处理航空安全文件时维持合规的正确方法

航空安全远不止金属探测器和安检站那么简单。安全工作流程涵盖了乘客、地勤人员、机组人员以及更广泛的全球运营，对不断变化的威胁保持警惕。

像国际民用航空组织（ICAO）、联邦航空管理局（FAA）和国际航空运输协会（IATA）这样的监管机构都为安全的航空旅行运营设定了严格的标准。他们的监督范围扩展到航空安全文件，实施跨所有边界的统一安全措施。

从国家民用航空安全计划（NCASP）和安全培训手册到事件响应计划，这些记录为安全奠定了基础。然而，所涉及的文书工作是庞大的。记录管理几乎是一项艰巨的任务，特别是考虑到不断变化的法规、定期的审计以及严谨的记录保存要求。

参与不是可选的。未能达到安全文档标准，即使是无意的疏忽，也可能导致运营中断、罚款和其他处罚。更重要的是——安全漏洞会使航空公司运营、工作人员和乘客面临重大风险。

本指南详细介绍了正确处理航空安全文件的关键法规、挑战和最佳实践——确保合规的同时简化安全协议。

了解航空安全文件的监管格局

ICAO：设定全球标准

全球航空安全合规的核心是国际民用航空组织的附件17，它为国际航空运营建立了基本安全要求（ICAO）。附件17要求每个成员国都要制定国家民用航空安全计划（NCASP），以防止非法干扰。

本NCASP必须包括：

此外，附件9还规定了与安全相关的便利化活动，例如旅客和货物的筛查，以确保安全合规不会妨碍航空旅行的效率。

FAA在美国合规中的作用

在美国，联邦航空管理局（FAA）与运输安全管理局（TSA）合作执行航空安全规章。合规包括针对以下方面的严格文件记录协议：

操作人员必须确保所有并且能够方便地在联邦航空局和运输安全管理局的审计中获取。未能满足文件要求可能会导致罚款、执照暂停或其他运营限制。

国际航空运输协会的安全管理系统（SeMS）

除了政府法规之外，行业主导的倡议如国际航空运输协会的安全管理系统（SeMS）为将安全整合到日常运营中提供了一个框架（IATA）。SeMS专注于基于风险的、主动的安全协议，以促进组织内的安全文化，并满足全球航空法规。SeMS虽然不是强制性的，但它与国际民用航空组织和美国联邦航空局的要求保持一致，并且被寻求维持最佳安全标准的运营商广泛采用。

符合要求的航空安全文件系统的关键组成部分

航空安全合规性取决于适当的记录管理，以确保文件的存储、可访问性和监督。

基本航空安全文件

以下文件对于维护遵守航空安全规章至关重要（NBAA）：

记录保存和存储要求

监管机构要求严格遵守文件保留政策，要求运营商存储安全记录一定的时间。

例如，FAA和TSA的指南通常要求保留安全培训记录至少五年，以及保留审计报告和合规评估至少三年。不同类型的记录存在不同的标准，存储记录时间过长也会受到处罚过长 — 超出规定的保留期限（FAA）。

版本控制和法规更新

Security regulations evolve alongside industry threats, making document version control essential. Operators must regularly update security manuals to align with FAA, ICAO, and IATA changes, maintain staff accessibility to the latest versions of critical documents, and implement digital management systems that automatically track revisions (IATA).

未能更新安全文件可能导致监管不合规、罚款以及业务暂停。

合规挑战及其解决方法

航空文件中的数据安全风险

其中一个最大的合规挑战是保护航空安全文件免受网络威胁和未经授权的访问。

航空公司、机场和航空运营商储存了大量敏感数据，包括乘客信息、机组人员信息和威胁响应协议。

常见的数据安全风险包括：

为了减轻这些风险，组织必须使用访问控制和加密协议，并且还要定期进行审计。

准备审计和检查

监管机构，包括联邦航空局（FAA）、国际民用航空组织（ICAO）和运输安全管理局（TSA），会进行常规审计以核实合规情况。许多运营商在维护一个随时可审计的系统方面存在困难，导致违规或罚款。

审计准备的最佳实践包括保持一个组织有序的存储库，具有快速检索能力，定期更新的程序，以及内部合规审计。

网络安全风险与数字文档保护

航空安全合规性越来越依赖数字文档系统，但这引入了网络安全挑战。

近年来针对航空公司和机场的网络攻击有所增加，使得数据保护成为一个关键的优先事项。

关键网络安全措施包括（IATA）：

实施安全管理系统（SeMS）以符合合规性

什么是安全管理系统（SeMS）？

正如本文前面提到的，安全管理系统（SeMS）是一个旨在将基于风险的安全实践整合到日常运营中的结构化框架。与仅仅关注法规遵从的传统合规性不同，SeMS会主动识别、评估并缓解威胁，以防它们升级。

SeMS如何提高遵守航空安全规章的合规性

SeMS帮助运营商在所有日常工作流程中与ICAO、FAA和TSA的安全要求保持一致。这包括跟踪或记录安全漏洞及其响应（用于合规审计）、标准化的威胁评估以及基于绩效的监控（NBAA）。因为航空安全威胁迅速演变，合规性不能是静态的。SeMS使组织能够从被动应对转变为主动合规模式。

实施安全管理系统（SeMS）的步骤

为了将安全管理系统（SeMS）完全整合到航空安全合规中，组织应该遵循一个分阶段的实施过程（IATA）：

第一阶段：安全风险评估与法规对齐

对组织的运营进行全面的威胁和风险分析，识别任何安全漏洞。制定与FAA、ICAO和IATA标准一致的明确目标。

第二阶段：政策文件和员工培训

制定正式的安全政策和程序，包括全面的安全培训计划。指派一名负责监督、更新、可访问性和合规性跟踪的SeMS经理。

第三阶段：性能监控和质量保证

成功实施SeMS的组织能够更好地适应新威胁、通过安全审计，并在不干扰操作的情况下保持合规。

遵守航空安全文件的最佳实践

培训与意识：加强合规文化

航空安全合规性的强度取决于管理安全文件的人员。员工需要持续的培训和意识提升计划，以确保他们理解监管变化、安全风险和正确的文件处理程序。

强有力的合规培训计划的关键要素包括基于情景的培训以及为所有处理或可能处理安全文件的人员提供的年度复训课程（NBAA）。

自动化文件合规

手动文档处理流程容易出错、存在安全风险且效率低下。实施人工智能驱动的文档管理系统可以通过自动化更新、监管变更、访问控制、数字审计追踪以及实时监控和警报来简化合规流程。

数字解决方案提供了一个集中的、防篡改的合规性安全文档记录，使审计和检查更加高效。

定期的安全审计和内部审查

定期自我审计和合规性检查有助于组织机构在监管检查之前保持领先。

关键策略包括：

加强遵守主动安全文档

妥善管理航空安全文件可以确保持续遵守国际民航组织（ICAO）、美国联邦航空局（FAA）、国际航空运输协会（IATA）和美国运输安全管理局（TSA）的规定，同时也增强审计准备、网络安全韧性和整体运营连续性。

遵守由人工智能驱动的航空安全解决方案

管理航空安全文件很复杂，但技术可以简化合规性。ePlaneAI提供AI驱动的航空文件管理解决方案，具有以下特点：

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