如何使用人工智能文件处理来实现航空合规与运营

航空公司必须管理大量数据以保持符合监管要求至运营效率。仅一架美国飞机一年就可能需要多达7500页的文件以满足DOT和FAA的要求。

然而，处理这些文件的传统流程——手工数据输入、孤立的系统和脱节的工作流程——效率低下且容易出错。它们通常无法跟上现代行业的需求。

人工智能（AI）文档处理提供了一种变革性的解决方案。AI使航空公司能够轻松满足合规要求、简化运营并降低成本。通过简化的工作流程自动化复杂的文档处理，AI提取并整合数据点到结构化报告中，以便全面决策。

像ePlaneAI这样的解决方案正在带头冲锋，为航空合规性和运营的独特挑战提供定制化的AI解决方案。

航空文件处理的作用

航空公司必须管理大量的文件，这些文件常常处于严格的监管审查和时间敏感的条件下。风险很高——管理不善或文件不完整可能导致重罚、机队停飞，以及声誉受损。

以下是一些关键文件类别：

合规性记录

航空是世界上监管最为严格的行业之一，国际航空运输协会（IATA）、国际民用航空组织（ICAO）、欧洲联盟航空安全局（EASA）以及联邦航空管理局（FAA）等组织设定了严格的要求。

这些记录包括适航指令、维护日志、安全认证和事件报告。每份文件都必须细致保管，并且要随时可供审计和检查时查阅。

采购和库存文件

飞机的每个部分，从最小的螺栓到主要的发动机组件，都有自己的文件记录。例如询价请求（RFQs）、采购订单、供应商协议和发票等文件对于跟踪采购活动、保持适当的库存水平以及管理符合质量和交付标准都至关重要。

操作手册和更新

关键文件如飞机维修手册（AMMs）、图解零件目录（IPCs）和飞行机组操作手册（FCOMs）对日常运营和维护活动至关重要。

这些文件支持技术团队，并作为合规性证明，证明工作已根据行业和监管指南执行。

客户关系文件

在航空业中与客户和顾客保持牢固的关系——无论是航空公司、零部件供应商还是MRO（维修、修理和大修）提供商——都需要详尽的文档。

这些可能包括服务级别协议（SLA）、客户支持票据、交付时间表以及绩效报告。

事件和调查报告

当出现问题时——比如飞机停场（AoG）情况或技术故障——根本原因分析和详细的事件报告至关重要。这些记录文件记录了发生了什么、原因以及采取的解决措施。全面的文档记录确保了透明度，减轻了责任，并有助于防止类似的未来事件发生。

供应商和客户合同

协议规定了零件交付、服务时间表、保证和性能保证，这是保持顺畅的MRO运营的基础。这些文件的管理不善可能导致供应链中断或昂贵的争议。

航空文件管理中的挑战

监管复杂性

航空工业受到严格监管，对文件记录和报告有严格要求。缺失或不完整的记录可能导致罚款、飞机停飞或认证过程的延迟。

高文件量

大型航空组织每天要管理成千上万份文件，有时甚至更多。团队通常需要花费数小时来搜索、更新或交叉引用数据。

数据孤岛

部门之间系统脱节阻碍了实时数据的获取。例如，一家航空公司可能会有独立的航空安全管理系统（SMS），分别用于飞行运营、地面运营、机务维修、货运物流、安全保卫、机场运营，以及环境条件，如C20排放、噪音污染和燃油泄漏。

这种碎片化使得跨系统管理文书工作变得困难，并且难以获得对运营和风险管理的全面真实视图。

手动流程

传统的文件处理依赖于手工数据输入，这既耗时又容易出错。在维护日志或监管申报中的一个错误可能会产生严重后果。

即使没有错误，手工流程仍然是巨大的资源消耗。仅为一个IOSA（国际航空运输协会运行安全审计）的准备可能需要三名或更多员工花费数周时间来收集、编辑和组织文件。

因此，审计可能会导致其他业务部门的人员短缺，从而造成业务瓶颈并导致航班停飞。

语言和格式的多样性

文件有多种语言、格式和结构，这增加了高效处理和分析它们的复杂性。这种多样性增加了误解或延误的风险，从而危及合规性和飞行操作。

什么是AI文档处理？

AI文档处理涉及使用高级技术，如自然语言处理（NLP）、机器学习（ML）和光学字符识别（OCR），以智能文档处理（IDP）自动化和增强文档工作流程：

高效的文件处理提供了一个全面的合规性和安全隐患视角，使公司能够分配风险评分，跟踪目标进展，并整合优化工具，如风险警报、安全检查表和流程审计。这种扩展的方法确保了更好的文档数据可视性和控制。

