如何使用人工智能文件处理来实现航空合规与运营

在航空业，处理文书工作意味着要处理文件柜和云端硬盘里堆积如山的纸张，但事实上，文书工作推动着运营安全。文书管理与飞机驾驶一样重要且复杂。

航空公司必须管理海量数据，才能确保合规运营效率。仅美国一架飞机每年就需要多达 7,500 页的文件才能满足DOT 和 FAA 要求。

然而，处理这些文档的传统流程——手动数据录入、孤立的系统和脱节的工作流程——效率低下且容易出错，通常无法满足现代行业的需求。

人工智能 (AI) 文档处理提供了一种变革性的解决方案。AI 使航空公司能够轻松满足合规性要求、简化运营并降低成本。通过简化的工作流程，AI 可以自动化复杂的文档处理，提取数据点并将其集成到结构化报告中，从而帮助企业做出全面的决策。

ePlaneAI 等解决方案处于领先地位，提供针对航空合规和运营的独特挑战而量身定制的专业 AI 解决方案。

文件处理在航空业中的作用

航空公司必须管理海量文件，而且通常需要面对严格的监管审查和紧迫的时间要求。风险极高——文件管理不善或不完整可能导致巨额罚款、机队停飞以及声誉受损。

以下是一些主要文档类别：

监管合规记录

航空业是世界上监管最严格的行业之一，国际航空运输协会 (看哪)、国际民用航空组织（国际民航组织)、欧洲航空安全局（欧洲航空安全局)以及美国联邦航空管理局(美国联邦航空管理局）。

这些记录包括适航指令、维护日志、安全认证和事故报告。每份文件都必须精心保存，并随时可供审计和检查。

采购和库存文件

飞机的每个部件，从最小的螺栓到主要的发动机部件，都有其专属的纸质记录。报价请求 (RFQ)、采购订单、供应商协议和发票等文件对于跟踪采购活动、维持充足的库存水平以及管理质量和交付标准的合规性都至关重要。

操作手册和更新

飞机维护手册 (AMM)、零件图解目录 (IPC) 和飞行机组操作手册 (FCOM) 等关键文件对于日常运营和维护活动至关重要。

这些文档为技术团队提供支持并作为合规性文件，证明工作已按照行业和监管指南进行。

客户关系文件

与航空客户和顾客（无论是航空公司、零部件供应商还是 MRO（维护、修理和大修）提供商）保持良好的关系需要详细的文档。

这些可以包括服务级别协议 (SLA)、客户支持票、交付计划和绩效报告。

事件和调查报告

当出现问题时——例如飞机停飞 (AoG) 或技术故障——根本原因分析和详细的事故报告至关重要。这些记录记录了事件的经过、原因以及解决问题的步骤。全面的记录可以确保透明度，减轻责任，并有助于防止未来再次发生类似事件。

供应商和客户合同

规范零件交付、服务计划、保修和性能保证的协议是维持 MRO 平稳运营的基础。这些文件管理不善可能会导致供应链中断或代价高昂的纠纷。

航空文件管理面临的挑战

监管复杂性

航空业是严格监管对文件和报告有严格的要求。记录缺失或不完整可能导致罚款、飞机停飞或认证流程延迟。

文档量大

大型航空组织每天要管理数十万份甚至更多的文件。团队通常要花费数小时来搜索、更新或交叉引用数据。

数据孤岛

各部门系统不互联阻碍获取实时数据。例如，航空公司可能有单独的航空安全管理系统 (SMS)，用于管理飞行运营、地面运营、维护、大修 (MRO)、货运和物流、安全、机场运营以及 C20 排放、噪音污染和燃油泄漏等环境条件。

这种碎片化使得跨系统管理文书工作和获得对运营和风险管理的真正整体了解变得困难。

手动流程

传统的文档处理依赖于手动数据输入这既耗时又容易出错。维护日志或监管文件中的一个小错误就可能造成严重后果。

即使没有错误，手动流程仍然会消耗大量资源。耶稣（国际航空运输协会运营安全审计）可能需要三名或更多员工花费数周时间来提取、编辑和组织文档。

因此，审计可能会导致其他业务部门人员短缺、运营出现瓶颈以及航班停飞。

语言和格式的多样性

文件包含多种语言、格式和结构，这增加了高效处理和分析文件的复杂性。这种多变性增加了误解或延误的风险，从而影响合规性和飞行运营。

什么是AI文档处理？

AI 文档处理涉及使用自然语言处理 (NLP)、机器学习 (ML) 和光学字符识别 (OCR) 等先进技术，通过智能文档处理 (IDP) 自动化和增强文档工作流程：

高效的文档处理能够全方位地展现合规性和安全隐患，使公司能够分配风险评分、跟踪目标进度，并集成风险警报、安全检查表和流程审计等优化工具。这种扩展的方法确保了文档数据的更佳可视性和可控性。

人工智能文档处理如何解决航空挑战

确保遵守监管标准

美国联邦航空管理局 (FAA) 等监管机构要求提供详尽的安全、维护和操作程序文档。ePlaneAI 的 AeroGenie 等 AI 工具可通过以下方式简化合规流程：

