人工智能如何帮助减少航空采购文件中的人为错误

航空采购的高风险

但是采购文件，包括报价单、合同、检验报告以及装运日志，往往仍是一个人工驱动的过程，容易受到与意外迫使飞机停飞同样的因素影响：人为错误。

这些错误不仅仅是无辜的手滑打错。零件订单中一个小数点的错误放置可能导致维修延迟。供应商发票的不匹配可能导致重复支付或错过库存更新。合同条款的不准确可能会触发FAA或EASA等监管机构的合规标志。在一个因延误每小时耗资数千美元且监管罚款可能摧毁声誉的行业中，错误的余地是极其微薄的。

AI工具自动化重复任务，分析文件中的不一致性，并帮助确保审计准备就绪，从而减少昂贵错误的可能性，同时释放采购专业人员专注于战略决策。如果做得正确，AI提高了采购的准确性，实现外科手术般的精确度，将相关工作流转变为主动的、数据驱动的优势。

航空采购中常见的文件错误

采购文件几乎涉及航空公司或MRO的每一个运营部分。这也是问题最常出现的地方。手工数据输入错误仍然是最大的罪魁祸首之一。不正确的零件编号、错误的供应商代码，或者单位定价中的打字错误都可能使即使是最有经验的团队也会犯错；即使是团队领导和老手在时间压力下，特别是在像飞机停场（AOG）事件这样的高风险情况下，也会犯错。

另一个常见问题是数据不一致。采购记录在不同系统中可能不匹配。通常，供应商报价与采购订单不一致，交货记录缺少验证签名，或者监管表格引用了过时的合规代码。

航空ERP和OMS系统的碎片化特性只会增加这种风险，尤其是当不同部门分别管理采购、维护和合规时。

这些问题并非假设性的。在对航空维修行业的分析中，麦肯锡公司指出，手工流程仍然主导着航空公司和MROs的文档工作流程，这通常需要数周的对账和审查时间，而这些时间本可以通过使用自动生成和实时验证文档的生成性AI工具来节省（麦肯锡公司）。

即使是更高级的文档系统，在处理非结构化数据时，比如技术员的笔记或供应商的电子邮件，都需要手动审核和记录，这也难以保证准确性。机器学习和混合现实技术的研究表明，这种认知负荷会导致频繁的错误，尤其是在像航空这样快节奏、操作复杂的环境中（航空运输管理杂志）。

人工智能如何预防和捕捉文件错误

采购团队面临着持续的压力，要求他们工作更快、更准确，且人手更少。人工智能无法取代人类的专业知识，但它在识别模式、标记不一致性以及处理重复性文档任务方面表现出色，而在压力下，人类往往容易出错。

自然语言处理（NLP）用于合同准确性

使用NLP的AI工具可以扫描冗长的供应商合同、发票和监管文件，以识别差异和缺失要素。与其依赖员工手工逐项核对，NLP模型可以提取关键条款（例如，零件规格、交货时间窗口、FAA条款）并跨系统进行比较。如果有任何出入，比如过时的合规代码或供应商名称不一致，系统会在错误扩散之前标记出来（航空运输管理杂志）。

生成式人工智能用于记录生成和减少错误

生成型人工智能在创建文档方面更进了一步，而不仅仅是审查文档。在航空采购中，这意味着生成具有一致格式和嵌入式合规检查点的采购订单、维护日志和供应商通信。

这些系统利用现有数据（如过往的询价请求或合同模板）来准确填补空白，消除了手工输入时常发生的猜测和转录错误（McKinsey & Company）。

用于需求预测准确性的预测性人工智能

在错误的时间预测错误的部分会导致昂贵的紧急采购，而仓促完成的文件很少整洁。

基于历史零件使用、维护周期和飞行时间表训练的人工智能系统可以预测需求高峰，减少仓促或不完整文档的可能性。更好的预测导致更清晰、更完整的采购文件，能够反映现实世界的状况。

人工智能实践：改善采购文件的用例

理论是有帮助的，但人工智能在航空采购中的真正价值来自于实际的、实地的改进。

以下是一些关于在航空领域中如何使用人工智能创建、验证和跟踪文件的真实案例。

AI辅助的询价单和采购订单

在人工智能的支持下，采购团队可以自动生成询价请求，使用结构化模板来整合供应商历史、零件规格和价格基准。

通过ePlaneAI，例如，AI会评估报价中的红旗警告，如数量不匹配或交货时间过长。然后它帮助公司即时构建遵循一致结构的采购订单，使用历史数据自动填充字段并

合规性和审计准备

采购文件需要准确无误并且要做到审计就绪。人工智能工具使用自然语言处理技术对文件进行标记，附上相关元数据（例如，联邦航空管理局合规条款、零件类别、到期日期），使其在审计期间能够即时搜索和验证。这种自动标记有助于确保不会错过关键的合规标记，并且在审计季节来临时节省数小时的手工准备工作（麦肯锡公司）。

消除重复记录和不一致的供应商数据

在采购文件中，人为错误最常见的原因之一是重复，尤其是当系统未同步时。

人工智能跨多个平台核对数据（ERP、供应商系统、维护日志）以侦测重复条目或不匹配。然后它推荐清理步骤或自动纠正不一致，这大大减少了维护和库存对账过程中的混淆（Journal of Air Transport Management）。

现实世界的影响：采购文件出错而未被检查会发生什么？

人们很容易将采购文件视为“仅仅是文书工作”。但在航空领域，文书工作是运营基础设施，一旦基础设施出现故障，后果将是昂贵的、立即的，甚至是危险的。

以停机坪上的飞机（AOG）事件为例。一个缺失的零件编号或未签名的检查表格可以延迟零件的运输，导致飞机停飞和乘客等待。在某些情况下，供应商文书工作中的文职错误已经使关键维修工作延误了数天，给航空公司造成了每天高达15万美元的每架停飞飞机的损失收入和重新安排的成本。

