通过采购订单自动化简化航空采购流程——减少错误，缩短时间表，削减成本
三月 05, 2025
通过采购订单自动化加快航空采购速度——使用 ePlaneAI 减少错误、简化审批并削减成本。
在航空业工作需要大量采购。由于对新零件、替换零件以及“以防万一”的备用零件的需求不断增加，需要管理海量的采购订单 (PO)。
这相当于总支出246.5亿美元仅航空部件的维护、维修和大修（MRO）费用就高达数百万美元。再加上技术人员的人工、运输、仓储费、保险费和其他相关费用，大量的文书工作简直就是雪崩。
在这个高成本、严格监管的行业中，精准是所有运营的关键，包括采购流程。采购订单 (PO) 流程中的任何错误都可能导致运营延迟、AOG（飞机停场）事件，以及收入和客户信任的重大损失。
使用自动采购订单系统可以最大限度地减少许多常见原因采购订单错误，例如手动数据输入错误、缺乏自动化、与供应商沟通不畅以及采购订单审批流程不一致。
本文将探讨航空企业如何利用人工智能简化和增强采购流程，以提高生产力、缩短采购周期并提高整体业务效率。
什么是采购订单？
首先，让我们先来了解一下什么是采购订单（PO）。采购订单（PO）是买方提交给卖方的正式文件。它提供了卖方所需的详细信息，例如买方需要哪些产品或服务、需要的数量、双方商定的价格，以及发货地点和账单开具地点。
采购订单是采购流程的正式组成部分，对双方具有法律约束力，并明确规定了双方的责任。采购订单对于避免误解、确保业务顺利运营至关重要。
在航空业，由于严格的安全标准和监管要求，采购订单尤为重要。必须准确记录所有零件和服务，以确保飞机适航性，并维护清晰的审计线索，以证明业务合规性。
确定订单与选择订单
进一步深入研究，在采购方面有两种不同类型的采购承诺：确定订单和选择权。
采购订单自动化
采购订单 (PO) 自动化简化了确定订单和期权采购订单的创建、批准和管理。
- 确定订单可以使用基于库存水平、不断变化的需求预测或预先定义的采购计划的自动化系统生成库存。这确保了及时补货和最佳库存水平。
- 选项：虽然期权在一般采购流程中并不常见，但在航空业却相当常见。自动化系统可以跟踪期权协议，监控到期日期，并在需要决策时提醒采购团队，从而促进期权及时转化为确定订单。
期权转换为确定订单
通过自动化系统，期权可以轻松转换为确定订单什么时候 买方决定在预定的时间范围内行使期权。
转换涉及正式确认买方的购买承诺。在这种情况下，会发出采购订单，自动引用原始协议，并突出显示所有选项的条款。
自动化系统可以通过以下方式管理购买流程：
- 追踪：监控期权协议及其各自的时间表。
- 警报：通知采购团队即将到期的行使选择权的最后期限。
- 加工：通过生成必要的文档和批准，从选项转变为确定订单。
实施采购订单自动化的四个步骤
在航空业成功实施采购订单自动化，不仅仅是将手动流程替换为数字化流程。它需要清晰的计划、合适的工具以及与现有系统的无缝集成。以下是如何实现这一目标：
1. 选择正确的采购订单自动化软件
第一步是选择一个满足航空业需求的平台。寻找能够提供实时跟踪、人工智能需求预测和简化审批流程等功能的解决方案。
例如，ePlane 的 Inventory AI 专为航空采购而设计，并与所有主流航空 ERP 系统集成。它具备 MRO 和航空公司所需的所有功能，包括跟踪库存、管理供应商关系以及自动化采购订单创建和审批。
2. 将您的采购订单系统与 ERP 和其他系统集成
自动化并非凭空而来——它需要与您现有的企业资源规划 (ERP) 系统无缝协作，例如树液，甲骨文或 IFS Aerospace & Defense。集成可确保采购订单自动提取库存水平、供应商合同和维护计划等数据，从而最大限度地减少数据孤岛并消除重复条目。
例如，将 RFID 跟踪集成到您的ERP系统可以将零件库存直接链接到采购订单。当扫描到零件以供使用或交付时，系统可以自动触发重新订购，从而减少库存不足造成的延误。
3. 设置 RFID、IoT 或其他库存跟踪
RFID 标签和物联网传感器提供实时数据可视性，推动采购流程自动化。在航空 MRO 领域，RFID 可在整个供应链中追踪实物部件，确保包裹（无论是在仓库还是在运输途中）的精确位置可见性。同时，物联网传感器可监测温度或湿度等存储条件，以确保符合安全和质量标准。
这些数据不仅仅局限于追踪。集成的人工智能系统会分析飞机组件上的物联网传感器的输入，从而预测部件何时可能出现故障，从而触发主动维护或更换。
通过预测预期和意外需求，这些系统可以在库存耗尽之前自动启动重新订购，从而减少 AOG 并提高运营效率。
4. 培训采购团队了解新的工作流程
引入采购订单自动化必然会消除流程中的手动步骤。采购团队需要了解新流程，并确保了解出现问题时的故障安全措施。团队需要了解软件的工作原理，包括审批工作流程、可自定义的仪表板和错误报告工具等功能。
培训课程应重点关注：
- 自动化如何改善日常运营并使团队摆脱繁琐的手动采购订单流程。
- 管理异常——如何记录错误以及哪里需要人工监督。
- 调整业务规则（批准参数）或动态工作流的阈值。
采购订单自动化的好处
大量证据表明，采用自动化采购订单的采购团队报告的错误率持续下降，采购效率显著提升。以下是一些示例：
- 应付账款周转天数 (DPO) 减少 18%。这相当于每年约 5.5 天（阿伯丁战略与研究）。
- 降低 MRO 成本。据波士顿咨询集团称，MRO 成本可能高达总收入的4.5%，因此任何减少都可能产生重大影响。
- 处理发票相关成本节省 49%。通过自动化设置来处理发票，可以更快、更一致地处理采购订单。
- 节省成本 提前付款折扣。大多数供应商都提供此折扣，但不到 21% 的企业可以利用它，因为流程效率低下。
- 能够处理的发票数量增加 4.11 倍。自动化采购订单使企业能够处理发票数量增加四倍以上从而加快采购周期并确保飞机不会因缺少零件而停飞。
案例研究
湾流宇航
湾流航空航天公司实施了应付账款自动化项目，以解决其手动发票处理系统效率低下和成本上升的问题。该项目使生产率提高了 20% 以上，显著提高了运营效率（ECM连接）。
AMP MRO 零件
AMP 通过自动化采购订单彻底革新了其供应链。AMP 用精简的系统取代了手动采购订单管理，最大限度地减少了人工干预，显著减少了错误并加快了采购周期。零件及时送达，确保了运营的顺利进行并降低了成本。AMP 节省了平均20分钟在每个采购订单上。
每 100,000 份采购订单可节省 200 万分钟或大约 33,333 小时的时间。
自动化采购订单可节省时间、金钱和麻烦
在航空业，速度和精准并非奢侈品，而是行业的口号。飞机延误、数据录入的细微错误都可能造成数百万美元的损失。采购订单自动化让缓慢而混乱的流程变得快速清晰。采购订单自动化简化了审批流程，追踪库存需求，监控供应商绩效，并消除了不确定性。
你已经读过这些数字，也看到了事实。现在是时候采取行动了。ePlaneAI 提供您转变采购所需的自动化工具。今天就预订演示。
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