AeroGenie 可以扫描一批维护日志并提取相关数据点（例如组件序列号、服务日期和检查结果），以便更轻松地与 FAA 要求进行交叉引用。

此外，保持所有手册的统一格式可确保一致性，并使其更容易不间断地遵守合规协议。

简化 RFQ 和采购工作流程

采购工作流程涉及管理询价 (RFQ)、招标 (RFP)、采购订单和供应商合同。手动处理会降低操作速度并引入错误，从而导致合规性失误的风险。ePlaneAI 的 EmailAI 通过以下方式彻底改变了采购文档处理方式：

在一个用例中，EmailAI 将 RFQ 响应时间缩短了 70% 以上，使采购团队能够更快地获得零件并最大限度地减少运营延迟。

除了速度之外，EmailAI 还确保准确性、可追溯性和审计准备。

优化维护文档

维护、维修和大修 (MRO) 活动会产生大量文档，包括 AMM、IPC 和服务公告。

ePlaneAI 的工具通过以下方式简化文档处理：

有效的维护文档不仅能确保合规性，还能促进最佳实践的共享。例如，运营团队可以快速传播绩效学习成果，供整个组织采用，从而帮助每个人从集体专业知识中受益。

加强库存管理

库存管理依赖于采购和运营文件中的准确数据。ePlaneAI 的零件分析器通过以下方式支持这一点：

借助人工智能驱动的解决方案，库存系统不再孤立，而是成为运营框架不可或缺的一部分。这种无缝协调机制确保关键部件的可用性和可追溯性，从而确保符合适航指令。

ePlaneAI 的产品如何改变文档处理

EmailAI：彻底改变 RFQ 处理方式

电子邮件自动提取、验证和响应 RFQ，确保更快的周转时间和更高的准确性。

主要特点包括：

AeroGenie：人工智能驱动的 SQL 助手

AeroGenie使航空公司能够轻松地从文档数据库中提取可操作的见解。

其功能包括：

零件分析仪：洞察更明智的库存决策

零件分析仪利用人工智能分析供应商数据、市场趋势和采购文件，帮助航空公司：

开始实施 AI 文档处理

评估您的需求

首先分析您组织的文档工作流程，找出瓶颈和漏洞。重点关注那些因错误或低效而造成最大运营或合规风险的流程。

例如，碎片化的安全管理系统 (SMS) 或手动 RFQ 处理可能会暴露关键缺陷。记录这些流程的关键资源、风险和目标，以便更好地了解 AI 解决方案可以在哪些方面提供直接价值。

从小事做起

人工智能实施是一个结构化的过程，分阶段实施会使其受益。从影响较大的领域入手，例如询价处理或维护文档，这些领域可以快速实现效率和准确性的显著提升，从而证明成功，并积聚动力，获得更广泛的支持。

使用 ePlaneAI 的解决方案，例如用于自动化 RFQ 的 EmailAI 或用于生成合规性报告的 AeroGenie，可以提供有针对性的概念验证，以展示自动化的切实好处。

利用 ePlaneAI 的工具

彻底记录您的工作流程是最大限度发挥 AI 解决方案影响力的关键，例如 Parts Analyze 可以简化库存管理，而 EmailAI 和 AeroGenie 则可以确保合规性和运营准备就绪。

将这些工具集成到您的工作流程中，以集中数据、减少数据孤岛并增强协作。这不仅能快速提高效率，还能提供强大的审计跟踪。

扩大规模

一旦初始实施取得可衡量的成果，即可将 AI 集成扩展到其他领域。专注于那些受益于一致格式、增强可追溯性或实时洞察的任务，例如合规性报告、全球库存管理或供应商绩效。随着运营规模扩大或新数据的出现，定期更新和完善流程。

记录实施策略、维护清晰的绩效指标以及采用迭代方法，对于 AI 文档处理的长期成功至关重要。这些步骤共同为提升安全性、效率和合规性奠定了坚实的基础。

航空业人工智能文档处理的未来

AI文档处理是航空公司在日益复杂和监管严格的行业中保持运营可行性的必要条件，也是其竞争优势。传统的手动流程根本无法处理日益增长、变化多端且紧迫的航空文档。通过集成AI驱动的解决方案，公司可以简化工作流程，减少错误，并实现曾经难以企及的效率水平。

ePlaneAI 的工具，例如 EmailAI、AeroGenie 和 Parts Analyzer，提供量身定制的解决方案，以应对航空合规和运营方面的独特挑战。EmailAI 可自动处理 RFQ，从而缩短周转时间；AeroGenie 通过自然语言查询简化合规报告；Parts Analyzer 则通过跟踪供应链趋势和降低风险，确保做出更明智的库存决策。这些工具不仅能从第一天起就带来可衡量的投资回报率，还能促进协作、集中数据和实时决策。

借助这些解决方案，航空公司可以自信地应对行业复杂局面。未来在于拥抱创新，而 ePlaneAI 正站在创新的前沿，随时准备赋能企业实现合规、卓越运营和持续增长。

准备好转变您的文档工作流程了吗？立即联系 ePlaneAI并了解我们的人工智能工具如何帮助您实现合规性和卓越运营。