在其他情况下，供应商数据追踪不善可能导致使用不合规或过期的零件，引发联邦航空管理局的违规行为、审计失败或强制性返工。这不仅仅是监管上的头痛问题；这还是一个声誉风险，可能会侵蚀与乘客、合作伙伴和监管机构的信任，更不用说是一次重大的现金流失。

手动文档化还会在将新飞机整合到ERP系统时造成漫长的入职滞后。麦肯锡引用的一家航空公司报告称，为了使新收购的飞机符合合规性，他们花费了数周的时间手动审查维护记录（麦肯锡公司）。

如果没有AI启用的工具来提前捕捉这些问题或完全自动化它们，团队就会陷入被动防守的境地。AI消除了这些失误，将采购文件从一个负担转变为一个流畅的、战略性的资产。

挑战关注：人工智能仍需人类副驾驶

人工智能非常强大，但它并不是魔法。它能够实现文档处理上的突破，但仍存在风险、限制和依赖性，这些都需要人类的监督。

人工智能的幻觉和过时的数据

生成式人工智能可以编造听起来合理但实际上不正确的信息，这种风险通常被称为“幻觉”。

在航空采购中，这可能意味着建议错误的合规条款或错误识别零件规格。这就是为什么人工智能生成的文档必须在最终确定之前由受过培训的人员审核。信任，但要验证。

监管敏感性和风险管理

航空文件资料必须是最新且精确的，以满足运营性能以及严格的法律和监管标准。

人工智能在标记问题方面表现出色，但尚不具备对适航指令或跨境合规性作出判断的资格。在ePlaneAI，我们提醒航空公司最终责任应始终由认证的人类员工承担。

与遗留系统的集成

许多航空公司和MROs仍在使用老旧的ERP和OMS平台或其他混合的遗留系统。

人工智能工具必须谨慎集成。否则，脱节的数据系统会破坏数据的完整性并削弱其准确性。即使是出色的人工智能助手也无法修复破损的工作流程，如果它无法访问所有正确的数据的话。

人工智能的好坏取决于你的输入

如果您的供应商数据库已过时，或者您的询价记录充满了错误和不一致，人工智能会放大这些问题，而不是纠正它们。成功的实施始于高质量的数据卫生和明确定义的工作流程。

入门：智能采购团队的明智之举

对于采购领导者来说，最困难的部分不是决定是否使用人工智能；而是知道从哪里开始。为此，了解您的组织所处的位置会有所帮助。

大型航空公司和MRO通常拥有内部IT团队、结构化的ERP环境以及专门的采购分析师，这使得在不同部门之间试点人工智能用例变得更加容易。但是小型航空公司不应该认为人工智能遥不可及。许多现成的工具可以插入到Excel导出、PDF或现有供应商门户中，以增加结构和验证，而无需全面系统改造。

从摩擦最大的地方开始：记录导致最多返工、最多审计焦虑或最多延误的错误。那是人工智能最快证明其价值的地方。

1. 优先考虑低风险自动化

不要从最复杂的合规文件开始。从小处着手：自动化RFQ模板，添加AI支持的合同条款提取，或让NLP模型总结供应商绩效日志。这些变化可以迅速取得成效，而无需监管批准。

2. 选择能与航空特定系统集成的人工智能工具

寻找像ePlaneAI这样的平台，它能与您现有的ERP或航空MRO软件（例如，TRAX、AMOS、Quantum）协同工作。您不需要另一个独立的工具；您需要的是一个能与您现有核心系统“说同一种语言”的工具。

3. 培训您的团队并建立信任

人工智能的采用不仅仅是安装软件那么简单。您的采购团队需要理解人工智能是如何支持他们的工作的，而不是威胁到它。变革管理对于建立信任、减少抵制和确保文档改进真正得以持续至关重要。

4. 尽早使IT与采购保持一致

影响人工智能有效采用的最大障碍之一并不是技术本身；而是IT与采购之间的脱节。

采购团队知道低效在哪里；IT团队知道如何整合工具。当这两个团队从一开始就合作时，人工智能试点项目更有可能持续、扩展并产生价值。确保两个团队都能看到项目目标、数据输入和成功指标。

从人为错误到人工智能的准确性

在航空采购中，文件错误不仅仅是文书打字错误：它们是重大的运营风险。

在采购订单或合规条款中的一次疏忽可能导致飞机停飞、审计失败或昂贵的紧急维修。人工智能提供了一个强有力的解决方案，并非取代您的采购团队，而是通过消除那些繁琐、容易出错的任务，这些任务可能会拖慢人工工作者的速度。

通过使用人工智能生成清晰、结构化的文档，验证供应商输入，并实时监控合规性，采购团队获得了前所未有的速度和准确性。

人工智能驱动的采购流程已不再是理论上的。它们是实用的、可测试的，并且已经在航空公司中提供价值。许多维修、大修和检修（MRO）公司正在采用人工智能，因为它的自动化和预测洞察。

这项最新技术正在赋能组织发展，适用于所有希望停止纠正同样的错误，而是开始彻底预防这些错误的公司。

准备停止修正文书工作的错误并开始预防它们吗？

ePlaneAI帮助航空采购团队自动化文件处理，消除昂贵的错误，并随时准备接受审计，无需彻底改变您的系统。从询价请求到合规性标签，我们的AI驱动工具穿透杂乱无章，让您的团队可以专注于最重要的事情。

👉 看看ePlaneAI如何与您现有的系统协同工作，以消除航空采购中的人为错误。立即预约演示。

‍