人工智能文档处理如何解决航空挑战

确保符合监管标准

监管机构如联邦航空局要求对安全、维护和操作程序进行细致的记录。像ePlaneAI的AeroGenie这样的人工智能工具有助于简化合规性，通过：

AeroGenie能够扫描一批维护日志，并提取相关数据点——例如部件序列号、服务日期和检查结果——以便更容易地与FAA要求进行交叉参考。

此外，保持所有手册的统一格式确保了一致性，并且使得遵守合规协议变得更加容易，无需中断。

简化询价和采购流程

采购工作流程涉及管理询价单、招标邀请书、采购订单和供应商合同。手工处理会减慢操作速度并引入错误，冒着违反合规的风险。ePlaneAI的EmailAI通过以下方式彻底改变了采购文件处理：

在一个使用案例中，EmailAI将报价请求的响应时间缩短了超过70%，使采购团队能够更快地确保零件并最小化运营延误。

除了速度，EmailAI还确保了准确性、可追溯性和审计的准备就绪。

优化维护文档

维护、修理和大修（MRO）活动会产生大量文件，包括飞机维修手册（AMMs）、零件目录（IPCs）和服务公告。

ePlaneAI的工具通过以下方式简化了文件处理：

有效的维护文档不仅确保合规性，还促进了最佳实践的共享。例如，运营团队可以迅速传播性能学习成果，以便在其组织内采纳相关程序，帮助每个人从集体专长中受益。

提升库存管理

库存管理依赖于采购和运营文件中的准确数据。ePlaneAI的零件分析器通过以下方式支持这一点：

借助人工智能驱动的解决方案，库存系统不再是孤立的，而是成为操作框架的一个集成部分。这种无缝的协调确保了与适航指令的合规性，通过保证关键组件的可用性和可追溯性。

ePlaneAI产品如何转变文件处理

EmailAI：彻底改变询价流程

EmailAI 自动化提取、验证以及响应询价请求，确保更快的周转时间和提高准确性。

主要特点包括：

AeroGenie：AI驱动的SQL助手

AeroGenie 使航空公司能够轻松地从文档数据库中提取可操作的洞察。

它的功能包括：

零件分析器：更智能库存决策的洞察

Parts Analyzer 使用人工智能分析供应商数据、市场趋势和采购文件，帮助航空公司：

开始实施人工智能文档处理

评估您的需求

首先分析您组织的文档工作流程，以识别瓶颈和脆弱环节。重点关注那些错误或低效可能导致最大运营或合规风险的流程。

例如，碎片化的安全管理系统（SMS）或手动处理询价（RFQ）可能会暴露关键缺口。记录这些流程的关键资源、风险和目标，以更好地理解人工智能解决方案能在哪些方面提供即时价值。

从小做起

人工智能的实施是一个结构化的过程，它受益于分阶段的方法。从高影响力的领域开始，例如请求报价处理或维护文档，在这些领域可以迅速实现效率和准确性的可衡量改进，以证明成功并建立动力和更广泛的支持。

使用ePlaneAI的解决方案，例如EmailAI用于自动化RFQs或AeroGenie用于生成合规的报告，提供了一个集中的概念验证，以展示自动化的实际好处。

利用ePlaneAI的工具

彻底记录您的工作流程是最大化AI解决方案影响的关键，例如Parts Analyzer可以简化库存管理，而EmailAI和AeroGenie确保合规性和操作准备。

将这些工具集成到您的工作流程中，以集中数据、减少信息孤岛并增强协作。这将迅速提高效率，并提供一个强大的审计追踪。

扩大规模

一旦初步实施带来可衡量的成果，就扩大人工智能整合到其他领域。专注于那些受益于一致性格式化、增强的可追溯性或实时洞察的任务，例如合规报告、全球库存管理或供应商绩效。随着运营规模的扩大或新数据的出现，定期更新和完善流程。

记录您的实施策略、保持清晰的绩效指标，并采取迭代方法，对于人工智能文件处理的长期成功都至关重要。这些步骤共同建立了改善安全性、效率和合规性的坚实基础。

航空领域人工智能文件处理的未来

人工智能文件处理对航空公司来说是一种竞争优势，除此之外，为了在日益复杂和受监管的行业中保持运营上的可行性，这也是必需的。传统的手工流程根本无法处理不断增长的航空文件量、多样性和紧迫性。通过整合人工智能驱动的解决方案，公司可以简化工作流程，减少错误，并实现以往无法达到的效率水平。

ePlaneAI的工具，如EmailAI、AeroGenie和Parts Analyzer，提供量身定制的解决方案，以应对航空合规性和运营的独特挑战。EmailAI自动化RFQ处理，以实现更快的周转时间；AeroGenie通过自然语言查询简化合规性报告；而Parts Analyzer通过跟踪供应链趋势和缓解风险，确保更明智的库存决策。这些工具不仅从第一天起就提供可衡量的投资回报，而且还促进了协作、数据集中和实时决策。

通过这些解决方案，航空公司可以自信地应对行业的复杂性。未来在于拥抱创新，ePlaneAI站在前沿，随时准备赋予组织实现合规、运营卓越和持续增长的能力。

准备改变您的文档工作流程吗？立即联系ePlaneAI，了解我们的AI驱动工具如何帮助您实现合规和运营卓越。