可以防止积压，并确保您的高优先级RFQ不会在收件箱中被埋没。

提高响应准确性

手动处理询价请求(RFQ)容易在定价、库存检查和文件编制方面出错。人工智能通过与实时库存和定价数据库交叉引用RFQ、符合联邦航空局(FAA)、欧洲航空安全局(EASA)和其他监管机构的航空文件要求，并根据库存水平和历史销售数据在几分钟内生成标准化、无误的报价，从而消除了这些风险。

这对您和您的客户都有好处：他们以有竞争力的出价获得了所需的零件，而您则完成了更多交易。但除此之外，由AI驱动的流程可以将需求预测的准确性提高25%以上，减少缺货或过剩的情况。

与采购系统的实时集成

航空公司通常依赖ERP系统，如SAP、AMOS和Quantum来管理库存和采购。ERP系统能够将多个业务单元的数据汇集到一个数据仓库中，但如果没有分析这些数据、联系各个点、并能够迅速做出更有信心和准确性的决策的能力，那么这些数据就没有太大意义。

ePlaneAI能够与现有的ERP和采购系统协同工作，使您的ERP数据可操作。它充当一个ERP层，可以直接与您现有的平台集成，实现电子邮件RFQ和库存系统之间的无缝数据流动，无需人工干预即可即时检查零件可用性，并自动化生成采购订单（PO），减少行政工作负担。

人工智能在航空电子邮件处理中的未来

虽然AI驱动的电子邮件自动化功能强大，但它仅仅处于发挥全部潜力的起步阶段。未来的增强功能将显著扩大其能力。在未来十年里，预计将看到：

采用 RFQ 软件作为人工智能驱动的采购策略的一部分，是航空采购的游戏规则改变者和决定性时刻，在过时的工作流程和不可阻挡的效率之间的十字路口。

许多航空公司已经在使用AI驱动的供应链，实现了每年数百万的成本节约以及在生产力、运营和声誉上的增益。那些现在就拥抱AI的公司，将最有利于从AI不断增长的能力中受益——以及更持久的商业韧性。

为什么人工智能电子邮件管理是一个竞争优势

航空业不能承受缓慢、低效的电子邮件处理。每一个延迟的询价请求都是一个错失的机会，可能会因错失交易、推迟维修和AOG危机而损失数百万。

ePlaneAI的EmailAI通过自动化响应、提高准确性以及与现有采购系统的无缝集成，彻底改变了传统的询价请求处理方式。采用EmailAI的公司正在见证更快的询价响应时间、更高的效率和提升的运营效率——更不用说从繁琐、单调的行政任务中解放出来的更加快乐的员工。

今天就采取行动。想要加快航空电子邮件处理速度，并更快地获得更多交易吗？探索ePlaneAI的EmailAI和其他人工智能驱动的解决方案，将您的采购效率提升到21世纪甚至更远。