通过采购订单自动化简化航空采购流程——减少错误，缩短时间表，削减成本

这相当于航空零部件的MROs总共花费了246.5亿美元。再加上技术员劳务、运输、储存费用、保险以及其他相关成本，文件工作的风暴就变成了一场雪崩。

在这个高投入、高度监管的行业中，精确性是所有操作的关键——包括采购过程。采购订单（PO）流程中的任何错误都可能导致操作延误、AOG（停机）事件，以及收入和客户信任的重大损失。

使用自动化采购订单系统可以减少许多常见原因导致采购订单错误，例如手动数据输入错误、缺乏自动化、与供应商沟通不畅，以及采购订单审批流程不一致。

本文将探讨航空企业如何利用人工智能简化和改进采购流程，以提高生产力，缩短采购周期，并提升整体业务效率。

什么是采购订单？

首先，我们先来统一对采购订单或PO的理解。采购订单（PO）是买方给卖方的正式文件。它提供了卖方所需的详细信息，比如买方需要什么产品或服务、需要多少、双方同意的价格，以及送货和账单的地址。

采购订单作为采购流程正式部分的法律约束协议，对双方均有约束力，并明确列出了双方的责任。采购订单对于防止误解和促进业务顺利运作至关重要。

在航空工业中，采购订单尤其关键，因为该行业有着严格的安全标准和监管要求。准确记录所有零件和服务是确保飞机适航性和维护清晰审计迹象以证明业务合规的必要条件。

确定订单与选择权

深入探讨，采购时有两种不同类型的购买承诺：确定订单和选择权。

采购订单自动化

采购订单（PO）自动化简化了固定订单和选项的创建、审批和管理流程。

将选择权转换为正式订单

通过自动化系统，选项可以轻松转换为正式订单当买方决定在预定义的时间框架内行使该选项时。

转换包括正式化买方的购买承诺。在这种情况下，会发出一个采购订单，该订单自动引用原始协议，并突出显示任何选项的条款。

自动化系统可以通过以下方式管理购买过程：

实施采购订单自动化的四个步骤

在航空工业中成功实施采购订单自动化不仅仅是将手工流程替换为数字流程。这需要一个明确的计划、合适的工具以及与现有系统的无缝集成。以下是实现它的方法：

1. 选择合适的采购订单自动化软件

首先要选择一个为满足航空业需求而设计的平台。寻找提供实时追踪、AI驱动的需求预测和简化审批流程等功能的解决方案。

例如，ePlane的Inventory AI专为航空采购设计，并与所有主要的航空ERP系统集成。它具备MRO和航空公司跟踪库存、管理供应商关系以及自动化采购订单创建和审批所需的所有功能。

2. 将您的采购订单系统与ERP和其他系统集成

自动化并不是孤立存在的——它需要与您现有的企业资源规划（ERP）系统无缝协作，例如SAP、Oracle NetSuite或IFS航空航天与国防。集成确保采购订单能够自动提取库存水平、供应商合同和维护计划等数据，最小化数据孤岛并消除重复条目。

例如，将RFID跟踪集成到您的ERP系统中，可以将零件库存直接与采购订单链接起来。当一个零件被扫描用于使用或交付时，系统可以自动触发重新订购，减少因库存不足而造成的延迟。

3. 设置 RFID、物联网或其他库存跟踪系统

RFID 标签和物联网传感器提供实时数据可见性，推动采购流程自动化。在航空MRO背景下，RFID 跟踪供应链中的物理部件——确保无论在仓库还是在运输过程中，包裹的精确位置都能被看到。与此同时，物联网传感器监控像温度或湿度这样的存储条件，以维持符合安全和质量标准。

这些数据不仅仅停留在追踪上。集成的人工智能系统分析飞机组件上物联网传感器的输入数据，以预测部件何时可能会出故障，从而触发主动维护或更换。

通过预测预期和意外需求，这些系统可以在库存耗尽之前自动启动补货，减少AOG并提高运营效率。

4. 对采购团队进行新工作流程培训

引入采购订单自动化不可避免地会消除流程中的手动步骤。采购团队需要了解新流程，并确保他们明白如果出现问题该如何应对。如何检测异常，发生这种情况时该怎么办？等等。团队需要了解软件的工作原理，包括审批流程、可定制的仪表板和错误报告工具等功能。

培训课程应该集中于：

采购订单自动化的好处

有大量证据表明，自动化采购订单的采购团队一致报告错误更少，并在采购效率上取得了重大提升。以下是一些例子：

案例研究

Gulfstream Aerospace

湾流航空公司实施了一个应付账款自动化项目，以解决与其手工发票处理系统相关的低效率和不断上升的成本问题。这一举措使生产率提高了超过20%，显著增强了运营效率（ECM Connection）。

AMP MRO零件

AMP通过自动化采购订单彻底改革了其供应链。AMP用一个简化的系统取代了手工采购订单管理，大幅减少了人为干预，显著降低了错误率并加速了采购周期。零件及时到达，确保了运营的顺畅进行并减少了成本。AMP在每个采购订单上平均节省了20分钟。

每10万个采购订单，大约节省了200万分钟，或者大约33333小时。

自动化采购订单可以节省时间、金钱和减少烦恼

在航空业，速度和精确性不是奢侈品——它们是该行业的行动准则。延误会导致飞机停飞，而小小的数据输入错误可能会造成数百万的损失。采购订单自动化为缓慢、混乱的流程带来速度和清晰度。采购订单自动化简化了审批流程，跟踪库存需求，监控供应商绩效，并消除了猜测工作。

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